企業(yè)職工檔案管理的思考

鐘明娟

摘 要：企業(yè)職工檔案是我國檔案管理中的重要組成部分，它是企業(yè)職工個人成長、工作變動過程的真實寫照。隨著科技信息化的不斷加強，企業(yè)用工總量的不斷增長，企業(yè)職工檔案的管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，如何讓地方企業(yè)職工檔案管理更加科學、規(guī)范？作者結(jié)合縣級企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)狀和工作實際，談幾點自己對企業(yè)職工檔案管理的認識和思考。

關鍵詞：企業(yè)職工檔案;電子檔案;檔案管理;縣級;地方

隨著社會的進步科學技術的不斷發(fā)展，企業(yè)職工檔案從最初的勞動關系的鑒定依據(jù)，到現(xiàn)在社會、企業(yè)包括職工自身發(fā)展的需求和見證，甚至有時直接影響到職工本人的切身利益，企業(yè)職工檔案管理工作越來越重要。如何對企業(yè)職工檔案進行科學規(guī)范管理，作者現(xiàn)結(jié)合縣級企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)狀，淺談一下自己的見解和認識。

一、對企業(yè)職工檔案的認識

1.企業(yè)職工檔案的概念

企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

2.企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類

企業(yè)職工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）、政審材料、加入中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料、獎勵材料、處分材料、招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險待遇、出國、退休、退職等材料以及其他可供組織參考的材料。

3.企業(yè)職工檔案在一定時期是勞動關系的標志

在過去，我國的國有經(jīng)濟在國民經(jīng)濟中占有重要地位，而在國有經(jīng)濟企業(yè)用工方面沒有太多的自主權，必須報當?shù)氐膭趧硬块T批準后，并納入勞動用工計劃，檔案也隨著用工指標轉(zhuǎn)入到相應單位，在當時檔案也可以說是勞動關系的標志，在國有企業(yè)表現(xiàn)得尤為突出。

4.企業(yè)職工檔案的記錄歷史反應不同時期用工形式的變化

企業(yè)職工檔案是職工勞動經(jīng)歷的有力證據(jù)，同時也記錄著不同時期我國不同的用工形式，如知青下鄉(xiāng)、亦工亦農(nóng)、子女接班、招工錄用等，都是我國在不同年代不同時期用工形式的表現(xiàn)。

二、企業(yè)職工檔案的作用

1.企業(yè)職工檔案對企業(yè)的作用

職工檔案是個人發(fā)展的最真實記錄，企業(yè)在用工錄用、定級晉升以及調(diào)動考核中都具有參考價值及依據(jù)?？疾飕F(xiàn)狀、查閱檔案是企業(yè)全面了解職工情況的重要手段，企業(yè)從中了解職工的用工記錄以及所在單位的綜合表現(xiàn)，為企業(yè)人事管理提供依據(jù)。

2.企業(yè)職工檔案對個人的作用

企業(yè)職工的檔案與個人的利益息息相關。比如，再就業(yè)、公職考錄、職稱評審、社會保險、入黨以及退休手續(xù)辦理等都提供重要的依據(jù)。

三、企業(yè)職工檔案主要存在的問題

1.企業(yè)職工檔案信息填寫不規(guī)范

在企業(yè)職工檔案中檔案信息不全、不準確是很普遍的，表現(xiàn)在檔案中姓名、出生年月與個人身份證信息不一致，甚至有的差距很大。企業(yè)職工重要信息涂改現(xiàn)象屢教不改，如職工的出生日期、參加工作時間以及職工姓名同音不同字。

2.企業(yè)職工檔案管理部門不統(tǒng)一

目前企業(yè)職工檔案的管理有的由企業(yè)管理，有的由檔案托管單位統(tǒng)一管理，在管理規(guī)范化，標準化要求上不統(tǒng)一、不一致，導致企業(yè)職工檔案材料各式各樣。

