檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

何小琴

摘 要：隨著工程項(xiàng)目規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人們對(duì)工程建設(shè)的要求也越來越高。因此，做好檔案管理工作是非常重要的任務(wù)。檔案管理是工程建設(shè)過程中的重要工作，通過推進(jìn)檔案信息化，進(jìn)一步提高檔案管理水平，為工程項(xiàng)目提供高效、便捷的檔案服務(wù)，從而推進(jìn)工程項(xiàng)目健康有序發(fā)展。在我國信息化建設(shè)過程中，強(qiáng)化工程檔案信息化管理，創(chuàng)新檔案管理的手段，以確保我國工程檔案信息管理的順利實(shí)施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;工程檔案管理;策略

在現(xiàn)代化科技時(shí)代的發(fā)展中，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到有效應(yīng)用?？茖W(xué)的信息技術(shù)不僅能夠改善管理水平，還能給檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。這給工程檔案管理提出了新的、更高的要求。因此，檔案管理者務(wù)必要高度重視檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案工作的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程信息資源的共享，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化的核心是通過信息錄入，將舊的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，將紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)以便有效地存儲(chǔ)、分類和處理，使檔案管理能實(shí)現(xiàn)信息化。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以查閱和共享資源，形成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)資源使用和處理，提高數(shù)據(jù)管理效率。隨著信息化推廣的不斷深入改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式。有些企業(yè)檔案管理正逐漸從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)向信息化模式。在信息化應(yīng)用于檔案管理過程中，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視。從廣義上講，檔案管理信息化是企業(yè)檔案與社會(huì)、文化等信息相結(jié)合的系統(tǒng)信息體，涵蓋的內(nèi)容非常全面，能為企業(yè)的決策和預(yù)測提供相對(duì)有效的參考。狹義上說，檔案管理信息化是一種處理和管理檔案信息的技術(shù)手段，它能夠提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案信息化管理將枯燥的檔案轉(zhuǎn)化為有用信息，使人們能夠認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值，檔案信息化建設(shè)目標(biāo)是以現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案與社會(huì)系統(tǒng)聯(lián)系起來，從而進(jìn)行相對(duì)高效的分析與處理，促進(jìn)檔案信息與各類信息的結(jié)合，拓展更豐富的信息內(nèi)容。因此，廣義的檔案信息化和狹義的檔案信息化本質(zhì)上是一體的，二者之間有著密不可分的關(guān)系。鑒于此，檔案信息化建設(shè)對(duì)工程檔案管理有著非常重要的作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)中的問題

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下，檔案管理形式有了新的變化。檔案工作者的職責(zé)是以全面、系統(tǒng)的方式提供檔案資料，使相關(guān)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)真實(shí)有效，從而為用戶提供更好的服務(wù)。第一，檔案信息管理軟件缺乏統(tǒng)一性。由于檔案部門的規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)，并且使用不同的計(jì)算機(jī)模型，所開發(fā)的軟件是不可互用的。由于缺乏互調(diào)，信息管理不能由計(jì)算機(jī)完成，信息編輯結(jié)果不能快速發(fā)布，限制了電子檔案信息的處理效率。第二，檔案管理基礎(chǔ)工作缺乏有效規(guī)范。受到歷史因素的影響，檔案收集業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差、質(zhì)量低下。特別是各種文件、記錄的兼容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件很難進(jìn)行有效移植;同時(shí)它針對(duì)單個(gè)部門或系統(tǒng)執(zhí)行服務(wù)，沒有完整的自動(dòng)化儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，從而影響了檔案管理工作的信息化發(fā)展。第三，檔案信息管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理人員需有較高的專業(yè)能力才能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，檔案工作者大多技術(shù)水平較低，即使引進(jìn)了現(xiàn)代設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮其功能作用，很難實(shí)現(xiàn)檔案的信息化發(fā)展。

三、工程檔案信息化管理的重要性

1.有利于提高工程檔案管理質(zhì)量

目前，在工程檔案管理過程中，現(xiàn)代化建設(shè)的能力仍有不足。因此需要利用信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來，并使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)來完善工程檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使之更加規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)比之前的檔案管理更加合理和方便，它能夠確保檔案資料的完整性以及項(xiàng)目信息的有效性，從而擴(kuò)大了工程檔案管理的范圍。信息技術(shù)將廣泛應(yīng)用于工程檔案管理，加強(qiáng)信息管理的綜合能力。檔案信息化處理不僅有利于保護(hù)工程信息和數(shù)據(jù)，還有助于擴(kuò)大工程檔案管理的范圍。

