在大數(shù)據(jù)背景下的住房公積金會計檔案管理分析

張真

（山東省濰坊市住房公積金管理中心，山東 濰坊 261000）

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)成熟發(fā)展的情況之下，為進一步提升住房公積金會計檔案管理工作的可靠性、有效性以及有序性，逐漸引入了電子會計檔案管理方式。雖然現(xiàn)代信息技術(shù)的引入有效提高了住房公積金會計檔案管理的便捷性以及時效性，但與此同時仍然存在一定問題，因此加強對于會計檔案管理的研究和分析是十分有必要的。

一、優(yōu)化住房公積金會計檔案管理的意義

會計檔案管理作為住房公積金管理的重要部分，其會計檔案管理水平直接影響著住房公積金管理水平，關(guān)系著繳存住房公積金人員的財產(chǎn)安全和利益?？茖W(xué)合理的會計檔案管理，不僅能夠幫助住房公積金中心更加了解自身經(jīng)濟情況，強化財務(wù)管理水平，而且還能夠幫助各監(jiān)管機構(gòu)各部門了解中心業(yè)務(wù)活動情況，對于保障國家財政安全、確保國家政策的有效落實、維護社會穩(wěn)定有著積極意義。除此之外，隨著我國住房公積金事業(yè)的不斷發(fā)展，公積金數(shù)量不斷增加，其管理過程中風(fēng)險性也在不斷上漲，而通過會計檔案能夠為公積金管理提供保障，是打擊經(jīng)濟犯罪的直接證據(jù)，有效降低非法挪用、非法提取等不法行為[1]。

二、大數(shù)據(jù)下電子會計檔案管理存在的問題

（一）缺乏對于電子檔案管理的信任

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展的情況之下，電子檔案管理逐漸成為各企業(yè)、機構(gòu)以及政府相關(guān)部門進行檔案管理的重要手段，電子檔案管理不僅能夠有效提升檔案管理的便捷性，而且極大地減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了檔案管理的真實性以及準(zhǔn)確性。但與此同時，財務(wù)會計管理相關(guān)工作由于其本身存在一定特殊性，因此在向電子檔案管理形式轉(zhuǎn)化的過程中，也會存在一定的風(fēng)險問題，相關(guān)管理工作人員認為電子檔案管理模式存在一定風(fēng)險，因此，在實際進行電子會計檔案管理的過程中缺乏一定的主動性以及積極性。

（二）制度規(guī)范不完善

由于我國住房公積金會計檔案管理受傳統(tǒng)管理模式和制度影響較深，在當(dāng)前電子會計檔案管理模式不斷推進的情況之下，相關(guān)管理制度和操作規(guī)范等仍然是針對的是傳統(tǒng)的檔案管理模式，因此先進的管理方式和落后的管理制度之間存在一定的沖突。除此之外，由于電子會計檔案管理模式不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，我國在電子檔案管理方面尚處于摸索階段，在管理體系、制度方面都缺乏相應(yīng)研究和實踐經(jīng)驗，這也使得在實際進行電子會計檔案管理的過程中存在諸多困難，不僅管理過程中缺乏可靠依據(jù)，而且責(zé)權(quán)不清，使得電子會計檔案管理水平始終難以得到有效提升。

（三）技術(shù)手段有待提高

電子會計檔案管理由于其獨特的優(yōu)勢，逐漸受到住房公積金中心的應(yīng)用和進一步落實，作為一項先進的檔案管理手段，想要進一步提升檔案管理水平，保障會計檔案的安全、完整，還需要有一定的技術(shù)支持。在實際應(yīng)用過程中，由于電子會計檔案管理系統(tǒng)不僅在業(yè)務(wù)功能方面有著較高的要求，在檔案真實性、完整性等方面也有一定需求，但是當(dāng)前在進行住房公積金會計檔案管理過程中所應(yīng)用的硬件以及軟件系統(tǒng)等設(shè)計水平仍然有待提高，安全管理方面仍需加強。

