信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理探究

姚丹

摘要：伴隨著國(guó)家信息化建設(shè)的深入發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)的建設(shè)中，人事檔案管理作為事業(yè)單位管理的組成部分，也應(yīng)該跟隨信息化現(xiàn)代化技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)有效地推進(jìn)信息化建設(shè)，加強(qiáng)自身檔案管理數(shù)字化建設(shè)，保證檔案管理的真實(shí)性和有效性，構(gòu)建信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為各部門的檔案提取應(yīng)用工作提供信息化基礎(chǔ)，提升事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)行效率?；诖讼挛木蛷氖聵I(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的作用，現(xiàn)狀以及具體的提升策略等相關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);事業(yè)單位;人事檔案管理

通過(guò)對(duì)檔案資料的記載，獲知所研究對(duì)象發(fā)展軌跡，并據(jù)此預(yù)測(cè)其未來(lái)走向。檔案在社會(huì)管理中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的種類和形式變得日益多樣化，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等，檔案形式的發(fā)展有力推動(dòng)了檔案管理的穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展，提升了事業(yè)單位檔案管理的效率和水平。而在信息化時(shí)代背景下要結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)際情況，有針對(duì)性地引用先進(jìn)的信息化技術(shù)，以此為檔案管理人員提供便利，提升事業(yè)單位人員檔案管理的質(zhì)量。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的作用

（一）促使管理成本得到節(jié)約

在以前事業(yè)單位的人事檔案管理工作中大部分是紙質(zhì)的有實(shí)物存在的檔案，要想針對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的保管，就必須有單獨(dú)的房間進(jìn)行存放檔案資料，還要做到防火、防潮、防破壞等相關(guān)功能，并且也要定期進(jìn)行清點(diǎn)、整理歸檔和信息更新。如有一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就有可能使檔案面臨丟失、破壞或者信息不完整等風(fēng)險(xiǎn)，也會(huì)給當(dāng)事人造成損失。如果全面實(shí)施信息化管理，使人事檔案充分實(shí)現(xiàn)電子化，這樣可以使管理成本得到充分節(jié)約，降低各方面的成本支出，進(jìn)一步提高保管質(zhì)量和效率，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使其有效存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上面，可以確保其安全性和穩(wěn)定性。

（二）有利于人事檔案的查找，提高利用率

充分促使事業(yè)單位高效落實(shí)人事檔案管理的信息化建設(shè)，打造專門的人事檔案管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案資料利用先進(jìn)的電子掃描技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，在操作過(guò)程中查詢速度特別快，而且相應(yīng)的查詢信息更加全面細(xì)致，避免了遺漏問題。針對(duì)具體的操作人員而言，也可以充分利用搜索功能進(jìn)行相應(yīng)的精準(zhǔn)查詢，通過(guò)身份證號(hào)、職位、工作單位等關(guān)鍵詞進(jìn)行精準(zhǔn)定位，明確查詢、智能查找可以使工作速度和質(zhì)量得到顯著提升，從而進(jìn)一步提高工作效率，使人事檔案的利用率得到充分提升。

（三）完善人事檔案管理制度實(shí)現(xiàn)資源共享

人事檔案管理制度涉及到人事檔案的調(diào)動(dòng)、整理、分類、查閱、開發(fā)和保存等制度內(nèi)容，不管缺失哪一個(gè)方面或者哪一個(gè)方面做得不到位，都不利于事業(yè)單位的人事檔案管理。由于現(xiàn)在各個(gè)事業(yè)單位之間的交流頻繁，人員流動(dòng)越來(lái)越大，在這樣的情況下，人事檔案管理要是不完善，就會(huì)使人事檔案的轉(zhuǎn)移和變更工作等不能有效的實(shí)現(xiàn)信息化管理，不能夠充分確保人事檔案資源信息共享，這樣就不可能確保不同單位之間的人事檔案資源快速傳遞。因此，科學(xué)合理、健全有效的人事檔案管理制度對(duì)于檔案資源的利用發(fā)揮著重要的作用。

