新形勢國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題與策略探究

李海英

摘要：在國有企業(yè)不斷轉(zhuǎn)型升級的基礎上，國企內(nèi)部的人事檔案管理方面存在的問題開始顯現(xiàn)出來。在了解國有企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容的基礎之上，存在諸如檔案管理內(nèi)容缺失、檔案管理環(huán)境差等問題，并且對這些問題產(chǎn)生的原因進行探究。對已有問題提出相對應的解決辦法，促進新形勢下國有企業(yè)人事檔案管理方面的發(fā)展。

關鍵詞：國有企業(yè);人事檔案管理;問題解決辦法;管理發(fā)展

引言

隨著時代的進步和發(fā)展，科技化、數(shù)字化技術深入到人們工作、生活的每一個角落，給我們的工作和生活帶來了極大的便利。數(shù)字化在各個領域的高度應用，促使國民經(jīng)濟的發(fā)展水平得以極大的提升。國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟的支柱，其人事檔案科學化管理是基于社會生產(chǎn)效率提出的最基本的需求。

一、當前國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

1、人事檔案內(nèi)容缺失

人事檔案是企業(yè)內(nèi)部組織人事活動，進行人事調(diào)動的重要依據(jù)。其中資料收集是檔案管理的第一步，然而就在檔案的收集過程中就會產(chǎn)生一些問題。

首先，在檔案資料收集過程中會產(chǎn)生一系列問題。一方面，檔案持有人提供的相關資料不全面，如續(xù)簽合同，在職學歷等等，其中也包括由于國有企業(yè)在不同階段招收不同員工所需要的人事檔案內(nèi)容不同而造成的種種區(qū)別;其次，各部門資料形成時間長短不一，資料收集工作斷斷續(xù)續(xù)，編目統(tǒng)計更是難以開展，有些行程較早部門的資料積壓較多，一些員工不斷調(diào)配，導致其中包含著大量的無用檔案，由于企業(yè)內(nèi)部對人事檔案的不重視，導致檔案大量的積壓，對檔案編目工作的開展造成了很大難度。最后，企業(yè)內(nèi)部人員調(diào)配過程中，檔案不能及時轉(zhuǎn)移，導致后期一系列內(nèi)容空擋、缺檔。

2、檔案管理環(huán)境差

大多數(shù)企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的檔案收集方法，紙質(zhì)檔案依然是大多數(shù)企業(yè)人事檔案的主要組成部分。環(huán)境因素對紙質(zhì)檔案的保存的耐久性有決定性的作用。但是由于大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理并不重視。檔案室通常都是頂層或者底層，是企業(yè)內(nèi)部不能用來辦公的區(qū)域，陰暗潮濕，易有蟲害。在這種保存環(huán)境之下，紙質(zhì)檔案受潮和蟲蛀都是很嚴重的問題。

3、管理方法相對陳舊

首先，標準化水平低。因為檔案管理工作不被重視，所以很多企業(yè)在日常工作中并無專業(yè)專職的檔案管理人員。即便有也是年紀比較大，對現(xiàn)代信息化技術手段并不熟悉，很多工作還是依靠手抄筆謄，效率低下的同時標準化水平也低。管理工作也只停留在“保存”這個層面，與真正的“管理”這個含義相差很遠。

其次，流程化不足?，F(xiàn)在檔案冊不是放在柜子里一動不動。企業(yè)內(nèi)部日常工作中有很多事項甚至個人的社會活動都需要從檔案中提取資料，同時企業(yè)內(nèi)部與外部人才流動也越來越頻繁，檔案在企業(yè)內(nèi)部與外部之間的流轉(zhuǎn)也越來越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。檔案資料流轉(zhuǎn)要不就是自主性大，要不就是審批繁復影響效率，以及檔案資料涉及的多個部門之間不能有機協(xié)調(diào)。

