對科研院所合同管理的思考

吳林玉 黃振環(huán)

科研院所是以公益性為目的的主體，在履行科學(xué)研究、技術(shù)培訓(xùn)、服務(wù)社會等主要職能過程中，廣泛參與各種社會經(jīng)濟活動。合同，是保障科研院所合法權(quán)益的主要形式。隨著社會的發(fā)展，科研院所參與經(jīng)濟社會活動范圍日益擴大，所涉及的合同種類、合同數(shù)量越來越多，合同金額也各不相同。因此，加強合同規(guī)范管理與審查，對科研院所健康持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要，是科研院所內(nèi)部控制管理工作中的重點內(nèi)容。

一、科研院所合同管理必要性

合同，不僅是各主體之間進(jìn)行經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的主要依據(jù)，也是重大決策不可或缺的參考資料。加強對合同的管理，是規(guī)范社會經(jīng)濟行為、維護(hù)各方合法權(quán)益、促進(jìn)權(quán)利義務(wù)合法履行的必然要求。加強對合同的管理，可以防范法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險，防止不必要的經(jīng)濟糾紛導(dǎo)致財產(chǎn)損失，對科研院所管理國有資產(chǎn)、促使資產(chǎn)保值增值具有非凡的意義。

為了適應(yīng)科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，更好地發(fā)揮科研院所的職能作用，科研院所參與的社會經(jīng)濟活動越來越寬，業(yè)務(wù)范圍越來越廣，可選擇的合作主體也越來越多，產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛的可能性也越來越大，因此，對合同進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理越來越重要。

科研院所涉及的合同種類、數(shù)量繁多，如建設(shè)工程合同、材料采購合同、財產(chǎn)租賃合同、技術(shù)合同等，牽涉的部門、崗位較多，既需要科研崗對業(yè)務(wù)部分的審查，也需要財務(wù)部門對財稅部分的核查，更需要法律部門對法律條款的把關(guān)。因此，對合同的管理是一項綜合性很強、難度很大的工作，既需要建立合理規(guī)范的管理體系，也需要綜合性的專業(yè)人才。

二、科研院所合同管理現(xiàn)狀

（一）對合同管理的重視程度不夠、風(fēng)險意識不強

大部分科研院所沒有設(shè)置專業(yè)的合同管理部門或崗位，主要由相關(guān)職能部門或崗位兼管，科研院所對合同兼管的部門和崗位分配也各不相同，可能是檔案室、辦公室、后勤處或財務(wù)處等，五花八門，雜亂無章。很多管理者和職工會覺得這么多年來沒有出現(xiàn)過合同經(jīng)濟糾紛問題，我們也不是以營利為目的，因而對于合同的簽訂很不嚴(yán)謹(jǐn)，合同的審批程序也存在一定的“走形式”情況，甚至有很多人在財務(wù)報銷時才補簽合同。種種不合理現(xiàn)象、不規(guī)范行為均表明，大家對合同管理的忽視和風(fēng)險意識的淡薄，為日后的發(fā)展埋下了巨大隱患。不出現(xiàn)問題不等于沒有問題，千里之堤毀于蟻穴，如果平時不加強對合同的管理，日后可能會產(chǎn)生無法挽回的巨大損失。

（二）未對合同進(jìn)行全面的分類管理

科研院所不僅要承擔(dān)國家和各省級的科研任務(wù)，還要從事技術(shù)的咨詢、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)，以及維持正常運轉(zhuǎn)的日常管理活動，這些都會產(chǎn)生各種各樣的合同。很多科研院所只對科研任務(wù)、基建任務(wù)、技術(shù)服務(wù)等主要活動的合同進(jìn)行編號管理，而對于日常材料采購合同、租賃合同等交易頻繁、金額較小的合同不整理分類，僅僅作為入賬的附件。有的科研院所甚至不對合同進(jìn)行分類編號管理，僅由業(yè)務(wù)人員自行保管。

（三）對合同簽訂的職責(zé)不明確、程序不規(guī)范

科研院所主要是以科研活動為主，在執(zhí)行科研任務(wù)簽訂合同的過程中，往往是執(zhí)行課題組長或項目主持人負(fù)責(zé)制，主要由科研人員協(xié)商制定，管理人員幾乎不參與合同的制定與協(xié)商，僅僅負(fù)責(zé)簽字與蓋章。但是，科研人員可能只對自身的業(yè)務(wù)范圍了解，而對于財稅的注意事項和法律條款的規(guī)范并不在行，這就會因為付款期限、付款額度、稅費金額、違約責(zé)任等條款的不合理而給單位帶來潛在的風(fēng)險，或者發(fā)生合同糾紛時難以追究責(zé)任挽回?fù)p失。一旦發(fā)生合同糾紛，很難只追究某個人責(zé)任，因為合同的簽訂是需要各個部門共同協(xié)商的。