2.有利于提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設(shè)能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需要。檔案管理涉及的范圍很廣泛，內(nèi)容和過程也很復(fù)雜。檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)可以節(jié)省大量的人力、物力。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、整理和信息服務(wù)需要手工處理，不僅工作量大，而且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，所以構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)管理機(jī)制可以克服手工檔案管理的缺點(diǎn)。所有文檔數(shù)據(jù)都輸入到電子文檔管理系統(tǒng)中，可以通過軟件操作直接進(jìn)行整理。檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作，便于分類歸檔和開發(fā)利用，大大提高了資源的利用率和檔案管理的效率。

3.有利于促進(jìn)工程檔案資源共享

目前，我國工程檔案信息化總體水平落后，對(duì)于檔案資源的共享方式也尚未成熟。工程項(xiàng)目建設(shè)需要具備規(guī)范化和統(tǒng)一化，也就是要滿足在不同部門之間對(duì)檔案信息共享的需求。但是，如今工程檔案的計(jì)算機(jī)化建設(shè)水平相對(duì)較低，沒有系統(tǒng)的管理方式和執(zhí)行體系。所以，為了達(dá)到工程檔案信息化管理要求，在區(qū)域范圍內(nèi)采用統(tǒng)一的管理軟件，促進(jìn)檔案資源的共享，從而提升檔案管理的有效性。在當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展中，我國檔案管理正朝著信息化的方向前進(jìn)，取代了之前的紙質(zhì)文檔，解決了檔案信息檢索中的問題，實(shí)現(xiàn)了工程檔案管理的現(xiàn)代化。所以，改進(jìn)工程檔案的信息管理，開發(fā)和利用檔案信息管理軟件，充分發(fā)揮工程檔案資源的作用價(jià)值，從而提高檔案信息化建設(shè)的效率。

4.有助于促進(jìn)建筑工程行業(yè)的發(fā)展

工程檔案是關(guān)于我國建筑行業(yè)各種信息的集合。除了紙質(zhì)材料，還有許多圖像和視聽材料。加強(qiáng)工程檔案中的信息管理，能夠有效儲(chǔ)存和處理檔案數(shù)據(jù)。檔案信息化能夠有效促進(jìn)建筑行業(yè)的發(fā)展，為我國建筑行業(yè)的未來創(chuàng)造有利條件。檔案信息化建設(shè)有利于促進(jìn)各類檔案信息的整理和存儲(chǔ)，為工程建設(shè)發(fā)展提供有效的資源，以確保工程建設(shè)健康長久的發(fā)展。

四、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

工程檔案信息化管理能夠促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理可持續(xù)發(fā)展。建設(shè)工程單位高度重視工程檔案數(shù)字化管理任務(wù)，加大資金投入，建立組織部門，培養(yǎng)高素質(zhì)、高質(zhì)量的管理人員，引入先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，探索適合建設(shè)工程發(fā)展的管理制度。工作者是檔案信息化建設(shè)的核心，管理者的專業(yè)性會(huì)影響檔案信息化建設(shè)的效果。進(jìn)一步提高檔案工作者對(duì)信息化管理的重視，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用，從而提高員工的責(zé)任感和積極性。必須特別重視檔案信息化建設(shè)，并對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行有效地推廣和宣傳，以保障信息化建設(shè)與其他行業(yè)相融合，從而實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

2.完善檔案信息管理體系

加強(qiáng)信息化管理能夠有效保障檔案信息工作的發(fā)展。建立完善的信息管理系統(tǒng)是檔案管理順利推進(jìn)的保證。建立完整檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)部門合作和服務(wù)聯(lián)系，嚴(yán)格按照檔案信息化的法律條例，建立新的電子管理系統(tǒng)，并加強(qiáng)內(nèi)部的信息流動(dòng)服務(wù)。首先，注意建立和改進(jìn)檔案管理制度，以確保工作順利進(jìn)行。在信息管理系統(tǒng)的建立、歸檔服務(wù)方面，應(yīng)建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)制，并與其他信息管理法律法規(guī)相結(jié)合，確保檔案管理政策的全方位落實(shí)。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)各部門之間的合作，建立各部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，積極響應(yīng)電子檔案管理的新形勢。