二、提升國有企業(yè)人事檔案管理有效性實踐策略

1、加強對檔案管理的重視

首先要從意識層面上來說，要加強對檔案管理的重要程度的認識。首先從企業(yè)的角度來說，要完善人事檔案管理相關的制度，培訓專門的檔案管理人員，增加企業(yè)內(nèi)部關于檔案管理各方面的培訓，通過各種活動來提升員工對于人事檔案重要性的認識。比如說在企業(yè)內(nèi)部召開相關的講座，要讓員工認識到人事檔案信息與自己的利益息息相關，為檔案管理的不斷創(chuàng)新奠定思想基礎。檔案管理重視程度需要領導階層帶頭為基層員工形成好的模范作用，只有公司領導層對檔案管理增加重視程度，基礎員工才能真正認識到檔案管理對自身發(fā)展的重要性。

2、創(chuàng)新工作制度，加強工作培訓

對從事檔案工作的相關人員進行專業(yè)化的、深入的檔案知識培訓，使其在明確國家相關標準的同時，更新專業(yè)知識，拓展專業(yè)技能，完善知識結構，提高能力素養(yǎng)。同時優(yōu)化制度，建立標準化的檔案工作流程，積極優(yōu)化其相關工作細節(jié)，改善檔案管理工作。完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理機制建設的同時使得各項工作流程化、標準化、高效化地進行。

3、組建良好的管理團隊

一個好的管理團隊會讓數(shù)字化管理事半功倍。首先，要做好團隊培訓。為切實提高人事檔案管理隊伍的科學管理能力和專業(yè)化水平，應明確從業(yè)人員的資質(zhì)，制定培訓計劃，分層、分類別開展專業(yè)學習和專業(yè)輪流制培訓。另外，要加強梯隊建設，建立傳導機制。應建立實時知識寶庫，補充管理內(nèi)容，編制國有企業(yè)專項人事檔案培訓教材，精確提高人事檔案管理人員和相關專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力要求，建設一支高質(zhì)量的管理人員隊伍。這個管理團隊要加強人員數(shù)字化知識的系統(tǒng)學習和相關工作培訓，使人員熟悉各項數(shù)字化操作和大數(shù)據(jù)的管控技術等。

4、引入數(shù)字化管理，并制定規(guī)范化管理制度

做好企業(yè)人事檔案管理工作是非常重要的，而數(shù)字化所涉及的互聯(lián)網(wǎng)技術也具有一定的風險。國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理是國有企業(yè)信息安全構建的重要構成部分，是確保人事檔案安全的前提。人事檔案管理工作流程比較復雜，檔案材料內(nèi)容多樣。人事檔案利用得不好會導致相關工作的疏漏和隱患，不利于國有企業(yè)人事檔案管理工作未來的發(fā)展，使檔案信息的安全受到更為嚴峻的挑戰(zhàn)。另外，建設團隊也要加強相關系統(tǒng)的防御措施，從源頭上避免外部入侵的可能性，確保人事檔案信息的安全。因此，要制定檔案信息保管、利用的相關規(guī)章制度，提出防止檔案信息泄露和流失的策略。企業(yè)內(nèi)各部門應建立完善的網(wǎng)絡防御和安全體系，要求相關網(wǎng)絡安全人員嚴格執(zhí)行制度規(guī)定，定期檢查檔案信息安全情況，防止外來入侵。只有如此才能保證人事檔案信息始終處在一個安全的環(huán)境中，保證企業(yè)各部門工作的正常開展以及企業(yè)的正常運行。

結語

綜上所述，國有企業(yè)想要更好的發(fā)展，開展高效的人事檔案管理工作尤為重要，以此提升職工信息管理力度，促使員工在企業(yè)發(fā)展中價值最大化。國企應轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理模式，逐漸向著電子化的方向發(fā)展。在日常管理中，針對國企人事檔案電子化管理中常見的風險，并制定出相應的防范措施，為進一步提升國企人事檔案管理效率提供重要幫助。

參考文獻

[1]沈帆.人事檔案工作新思維[J].辦公室業(yè)務，?2020（8）：171，173.

[3]張鴻艷.淺析人事檔案的數(shù)字化建設與管理[J].信息記錄材料，?2020，20（9）：67-68.

[3]邱麗娜.人事檔案數(shù)字化管理方向之思考[J].現(xiàn)代國企研究，?2019（10）：113.