二、我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問題

（一）缺乏創(chuàng)新的人事檔案管理理念和思維

當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理工作組織開展過(guò)程中，其依然沿用傳統(tǒng)的管理理念和模式，沒有及時(shí)更新管理理念和管理方法，沒有及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，沒有及時(shí)利用當(dāng)前非常先進(jìn)的信息化思想以及大數(shù)據(jù)理念等，同時(shí)不夠重視現(xiàn)代信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于人事檔案管理流程和環(huán)節(jié)缺乏優(yōu)化與創(chuàng)新，很多人員也缺乏應(yīng)有的信息化建設(shè)理念和意識(shí)，往往不求更新，未能有效創(chuàng)新人事檔案的管理方法和方式，這些就嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的進(jìn)一步完善和創(chuàng)新發(fā)展。

（二）人事檔案利用率低

目前我國(guó)在人事檔案的具體使用方面比較被動(dòng)，人事檔案資料由于其具備極強(qiáng)的保密性，大部分事業(yè)單位都是重保管、輕利用，忽略了對(duì)于人事檔案資源的合理開發(fā)與應(yīng)用，檔案通常只是保管在特定的單位和機(jī)構(gòu)，一般在真正需要的時(shí)候才會(huì)進(jìn)行相關(guān)信息的查閱，長(zhǎng)時(shí)間的積累使得檔案信息越來(lái)越多，逐漸失去其原本的應(yīng)用價(jià)值，傳統(tǒng)儲(chǔ)存檔案資料的方式，往往只有具備權(quán)限的人員才能針對(duì)性的查詢，使得檔案管理的綜合效率非常低下，也導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的整體效率低下。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

（一）加強(qiáng)人員專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)中離不開專業(yè)管理的人員，所以就要求管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和信息化技術(shù)的應(yīng)用實(shí)踐能力，學(xué)習(xí)和掌握信息錄入，信息讀取，信息儲(chǔ)存，信息分析等相關(guān)信息化功能的實(shí)際操作技巧，同時(shí)檔案管理工作還需要引進(jìn)和聘請(qǐng)專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員，進(jìn)行平臺(tái)精準(zhǔn)穩(wěn)定的自動(dòng)化篩選、識(shí)別、整理功能的構(gòu)建工作，以此來(lái)確保人事檔案的信息化建設(shè)能夠得到有效實(shí)行。

（二）完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配備

要想人事檔案管理工作效率的有效提升就離不開現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)配套設(shè)施，積極完善健全其信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施加強(qiáng)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的電子化發(fā)展，促進(jìn)軟硬件基礎(chǔ)配套設(shè)施的及時(shí)配備和完善，不斷加強(qiáng)其檔案管理的基礎(chǔ)信息化建設(shè)，有序構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，不斷提升其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展，積極落實(shí)事業(yè)單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數(shù)據(jù)信息處理方式有助于改善因?yàn)閭鹘y(tǒng)人工錄入整理方式的效率問題，節(jié)省大量的人力、時(shí)間成本，保障檔案信息存檔的時(shí)效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲(chǔ)方式的科學(xué)化與規(guī)范化，電子化檔案管理的平臺(tái)系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式有效融合，為事業(yè)單位人事檔案管理加上了雙保險(xiǎn)，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。還要不斷更新升級(jí)修補(bǔ)遺漏的信息，確保防火墻能夠保持在時(shí)刻開啟的狀態(tài)，不斷升級(jí)殺毒軟件定期查殺，確保信息的絕對(duì)安全。

（三）加強(qiáng)管理理念的轉(zhuǎn)變工作

事業(yè)單位管理人員需要重視人事檔案管理的信息化理念轉(zhuǎn)變工作，要到做足夠重視人事單位信息化管理建成的重要性，必要時(shí)候可以給予物資、人力等方面的實(shí)際支持，為信息化檔案管理的建設(shè)工作提供扎實(shí)穩(wěn)定的物質(zhì)基礎(chǔ)。還要對(duì)檔案管理部門的工作人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)工作，運(yùn)用科學(xué)化的管理方法和管理技術(shù)，普及信息化技術(shù)的實(shí)際操作技巧，有效提高事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際運(yùn)行效率。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)自身信息化意識(shí)的轉(zhuǎn)變。促進(jìn)其信息化管理系統(tǒng)和平臺(tái)的有序搭建，充分提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的效率和質(zhì)量全面提升。

參看文獻(xiàn)：

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[3]褚麗娜.現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界，2019.