3.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)及資金保障

信息技術(shù)的應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理的順利運(yùn)作，充分的資金對(duì)于確保先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用是必不可少的。因此，在檔案信息化建設(shè)中積極利用技術(shù)和資金，進(jìn)一步保障檔案信息化建設(shè)。為了保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要提高信息資源的可靠性和安全性。為了確保用于檔案管理的資金得到落實(shí)，有必要建立全面的資金管理制度，加強(qiáng)其嚴(yán)謹(jǐn)性，并將其納入預(yù)算。與此同時(shí)，檔案的信息化需要各種先進(jìn)技術(shù)的支持。檔案服務(wù)應(yīng)注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，加快新技術(shù)的引進(jìn)，確保軟件系統(tǒng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。此外，要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)信息人才的培訓(xùn)和支持，促進(jìn)和鼓勵(lì)他們開發(fā)新技術(shù)，在工作和實(shí)踐過程中提高技術(shù)水平。

4.提高檔案信息管理水平

檔案電子文件是目前檔案管理中主要的存儲(chǔ)形式。雖然檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但它可以服務(wù)于社會(huì)，并產(chǎn)生潛在的經(jīng)濟(jì)效益。目前檔案記錄的數(shù)量越來越多，要保證電子文件的安全性和完整性是單位檔案管理中最為重要事情。通過選擇科學(xué)的管理軟件，有效提高檔案的管理水平。運(yùn)用綜合軟件形成文檔記錄并且發(fā)揮真正的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的科學(xué)化和規(guī)范化。此外，通過加強(qiáng)檔案工作者的綜合能力，可以提高項(xiàng)目檔案信息化的和諧發(fā)展。在這方面可以看出檔案信息化管理對(duì)工程建設(shè)來說是非常重要的因素。提高檔案信息管理水平可以保障工程項(xiàng)目的順利運(yùn)行。

5.強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)力度

首先，用計(jì)算機(jī)來編輯各種電子文檔。通常工程檔案主要包含文獻(xiàn)資料、技術(shù)數(shù)據(jù)和職員信息。在保障檔案管理的使用價(jià)值和效率基礎(chǔ)上，可以對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，并根據(jù)一定的規(guī)則創(chuàng)建和維護(hù)工程公司的檔案。其次，提倡檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化。只有規(guī)范初始信息的管理，才能保證信息的準(zhǔn)確性和有效性。通過這種方式，數(shù)字化技術(shù)可以充分應(yīng)用于信息規(guī)劃的轉(zhuǎn)型中，使信息管理發(fā)揮重要作用和價(jià)值。最后，建立完善的、堅(jiān)實(shí)的檔案資源庫。創(chuàng)建資源庫的根本目的是保持開放性，保證信息資源不斷優(yōu)化，提供便捷服務(wù)。開發(fā)人員將所有存檔信息轉(zhuǎn)換成信息模式，進(jìn)行全面搜索和分區(qū)，上傳到企業(yè)創(chuàng)建資源庫，要求專人管理資源庫并進(jìn)行信息更新，有效處理資源庫中存在的問題，保證資源庫的順利運(yùn)行。

6.創(chuàng)新工程檔案管理手段

如今，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，工程項(xiàng)目建設(shè)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)，為了滿足工程實(shí)施的要求，需要改進(jìn)工程檔案管理方式。工程實(shí)施過程就是項(xiàng)目檔案的建立和形成，工程項(xiàng)目的所有階段都需要進(jìn)行檔案整理。但是，通過不同部門管理會(huì)使檔案建立更加困難，所以，必須加強(qiáng)信息化管理來保障檔案工作的效率。檔案工作人員必須改變之前的管理理念，運(yùn)用現(xiàn)代化的方式管理檔案信息。構(gòu)建全面、科學(xué)的檔案信息培訓(xùn)制度，加強(qiáng)考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提高檔案人員的綜合素養(yǎng)。信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是確保檔案管理順利實(shí)施的重要因素，所以需要嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。使用資訊科技管理項(xiàng)目檔案，還應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)審計(jì)系統(tǒng)的建立以及數(shù)據(jù)錄入后的校對(duì)工作。

