探討石油銷售企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用

劉濤

摘要：本文探討了石油銷售企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀，并且從完善網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)變工作人員職能、加密備份信息化辦公系統(tǒng)內(nèi)部信息、完善系統(tǒng)的個(gè)人模塊四個(gè)方面分析了石油銷售企業(yè)應(yīng)用信息化辦公系統(tǒng)的方法，最后又分析了石油銷售企業(yè)辦公信息化系統(tǒng)的建設(shè)方法。希望能為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：石油銷售企業(yè);辦公信息化;系統(tǒng)建設(shè)

前言：

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)石油銷售企業(yè)的辦公方法也產(chǎn)生了較大影響。石油銷售企業(yè)可以利用信息化辦公系統(tǒng)來(lái)改良傳統(tǒng)的辦公方法，以此來(lái)提高工作效率和工作效果。但是目前的信息化辦公方法中仍然存在一些不足之處，需要工作人員對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步地完善，以此來(lái)提高辦公效果。

1石油銷售企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀

1.1網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不合理

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸走向人們的日常生活和辦公生活，在石油銷售企業(yè)中的辦公生活中也得到了廣泛的應(yīng)用，但是就研究調(diào)查結(jié)果顯示，我國(guó)的石油銷售企業(yè)中在利用信息化技術(shù)進(jìn)行辦公的時(shí)候存在網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)有被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2病毒防護(hù)能力不強(qiáng)

觀察日常的辦公計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可知，很大一部分信息化中心網(wǎng)絡(luò)的防毒軟件版本沒(méi)有得到及時(shí)更新。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代不斷發(fā)展的情況下，病毒版本也不斷升級(jí)，所以為了能夠更好地對(duì)企業(yè)系統(tǒng)和辦公信息進(jìn)行防護(hù)，需要定期更新防毒系統(tǒng)。

1.3缺乏安全審計(jì)

由于計(jì)算機(jī)辦公信息系統(tǒng)的主要組成部分分為管理部分和運(yùn)行部分，一旦一個(gè)部分在運(yùn)行和管理的工作中出現(xiàn)疏漏，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)辦公信息化系統(tǒng)的安全性受到影響。所以為了能夠進(jìn)一步保障辦公安全性，就需要在整個(gè)系統(tǒng)中都做好安全審計(jì)工作。

1.4安全管理方面存在一定缺陷

由于一些工作人員本身缺乏安全管理相關(guān)的技術(shù)水平，并且沒(méi)有維護(hù)好計(jì)算機(jī)辦公信息系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)安全。這種做法會(huì)導(dǎo)致辦公信息系統(tǒng)時(shí)時(shí)刻刻暴露在安全問(wèn)題的陰影之下，導(dǎo)致出現(xiàn)信息事故。

2石油銷售企業(yè)應(yīng)用信息化辦公系統(tǒng)的方法

2.1完善網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)而言，擁有一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)是十分重要的，所以為了能夠保障辦公系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，滿足工作人員的工作需求，就首先需要完善信息化辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，并且為了能夠進(jìn)一步提高其安全性，也需要安裝好病毒查殺系統(tǒng)，讓工作人員可以在安全和可靠的前提下來(lái)訪問(wèn)相關(guān)內(nèi)部信息和資料，保障信息安全。

2.2轉(zhuǎn)變工作人員職能

在信息化辦公形式的影響下，工作人員的辦公職能會(huì)從輔助參與的方向朝具體參與的方向發(fā)生轉(zhuǎn)變，需要培養(yǎng)工作人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策情況進(jìn)行初步把關(guān)和審核的意識(shí)，并且需要發(fā)揮出在領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行部門之間的橋梁作用，讓工作部門能夠更好地實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖。并且也需要把辦公室部門的管理職能由一般事物向高效執(zhí)行的方向轉(zhuǎn)變，提高工作人員工作效率。

2.3加密備份信息化辦公系統(tǒng)內(nèi)部信息

在信息化辦公系統(tǒng)運(yùn)行的整個(gè)過(guò)程中，會(huì)涉及到較多的內(nèi)部資料以及內(nèi)部數(shù)據(jù)內(nèi)容。所以為了能夠進(jìn)一步保障石油銷售企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密文件，就需要在進(jìn)行辦公的同時(shí)做好加密工作和備份工作。以此來(lái)進(jìn)一步保障信息的完整性和安全性。但是工作人員除了需要對(duì)機(jī)密數(shù)據(jù)進(jìn)行加密之外，還需要規(guī)避辦公過(guò)程中的不安全因素，隨時(shí)對(duì)信息進(jìn)行備份。