（四）管理人員知識單一

傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理方式，對于相關(guān)管理人員的素質(zhì)能力和操作要求相對較低，而且受傳統(tǒng)會計檔案管理模式和思維的影響，當(dāng)前會計檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)較為單一。在互聯(lián)網(wǎng)背景之下，電子會計檔案管理模式對于相關(guān)管理人員有了更高的要求，因此當(dāng)前我國住房公積金會計檔案管理人員的能力素質(zhì)和專業(yè)水平仍然需要進一步提高。

三、提高住房公積金會計檔案管理水平的措施

（一）更新會計檔案管理理念

在新時期背景之下，現(xiàn)代檔案管理工作人員需要結(jié)合我國會計檔案管理特點和性質(zhì)，探索出可行性強、安全、可靠的電子會計檔案管理之路。但是由于我國會計檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式影響較為深入，很多會計檔案管理人員的思維模式和工作習(xí)慣已經(jīng)形成，這就需要在應(yīng)用和推進電子會計檔案管理模式的過程中，首先要更新和轉(zhuǎn)變會計檔案管理理念，正視電子會計檔案管理模式，了解電子會計檔案管理的作用、意義，明確和堅定管理目標(biāo)，全力以赴面對電子會計檔案管理過程中所面臨的各種挑戰(zhàn)。

（二）完善檔案管理制度

想要進一步提升住房公積金會計檔案管理相關(guān)工作，保障電子會計檔案管理的實施能夠有章可循、有據(jù)可依就需要進一步完善檔案管理規(guī)章制度，科學(xué)合理地規(guī)范檔案管理程序。需要先結(jié)合我國頒布的住房公積金相關(guān)政策和會計檔案管理條例，結(jié)合住房公積金中心當(dāng)前實際情況和會計檔案管理工作制定會計檔案管理相關(guān)制度和細則，進一步規(guī)范當(dāng)前電子會計檔案管理工作。

首先，在電子會計檔案管理模式實施的過程中，所需要面臨的最為重要的問題就是會計檔案的安全性以及保密性問題，因此還需要進一步健全檔案管理保密制度和相關(guān)規(guī)則，采用崗位責(zé)任制度，明確不同部門、不同崗位的職責(zé)和分工，明確崗位目標(biāo)，切實將責(zé)任落實到人，提升檔案管理工作人員的責(zé)任感和積極性，確保電子會計檔案管理的順利推進和落實。

其次，由于當(dāng)前我國電子會計檔案管理尚處于探索階段，因此當(dāng)前會計檔案管理仍然實行的是紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并行的機制，住房公積金中心會計檔案管理人員還需要做好相關(guān)紙質(zhì)檔案的歸檔和整理工作，明確紙質(zhì)檔案歸檔程序和相關(guān)流程制度，在歸檔之前，需要會計部門對相關(guān)材料進行審核確保，保障檔案的完整性以及準(zhǔn)確性，相關(guān)檔案管理人員需要按照業(yè)務(wù)類型、時間等規(guī)律對檔案資料進行編號，并裝訂成冊。

（三）加強部門合作強化信息化管理

電子會計檔案管理的有效落實和實施并不是僅僅依靠會計檔案管理部門就能夠完成，在此過程中，還需要其他部門的協(xié)調(diào)和支持，因此在實際推進電子會計檔案管理的過程中需要多個部門之間積極溝通、協(xié)調(diào)合作。一方面，為確保電子會計檔案的完整性、真實性以及可靠性，就需要確保檔案數(shù)據(jù)在生成、收集以及歸檔全過程的規(guī)范管理，需要先在會計管理系統(tǒng)中生成可靠真實的數(shù)據(jù)，然后由檔案管理部門對相關(guān)數(shù)據(jù)進行收集、整合和歸檔。此外，在整個過程中不僅需要會計部門的良好配合，還需要業(yè)務(wù)辦理工作人員準(zhǔn)確可靠的辦理公積金相關(guān)業(yè)務(wù)，從源頭確保會計數(shù)據(jù)和相關(guān)信息資料的真實可靠。各部門的協(xié)調(diào)合作是保障住房公積金電子會計檔案管理水平進一步提升的重要前提。

