科研檔案收集存在的問題及建議

馬金英

（西藏自治區(qū)農(nóng)牧科學(xué)院畜牧獸醫(yī)研究所 西藏 拉薩 850000）

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施、過程管理、結(jié)題驗收、績效評價及成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。通俗的說就是科研部門在科學(xué)研究及科研活動過程中記錄整個科研活動的具有保存價值的原始記錄資料，包括文字、圖片、數(shù)據(jù)、音視頻等等。

科研檔案是一個單位的重要資源，主要由科研管理部門從事科研檔案的管理工作?？蒲袡n案是科研活動的重要環(huán)節(jié)，科研檔案的收集對于總結(jié)科研單位科技成果具有重要的價值和意義，對科研單位未來的發(fā)展與技術(shù)創(chuàng)新具有不可替代的作用。檔案收集工作更是整個科研檔案工作的基礎(chǔ)和開始，檔案收集工作的好壞，直接影響檔案的利用價值，甚至影響科研價值和經(jīng)濟價值。

1 科研檔案收集存在的主要問題

1.1 缺乏統(tǒng)一的收集標準

整個檔案工作的基礎(chǔ)就是檔案的收集，科研項目檔案，隨著項目的進行，在不同的階段會生成不同的文件材料，因此檔案管理人員只有通過跟蹤該項目的全過程，才能夠把項目從立項到驗收全過程的研究活動收集齊全，以便于今后查找利用。

科研項目種類多樣，科研檔案材料的日常收集要依靠項目團隊，如果不設(shè)立一個統(tǒng)一的收集的標準，往往會使科技檔案收集不齊全、不完整，使許許多多有價值的材料沒有及時歸檔，造成科研檔案缺失，給今后的成果利用帶來諸多不便。

1.2 檔案工作人員業(yè)務(wù)能力有待提高

檔案工作人員知識更新比較慢，在進行檔案收集的過程中，往往只憑自己的經(jīng)驗進行收集，導(dǎo)致檔案在利用過程中，出現(xiàn)無法第一時間使用和查找的情況，從而對科研項目的研究帶來了一定程度的影響。與此同時，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接影響檔案工作人員的知識更新，檔案工作人員學(xué)習(xí)進修機會較少，思想比較固化和落后，在收集整理過程中無法有創(chuàng)新性地開展工作，導(dǎo)致收集與查閱不相適應(yīng)，使檔案無法有效利用。

加強檔案人員的素質(zhì)建設(shè)，有針對性地對檔案工作人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要涵蓋素質(zhì)培養(yǎng)還要包括安全意識教育。

1.3 檔案工作無法適應(yīng)現(xiàn)有項目類型的需要

隨著我國各相關(guān)領(lǐng)域科研成果的不斷增加，成果呈現(xiàn)多樣化，對于檔案的收集和利用逐漸從相對單一型轉(zhuǎn)為多樣型，這就需要根據(jù)有關(guān)內(nèi)容，對一些特殊的成果進行單獨管理［1］，以保障利用效率。往往在這種情況下，檔案工作人員仍按固有檔案的收集程序進行歸檔管理，導(dǎo)致無法在規(guī)定時間內(nèi)對成果的信息資料進行有效處理，從而降低了對整體項目信息檔案收集與整理的工作效率，利用效率也大打折扣。

2 解決問題的幾點建議

2.1 加強檔案工作負責(zé)人的責(zé)任意識

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業(yè)技術(shù)性很強的工作。檔案管理的好壞程度，直接影響檔案的壽命及利用價值［2］。

檔案管理人員在工作管理過程中，一定要充分認識檔案工作的重要性，建立相應(yīng)的規(guī)范管理模式，在材料的收集、分類、編目、歸檔等工作過程中，要落實責(zé)任人負責(zé)制，明確責(zé)任分工，誰歸檔誰負責(zé)。

2.2 建立相適應(yīng)的管理模式

就目前的科研項目來看，研究周期比較長，1年研究期限最為常見，重大專項及重點研發(fā)項目多為3至5年，在材料收集過程中，非常容易造成材料遺失，導(dǎo)致材料不完整、不系統(tǒng)、內(nèi)容不全的情況發(fā)生，造成項目的成果及數(shù)據(jù)遺失和浪費，導(dǎo)致嚴重的損失。針對這種情況提出幾點解決的方法。一是成立項目小組，劃分職責(zé)分工。項目主持人為第一責(zé)任人，負責(zé)所有項目材料格式的把關(guān)工作。項目成員中設(shè)一名專職秘書，負責(zé)項目檔案材料的收集與整理，由秘書同步進行材料的整理、編寫、存檔，確保在科研項目的每一個環(huán)節(jié)都能將產(chǎn)生的文字材料與數(shù)據(jù)材料進行快速處理，快速存檔。二是如遇人員變更，及時對接所有工作，使材料收集不間斷，確保整個科研項目期間檔案材料的完整性。

2.3 建立完善的檔案管理制度

為使檔案管理適應(yīng)單位發(fā)展需要，就必須通過完善管理機制來持續(xù)提升檔案的管理質(zhì)量與管理水平。建立切實可行的檔案管理制度，針對檔案的種類進行分類，制訂相應(yīng)的管理辦法，對各種類型的檔案都要嚴格按照工作要求進行收集，確保各類材料都能完整收錄。

當(dāng)前，不少單位的檔案管理部門缺乏監(jiān)督機制，檔案管理混亂，因此必須采用各種存放措施進行合理調(diào)節(jié)，通過建立檔案管理責(zé)任制，使檔案管理部門所有人員的崗位責(zé)任明確，制定科學(xué)的檔案管理流程，提升檔案管理水平。

2.4 提高管理人員的自身素質(zhì)

要實現(xiàn)科研檔案的科學(xué)管理，管理人員的綜合素質(zhì)是一個非常重要因素，只有高素質(zhì)的檔案管理人員才能夠適應(yīng)科研檔案的可持續(xù)發(fā)展。一方面，管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極爭取各種機會提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，通過各類培訓(xùn)提升科研檔案管理人員的整體素質(zhì)，使他們適應(yīng)科研檔案現(xiàn)代化管理的需求；另一方面，還要積極組織科研檔案人員不定期到外面參加本專業(yè)的技術(shù)學(xué)習(xí)，多與同行進行技術(shù)方面的交流，進一步開闊視野，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3 結(jié)束語

科研檔案是一個單位的重要資源，科研檔案不是一朝一夕形成的，而是在日積月累中慢慢形成的，做好科研檔案的管理工作，對于新形勢下搞好檔案管理工作的信息開發(fā)利用，促進知識創(chuàng)新和科技發(fā)展具有重大意義。

檔案管理人員要加強自身的學(xué)習(xí)，通過自學(xué)與深造不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高工作能力，適應(yīng)種類繁多科研項目的要求，不斷創(chuàng)新自己的工作方法，更好地適應(yīng)科研項目需求，為項目的順利完成驗收和成果鑒定做好各項準備工作。