3.企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)接不及時、不規(guī)范

企業(yè)職工已調(diào)動到新的工作崗位，但是人事檔案還在原來單位管理，還有的企業(yè)將職工的人事檔案作為普通郵件郵寄，導致檔案丟失或者材料缺失，甚至有的企業(yè)把職工檔案不封口、不蓋章，直接交給企業(yè)職工本人，這些做法都是不對的。嚴重違反了檔案管理的安全性、嚴肅性和權威性。

4.專業(yè)檔案管理人員的缺失

在縣級市大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員都是勞資管理人員兼職，同時很難像其他職工一樣得到檔案方面知識的專業(yè)培訓，在專業(yè)知識水平及檔案綜合管理水平上存在欠缺，在檔案管理創(chuàng)新及檔案管理銜接上存在盲區(qū)，很難突破。

5.企業(yè)對職工檔案管理不夠重視

很多企業(yè)特別是縣級企業(yè)對職工檔案管理保護意識不強，導致檔案管理設施及人員配備不全。另外，企業(yè)職工流動性比較強，企業(yè)只注重保存在本企業(yè)形成的檔案，導致職工檔案的延續(xù)性和整體完整性比較差。

6.企業(yè)職工檔案安全性、保密性低

企業(yè)職工檔案管理規(guī)范的缺失，導致企業(yè)職工檔案的安全性、保密性較差。職工的個人信息經(jīng)常被泄露，給個人造成困擾。

7.企業(yè)職工檔案管理信息化水平有待進一步提高

縣級企業(yè)職工檔案大多數(shù)還停留在原始的紙質(zhì)材料存檔階段，未全面實行信息化管理。檔案托管部門和具備檔案管理的大中型企業(yè)，使用的檔案信息系統(tǒng)在功能上也存在一定的局限性，從企業(yè)職工檔案管理信息化水平上有待于進一步提高。

8.企業(yè)職工檔案連續(xù)性、完整性較差

企業(yè)職工流動性較強，有時會因為企業(yè)職工檔案的轉(zhuǎn)接不及時導致職工檔案連續(xù)不起來。另外檔案托管部門只是對檔案進行保管，無法對職工檔案材料進行系統(tǒng)、規(guī)范的收集、整理、歸檔，導致企業(yè)職工檔案的缺失。

企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范引起檔案材料缺失或者丟失，導致職工身份及相關待遇無法兌現(xiàn)，在現(xiàn)實工作中經(jīng)常發(fā)生。

四、企業(yè)職工檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

1.信息化時代的到來，讓企業(yè)職工檔案管理面臨新的技術環(huán)境

伴隨著信息化建設的不斷深入，對企業(yè)職工檔案信息管理的要求更加規(guī)范。然而在縣級企業(yè)檔案管理中，企業(yè)多數(shù)通過局域網(wǎng)、區(qū)域網(wǎng)、遠程互動平臺等來保證職工檔案信息化的實現(xiàn)，檔案信息化管理存在局限性，導致檔案管理手段以及存儲介質(zhì)的局限。檔案信息化管理會讓企業(yè)職工檔案更加規(guī)范，安全性更高，是社會及企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

2.電子檔案的出現(xiàn)給企業(yè)職工檔案管理帶來新的形式

2020年5月28日，十三屆全國人大三次會議表決通過了《中華人民共和國民法典》，自2021年1月1日起施行。其中《民法典》第469條規(guī)定，書面形式是合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)來文，視為書面形式。也就意味著合法的電子勞動合同與書面形式的具有同等法律效力。目前，很多城市企業(yè)都已經(jīng)開始實行電子勞動合同、電子檔案等，不久的將來，新的企業(yè)職工檔案形式在縣級城市也將會隨著城市信息化的發(fā)展被推廣，這就會給傳統(tǒng)紙質(zhì)的企業(yè)職工檔案管理模式帶來新的挑戰(zhàn)。

3.企業(yè)職工對待遇提升的需求

企業(yè)職工對個人發(fā)展、待遇的提升有更高的要求，這看似與職工的檔案聯(lián)系不大，其實職工檔案的連續(xù)性也記錄著其成長之路。從剛?cè)肼殢氖碌墓しN、身份，到職工辦理退休，從一開始工資的發(fā)放到領取社會保險待遇時退休金的計算，職工的檔案都起著至關重要的作用。