2.4完善系統(tǒng)的個(gè)人模塊

信息系統(tǒng)的個(gè)人模塊能夠起到登陸和登出作用，并且可以在該模塊內(nèi)查閱企業(yè)的一些運(yùn)營(yíng)信息并且對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行改動(dòng)或者提取。為了提高工作效率、完善工作質(zhì)量，就應(yīng)該對(duì)個(gè)人模塊進(jìn)行進(jìn)一步地完善，以此來(lái)方便工作人員進(jìn)行操作。為保障信息安全，需要結(jié)合員工的身份來(lái)設(shè)置出不同的登陸等級(jí)，并且將企業(yè)機(jī)密信息進(jìn)行分級(jí)展示，確保企業(yè)信息安全。

3石油銷售企業(yè)辦公信息化系統(tǒng)的建設(shè)方法

3.1系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)和原則

石油銷售企業(yè)的辦公信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則是便捷和高效原則，以此來(lái)促進(jìn)辦公方法向科技化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。所以在設(shè)計(jì)辦公系統(tǒng)的時(shí)候需要具有較高的可行性和高效性，使其能夠完成建設(shè)目標(biāo)的要求。同時(shí)，也需要從實(shí)用的角度來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)。

3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

為了能夠更進(jìn)一步地提高辦公系統(tǒng)的運(yùn)行效率，需要在設(shè)計(jì)的時(shí)候從可移植性強(qiáng)、可擴(kuò)展性好和維護(hù)開發(fā)成本較低三個(gè)方面來(lái)展開設(shè)計(jì)。比較推薦使用Java這種可以做到跨語(yǔ)言運(yùn)行的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言來(lái)編寫程序，確保該系統(tǒng)能夠被移植到其他的服務(wù)器上。并且這種做法也在一定程度上節(jié)約了開發(fā)時(shí)間和開發(fā)的價(jià)格，也降低了后期維護(hù)的成本。

3.3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

針對(duì)石油銷售企業(yè)本身的需求進(jìn)行分析，然后設(shè)計(jì)出能夠?yàn)檗k公提供一個(gè)便捷和高效的信息化辦公平臺(tái)。在該辦公平臺(tái)中主要包括六個(gè)模塊的內(nèi)容，即個(gè)人信息模塊、電話記錄模塊、督促檢查功能模塊、決策信息系統(tǒng)模塊、公文發(fā)布模塊和請(qǐng)銷假的模塊。工作人員可以通過(guò)利用以上辦公模塊來(lái)較為便捷地達(dá)成系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)化的辦公和銷售工作，以此來(lái)提升信息傳遞的效率和信息傳達(dá)的效果，提高了工作人員的工作效率。

3.4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)的作用是儲(chǔ)存辦公系統(tǒng)中存在的數(shù)據(jù)。所以為了能夠進(jìn)一步保障企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性，防止其受到黑客攻擊而出現(xiàn)信息泄露情況，需要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)設(shè)計(jì)好數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容。為了讓工作人員在訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候能夠直接連接到海量的數(shù)據(jù)資源，可以采取連接池的概念來(lái)對(duì)其進(jìn)行處理。當(dāng)連接池內(nèi)的連接數(shù)量減少，無(wú)法滿足連接的需求的時(shí)候，連接池可以采取自動(dòng)創(chuàng)建連接的方法來(lái)滿足工作人員需要，當(dāng)連接池內(nèi)容大于最大值時(shí)，需要將內(nèi)部連接釋放掉。

結(jié)論：綜上所述，為了能夠進(jìn)一步把辦公系統(tǒng)運(yùn)用到石油銷售企業(yè)的日常辦公中，提高工作人員的辦公效率，就應(yīng)該結(jié)合科學(xué)的做法來(lái)對(duì)當(dāng)前辦公系統(tǒng)進(jìn)行改良，使其能夠向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，進(jìn)一步滿足石油銷售企業(yè)工作人員的辦公要求，提高其工作效率和工作效果。

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