合同一般由法定代表人或授權(quán)代理人簽訂，但往往在實際工作中，由經(jīng)辦人代簽。沒有授權(quán)委托書或沒有在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂的合同，不僅對個人、單位有很大的潛在風(fēng)險，還可能造成合同無效。

在合同簽訂過程中，應(yīng)當(dāng)是執(zhí)行事前申請、事中監(jiān)督、事后評價的程序。但在實際工作中，往往是經(jīng)濟活動已開始執(zhí)行或執(zhí)行終了，才開始補申請、簽合同的程序，這不僅讓合同的審批程序、內(nèi)部控制、評價體系形同虛設(shè)，還可能產(chǎn)生不必要的經(jīng)濟損失。

三、科研院所合同管理問題剖析

發(fā)現(xiàn)問題，剖析原因，解決問題，檢驗效果，是社會穩(wěn)定發(fā)展、經(jīng)濟持續(xù)增長、技術(shù)不斷更新的主要程序。了解科研院所對合同管理存在的主要問題，應(yīng)當(dāng)追根溯源，剖析引發(fā)問題的主要原因，理清解決問題的思路，才能制定正確的解決方案，以最小的成本發(fā)揮最大的效用。通過對科研院所合同管理現(xiàn)狀的分析，主要原因有：

（一）合同管理制度體系不夠健全、信息化水平低

對合同的管理需要一整套完整的制度體系，不僅包括對合同的起草、申請、簽訂、執(zhí)行、終止，還包括對合同的變更、監(jiān)督與考核等。大部分單位僅有合同管理的一般規(guī)定，沒有具體的實施細(xì)則。合同僅僅充當(dāng)著報銷附件的角色，沒有進(jìn)行全過程的動態(tài)監(jiān)督管理。在實際工作中，簽訂合同的審批流程依然采用線下的低效率方式，很容易導(dǎo)致合同簽訂的滯后，影響項目的實施。同時，對合同的登記、歸檔管理增加了難度，需要上報的合同統(tǒng)計數(shù)據(jù)，也很難準(zhǔn)確提供。

（二）部門之間的溝通不流暢、不及時

大多數(shù)科研院所沒有管理合同的專屬部門或?qū)I(yè)人員。這就需要合同涉及到的相關(guān)部門及時溝通銜接，使所簽合同更加合理合法合規(guī)，才能更好地保障合同主體的權(quán)益。因為職責(zé)不明晰，很容易造成部門之間的推諉扯皮。

（三）缺乏專業(yè)的合同管理人才

合同管理是一項綜合性、專業(yè)性很強的工作。因為合同種類的多樣性，其涉及的業(yè)務(wù)范圍、知識面很廣，有的需要對科研具體業(yè)務(wù)所有了解，對不同研究方向、不同領(lǐng)域的業(yè)務(wù)要求也不一樣；有的需要對建設(shè)工程的質(zhì)量要求、資質(zhì)資格有精準(zhǔn)把握；還需要對法律規(guī)定、稅務(wù)規(guī)定、財務(wù)管理等領(lǐng)域有所了解。

（四）內(nèi)部控制、監(jiān)督、考核體系不完善

內(nèi)部控制是科研院所合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，法律知識不足、風(fēng)險意識淡薄導(dǎo)致內(nèi)部控制對合同疏于監(jiān)督管理。制度的不完善，導(dǎo)致監(jiān)督?jīng)]有依據(jù)，內(nèi)部控制難以施行，也缺少對合同執(zhí)行完結(jié)后的評價考核。

四、對科研院所合同管理的建議

（一）增強合同的風(fēng)險意識

思想是指導(dǎo)行為的根基，只有從思想上強化防范合同風(fēng)險，才能使合同的簽訂更加規(guī)范、合法合理。不管是業(yè)務(wù)人員，還是管理人員，都需要增強法律意識，了解法律基礎(chǔ)知識，才能更好地開展工作。每隔一段時間，可以聘請相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行授課，也可以用本單位簽訂過的各類合同進(jìn)行舉例講解。

（二）引進(jìn)專業(yè)的合同管理人才

可以單獨設(shè)置合同管理部門，也可以由各部門的特定人員共同組成合同管理小組，包括各領(lǐng)域的科研人員、建設(shè)工程崗、財務(wù)管理崗、法務(wù)崗等。業(yè)務(wù)人員對業(yè)務(wù)的可行性等進(jìn)行預(yù)估，財務(wù)管理崗對涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審查，尤其需要一個專業(yè)的法律人士對合同的條款、用詞等進(jìn)行審核。

