財務機器人在煙草商業(yè) 企業(yè)財務會計領域的研究與應用

黃照森 張莉 李玉俊 劉志強

（山東濰坊煙草有限公司，山東 濰坊 261205）

近年來，人工智能技術的快速發(fā)展對企業(yè)管理產(chǎn)生了全方位影響，在煙草商業(yè)企業(yè)財務領域，雖然很早就實現(xiàn)了會計電算化，營銷業(yè)務也建立了信息化系統(tǒng)，但是自動化、智能化程度一直不高，跨平臺（系統(tǒng)）獲取數(shù)據(jù)難度較大、效率較低，大量結(jié)構化、重復性工作占用了財務人員的主要時間和精力，這些都在一定程度上制約了企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。如何優(yōu)化企業(yè)財務流程，提升工作效率，加快財務會計向管理會計全面轉(zhuǎn)型升級，促進業(yè)務財務一體化發(fā)展，是煙草商業(yè)企業(yè)需要破解的難題。而財務機器人的出現(xiàn)，能很好地將財務問題進行系統(tǒng)化的管理。它的智能分配能最大限度地解決數(shù)據(jù)處理問題。財務機器人是煙草商業(yè)企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化、智能化變革、更好地發(fā)揮財務大數(shù)據(jù)中心作用的有效工具，能夠大幅提高工作效率，為企業(yè)經(jīng)營決策提供及時、可靠的決策信息。

一、企業(yè)管理現(xiàn)狀分析

地市級煙草商業(yè)企業(yè)作為市場經(jīng)營主體，負責全市經(jīng)營業(yè)務集中統(tǒng)一核算，縣級公司實行報賬制，定期到市級公司報賬；全市財務工作比較分散，財務人員每月花費大量時間用于賬務處理、納稅申報、編制報表等方面；且上級公司要求每月月初，固定時間上報報表，報表編報人員每月都需要加班加點才能完成，因此煙草企業(yè)的財務工作是比較繁瑣和多層次的。財務機器人的研發(fā)應用成為迫切的現(xiàn)實需求。重點表現(xiàn)在以下四個方面：

（一）財務管理自動化程度不夠高

從煙草行業(yè)實際情況看，商業(yè)企業(yè)雖然都實現(xiàn)了會計電算化，但因缺少必要的信息化系統(tǒng)，財務核算系統(tǒng)月末結(jié)賬、增值稅申報、日常賬務處理等重要環(huán)節(jié)還是依靠人工手工操作，自動化程度較低。在煙草行業(yè)發(fā)展到今天，業(yè)務能力的擴展，需要更加自動化的管理系統(tǒng)在支撐財務發(fā)展。

（二）跨系統(tǒng)（平臺）操作效率較低

財務部門賬務處理使用NC財務軟件，營銷系統(tǒng)是由浪潮公司負責開發(fā)，所有的卷煙銷售數(shù)據(jù)都存放在營銷系統(tǒng)（V6系統(tǒng)）內(nèi)。近年來，雖然實現(xiàn)了財務系統(tǒng)與營銷系統(tǒng)的對接，營銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以自動導入接口數(shù)據(jù)中間庫，但仍需要財務人員每天以人工方式導入用友NC財務系統(tǒng)，再生成記賬憑證。整個過程具有高度相似性、重復性，人工操作制約了工作效率的提升，存在一定程度人力資源浪費。

（三）財務報表、數(shù)據(jù)分析編報及時性不強、準確性不高

總公司統(tǒng)一設計了報表系統(tǒng)，為全行業(yè)財務報表編制提供了統(tǒng)一的基礎性數(shù)據(jù)。以山東某煙草公司為例，因該公司是從事兩煙經(jīng)營的市級公司，在編制財務報表時，所有費用需要按照一定規(guī)則在兩煙環(huán)節(jié)進行分攤，最后都歸集到卷煙和煙葉兩個環(huán)節(jié)，這些個性化的需求是總公司報表系統(tǒng)無法解決的，市級公司通過在用友IUFO報表系統(tǒng)中設置適合本公司的個性化報表，進行費用準確分攤，最后將生成的報表填報至省局（公司）網(wǎng)絡報表系統(tǒng)。整個過程涉及多個信息系統(tǒng)，需要不同等級的公司將財務信息進行整合；而大多數(shù)環(huán)節(jié)由人工操作，耗用時間長、效率不高、極易出現(xiàn)錯誤，查錯糾錯耗費大量人力。

