人事檔案管理在人力資源管理中的運用

陳艷

摘 要：人事檔案管理是企事業(yè)內(nèi)部管理工作中的重心，直接關(guān)乎企事業(yè)的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展。人事檔案管理為人力資源管理提供信息基礎(chǔ)。人事檔案掌握員工的基本信息，通過對基本情況的了解，可以有效定位員工的個人素養(yǎng)與工作能力，以此為依據(jù)對其工作表現(xiàn)、業(yè)績能力加以評估歸檔，有效的信息歸納模式，為人力資源的管理打下基礎(chǔ)，進一步提升企業(yè)的核心競爭力。

關(guān)鍵詞：人力資源;人事檔案;管理運用

引言

企業(yè)人事檔案管理與人力資源開發(fā)，涉及企業(yè)發(fā)展中選人用人的設(shè)置問題，一般由專門的部門、專門的人才進行管理，而且人力資源開發(fā)同企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。隨著企業(yè)受到科技日新月異的影響，更多的挑戰(zhàn)和機遇也相應(yīng)地接踵而至，企業(yè)應(yīng)該始終秉持科學嚴謹?shù)膽B(tài)度，把人力資源工作做得更好，使其促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[1]，并不斷做好創(chuàng)新，積極更新管理制度，創(chuàng)新人力資源管理方式，從而在未來發(fā)揮更大的作用。

1 人事檔案管理的重要性

1.1 提供信息資料真實可靠

人事檔案主要是記錄跟客觀事實相符合的個人歷史信息，是人事工作不可或缺的信息資料。在實際工作過程中，人們會遇到待遇、文憑、閱歷等各個方面的問題，在此背景下，人事管理部門將發(fā)揮至關(guān)重要的作用， 在最初的檔案基礎(chǔ)上，依照史料和現(xiàn)行有關(guān)政策法規(guī)，認真核查，實時、高效能地為有關(guān)部門提供所需信息，幫助其正確解決問題。另一方面，事業(yè)單位要做到了解人并且善于任用人，首先要掌握職工所有確切、詳細的個人信息，包括個人品質(zhì)、個人閱歷、工作歷史和能力水平等。通過詳盡翻閱職工檔案[2]，了解職工的現(xiàn)實生活經(jīng)歷，為今后選擇與使用人員提供有效的信息和經(jīng)驗。

1.2 提升人力資源開發(fā)的規(guī)范性

人事檔案的管理是公司內(nèi)部設(shè)置的一個影響因素，有效的人力資源的開發(fā)對于公司的整體發(fā)展是否相適應(yīng)，將人事檔案的基礎(chǔ)性與人力資源的開發(fā)相結(jié)合，在制定人才計劃方面的影響頗深。促進人力資源的合理配置，有效的信息共享，促使各部門之間的人員流動更具合理性，更好的避免了人才的擠壓，將部門之間的效益發(fā)揮到最大化。人事檔案管理中對于人才的把握與分配，是做好各項工作的開端，并最終影響各項工作所呈現(xiàn)的成果，它貫穿于公司的整個發(fā)展過程。

1.3 實現(xiàn)人力資源的最佳配置

合理、有價值的人事檔案管理可以確保人力資源達到最有效的協(xié)調(diào)融洽。盡人皆知，人事檔案不僅是職工公正的歷史信息，也是提高人力資源積極作用和效率的關(guān)鍵手段，有助于各事業(yè)單位和人力資源的有效協(xié)作。

2 人事檔案管理與人力資源管理之間的聯(lián)系

2.1 人事檔案為人力資源開發(fā)提供重要依據(jù)

人事檔案是企業(yè)在選人用人中的基本依據(jù)，企業(yè)利用人事檔案發(fā)掘員工的潛能，從而進行合理配置。完善員工的基本履歷，了解員工的學習以及生活的經(jīng)歷，進行信息的匯總，從而進行檔案及時更新，進而進行合理的配置。將員工的考核進行存檔，在企業(yè)中應(yīng)該有一套完備的人事考核的機制，進行書面考核，業(yè)績考核等，并對員工定期進行培訓，每次的培訓內(nèi)容、測試試卷、考核結(jié)果進行歸檔，放入個人的人事檔案袋中，提供參考結(jié)果。企業(yè)在年底應(yīng)該進行績效評估與崗位調(diào)整，每一次調(diào)整就是一次更好的出發(fā)，為了優(yōu)化配置，企業(yè)的人員流動應(yīng)該更加敏銳的捕捉，檔案是固定的，人員是流動的，真正的動靜結(jié)合[3]，更好地發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，促進企業(yè)的優(yōu)化調(diào)整。