另一方面，完善信息技術(shù)部門進一步強化電子會計檔案管理。相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，電子會計檔案管理不僅能夠極大地節(jié)約檔案存儲的空間，而且在信息系統(tǒng)的幫助之下，還能夠提高檔案查找和利用的效率，進而有效提升會計檔案管理水平，此外，與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案能夠進一步保障數(shù)據(jù)信息的完整性，不會猶由于年代久遠而出現(xiàn)損壞或者字跡不清的情況，而且更加便于檔案的查閱、復(fù)制和傳遞。通過紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并行的模式能夠進一步提高檔案的安全性。對此為進一步推進電子會計檔案管理模式的有效應(yīng)用和落實，需要加強信息化管理。第一，硬件設(shè)施以及軟件技術(shù)是電子會計檔案管理的前提基礎(chǔ)，因此住房公積金中心需要進一步加大資金投入，不僅要確保相關(guān)硬件設(shè)施的配備，還需要加大電子會計檔案管理軟件的開發(fā)力度，積極應(yīng)用各種掃描軟件、監(jiān)控系統(tǒng)等提升檔案管理的信息化水平，為電子會計檔案管理工作提供良好的技術(shù)支持。第二，加強信息技術(shù)部門的建設(shè)，為后續(xù)電子會計檔案管理提供可靠的技術(shù)支持，在電子會計檔案管理的過程中，難以避免的可能會出現(xiàn)各種硬件、軟件問題，專業(yè)性強的信息技術(shù)部門不僅能夠及時解決突發(fā)問題，還能夠定期對硬件設(shè)施進行檢查，及時更新和優(yōu)化軟件系統(tǒng)，保障電子會計檔案管理運行環(huán)境。

（四）加強從業(yè)人員能力培養(yǎng)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)在住房公積金中心不斷深入應(yīng)用的情況之下，電子會計檔案管理工作逐步推進，會計檔案朝著信息化方向不斷發(fā)展，對相關(guān)檔案管理人員提出了更高的要求。隨著新《會計檔案管理辦法》的頒布，會計檔案管理正式朝著數(shù)字化方向發(fā)展，而檔案管理人員作為會計檔案管理過程中的主體，其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)以及職業(yè)道德水平直接影響著電子檔案管理的質(zhì)量和效果，在此情況之下，提高從業(yè)人員綜合素質(zhì)，加強從業(yè)人員能力培養(yǎng)已然成為當(dāng)前住房公積金中心的重點管理內(nèi)容。其一，要加強對于會計檔案管理人員專業(yè)能力和技術(shù)的重視，在選聘會計檔案管理工作人員時要積極引進專業(yè)能力強的高素質(zhì)人才，進一步提升會計檔案管理隊伍的人才儲備。其二，對于在職的會計檔案管理人員，需要定期進行培訓(xùn)教育，不僅要對其進行專業(yè)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，還需要對其進行會計檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的理論和方法。其三，隨著電子會計檔案管理模式的推行，要求會計檔案人員不僅要具備檔案管理、會計相關(guān)知識，以及公積金辦理流程和公積金相關(guān)政策規(guī)定等，還需要加強學(xué)習(xí)計算機基礎(chǔ)知識，確保電子會計檔案管理工作能夠順利有序地進行。其四，加強培養(yǎng)從業(yè)人員的保密以及安全意識，會計檔案管理工作不僅影響著住房公積金管理，而且還涉及大量財務(wù)會計信息，保障會計檔案安全是檔案管理的重中之重，相關(guān)管理人員要牢記檔案管理制度規(guī)定，謹防泄密事故的發(fā)生，保障檔案信息安全[2]。

四、結(jié)束語

綜上所述，住房公積金是當(dāng)前我國十分重要的一項社會性福利，其會計檔案管理工作關(guān)乎著很多繳存人員的利益，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)背景之下，想要提高會計檔案管理水平不僅要更新管理理念、完善檔案管理制度，還需要進一步加強信息化管理，同時著重提升從業(yè)人員能力素質(zhì)。相信隨著電子會計檔案管理的進一步優(yōu)化，我國住房公積金會計檔案管理水平將會得到進一步提升。