財務報表的編制耗用時間較長，也在一定程度上延緩了財務分析的時間，且財務分析的基礎數(shù)據(jù)分析、合并匯總也是依賴人工操作，自動化程度較低，這些都影響了財務分析的及時性和準確性。

（四）存在無效重復勞動，數(shù)據(jù)共享程度較低

每月公司計劃等部門需要使用有關財務數(shù)據(jù)進行經(jīng)濟運行分析等，但因財務月末結(jié)賬、編制報表耗用時間長，且業(yè)務部門需要的數(shù)據(jù)一般是在財務報表基礎上通過人工計算，使得財務數(shù)據(jù)在公司內(nèi)部的共享程度不高，方式方法相對落后。

二、建設財務機器人

結(jié)合公司財務工作實際，需要對其存在的問題進行具體分析，在對全部工作流程進行詳細梳理的基礎上，按照以下步驟逐步推進：

（一）實現(xiàn)財務會計工作制度化、流程化

首先建立健全財務管理制度，并以公司開展全面流程建設為契機，將全部財務工作細化分解為二十多個流程，進一步確定了關鍵節(jié)點和關鍵績效指標，以流程保障各項制度落地執(zhí)行。有了健全的財務管理制度，公司的財務流程能很好地按照規(guī)章辦事，避免出現(xiàn)職能模糊、職能交叉、相互推諉的情況發(fā)生。通過流程再造，梳理、去除無效的工作節(jié)點，改進、創(chuàng)新突破低效點，使得整個財務工作層次更加清晰，工作步驟及工作標準更加明確，工作重點更加突出。

（二）實現(xiàn)財務工作標準化

在制度化、流程化的基礎上，梳理近年來公司發(fā)生的全部業(yè)務事項，以最新制度流程為依據(jù)，建立以“會計附件標準化模板”為主體的“1+N”工作標準化模板，為全部會計日常工作建立了工作標準。將過往可能出現(xiàn)的財務問題歸類，企業(yè)的專業(yè)人員將按照新的財務制度進行解答，將每一項問題落到實處。做到財務工作的標準化。標準模板的建立既為公司業(yè)務人員辦理各項報銷手續(xù)提供了依據(jù)樣板，也為財務審核人員審核原始資料建立了統(tǒng)一工作標準，為財務工作實現(xiàn)自動化、智能化奠定了堅實基礎。

（三）確定率先自動化領域

通過對財務日常工作的認真研究，確定了率先開展自動化、智能化研究的領域。自動化領域需要其邏輯十分明確，能很好地使用系統(tǒng)設置進行工作運行；同時兼容數(shù)據(jù)的整合。因此需要做到以下幾點：一是具有結(jié)構化的、可重復性質(zhì)的工作；二是邏輯性強、規(guī)則明確的經(jīng)常性工作；三是需跨平臺（系統(tǒng)）操作的工作；四是與數(shù)據(jù)查詢、收集、計算密切相關的工作。

（四）開展財務機器人研究

通過詳細研究，確定在流程明確、邏輯清晰、重復性高的卷煙購銷業(yè)務、報表編制、納稅申報等業(yè)務領域開展自動化研究。

卷煙購銷賬務處理機器人。目的是通過營銷系統(tǒng)生成的接口中間庫數(shù)據(jù)，在用友財務系統(tǒng)自動完成卷煙業(yè)務的采購、銷售賬務處理，并自動進行成本計算，自動完成與倉庫保管賬卷煙庫存數(shù)據(jù)的賬賬核對。

月末結(jié)賬機器人。目的是實現(xiàn)月末有關數(shù)據(jù)的自動稽核，自動計提工會經(jīng)費、教育經(jīng)費及消費稅等有關稅費，自動結(jié)轉(zhuǎn)本年損益、自動完成用友系統(tǒng)月末記賬。由于月底工作繁多，結(jié)賬機器人能很好的根據(jù)日期自動進行核算，將各類數(shù)據(jù)傳輸?shù)叫枰牟块T。

財務報表機器人。目的是實現(xiàn)財務快報、量本利表及有關附表的自動化編制，自動填入省局（公司）網(wǎng)絡報表系統(tǒng)，實現(xiàn)報表間有關數(shù)據(jù)的自動勾稽審核，實現(xiàn)報表自動上報。報表是財務管理中重要的部分，報表的信息能為企業(yè)財務支配提供可行依據(jù)，為企業(yè)政策執(zhí)行提供數(shù)據(jù)導向。