2.2 及時動態(tài)更新人事檔案信息

企業(yè)在發(fā)展過程中會出現(xiàn)人員流動、崗位調(diào)動等多種情況，相應(yīng)的干部人事檔案信息也應(yīng)進行動態(tài)更新。應(yīng)在信息收集的基礎(chǔ)上，與企業(yè)各個部門密切配合，了解各個部門人事調(diào)動的相關(guān)情況，進而對干部人事檔案信息進行更新，確保干部人事檔案信息能夠跟上企業(yè)人力資源管理的實際需求。干部人事檔案信息動態(tài)更新過程中應(yīng)確保完整性，對在更新過程中出現(xiàn)的疑問一定要與員工進行核對，以避免更新錯誤信息，造成后續(xù)不必要的麻煩。

3 人事檔案管理在人力資源管理中的運用

3.1 踐行歸檔原則

人事檔案管理工作中的歸檔工作比較復(fù)雜及多元，這一工作需要以規(guī)章原則為基礎(chǔ)，在出現(xiàn)管理問題之后可以迅速的找到根源所在，確保整個工作的標準化以及規(guī)范化。其中標準分析以及規(guī)范化研究最為關(guān)鍵，這一點能夠更好的凸顯人治的管理工作的保管利用價值，為后期的信息檢索提供更多的便利，維護信息的安全性以及完整性。人事檔案管理工作的改進以及創(chuàng)新是一個長期的過程，企事業(yè)單位的管理工作人員需要了解目前的管理現(xiàn)狀，全面提升人事檔案管理工作質(zhì)量和效率[4]，積極構(gòu)建完善的人事檔案管理制度，在服務(wù)意識的指導(dǎo)之下調(diào)整工作行為和工作模式，確保各種管理資源的合理配置及利用。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員的知識水平、道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平會嚴重影響到人事檔案管理水平，因此事業(yè)單位必須建立一支專業(yè)化、規(guī)范化的人事檔案管理隊伍，確保后續(xù)各項工作能順利開展下去。首先，事業(yè)單位需要按期對人事檔案管理人員開展專業(yè)化的技術(shù)能力培養(yǎng)和訓練，在此基礎(chǔ)上建立標準化、組織化以及系統(tǒng)化的指導(dǎo)性文件，確保培訓工作能順利且全方面地開展，通過專業(yè)的培養(yǎng)和訓練可以更好提高人事檔案管理人員的知識水平、道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;其次，由于人事檔案具有服務(wù)性和社會性的特點，在培訓的過程中，可以適當運用專門問題講座、異地聯(lián)動等方式提升人員的管理意識和業(yè)務(wù)水平;最后，事業(yè)單位還需要優(yōu)化管理人員的文憑結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等[5]，確保每位管理人員具備工作熱情和工作積極性。

3.3 構(gòu)建完善的人事檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度能夠為后期各項改革管理工作的有效落實指明道路及方向，確保不同部門以及各個工作實現(xiàn)有效的運作。人事檔案管理工作對制度規(guī)范要求相對偏高，管理工作人員需要嚴格按照一定的管理措施進行分析以及研究。管理層只需要注重不同的標準，明確各個環(huán)節(jié)的管理原則以及管理條件，積極簡化整個流轉(zhuǎn)程序，加強對檔案管理保存方式以及約調(diào)整方式的統(tǒng)一劃歸。

4 結(jié)束語

綜上所述，在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中傳統(tǒng)的檔案管理工作備受詬病，目前的檔案管理體系、管理內(nèi)容和管理效率也都無法實現(xiàn)與時俱進， 與時代發(fā)展需求之間存在一定的界限，難以更好地滿足市場發(fā)展的實質(zhì)需求。從宏觀的角度上來看，對于事業(yè)單位和企事業(yè)單位的穩(wěn)定運作以及發(fā)展來說，人事檔案管理工作的重要性不言而喻，這一工作能夠?qū)崿F(xiàn)社會企事業(yè)單位勞動資源的合理配置，加強兩者之間的聯(lián)系及互動。企事業(yè)可以著眼于檔案管理工作的實質(zhì)要求，主動提供調(diào)用和保管等服務(wù)，積極加強與員工之間的聯(lián)系，保障社會成員和企事業(yè)員工的合理福利待遇。另外， 人事檔案管理工作的內(nèi)容和形式越來越復(fù)雜，在創(chuàng)新管理策略轉(zhuǎn)變管理理念的過程中人事檔案管理工作的社會地位和工作地位有了明顯的提升。管理層需要在不斷探索以及創(chuàng)新的過程中，積極提升工作質(zhì)量的工作效率。

參考文獻：

[1] 王軍.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020， （17）：49-51.

[2] 王蕓.做好新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作的探析[J].經(jīng)濟管理文摘， 2021，（01）：88-89.

[3] 劉文婷.新時期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考[J].國際公關(guān)， 2019，（10）：181.