7.強(qiáng)化工程檔案服務(wù)創(chuàng)新

檔案工作者需要從戰(zhàn)略的角度出發(fā)，從科學(xué)發(fā)展的角度出發(fā)，把檔案工作推向科學(xué)發(fā)展的道路。加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新意義，檔案工作必須從傳統(tǒng)走向創(chuàng)新，提高發(fā)展意識(shí)、與時(shí)俱進(jìn)。相關(guān)單位部門要把檔案管理工作與黨和國家發(fā)展大局聯(lián)系起來，把檔案事業(yè)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面協(xié)調(diào)發(fā)展結(jié)合起來，搶抓發(fā)展機(jī)遇，拓展發(fā)展空間，促進(jìn)檔案工作快速發(fā)展。

8.提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著檔案技術(shù)的發(fā)展和檔案應(yīng)用的多樣化，新設(shè)備正在逐步引進(jìn)。雖然現(xiàn)代設(shè)備是有效的，但它們需要專門的工作人員實(shí)施運(yùn)作。為了獲得可靠的專業(yè)知識(shí)，跟上時(shí)代的發(fā)展，就需要更新我們的認(rèn)知系統(tǒng)。檔案工作者的知識(shí)體系與工作者的結(jié)構(gòu)密切相關(guān)。因此，有必要建立集技術(shù)和專業(yè)知識(shí)于一體的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。第一，檔案工作者不僅要掌握專業(yè)知識(shí)，還要增加理論知識(shí)的多樣性。在檔案管理中有效利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者不僅需要更好地理解和學(xué)習(xí)各種理論和管理知識(shí)，而且需要掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)和數(shù)學(xué)知識(shí)等，以便為以后的信息和現(xiàn)代檔案管理奠定基礎(chǔ)。第二，為了獲得更全面的專業(yè)知識(shí)，檔案管理的重點(diǎn)是管理和配置優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案管理中涉及的各種知識(shí)，無論是檔案管理還是檔案著錄、復(fù)制和裝裱，都必須準(zhǔn)確掌握和熟練操作?？梢哉f，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和能力。通過對(duì)檔案管理過程的研究，推進(jìn)檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步。檔案管理者應(yīng)掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，深化對(duì)檔案信息資源的分析，逐步提高檔案咨詢信息服務(wù)和開發(fā)利用服務(wù)水平。

五、工程檔案信息化管理的發(fā)展趨勢

如今，工程檔案的創(chuàng)建是很復(fù)雜的過程，通常是依據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)施情況用檔案形式的加以記錄。在工程項(xiàng)目所有的階段中，檔案的采集和分類是通過多個(gè)部門進(jìn)行運(yùn)作的，使得工程檔案的體系建設(shè)和實(shí)施更加困難，所以，需要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，以提升檔案管理的高效性。第一，要做好檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，就要選擇合理的檔案管理軟件，完善信息化管理系統(tǒng)的規(guī)則條例，摒棄不適合發(fā)展的傳統(tǒng)制度，消除地區(qū)與部門之間隔閡，進(jìn)一步改善工程信息的轉(zhuǎn)換能力，并為社會(huì)服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。第二，打造全面、科學(xué)、合理的檔案信息化人才培訓(xùn)制度，定期安排工作人員參與培訓(xùn)，同時(shí)還要增加考核標(biāo)準(zhǔn)，從而提高檔案工作者的專業(yè)能力和綜合水平。第三，檔案工作者應(yīng)提高對(duì)信息技術(shù)和管理的重視。讓他們具備豐富的信息管理系統(tǒng)知識(shí)，調(diào)整好工作態(tài)度，積極加入單位的軟件開發(fā)工作，提供可靠的信息資源，以保證系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第四，信息化管理系統(tǒng)的重要因素是數(shù)據(jù)的質(zhì)量。所以，必須嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)，以確保錄入信息的完整性和有效性。探究建立數(shù)據(jù)審核制度，數(shù)據(jù)錄入前審核數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)錄入后認(rèn)真校對(duì)信息，環(huán)環(huán)相扣、把關(guān)落實(shí)。

六、結(jié)束語

總而言之，我國檔案信息化建設(shè)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)工程檔案的發(fā)展。提高檔案信息化管理，加強(qiáng)先進(jìn)科技的利用，促進(jìn)檔案的有效管理和資源的綜合利用，使信息資源更加穩(wěn)定。這對(duì)于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案信息檢索工作的效率，提高檔案資源的利用具有重要意義。與此同時(shí)，管理要與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)要不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，從而取得更大的成效。

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[3]李 劍.淺談工程檔案的信息化建設(shè)與管理[M].北京：2013年5月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會(huì)，2013

（作者單位：重慶市南川區(qū)林木良種場）