4.職工流動性強給職工檔案連續(xù)性帶來難度

企業(yè)職工流動性強，職工檔案分塊保管是常見情況，導致企業(yè)職工檔案不完整，給企業(yè)職工檔案管理的連續(xù)性帶來難度，讓企業(yè)對職工的工作經(jīng)歷以及個人發(fā)展了解不全面，甚至很多企業(yè)認為只保管好或者維護好職工在本企業(yè)的檔案就行了，這也讓檔案管理很難實現(xiàn)規(guī)范性和完整性。

五、對企業(yè)職工檔案管理的思考

隨著社會發(fā)展、信息科技的不斷進步，根據(jù)縣級企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合對企業(yè)職工檔案管理的認識，淺談一下自己對職工檔案管理的幾點想法和建議。

1.健全地方企業(yè)職工檔案管理體制

針對縣級企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)狀，面對企業(yè)職工檔案管理標準不統(tǒng)一、不規(guī)范等諸多問題，結(jié)合本縣市實際制定出臺地方企業(yè)職工檔案管理規(guī)范及制度，讓企業(yè)職工檔案管理有章可循。

2.規(guī)范地方企業(yè)職工檔案業(yè)務標準體系

應該結(jié)合本地企業(yè)職工檔案管理實際，制定出更加科學、合理的職工檔案管理制度，建立一套統(tǒng)一、科學、規(guī)范的地方企業(yè)職工檔案業(yè)務標準體系。做到企業(yè)職工檔案收集要及時、準確、完整;企業(yè)職工檔案整理歸檔要規(guī)范、科學;檔案管理部門要注意檔案管理的安全性，確保企業(yè)職工檔案更新入庫及時、準確、完整。真正做到企業(yè)職工檔案管理的嚴肅性、真實性、準確性、科學性，才能有效發(fā)揮檔案的作用和意義。

3.明確企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)

對企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)接相關工作做好詳細政策的制定和宣傳，明確企業(yè)改制、合并、重組、破產(chǎn)后，相關單位如何將職工檔案轉(zhuǎn)接到相關檔案管理部門。讓企業(yè)明了檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)的具體辦理流程，到哪里辦？怎么辦？讓企業(yè)職工檔案有人接、有人管。

4.加大宣傳，提高對企業(yè)職工檔案管理的重視

一是通過電視、報紙、微信公眾號等多種形式，加大檔案管理以及勞動保障法律法規(guī)的宣傳，同時通過對丟失檔案的現(xiàn)實案例宣傳，提高企業(yè)主要負責人對企業(yè)職工檔案管理的重視，把管理好職工檔案作為企業(yè)發(fā)展中的重要工作之一。二是通過有效的培訓以及輿論方式，讓企業(yè)檔案負責人了解到職工檔案的性質(zhì)、任務和責任，讓其在工作實踐中重視，充分認識到工作的價值和真正意義。

5.加強地方企業(yè)職工檔案信息化管理

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案信息化管理勢在必行。檔案信息化管理不僅可以提高檔案管理效率，而且具有儲存量大、便捷、安全性高等優(yōu)勢。廣泛推廣和應用檔案信息化管理，從長遠目標來看有利于檔案的規(guī)范管理和應用。同時，應當建立檔案信息化管理責任制，企業(yè)職工檔案管理由專人負責，確保檔案信息的準確性及安全性。

6.完善地方企業(yè)職工檔案設施建設

無論企業(yè)管理還是檔案托管機構管理的企業(yè)職工檔案的設施建設要統(tǒng)一標準，建立專業(yè)的檔案管理室，配備檔案柜架、除濕機、計算機、網(wǎng)絡、儲存設備等，同時做好檔案室溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉等措施，最大限度地維護好檔案的完整性及安全。