（三）構(gòu)建完善的信息化合同管理制度體系

合同的起草需要業(yè)務(wù)崗、財務(wù)崗、法務(wù)崗的共同協(xié)作，每個崗位對各自負(fù)責(zé)的部分進(jìn)行詳細(xì)審核與修訂，盡量避免因為合同條款問題造成不必要的合同糾紛。

合同的審批需要合理的流程管理，一定要進(jìn)行崗位分離，逐級審批，凡重大合同應(yīng)執(zhí)行會簽制度。對合同的事前審批，不僅可以明確職責(zé)，還可以防范各種風(fēng)險。合同的執(zhí)行需要相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督，促進(jìn)合同權(quán)利義務(wù)的正常履行。對于履行合同過程中出現(xiàn)的意外情況，要及時溝通并作出適當(dāng)變更。對合同的事中監(jiān)督，是合同管理的重要環(huán)節(jié)，其中出現(xiàn)的偏差可及時進(jìn)行調(diào)整。合同執(zhí)行完結(jié)后要對合同進(jìn)行評價。執(zhí)行的過程是否順利？執(zhí)行的效果是否符合預(yù)期？所出現(xiàn)的問題是否可以避免？是否還有改進(jìn)的地方與提升的空間？對合同進(jìn)行事后評價，可為今后的工作夯實基礎(chǔ)。

信息化是社會發(fā)展的方向，效率是開展工作的鑰匙?？蒲性核鶓?yīng)緊跟時代的發(fā)展，建立科學(xué)合理的信息化審批管理程序，提高工作效率。

（四）起草合同模板

科研院所應(yīng)將合同按照業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，制定不同的合同模板，如建設(shè)工程合同、技術(shù)咨詢合同、材料采購合同、財產(chǎn)租賃合同等，促使各類人員學(xué)習(xí)如何將工作主動權(quán)掌握在自己手中，防范合同風(fēng)險。

五、合同管理中應(yīng)當(dāng)注意的其他事項

每種合同的制定條款、要求都各不相同。在審查合同過程中，需要對不同合同把握不同的重點，不能以一個標(biāo)準(zhǔn)來衡量所有的合同。

（一）對合同主體信譽、資格的審查

有的合同需要簽訂主體具備一定資質(zhì)，比如建設(shè)工程合同、專用設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)合同等，在合同簽訂之前，應(yīng)當(dāng)對合同主體資格進(jìn)行審查，以免因為資質(zhì)問題帶來不必要的損失。對合同主體信譽的審查也很重要，涉及到合同是否能順利實施，實施效果是否符合預(yù)期，或者相關(guān)款項能否及時收回等，都跟合同主體的實力、信譽有很大關(guān)系。

（二）對合同權(quán)利義務(wù)、責(zé)任賠償條款的細(xì)化

明確合同權(quán)利與義務(wù)，是合同按時履行的前提。責(zé)任、賠償條款的細(xì)化，可以約束合同主體的行為，使合同主體的履行行為更加規(guī)范。比如，建筑工程合同所使用材料的質(zhì)量要求、型號要求、材質(zhì)要求等；檢測合同要求使用的檢測試劑、檢測結(jié)果等，都應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)詳細(xì)制定。這樣既有利于合同履行，也能降低風(fēng)險，避免不必要的損失。

（三）合同涉及財務(wù)問題的審查

合同雖然多種多樣，但涉及的經(jīng)濟、財務(wù)問題大同小異。比如合同價款的大小寫金額是否一致？對于稅費的負(fù)擔(dān)是否書寫清楚？付款的期限是怎樣約定的？預(yù)付款的比例是否符合相關(guān)規(guī)定？有約定支付定金的，是否已經(jīng)按時支付？對賠償損失、罰金的約定是否合理？何時開具發(fā)票？是開具增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票？這些涉及到款項的問題都應(yīng)該經(jīng)過專業(yè)財務(wù)人員審查。

財務(wù)人員最容易忽視的問題為是否按時申報繳納了印花稅，技術(shù)服務(wù)合同、材料采購合同、財產(chǎn)租賃合同等都是需要申報繳納印花稅的。印花稅的金額比較小，很容易被財務(wù)人員忽略。除了合同價款與印花稅的申報繳納密切相關(guān)外，還有一個很重要的因素——合同的簽訂日期。印花稅需要在合同簽訂的下一個申報期內(nèi)申報繳納，逾期會造成額外支付滯納金和罰款，還將影響單位的納稅信用等級。所以，及時將相關(guān)合同交予財務(wù)人員申報繳納印花稅，在合同管理中很重要。

六、結(jié)語

為了科研院所能夠既發(fā)揮本身的職能，又保障自身以及國家的合法權(quán)益，對合同科學(xué)規(guī)范的管理很重要。合同管理是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，制定完善的合同管理體系是保障內(nèi)部控制的有效措施。