淺談企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

安紅利

摘要：企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作涉及到的內(nèi)容比較多，對于數(shù)字保存的真實(shí)性完整性以及有效性要求很高，為了能夠滿足數(shù)字化建設(shè)的要求。文章立足于實(shí)際在闡述企業(yè)檔案數(shù)字化優(yōu)勢的同時(shí)，對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑進(jìn)行分析，希望論述后可以給相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理;數(shù)字化;建設(shè)思路

引言

就目前現(xiàn)狀而言，企業(yè)在發(fā)展階段對于檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作越來越重視。因此如何達(dá)到高效的檔案數(shù)字化建設(shè)效果是當(dāng)前管理者熱議的一個(gè)問題。所以對企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行分析，探尋出科學(xué)有效的建設(shè)策略非常重要。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

（一）有利于提升經(jīng)濟(jì)效益

對于數(shù)字化檔案管理而言它主要是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上將檔案資料數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)儲存的一種方式，這種方式能夠減少空間的應(yīng)用，又能夠達(dá)到環(huán)保節(jié)能的要求，這種方式不僅能夠?qū)⑵髽I(yè)的成本降低同時(shí)又可以提高檔案的利用率。

（二）有利于檔案原件的保護(hù)

企業(yè)在發(fā)展階段檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在開發(fā)以及利用層面上，在企業(yè)生產(chǎn)階段涉及到的經(jīng)營管理、安全生產(chǎn)法律訴訟都需要詳細(xì)的檔案資料作為支持。傳統(tǒng)的管理方式多少會給該項(xiàng)工作造成一定的影響，如果文件受到破壞或者是損壞，就會給企業(yè)的發(fā)展造成很大的影響。但是數(shù)字化檔案管理方式能夠減少傳統(tǒng)方式的缺陷，可以保護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性以及安全性。

（三）有利于檔案資源的開發(fā)利用

在檔案檢索的階段檢索效果的高低、速度的快慢直接影響到資源的合理利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索時(shí)程序復(fù)雜、時(shí)間耗費(fèi)長，不能夠滿足應(yīng)用要求。但是企業(yè)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)具備檢索快速、針對性強(qiáng)、利用率高等特點(diǎn)，能夠讓工作人員查詢相關(guān)的資料，提高了工作效率。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏專業(yè)人才

在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展的階段中，專業(yè)人才對提高建設(shè)效果有著重要的作用。但就目前分析可知很多企業(yè)的專業(yè)人才非常缺乏，現(xiàn)有的工作人員不能夠掌握先進(jìn)的技術(shù)，達(dá)不到檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。同時(shí)一些企業(yè)在發(fā)展的階段對于企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作不是很重視，以至于不能夠投入更多的資金應(yīng)用到數(shù)字檔案建設(shè)工作開展階段中，這些問題的存在，就會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作停滯不前。

（二）相關(guān)設(shè)施不夠完善

對于企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作而言，在實(shí)踐階段對于檔案數(shù)字化建設(shè)的工作不僅需要滿足規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)還需要達(dá)到檔案綜合利用的需要。但就目前現(xiàn)狀而言，在企業(yè)檔案管理工作開展階段數(shù)字化檔案建設(shè)的工作缺乏一定軟件以及硬件支持，導(dǎo)致各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件以及應(yīng)用都缺乏一定的針對性，存在軟件利用不匹配的情況。由于檔案管理工作的硬件設(shè)施質(zhì)量以及性能不夠完善，對于檔案管理工作開展不能提供更多的支持，阻礙了企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效開展。

（三）檔案管理形式不合理

對于企業(yè)檔案管理而言，在實(shí)踐階段中檔案管理的工作內(nèi)容對象都是將信息儲存到系統(tǒng)當(dāng)中，方便工作人員進(jìn)行查詢。就目前而言，在檔案管理工作開展時(shí)由于檔案管理形式不夠合理，經(jīng)常會出現(xiàn)資源消耗等問題，在一定的程度上導(dǎo)致工作的開展達(dá)不到高效性。例如一些管理人員還是采用傳統(tǒng)的管理方式開展工作，傳統(tǒng)的管理模式都是紙質(zhì)類型的，無形中增加了管理工作的難度使得檔案的利用效率得不到提升。

三、企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

為了能夠達(dá)到企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要求，需要綜合實(shí)際在建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上，從數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)需求、數(shù)字化保密性建設(shè)需要等方面做好全方面的管理控制，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的工作達(dá)到實(shí)際要求。

