淺談如何做好人事檔案的管理與保密工作

易春麗

湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局四0五隊(duì) 湖南吉首 416000

人事檔案對(duì)社會(huì)、各單位都具有十分重要的作用。一方面人事檔案是組織考察和了解員工的重要手段。組織要知人、用人，除直接考察該人員的現(xiàn)狀外，還必須通過(guò)查閱人事檔案來(lái)全面地、歷史地了解個(gè)人的情況。另一方面，人事檔案也是人力資源開(kāi)發(fā)、使用和預(yù)測(cè)的重要依據(jù)。人事檔案能較為全面并且準(zhǔn)確地反映一個(gè)人各方面的情況。人事檔案的管理水平反映了地勘單位內(nèi)部管理能力的高低，也影響著其未來(lái)發(fā)展水平。因此，要不斷應(yīng)對(duì)存在的問(wèn)題，努力提升管理人員的專業(yè)技能水平，使其靈活運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理；并要按照檔案的保密等級(jí)進(jìn)行區(qū)別性管理，增加人事檔案的保密性與安全性；還要定期完善檔案的信息與內(nèi)容，以提升人事檔案的完備性與整體價(jià)值[1]。

1 人事檔案保密性的特點(diǎn)

（1）涉及個(gè)人隱私。人事檔案內(nèi)容記載了當(dāng)事人各方面的情況，涉及了很多個(gè)人隱私，泄露會(huì)導(dǎo)致個(gè)人隱私的泄露，將對(duì)個(gè)人產(chǎn)生不利的影響。并且，從法律層面來(lái)講，泄露個(gè)人隱私也是屬于違反法律法規(guī)的行為。由于人事檔案內(nèi)容本身涉及個(gè)人隱私，出于保護(hù)個(gè)人隱私的目的和要求，因此人事檔案具有保密性。

（2）涉及國(guó)家機(jī)密。有些人員的身份或者工作可能涉及單位內(nèi)部情況或者國(guó)家機(jī)密，為了維護(hù)各單位的利益，維護(hù)國(guó)家的安全，這些人員的人事檔案管理要嚴(yán)格遵守國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，防止失密和泄密事件的發(fā)生。比如擔(dān)任不同級(jí)別的黨和國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，或者身負(fù)外交、國(guó)防、安全、公安、司法等特殊任務(wù)，掌握某單位或者某行業(yè)的核心技術(shù)和核心資料的人員，其人事檔案中會(huì)涉及與個(gè)人工作相關(guān)的內(nèi)容，其人事檔案往往就會(huì)涉及黨和國(guó)家及單位的機(jī)密。因此，這些人事檔案由于當(dāng)事人的身份或者工作將具有同樣的機(jī)密性。

2 事業(yè)單位人事檔案保密工作必要性

（1）確保檔案價(jià)值的必然要求。人事檔案是事業(yè)單位發(fā)展、人事管理工作中重要的信息資料，事關(guān)事業(yè)單位對(duì)人才的開(kāi)發(fā)、管理以及利用。信息化時(shí)代，人事檔案主要以數(shù)據(jù)化、數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，保密工作也需要變革。一方面，做好人事檔案保密工作，保障信息的完整真實(shí)，能夠切實(shí)反映某一職工的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、政治面貌、社會(huì)經(jīng)歷，避免出現(xiàn)人事信息參考錯(cuò)誤、決策錯(cuò)誤的問(wèn)題[2]。另一方面，人事檔案作為具有人身屬性的信息資料，對(duì)于事業(yè)單位人才培養(yǎng)、人才選任、崗位調(diào)動(dòng)等各項(xiàng)人事工作具有重要的價(jià)值。只有做好保密工作，減少被篡改、損毀地風(fēng)險(xiǎn)，才能真正挖掘人事檔案價(jià)值。

（2）堅(jiān)持簡(jiǎn)化與嚴(yán)管并重的內(nèi)在要求。事業(yè)單位人事檔案在單位運(yùn)行過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，因此，在利用信息技術(shù)開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，不能忽視安全保密工作，確?！傲鞒毯?jiǎn)化”與“嚴(yán)格管理”有機(jī)結(jié)合。一方面，做好人事檔案保密工作，規(guī)范管理、開(kāi)發(fā)以及利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠減少安全管理漏洞，培養(yǎng)檔案管理人員良好的工作作風(fēng)。另一方面，做好人事檔案保密工作，能夠?yàn)槠渌麢n案保密工作提供參考和借鑒，全面提升單位整體的管理效能。

