企業(yè)存貨管理存在的問題與改進(jìn)措施

王慶豐

（武漢視佳醫(yī)眼科門診有限公司，湖北 武漢 430000）

一、存貨管理的重要性

（一）確保企業(yè)正常開展經(jīng)營活動

存貨是一項重要資產(chǎn)，在企業(yè)經(jīng)營管理中扮演重要角色。企業(yè)正常發(fā)展中，必須儲備一定的原材料、半成品、產(chǎn)成品、耗材等，以確保銷售收入的實現(xiàn)，并且避免因缺料停工而影響合同執(zhí)行、人力閑置、資源浪費。因此，加強存貨管理不僅能保證企業(yè)正常開展經(jīng)營活動，而且能夠增強企業(yè)在生產(chǎn)銷售兩條線的策應(yīng)能力。

（二）加快企業(yè)資金變現(xiàn)速度，提高資金使用效率

存貨的采購、存儲都會占用一定的資金，存貨管理中還會伴隨著報損、盤虧、過期、減值等風(fēng)險。從采購源頭控制采購量和存貨結(jié)構(gòu)，建立相應(yīng)的集采中心，最大限度降低采購成本，以在市場競爭中在價格上處于一定優(yōu)勢。另外，合理控制庫存，調(diào)整庫存結(jié)構(gòu)，能夠避免資金被占用，加快存貨的變現(xiàn)能力，加快企業(yè)血液的流通，使得企業(yè)健康發(fā)展。

（三）有助于企業(yè)實現(xiàn)全面管理

存貨在企業(yè)資產(chǎn)中扮演重要角色，加強存貨管理，優(yōu)化存貨的進(jìn)銷存流程，可以大大提高工作效率，降低內(nèi)耗，節(jié)約成本，大幅度提高企業(yè)經(jīng)營管理的質(zhì)量。

二、多數(shù)企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀分析

（一）存貨管理意識淡薄

企業(yè)以銷售業(yè)績作為主要考核對象，只注重開源部分，忽視了存貨管理帶來的節(jié)流效益。另，存貨管理中工作人員崗位不明確，職責(zé)不清晰，管理者能力有限，對事物的預(yù)見性不夠，學(xué)習(xí)能力不強，意識不到存貨在管理中的重要性。再次，企業(yè)沒有明確的規(guī)章制度，導(dǎo)致存貨管理混亂，賬賬不符，賬實不符，浪費嚴(yán)重，產(chǎn)品轉(zhuǎn)變?yōu)闇N品的幾率大；把控環(huán)節(jié)薄弱，沒有制度管控，對日常經(jīng)營影響很大。

（二）存貨內(nèi)部控制不完善

很多企業(yè)沒有自己的內(nèi)控管理體制，一職多崗，權(quán)責(zé)不清晰，經(jīng)常出現(xiàn)有問題不上報、掩蓋錯誤等行為，嚴(yán)重影響其他部門的工作進(jìn)度和效率，使企業(yè)蒙受損失。多數(shù)企業(yè)采購未建立供應(yīng)商統(tǒng)一檔案，也未進(jìn)行崗位輪換，導(dǎo)致重要崗位尾大不掉，個別性產(chǎn)品積壓性采購，占用企業(yè)資金，最終形成不良庫存而使企業(yè)受損。部分企業(yè)在實際經(jīng)營中，只注重費用控制去做節(jié)流，沒有把存貨管理推上管理的重點，忽略了存貨管理直接帶來的經(jīng)濟效益和管理效率。另外，企業(yè)缺乏內(nèi)部審計，不重視內(nèi)部監(jiān)督，只求滿足現(xiàn)狀，而忽視流程制度管理，強調(diào)收入利潤核算而無視存貨監(jiān)管，很多時候與供應(yīng)商對賬差異較大，存在壞賬、呆賬地方較多，大大增加了企業(yè)的內(nèi)耗，導(dǎo)致溝通成本過高，工作效率低下。

（三）缺乏科學(xué)的采購計劃

采購部在企業(yè)存貨管理和銷售中扮演重要角色，受考核、自身修養(yǎng)、專業(yè)能力等因素限制，采購管理中缺乏科學(xué)性，未從源頭上做好把控，沒有對市場做充分的了解，沒有對產(chǎn)品做充分的分析，從而導(dǎo)致產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不合理，庫存積壓，占用企業(yè)資金而一定程度上影響著企業(yè)正常經(jīng)營。一些高管為達(dá)成部門年度考核，不惜占用公司資金，肆意采購，無視存貨積壓滯銷給公司整體利益帶來的影響。亦有因個人關(guān)系而強行壓著退貨，采取拖延戰(zhàn)略，存貨不能及時退回供應(yīng)商，往來款也不能對應(yīng)下賬，賬實短期不相符，影響到各個崗位工作。