（一）建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度

在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)階段，建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度是非常關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容，首先需要按照企業(yè)的實(shí)際情況將合理的日期以及歸檔模式進(jìn)行全面的安排，要求每項(xiàng)工作的開展都能夠滿足數(shù)字化建設(shè)制度的要求，同時(shí)在數(shù)字化制度構(gòu)建階段，還需要將年終績效考核納入各個(gè)部門管理工作檔案中。同時(shí)要將數(shù)字化建設(shè)制度的內(nèi)容管理范圍確定。在工作階段還需要落實(shí)好檔案管理責(zé)任，使其能夠在檔案建立的階段就能夠細(xì)化各項(xiàng)工作，對資料的整理收集、上交保存等明確，只有這樣才能夠?qū)⒃撝贫鹊膬?yōu)勢體現(xiàn)出來。

（二）注重?cái)?shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

進(jìn)行數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)階段，要加大力度提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)能力，首先需要根據(jù)實(shí)際情況，對于檢索類型的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要基于開放性的檔案要求提供相應(yīng)的目錄檢索范圍以及檢索內(nèi)容，其次對于文件類型的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要提供網(wǎng)絡(luò)方面的信息服務(wù)，并且在檔案信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的階段，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在模擬數(shù)據(jù)內(nèi)容的基礎(chǔ)上調(diào)整檢索模式以及儲存模式，保證電子文檔都能夠具備錄入、修改、歸檔查詢等各方面的功能。

（三）完善檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)

數(shù)字化保密性建設(shè)工作涉及到的內(nèi)容比較多，為了能夠達(dá)到保密性的要求需要將相關(guān)人員的檔案保護(hù)意識提高，使其能夠在該項(xiàng)工作開展中落實(shí)保密規(guī)定履行自身的責(zé)任提升資料的完整性減少資料丟失、泄漏損壞問題出現(xiàn)。因此在保密性建設(shè)階段中，需要依托配套設(shè)施的支持，在利用數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)上優(yōu)化技術(shù)的應(yīng)用方式，合理地利用信息技術(shù)策略提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性及完整性。需要注意的是在數(shù)字化檔案建設(shè)的階段，為了能夠保證相關(guān)檔案信息的精確度，還需要綜合實(shí)際情況對相應(yīng)的數(shù)字化防范方案進(jìn)行構(gòu)建，例如采用加密技術(shù)對數(shù)字檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理保存，并且設(shè)置相應(yīng)的防火墻減少因網(wǎng)絡(luò)攻擊而造成資料丟失等情況。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化的加工處理

在數(shù)字化加工處理階段需要對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的原則進(jìn)行研究，使其能夠在了解數(shù)字處理范圍的基礎(chǔ)上達(dá)到數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)要求。就目前現(xiàn)狀而言，在數(shù)字化加工處理的階段，需要針對不受到重視的信息檔案進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)在加工處理階段還需要對檔案的整理內(nèi)容以及掃描備份儲存內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，合理的應(yīng)用云計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)對這些資料進(jìn)行收集整理歸納，從而將其劃分為不同的類別以保證在后期檔案查詢時(shí)可以針對性的獲取相關(guān)的信息。

（五）優(yōu)化資源配置

在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展的階段中，如果沒有做好相關(guān)資源配置的優(yōu)化控制，也會導(dǎo)致檔案管理工作的開展達(dá)不到數(shù)字化要求。因此在該項(xiàng)工作開展時(shí)需要綜合實(shí)際情況，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展初期需要做好相關(guān)軟件以及硬件的需求分析。企業(yè)需要投入更多的成本應(yīng)用到建設(shè)當(dāng)中從而方便更新軟件以及硬件設(shè)備，并且在企業(yè)資源優(yōu)化配置的階段需要做好全局的考慮，對企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分，保證各方面的綜合利用效率達(dá)到實(shí)際要求。

四、結(jié)語

綜合以上敘述，在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的階段涉及到的內(nèi)容比較多，如果沒有做好全面的科學(xué)設(shè)計(jì)，就會使得數(shù)字化建設(shè)效率下降影響到企業(yè)發(fā)展。所以在該項(xiàng)工作開展上需要按照企業(yè)檔案管理的工作目標(biāo)，合理的利用信息技術(shù)達(dá)到數(shù)字化建設(shè)的要求，以保證檔案管理工作質(zhì)量能夠得到提升。

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