7.建立地方企業(yè)檔案專業(yè)培訓長效機制

縣級企業(yè)職工檔案管理人員檔案管理綜合水平較低這是普遍現(xiàn)象，加上針對企業(yè)檔案管理的培訓活動較少，企業(yè)檔案人員的檔案管理專業(yè)水平很難提高。首先，應當抓好選人用人。在選用企業(yè)檔案管理人員時，選用年輕、學歷較高，具備計算機操作能力等基本技能的專業(yè)人員;其次，抓好長效培訓。建立縣級企業(yè)檔案管理專業(yè)培訓機制，對企業(yè)職工檔案管理人員定期組織培訓學習，長期堅持，讓檔案管理人員有學習、技能增長的平臺和機會。

8.建立地方企業(yè)職工檔案管理激勵機制

企業(yè)不重視，企業(yè)檔案管理人員收入水平較低，是企業(yè)檔案管理中常見的問題。在貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案方面的法規(guī)和制度的同時，探索建立行之有效的地方企業(yè)職工檔案管理激勵機制，調(diào)動企業(yè)和職工檔案管理工作主動性。比如，建立地方企業(yè)檔案人員職業(yè)資格考評制度，并與企業(yè)職工的薪酬、職稱待遇相關聯(lián)，從而提高企業(yè)檔案管理人員工資水平和工作熱情。

9.探索建立企業(yè)職工檔案管理社區(qū)化

2021年，高密市社會保險事業(yè)中心探索建立了領取社會保險待遇人員檔案社區(qū)化管理模式，取得了良好的效果，方便了百姓，得到了上級業(yè)務部門及廣大群眾的認可和歡迎。對于不具備檔案管理條件的企業(yè)，在檔案托管部門有限的現(xiàn)實背景下，是否也可以探索試行企業(yè)職工檔案社區(qū)化管理值得我們深思和研究。企業(yè)職工檔案社區(qū)化管理就是對企業(yè)進行屬地管理，對于不具備檔案管理的企業(yè)，將企業(yè)職工檔案放到企業(yè)所屬鎮(zhèn)（街區(qū)）社區(qū)檔案管理部門進行統(tǒng)一、規(guī)范化管理，讓企業(yè)、職工少跑腿，就近辦理，更快捷、更方便。任何一項便民措施以及模式的推行，背后都需要我們做大量的基礎性工作，社區(qū)化檔案管理模式也不例外，如需要考慮社區(qū)化檔案管理制度的建立、責任的劃分、企業(yè)職工檔案的收集、安全等諸多因素。但是我們堅信，在社會各界的共同努力下，企業(yè)職工檔案管理會向更人性化、更規(guī)范、更便民的方向發(fā)展。

10.企業(yè)職工檔案管理應與時俱進

社會在發(fā)展，企業(yè)檔案管理水平也在不斷提高，新的企業(yè)職工檔案形式也在出現(xiàn)，如電子檔案，同時企業(yè)職工檔案管理中遇見的新情況、新問題也會隨之出現(xiàn)，這就需要對企業(yè)職工檔案管理相關的制度、機制、管理模式、信息管理系統(tǒng)等不斷創(chuàng)新、改進，以適應新形勢、新情況。特別是隨著勞動關系形勢的日趨復雜，企業(yè)職工檔案作為勞動關系鑒定、職工待遇兌現(xiàn)的重要依據(jù)，必須切合實際企業(yè)檔案管理，使企業(yè)職工檔案管理規(guī)范化、科學化、信息化、標準化，已保證企業(yè)職工檔案的真實性，發(fā)揮其真正意義。

總之，做好企業(yè)職工檔案管理是一項長期堅持、不斷完善的工作，需要國家、地方、企業(yè)等多方配合支持，不斷提高完善綜合管理水平。企業(yè)的主管部門及檔案主管部門，應當做好檔案管理的指導、監(jiān)督工作，幫助企業(yè)完善、提高職工檔案管理水平。讓企業(yè)職工檔案管理這項工作真正服務好職工、企業(yè)以及社會，真正發(fā)揮出企業(yè)職工檔案的最大價值。

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（作者單位：高密市社會保險事業(yè)中心）