（四）人員整體素質(zhì)偏低、培訓(xùn)不夠

一線人員基本來自當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌?，工作簡單，替代性強，工作人員不求上進(jìn)，安于現(xiàn)狀者偏多，工作生活缺少激情，主人翁意識不強，綜合素質(zhì)偏低，日常管理中不會按財務(wù)要求執(zhí)行先進(jìn)先出，更不會主動去關(guān)注產(chǎn)品有效期，導(dǎo)致部分存貨會變質(zhì)、過期，即便能夠退回供應(yīng)商，基本上也是低于進(jìn)價退回，無形中給企業(yè)利潤帶來不小的影響。正是這些因素導(dǎo)致存貨管理上，尤其是進(jìn)貨、換貨、退貨方面，無人跟進(jìn)執(zhí)行，長期漏單丟單，甚至存在存貨丟失現(xiàn)象，雖然員工承擔(dān)一部分，但還是給企業(yè)帶來了一定損失，這些損失直接是凈利潤的構(gòu)成部分。另外，上級部門沒有成文的規(guī)定和定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以領(lǐng)導(dǎo)者自居，而未真正深入到基層，沒有通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高技術(shù)。

（五）信息共享不及時

存貨管理是企業(yè)的大動脈，是經(jīng)營管理中的重要組成部分。在實際的管理操作中，存貨的品種多、數(shù)量大、流水大，開單準(zhǔn)確性、收貨及時性、財務(wù)人員入賬的規(guī)范性等都會影響到其真實性。受開單時間、流程的影響，單據(jù)傳遞不及時，上下賬時間有出入，都會影響著各部門的訂購和銷售，間接地影響著經(jīng)營管理。較多企業(yè)存貨管理與財務(wù)管理系統(tǒng)完全分開，日常前端的業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠正常支撐業(yè)務(wù)發(fā)展需要，但是無法滿足財務(wù)核算的要求，業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠日清日結(jié)，而財務(wù)核算并不能當(dāng)天完成，前后時間節(jié)點不一致，財務(wù)系統(tǒng)不能及時共享業(yè)務(wù)端的信息，兩者數(shù)據(jù)來源不一致，信息完全不對稱，會直接影響決策者的判斷和決策。

三、存貨管理中改進(jìn)措施

（一）完善企業(yè)框架結(jié)構(gòu)

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身存貨結(jié)構(gòu)和市場容量因素，把存貨管理納入采購、銷售、倉儲部門，遵循科學(xué)、高效、制衡、精簡原則，并綜合企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模大小、發(fā)展方向增設(shè)相關(guān)部門。遵照不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離要求，明確崗位任職條件、工作內(nèi)容和工作職責(zé)，設(shè)定具體的崗位，以確保存貨在進(jìn)銷存各個環(huán)節(jié)都有匹配的工作人員去執(zhí)行和監(jiān)督，整體進(jìn)銷運營順暢。

（二）建立存貨內(nèi)部控制體系

企業(yè)要建立存貨內(nèi)部管理制度，整合資源，梳理流程，設(shè)置明確的崗位和責(zé)任人，加強日常監(jiān)管和執(zhí)行力度。合理安排貨款，減少資金占用，提高資金的整體使用效率，提高各部門的工作和銜接效率。設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)，實行閉環(huán)管理，各部門互相關(guān)聯(lián)，相互制約，以規(guī)避存貨管理風(fēng)險，優(yōu)化存貨管理。

首先，涉及存貨管理的相關(guān)崗位，嚴(yán)格劃分職責(zé)權(quán)限，各司其職，各盡其責(zé)，根據(jù)自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置相關(guān)審批流程和操作權(quán)限，上一環(huán)節(jié)未操作完畢，不能進(jìn)入下一步工作流程，形成采購、生產(chǎn)、銷售、庫管崗位相互分離，相互制約的控制機制。

其次，制定存貨管理操作流程，明確采購審批、驗收入庫、領(lǐng)用出庫、退換貨手續(xù)、單據(jù)開具要求、對賬盤點等流程和規(guī)范要求，制定符合自身的流程制度，每周對商品進(jìn)行抽盤，抽盤實行隨機制，不區(qū)分系列、價格、銷售量等因素。每月對產(chǎn)品的進(jìn)銷比進(jìn)行分析，實地盤點核實，產(chǎn)品有效期到期前是否與供應(yīng)商聯(lián)系退換或者是否做出其他相關(guān)處理措施；僵尸產(chǎn)品是否成立不良資產(chǎn)處理小組來按單品落實，針對其他子公司或分公司產(chǎn)品銷售有沒有做到合理的資源調(diào)配，是否設(shè)立專項的運營管理部門，主抓該項工作。

