基于供應鏈的醫(yī)院物資規(guī)范化管理及實現(xiàn)物資檔案信息化的研究

鄒晶，張燕

泰安市中心醫(yī)院物流中心 （山東泰安 271000）

醫(yī)院物資是醫(yī)院開展正常業(yè)務的基礎保障，是患者就診治療的物質資源要素?！夺t(yī)療器械監(jiān)督管理條例》要求醫(yī)療器械經營企業(yè)、使用單位在購進醫(yī)療器械時，應當查驗供貨者資質和醫(yī)療器械合格證明文件，建立進貨查驗記錄制度[1]?！度壘C合醫(yī)院評審標準實施細則》評審資格要求醫(yī)院物資從申購、采購、驗收、入庫、保管、出庫、供應、使用等環(huán)節(jié)應有相關記錄；醫(yī)用耗材（包括植入類）和一次性使用無菌器械不僅應有相關記錄，還應確?？捎行ё匪輀2]。為了積極響應國家政策導向、滿足醫(yī)院發(fā)展要求，醫(yī)院信息化成為醫(yī)院發(fā)展的大趨勢，醫(yī)院物資檔案信息化也成為其中的重要內容。我院探索并實踐了基于供應鏈的醫(yī)院物資多維度檔案信息化管理創(chuàng)新方案，成效顯著，現(xiàn)作以下分享。

1 創(chuàng)建新物資分類字典

2016年，針對品種繁多、專業(yè)性強的各類別物資，我院研究創(chuàng)建了以數(shù)字定位用編號解析的新醫(yī)院物資編碼字典，即用數(shù)字賦予醫(yī)院物資分類特定含義，并按一定的位置進行排列，用于定位與識別醫(yī)院各種物資。首先，我院對物資的品規(guī)種類進行了科學分類，將物資分為通用物資和醫(yī)用耗材兩大類，分別用數(shù)字5、6定位物資類別大類別，在大類別下設置二級數(shù)字編碼，繼而再設置三級定位。以醫(yī)用耗材為例，二級分類為65電器低值、66消殺類、67醫(yī)療維修類、68醫(yī)療器械、69其他類；在二級68醫(yī)療器械類下分為若干三級組類，以其中6846植入材料和人工器官的三級類別為例，其下細分為684601植入器械、684602植入性人工器官、684603接觸式人工器官、684604支架、684605器官輔助裝置等子類別。此類以數(shù)據(jù)定位的數(shù)據(jù)源實現(xiàn)了可流通、可傳輸、可共享，為建立業(yè)務流轉各環(huán)節(jié)所需要的物資信息化檔案奠定了基礎。

2 構建醫(yī)院物資全生命周期管理體系，實現(xiàn)物資檔案的全流程規(guī)范化管理

基于醫(yī)院物資供應鏈視角下的全生命周期管理是指以醫(yī)院業(yè)務開展中所需的物資為管理對象，以全生命周期物資供應鏈為視角，以業(yè)務流為橫向管理維度，以物資生產到最終消耗的物流權責與分層管控為縱向管理維度，涵蓋院內各業(yè)務流轉端，拓展延伸至院外供應商、生產廠商的全流程精細化管理[3]?；诖?，我院構建了醫(yī)院物資全生命周期下的全流程業(yè)務管理體系，同時，實現(xiàn)了醫(yī)院物資全生命周期下的系統(tǒng)留痕，自動形成了規(guī)范的信息化檔案。

2.1 覆蓋醫(yī)院所有物資品類的物資管理

醫(yī)院所需物資品種多、類別雜，被用于臨床醫(yī)技與行政后勤全院范圍內，往往由多個部門分管，其流程、管理目標及標準也不統(tǒng)一，物資管理難以實現(xiàn)規(guī)范化和標準化。鑒于此，我院將醫(yī)院運營所需的醫(yī)用耗材和通用物資全部納入管理對象，并由醫(yī)院物流中心進行統(tǒng)一管理，物資管理對象包括醫(yī)用低值耗材（普通耗材）、高值耗材、試劑類耗材、辦公設備及用品、五金類、維修類、被服針織類、表格紙張類及低值易耗品等，實現(xiàn)了醫(yī)院物資對象的全覆蓋。

2.2 建立閉環(huán)管理，實現(xiàn)醫(yī)院物資在業(yè)務流轉中的數(shù)據(jù)推送及信息存儲

醫(yī)院物資供應鏈是以臨床為核心、以患者需求為基點，依托信息化管理系統(tǒng)，按照患者所需，由臨床生成請領訂單，由醫(yī)院中心庫審核后，轉為醫(yī)院采購訂單，推送至院外云平臺采購，供應商按照醫(yī)院訂單集中配貨（與上游生產廠商建立合作生產與供應），經中心庫驗收后送達所需科室，臨床按患者所需使用消耗，從而形成物流、信息流、資金流、業(yè)務流在信息化系統(tǒng)中的流轉、推送、留痕、可追溯的規(guī)范化管理。

2.3 建立物資全生命周期的權責與分層管控的縱向維度管理

以物資全生命周期的權責與分層管理理念，將信息化作為手段，經院內優(yōu)化物流管理系統(tǒng)、連接各業(yè)務系統(tǒng)、對接醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system，HIS）及實驗室信息管理系統(tǒng)（laboratory information management system，LIS），經院外搭建供應鏈協(xié)同云平臺，實現(xiàn)以醫(yī)院物資供應鏈為管理主線[4]；涉及生產廠商、供應商、醫(yī)院內部各相關科室為縱向管理支線，對生產廠商及供應商的資質證照、各層授權關系、醫(yī)院采購、配送、院內物資流轉等進行規(guī)范化管理；同時，對每一條支線上的工作人員，[即需求提請、審核、采購及配送、驗收、消毒、臨床執(zhí)行操作（手術）到最終患者使用記賬的全生命周期下的各級人員]權責與追溯進行詳實的線上監(jiān)測管理，實現(xiàn)醫(yī)院物資的多維度權責監(jiān)管及檔案的可追溯。