3 人事檔案管理工作中存在問(wèn)題

3.1 缺乏信息化技術(shù)應(yīng)用

人事檔案管理工作缺乏信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得歸納、核對(duì)工作效率較低。而管理人員的技術(shù)與操作能力不強(qiáng)，也是導(dǎo)致信息化技術(shù)應(yīng)用不到位的原因之一。在對(duì)檔案管理人員的招聘門(mén)檻設(shè)置相對(duì)較低，容易導(dǎo)致招聘入職的管理人員專業(yè)技能不達(dá)標(biāo)，沒(méi)有信息化技術(shù)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，不能科學(xué)有效地進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變與儲(chǔ)存，使得人事檔案信息現(xiàn)代化的建設(shè)進(jìn)程緩慢。其次，忽視了人事檔案管理工作的重要性，并且也沒(méi)有引進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備用于數(shù)字化建設(shè)，同時(shí)沒(méi)有對(duì)已有的硬件設(shè)備進(jìn)行妥善的維護(hù)，使得設(shè)備操作不靈敏、不順暢，軟件升級(jí)也不及時(shí)，導(dǎo)致人事資料審核時(shí)，信息查找存在一定的困難。信息化技術(shù)應(yīng)用的欠缺，導(dǎo)致人事信息的儲(chǔ)存、歸納、審核工作耗時(shí)較長(zhǎng)，嚴(yán)重影響工作的效率[3]。

3.2 人事檔案保密程度不高

人事檔案內(nèi)容包含著職員的學(xué)位信息、社會(huì)經(jīng)歷、在職期間的表現(xiàn)與評(píng)價(jià)等各類(lèi)重要信息，部分信息資料還牽涉到相關(guān)政府與單位的內(nèi)部機(jī)密，以及個(gè)人的隱私性內(nèi)容，由于對(duì)檔案管理的方法不當(dāng)，導(dǎo)致檔案的保密程度不高，存在信息泄漏地風(fēng)險(xiǎn)，給單位與個(gè)人帶來(lái)了嚴(yán)重的不利影響。管理人員在數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)時(shí)，要對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行抄錄或者上傳，倘若管理人員素質(zhì)水平不高，會(huì)在日常工作過(guò)程中，將他人的資料信息進(jìn)行有意識(shí)或無(wú)意識(shí)的泄漏，從而對(duì)他人的聲譽(yù)與隱私造成威脅，也容易給單位帶來(lái)不必要的麻煩。

4 地勘單位人事檔案管理優(yōu)化措施

4.1 加強(qiáng)宣傳教育

人事檔案可以為社會(huì)、組織和個(gè)人提供利用。但是，因?yàn)槿耸鹿軝n案的管理不直接由當(dāng)事人進(jìn)行，人們不能直接接觸個(gè)人的人事檔案。因此，在人們的日常生活中，很多人對(duì)人事檔案不了解。人事檔案為個(gè)人提供利用，解決個(gè)人問(wèn)題的作用發(fā)揮是非常有限的。同時(shí)，影響人事檔案利用很重要的因素還包括人事檔案管理人員。由于專業(yè)人事檔案管理人員的缺乏，許多人事檔案管理人員在提供人事檔案利用服務(wù)方面專業(yè)素養(yǎng)、工作的規(guī)范性、有效性和創(chuàng)新性都有所欠缺。因此，為了既做好人事檔案的保密工作，又積極提供利用，充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，就需要加大宣傳教育力度[4]。

一方面是加大宣傳?？梢酝ㄟ^(guò)新媒體、舉辦專題講座和在保證保密的前提下積極主動(dòng)地參與一些工作，比如編史修志、著名人物的事跡展覽等。通過(guò)這些方式，拉近人事檔案與社會(huì)大眾的距離，主動(dòng)讓大家了解人事檔案。

另一方面是加大教育力度。要充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，做好人事檔案的利用工作，還必須從人事檔案管理人員著手，提高其專業(yè)素養(yǎng)。人事檔案管理工作具有專業(yè)性、保密性、政治性等特點(diǎn)，人事檔案管理人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和保密知識(shí)，了解和掌握國(guó)家關(guān)于人事工作的最新政策和制度。因此，對(duì)于人事檔案管理人員，必須要加強(qiáng)教育。積極組織參加各種專業(yè)培訓(xùn)、專業(yè)學(xué)習(xí)和專業(yè)研討，鼓勵(lì)人事檔案管理人員積極開(kāi)展人事檔案科學(xué)研究，以提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)[5]。

4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案的管理工作也趨向于信息化管理。人事檔案的信息化是人事檔案管理的重要進(jìn)步。一方面可以有效地保護(hù)人事檔案的安全。因?yàn)榻?jīng)過(guò)信息化管理的人事檔案，在利用的時(shí)候不需要接觸檔案實(shí)體，可以有效保護(hù)檔案的安全。另一方面，破除了人事檔案的利用受時(shí)間和空間的限制，提高了利用的效果和效率。人事檔案數(shù)字化后，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可以實(shí)現(xiàn)利用需求，解決了異地利用的問(wèn)題和外借風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。但是，信息化管理的人事檔案的利用也存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，比如技術(shù)缺失的泄密風(fēng)險(xiǎn)和利用權(quán)限限制風(fēng)險(xiǎn)。因此，要保障信息化人事檔案管理的安全，需要建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度。在規(guī)章制度中除了要對(duì)紙質(zhì)檔案管理的要求之外，還必須針對(duì)信息技術(shù)的安全保障和權(quán)限設(shè)置進(jìn)行明確的規(guī)定，在保障安全的前提下實(shí)現(xiàn)高效地利用[6]。