最后，存貨管理納入管理者和員工的考核，企業(yè)不能只以業(yè)績和正常利潤為主要考核點，把存貨管理納入考核體系，給予一定的獎懲標(biāo)準(zhǔn)，能大大降低不良庫存形成的概率，降低利潤流失的風(fēng)險。

（三）工作前置，源頭上控制存貨管理

采購部根據(jù)企業(yè)經(jīng)營需要制定采購計劃，采購人員按預(yù)算執(zhí)行采購申請進(jìn)行采購，合理、科學(xué)的采購計劃能夠避免占用企業(yè)資金，節(jié)約采購成本，提高整體企業(yè)經(jīng)濟效益。

第一，建立供應(yīng)商評估機制，對供應(yīng)商的產(chǎn)品、價格、資質(zhì)、信譽、口碑做充分了解，擇優(yōu)而定，每年定時由相應(yīng)部門進(jìn)行綜合評估，不符合標(biāo)準(zhǔn)的要進(jìn)行下架，另外選擇。以確保合作供應(yīng)商提供質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品，保證優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使得企業(yè)經(jīng)營成本下降，經(jīng)營風(fēng)險降低。

第二，從訂單采購即開始把控，采購人員評估經(jīng)濟、市場、通脹等因素對行業(yè)的影響波動，根據(jù)銷售規(guī)模和季節(jié)性等因素進(jìn)行分析進(jìn)行存貨采購，交由財務(wù)部與總經(jīng)理審批。采購須符合自身日常經(jīng)營需要，確保供應(yīng)量的同時不積壓庫存，盡量避免資金的占用；采購人員對自己分管存貨負(fù)責(zé)，采購入庫、退換貨、盤點落實到個人，計入個人考核指標(biāo)，源頭上控制存貨采購數(shù)量，保證存貨結(jié)構(gòu)的合理性，供應(yīng)商對賬完整性，商品補給的及時性，避免不必要的損耗給企業(yè)帶來損失。

（四）提高員工整體素質(zhì)和專業(yè)水平

存貨日常工作環(huán)節(jié)的操作都是以人為導(dǎo)向的，提高員工的整體素質(zhì)，拔高其專業(yè)水平顯得格外重要，對提高工作效率，降低運營風(fēng)險有重要意義。

第一，選賢任能，企業(yè)在招聘選擇人才的時候，在專業(yè)能力、工作經(jīng)驗進(jìn)行把控，由專業(yè)人員進(jìn)行面試挑選，在用人上做好第一關(guān)的控制。

第二，培訓(xùn)，企業(yè)對新上崗員工進(jìn)行企業(yè)文化、業(yè)務(wù)流程制度等方面的培訓(xùn)，讓員工更有歸屬感和責(zé)任心。日常工作中，管理者發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行流程修訂或重申時要不間斷地對流程制度進(jìn)行培訓(xùn)，以加強員工對自己工作內(nèi)容和職責(zé)的認(rèn)識。對新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)也要及時進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓員工有進(jìn)步感，在不斷學(xué)習(xí)中進(jìn)步成長。

（五）建立信息共享中心

隨著市場競爭日趨激烈，效率、成本被越來越多的企業(yè)所重視，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的并軌，線上整體化操作，建立共享平臺，工作集中一體化，分工明確，權(quán)限清晰，有利于各部門工作順利銜接。采購訂單、驗收入庫、商品出庫、銷售、盤點、入賬等可以實現(xiàn)無縫對接，大大提高工作效率，降低失誤率出錯率，管理者對市場動態(tài)正確做出判斷和分析，以在行業(yè)競爭中處于有利地位。

四、結(jié)束語

財務(wù)不僅限于核算，核心部分在管理層面，開源節(jié)流貫穿工作始末，而節(jié)流在管理中的地位遠(yuǎn)不容小覷。當(dāng)代飛速發(fā)展的社會，企業(yè)都基本有成型的管理體系，但是想要真正發(fā)揮最大效能，還需要不斷地去梳理、優(yōu)化和監(jiān)督。以提高工作效率、加快周轉(zhuǎn)速度、增強變現(xiàn)能力，降低運營成本，增強企業(yè)競爭力，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。