文書檔案管理及其信息化應(yīng)用

楊玉獻(xiàn)

（秦皇島技師學(xué)院 河北 秦皇島 066000）

文書檔案信息化管理包括網(wǎng)絡(luò)化管理、數(shù)字化管理和安全化管理三部分，其中，網(wǎng)絡(luò)化管理就是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將檔案的分類、組卷、檢索、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)全部網(wǎng)絡(luò)化，以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的便利功能。傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)材料為主，檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，檔案材料要專門進(jìn)行儲(chǔ)存，占用大量的空間；而大數(shù)據(jù)數(shù)字化檔案可以節(jié)省人力物力財(cái)力和空間，同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)功能的強(qiáng)大可以很方便的實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢，提升了檔案的利用效率。

1 文書檔案信息化建設(shè)意義

文書檔案信息化管理提高了文書檔案管理水平，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的功能，可以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字資源存儲(chǔ)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)計(jì)算和數(shù)據(jù)搜索，為不同的語言文字實(shí)現(xiàn)自動(dòng)翻譯等，這些都為文書檔案數(shù)字化管理提供了可靠的基礎(chǔ)，使信息數(shù)字化變得更加規(guī)范高效。文書檔案管理信息化也是時(shí)代的發(fā)展要求，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案信息化也是大勢(shì)所趨，為了適應(yīng)生產(chǎn)管理工作的需求，檔案資料的收集、存儲(chǔ)和管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的需要。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的影響下，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案資料實(shí)現(xiàn)共享，檔案管理信息化系統(tǒng)不僅能夠滿足本單位的檔案資料管理的需求，也為不同單位、不同層次的用戶之間提供檔案資料的檢索、存儲(chǔ)等功能需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的增值服務(wù)。

2 文書檔案信息化管理工作中存在的問題

隨著檔案信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案的管理形式和工作方法發(fā)生了很大的變化，檔案管理正處于從傳統(tǒng)方式向信息化的過渡階段。不過，目前傳統(tǒng)的文書檔案管理理念依然存在，并且在文書檔案管理工作中存在重藏輕用的思想，這樣，不僅不能發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，也使檔案管理人員對(duì)自己的工作職責(zé)認(rèn)識(shí)不清。

目前檔案資料主要以紙質(zhì)形式保存，主要是由于紙質(zhì)檔案不易被修改，但同時(shí)存在紙質(zhì)檔案容易受損的缺點(diǎn)，紙質(zhì)檔案資料往往采用人工收集的形式，檔案存儲(chǔ)量大，檔案管理措施落后，尤其是在進(jìn)行信息查詢時(shí)，登記程序復(fù)雜，浪費(fèi)時(shí)間，無疑增加了人工成本；再有紙質(zhì)檔案在進(jìn)行文件記錄時(shí)，一般按順序登記，管理手續(xù)復(fù)雜，效率低，異地調(diào)取文件不方便，降低了文書檔案的利用價(jià)值。

隨著檔案信息化管理進(jìn)程的推進(jìn)，紙質(zhì)檔案在近一個(gè)時(shí)期并不會(huì)完全消失，紙質(zhì)檔案雖然運(yùn)用不夠靈活，但是，紙質(zhì)檔案資料是反映單位各項(xiàng)事務(wù)的原始憑證，有其保存的價(jià)值，要保持文書檔案的完整性，最好采用原始的紙質(zhì)化形式。紙質(zhì)檔案一般保存在檔案資料室中，在進(jìn)行查閱時(shí)不如信息化管理方便，因此，要尋找一種既適應(yīng)信息化技術(shù)的檔案保存模式，同時(shí)也有利于檔案原始資料管理的方式，為檔案管理提供新思路。

3 大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)下文書檔案的信息化建設(shè)目的是為用戶服務(wù)，通過對(duì)檔案資料的加工、處理、分類、歸檔等，實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效利用。其中對(duì)檔案進(jìn)行加工處理包括根據(jù)文書檔案的類型、時(shí)限，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類歸檔，以數(shù)字化文書檔案形成不同文件資料的數(shù)據(jù)庫，為用戶的檢索和選擇提供依據(jù)。文書檔案資料是單位的寶貴財(cái)富，為單位的發(fā)展和管理提供最直接的參考，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，能為用戶開展多種服務(wù)，如可利用網(wǎng)絡(luò)短信、電子郵件等為用戶提供檔案查詢服務(wù)，也可以利用云盤為用戶提供遠(yuǎn)程傳輸服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書檔案資源進(jìn)行追蹤，獲得相應(yīng)的檔案信息資料。

大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化的管理工作難度更大，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要求其具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，也要具有現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等的應(yīng)用能力，以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，檔案管理人員也要不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，提高業(yè)務(wù)能力，根據(jù)本單位的檔案管理內(nèi)容，創(chuàng)造性的開展檔案管理工作，更好的滿足對(duì)檔案不同使用者的需求，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化管理的目標(biāo)。