3 創(chuàng)建資源規(guī)劃與內部控制雙引擎的醫(yī)院SPD 管理模式

基于資源規(guī)劃與內部控制雙引擎的醫(yī)院供應-管理-配送（supply-processing-distribution，SPD）管理模式，實現(xiàn)醫(yī)院與其上游供應商和生產廠商之間信息共享的庫存轉移，通過完善配套的管理制度與評價體系，實現(xiàn)供應商及上游生產廠商資質證照及層屬授權關系等醫(yī)院物資線上的信息化管理。按照方案，將醫(yī)院資源規(guī)劃（hospital resource planning，HRP）系統(tǒng)與集中配送商的企業(yè)資源計劃（enterprise resource planning，ERP）系統(tǒng)進行了對接，醫(yī)院施行資源規(guī)劃與內控下的資源共享，不僅使醫(yī)院醫(yī)用耗材實現(xiàn)“零庫存”，還極大地提高了醫(yī)院物資供應的高效性、配送的快捷性、價格的公開透明度，并且實現(xiàn)了醫(yī)院與集中配送商的財務信息同步。

4 創(chuàng)建醫(yī)用耗材立體化專項管理

4.1 優(yōu)化醫(yī)院重點科室二級庫管理

臨床對高值耗材的管理往往存在自行采購、流通難監(jiān)管問題，極易帶來安全隱患，導致檔案無法實時建立；由于涉及多個使用科室，無法實現(xiàn)信息共享；由于耗材消耗與HIS 計費各為信息孤島，導致漏費、錯費、重復收費等問題時有發(fā)生，往往需要會計查賬及盤點，耗時費力。我院通過設計重點科室二級庫管理模式，以臨床科室的需求進行線上請購，備貨預存至手術室二級庫，實時記賬消耗，建立了高值耗材從需求發(fā)起、采購、驗收、入出庫、配送、消毒到患者使用的信息化檔案，實現(xiàn)了高值耗材的多維度可追溯。

4.2 構建骨科器械包專業(yè)管理模式

為滿足醫(yī)院醫(yī)療質量管理要求，實現(xiàn)骨科耗材全程可追溯，依據(jù)患者需求，在手術計劃中申請“骨科包”，可針對患者采購一對一“骨科包”耗材，通過中心庫推送供應商采購、驗收入庫、消毒，最終登記使用記錄的全流程閉環(huán)追溯鏈。骨科包的專包專用極大地提高了醫(yī)院骨科手術的質量與安全性。該管理模式按照不同患者的需求，由臨床手術醫(yī)師進行術前評估，實行針對性的患者專項采購，同時實現(xiàn)了對供應商及生產廠商資質監(jiān)管、驗收入出庫、患者使用的詳實的線上可追溯的電子化信息檔案。

4.3 創(chuàng)建“淘寶式”請領模式

為提升科室請領物資的準確性，同時減少倉庫管理人員協(xié)調、處理相關分歧訂單，我院創(chuàng)建了直觀、可視化的 “淘寶式”圖形請領方式，通過直觀的物資圖片和詳細的物資規(guī)格、功能及相關信息展示，可幫助和指導臨床科室準確選擇物資品規(guī)和請領數(shù)量，還可對所需物資進行關注和收藏，以便調取與查閱；同時，實現(xiàn)了請領科室對請領物資質量的評價及對配送服務的實時評價，使用部門可于線上進行信息反饋，形成了信息化的物資使用臨床滿意度調查，極大地提高了物資管理效率與工作效率，信息化檔案。

4.4 實現(xiàn)不良事件的實時信息化管理

對醫(yī)院發(fā)生的醫(yī)療耗材不良事件進行監(jiān)測和報告是每個醫(yī)院工作者的責任，不僅可保證醫(yī)療安全，還可不斷加強和完善對耗材的監(jiān)管與檢測。醫(yī)院以往使用紙質表格填制上報醫(yī)用耗材的不良事件，在人員傳遞過程中存在時效性低和丟失現(xiàn)象，加之不良事件檔案以紙質版存檔，查詢與調取極不方便。為了解決上述問題，我院通過在信息化管理系統(tǒng)中添加了不良事件專報模塊，工作人員可通過線上據(jù)實填寫不良事件，實現(xiàn)對不良事件的信息化管理，確保可智能實時調取與查閱。

5 小結

規(guī)范嚴謹?shù)尼t(yī)院物資管理可以加強對醫(yī)院醫(yī)療質量的管理，規(guī)范醫(yī)院醫(yī)療行為，保證公眾用物、用械安全。基于供應鏈的醫(yī)院物資規(guī)范化管理，顛覆了傳統(tǒng)的醫(yī)院物資被動保障管理模式，以臨床需求為導向的精確性拉動保障，基于供應鏈的全閉環(huán)管理，極大地促進了醫(yī)院物資管理的精細化、規(guī)范化和智能化；降低了醫(yī)院的運營成本，達到了降耗增效的雙突破，且形成了規(guī)范的物資信息檔案，實現(xiàn)了智能查詢、調閱、備份與共享；真正發(fā)揮了助力醫(yī)院醫(yī)療質量安全水平和醫(yī)院綜合管理水平的提升。