5 加強(qiáng)地勘單位人事檔案保密工作措施

人事檔案是記錄員工工作表現(xiàn)的重要資料，對(duì)于員工而言是機(jī)密性材料，具有一定的權(quán)威性、連續(xù)性和保密性，只能在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。在人事檔案保密工作中，人事部門(mén)需要注意實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，防止檔案遺失或者泄密，如若需要查閱檔案，則需要持有介紹信、分管領(lǐng)導(dǎo)的簽字方可查閱檔案。此外，還需要注意嚴(yán)格審核制度化，對(duì)不歸檔的材料，要及時(shí)處理，及時(shí)轉(zhuǎn)、退和銷(xiāo)毀，并對(duì)相應(yīng)信息進(jìn)行登記。另外，還需要確保環(huán)境安全，確保人事檔案的完整無(wú)缺，專人專管，責(zé)任到人，確保人事檔案保管環(huán)境安全有序[7]。

5.1 應(yīng)用新型安全管控技術(shù)

人事檔案的信息化是人事檔案管理的重要進(jìn)步。一方面可以有效地保護(hù)人事檔案的安全。信息化環(huán)境下，事業(yè)單位要善用新型安全管控技術(shù)，為安全保密工作注入活力。一是要應(yīng)用好日常的病毒查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)中相關(guān)信息的安全保密與防護(hù)。二是要探索應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)，切實(shí)認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下人事檔案安全保密工作的嚴(yán)峻性，確保安全保密工作跟上技術(shù)、跟上形勢(shì)、跟上時(shí)代的步伐。三是要做好事后安全管控，租賃騰訊云、阿里云等云終端，打通人事檔案管理系統(tǒng)與云終端之間的數(shù)據(jù)傳輸壁壘，實(shí)現(xiàn)人事檔案在云儲(chǔ)存終端的一站式備份，留存好備份文件。四是要加快引進(jìn)計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的技術(shù)類(lèi)人才，為信息化環(huán)境下人事檔案安全保密工作注入人才活力，提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持[8]。

5.2 完善安全保密制度

事業(yè)單位需要在制度建設(shè)上做足功夫，嚴(yán)格信息化環(huán)境下人事檔案保密條例。一是要完善流程制度。人事檔案在互聯(lián)網(wǎng)終端調(diào)入調(diào)出、借閱、利用、查閱、檢索的，都必須符合單位的保密工作條例，減少實(shí)踐中存在的不規(guī)范現(xiàn)象。二是嚴(yán)格人事檔案審批機(jī)制，明確審批內(nèi)容、審批流程以及審批主體。只有符合查閱、借閱權(quán)限的人員才可以登錄人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱、調(diào)閱。三是要嚴(yán)格人事檔案的保密范圍，嚴(yán)格管控人事選拔、任用、考察領(lǐng)域的信息資料。

5.3 做好安全保密教育工作

事業(yè)單位人事檔案保密工作的成效，不僅與安全保密技術(shù)、安全保密制度息息相關(guān)，而且與檔案管理人員的整體素質(zhì)具有關(guān)聯(lián)。為此，一是要做好安全保密思想教育工作，確保檔案管理人員能夠真正用心去管理人事檔案資料，減少管理、開(kāi)發(fā)以及利用中存在的不規(guī)范問(wèn)題，提升人事檔案安全保密工作的科學(xué)化、精細(xì)化水平。二是要做好安全保密技能教育工作。要立足于人事檔案信息化建設(shè)的背景，從安全技術(shù)應(yīng)用等角度，開(kāi)展多主題的培訓(xùn)論壇活動(dòng)。此外，也可以借鑒檔案館、圖書(shū)館等專業(yè)部門(mén)在檔案安全保密工作中的經(jīng)驗(yàn)，邀請(qǐng)相關(guān)專家為檔案管理人員培訓(xùn)授課，切實(shí)提升檔案管理人員的安全保密能力[9]。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案對(duì)地勘單位發(fā)展有重要意義，其記錄了員工的工作表現(xiàn)，是員工晉升的重要依據(jù)。因此人事部門(mén)需要重視檔案管理工作，認(rèn)真收集和整理資料，確保資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，并優(yōu)化和完善檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的功能與作用，提升人事檔案的利用率。同時(shí)，也必須加強(qiáng)人事檔案保密工作合理開(kāi)展，從而有效促進(jìn)地勘單位的可持續(xù)發(fā)展。