增值稅納稅申報機器人。目的是實現(xiàn)增值稅及附加納稅申報數(shù)據(jù)的自動生成、審核，并自動開啟稅控系統(tǒng)完成自動申報。

三、取得成效

在制定好完整的方針后，經(jīng)過三個月的試運行，可以看到已經(jīng)才見成效。卷煙購銷業(yè)務賬務處理實現(xiàn)了自動化，財務系統(tǒng)月末自動結(jié)賬，財務報表編制自動完成，增值稅、消費稅等計算、申報自動完成。

（一）提高效率，節(jié)約成本

在相關領域，財務機器人根據(jù)設定自動化完成有關工作，極大提高了工作效率。自動化的程序代替了原本的人工操作，有效的工作時間利用起來。例如全部報表編報時間由2天縮短至0.5小時；且從長遠看，機器人的高效率工作，除了能節(jié)省人力成本外，還能解放財務勞動力，使得財務人員從繁重的工作中解放出來，加快向管理會計轉(zhuǎn)型升級。從目前來看，自動化的操作能減少員工操作失誤的可能。將充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用，進一步用數(shù)據(jù)來為實際政策指引方向。

（二）提高會計信息質(zhì)量

財務機器人能夠自動、準確執(zhí)行事先設定的財務工作流程，準確率100%，杜絕了人為錯誤，大幅增強了會計信息可靠性。會計信息在過去的發(fā)展中，由于人工統(tǒng)計使得會計信息的真?zhèn)坞y辨，很多數(shù)據(jù)都不能真實地反映企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀。在財務機器人的應用下，會計信息將進一步得到完善；真實度更高的會計信息將為企業(yè)的財務管理和財務發(fā)展帶來更有效的信息。

（三）提升企業(yè)經(jīng)濟效益

財務機器人的投入使用極大程度減輕了員工工作量，會計人員的工作可謂的忙碌繁雜，需要工作人員有著強烈的責任心，做事仔細。在財務機器人的幫助下，財務人員有更多的時間從事高附加值的數(shù)據(jù)分析工作，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供更多高價值信息，從而給企業(yè)帶來更高的經(jīng)濟效益。

四、財務機器人應用的局限性

財務機器人能很好地解決現(xiàn)階段的很多問題，有利于企業(yè)的長遠發(fā)展。雖然財務機器人大幅提升了工作效率，但由于固有限制，其自身也存在一定的局限性。

（一）無法自動應對特殊事件

財務機器人是根據(jù)預先設定的規(guī)則開展工作的。它只能根據(jù)程序所寫的進行持續(xù)化工作，面對所有情況都是一視同仁。當特殊或突發(fā)事件發(fā)生時，財務機器人還無法自主智能處理，這在一定程度上限制了財務機器人的應用。

（二）運維要求高

雖然財務機器人不改變企業(yè)原有信息系統(tǒng)，但各業(yè)務系統(tǒng)會根據(jù)實際情況不斷升級改進，可能導致財務機器人工作中斷。因此整個系統(tǒng)的完善還需要一段時間。

（三）信息安全要求高

財務機器人部署實施后，電子檔案成為會計信息的主要保存方式，對企業(yè)的信息安防體系提出了更高要求。會計信息也是一個企業(yè)的核心數(shù)據(jù)，因此在對財務機器人應用的同時，也要保證數(shù)據(jù)檔案的安全。

（四）對財務人員素質(zhì)要求高

企業(yè)大量的基礎性財務會計工作由財務機器人自動完成，促使基礎會計人員提升自身業(yè)務水平，加快向管理會計轉(zhuǎn)變。財務人員的專業(yè)程度將直接影響企業(yè)會計信息管理的水平，因此需要重視財務人員的基本素質(zhì)。

五、結(jié)束語

從應用效果來看，財務機器人可以連續(xù)、不間斷工作，提高了工作效率，提升了會計工作質(zhì)量，推動企業(yè)財務管理上水平。同時，也促使財會人員順應智能技術的飛速發(fā)展，持續(xù)提升自身業(yè)務素質(zhì)，在工作中不斷創(chuàng)新，由單一型人才向復合型人才轉(zhuǎn)變，加快構建煙草商業(yè)企業(yè)財務管理新體系，推動企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。