基于大數(shù)據(jù)背景的我國(guó)小微企業(yè)內(nèi)部控制問題研究

王佳一（鄭州升達(dá)經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院）

■ 前言

2020年由于受疫情影響，我國(guó)實(shí)體經(jīng)濟(jì)特別是小微企業(yè)遭受嚴(yán)重沖擊。如何緩解小微企業(yè)的重創(chuàng)使之快速走出困境，成為中央及各地方政府部門亟須解決的問題。2020年6月全國(guó)兩會(huì)結(jié)束后不久，中國(guó)人民銀行、中國(guó)銀行保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)等部門連續(xù)發(fā)文，針對(duì)中小微企業(yè)金融服務(wù)，長(zhǎng)短兼顧、綜合施策，推出一系列促進(jìn)資金“直達(dá)”中小微企業(yè)的工具，以直接有力的優(yōu)惠政策支持小微企業(yè)發(fā)展。在影響自身實(shí)力的多重要素之中，內(nèi)部控制是小微企業(yè)普遍忽視的一環(huán)。

■ 我國(guó)小微企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

（一）利益導(dǎo)向重于風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向

根據(jù)天眼查專業(yè)版數(shù)據(jù)顯示，2017年至2018年，我國(guó)小微企業(yè)新增注冊(cè)數(shù)量每年均超過1000萬家。在2019年，新增小微企業(yè)數(shù)量達(dá)到近1500萬家。2020年我國(guó)小微企業(yè)數(shù)量約為8000萬家，占全國(guó)企業(yè)總數(shù)的70%左右。由此可見，我國(guó)小微企業(yè)數(shù)量較多、增速較快，同時(shí)規(guī)模普遍較小，且大都處于初創(chuàng)期和成長(zhǎng)期，在這一階段企業(yè)的主要目標(biāo)是生存以及盈利。因此，大多數(shù)小微企業(yè)的管理者往往會(huì)將發(fā)展重心偏向利益的最大化，而非對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范。這樣的利益導(dǎo)向，一方面能讓小微企業(yè)在短期內(nèi)達(dá)到經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；但另一方面，由于高層管理者缺乏對(duì)內(nèi)部控制的理解和對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，進(jìn)而缺失風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，很可能導(dǎo)致“一招不慎滿盤皆輸”，影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。如筆者了解到的河南省某食品加工類企業(yè)，其日常采購(gòu)、部分原材料采購(gòu)一職由高層管理者直系親屬擔(dān)任，該采購(gòu)人員片面的以利益最大化為導(dǎo)向，在采購(gòu)時(shí)以低價(jià)作為選購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，并不考慮生產(chǎn)的實(shí)際需求和潛在風(fēng)險(xiǎn)，多次采購(gòu)回低價(jià)次品，經(jīng)質(zhì)檢員檢驗(yàn)后證實(shí)無法用于生產(chǎn)，既造成了資源浪費(fèi)、提高了生產(chǎn)成本，又耽誤生產(chǎn)工期，險(xiǎn)些影響產(chǎn)品的按時(shí)交付。

（二）職能缺失，權(quán)責(zé)不明

根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局對(duì)小微企業(yè)的劃分標(biāo)準(zhǔn)，其工作人員遠(yuǎn)少于大中型企業(yè)。在人員少的情況下，小微企業(yè)無法完全效仿大中型企業(yè)建立完善的組織架構(gòu)，像股東、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、內(nèi)部審計(jì)等職能崗位設(shè)定過于復(fù)雜，不適用于小微企業(yè)。因此，我國(guó)小微企業(yè)的組織架構(gòu)層級(jí)簡(jiǎn)潔，部門少且人員有限，如上文筆者提到的河南省某食品加工類企業(yè)，設(shè)有總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部、銷售部、辦公室、質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、食堂六個(gè)部門。其中總經(jīng)理辦公室設(shè)總經(jīng)理一人、經(jīng)理一人；財(cái)務(wù)部設(shè)會(huì)計(jì)一人；銷售部設(shè)銷售員兩人；辦公室有主任一人、其他工作人員一人；質(zhì)檢部設(shè)有質(zhì)檢員兩人；生產(chǎn)部有工人近30人；食堂有廚師及幫廚共兩人。從該企業(yè)的部門及崗位設(shè)置可以看出，一人多崗、身兼數(shù)職的情況屢見不鮮。如在業(yè)務(wù)繁忙季節(jié)，辦公室主任除完成本職工作外還要到生產(chǎn)車間幫忙，生產(chǎn)車間工人除完成生產(chǎn)工作外還要負(fù)責(zé)庫(kù)存管理，銷售人員除完成銷售業(yè)績(jī)之外還要充當(dāng)送貨司機(jī)等等。這樣的職能缺失、權(quán)責(zé)不明不僅會(huì)導(dǎo)致小微企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)得不到合理安排，更容易產(chǎn)生管理漏洞，為企業(yè)發(fā)展帶來隱患。

（三）信息溝通手段落后

小微企業(yè)的高層管理者普遍缺乏對(duì)信息化建設(shè)的重視，認(rèn)為有限的業(yè)務(wù)量和人員無需引進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的先進(jìn)技術(shù)，擴(kuò)大生產(chǎn)、促進(jìn)銷售才是企業(yè)發(fā)展的第一要?jiǎng)?wù)。因此，小微企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只用于處理簡(jiǎn)單的表單，并沒有得到充分的利用，更談不上“大數(shù)據(jù)”、“高科技”。多數(shù)小微企業(yè)仍采用較為滯后的部門溝通方式，未巧妙利用互聯(lián)網(wǎng)資源實(shí)現(xiàn)電子信息化溝通。如前文所提到的食品加工類企業(yè)，在日常報(bào)銷業(yè)務(wù)中采用實(shí)報(bào)實(shí)銷方式，辦公室主任將涉及采買、出差人員拉入報(bào)銷微信群，只要相關(guān)工作人員提供外來采購(gòu)憑證，無需任何紙質(zhì)或電子簽批手續(xù)，即可實(shí)報(bào)實(shí)銷，每月月末由總經(jīng)理親自核對(duì)紙質(zhì)報(bào)銷清單。雖然流程的簡(jiǎn)化提高了辦公效率，且每筆報(bào)銷金額不大，但這樣簡(jiǎn)陋的報(bào)銷流程難以實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的內(nèi)部控制，導(dǎo)致工作環(huán)節(jié)斷裂，對(duì)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)造成不良影響。此外，在小微企業(yè)內(nèi)部，溝通大多是自上而下的單項(xiàng)溝通，這樣的溝通方式雖然能在一定程度上形成上達(dá)下效的效果，然而上級(jí)難以得到下級(jí)的反饋，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制和管理決策的弊端。

■ 大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化小微企業(yè)內(nèi)部控制的建議

（一）建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

為保障利益最大化的同時(shí)警惕經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，建議小微企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力。小微企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)可分為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和人員變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)等。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要指應(yīng)收賬款回收風(fēng)險(xiǎn)以及債務(wù)償還風(fēng)險(xiǎn)；經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)主要與產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售相關(guān)；人員變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)主要指工作人員流動(dòng)導(dǎo)致的崗位短缺風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)以上風(fēng)險(xiǎn)，小微企業(yè)高層管理者應(yīng)集合各部門主要負(fù)責(zé)人選定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，建立便捷實(shí)用的預(yù)警體系。如在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)方面，選定應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、資產(chǎn)負(fù)債率、流動(dòng)比率、速動(dòng)比率等關(guān)鍵指標(biāo)；在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)方面，選定毛利率、存貨周轉(zhuǎn)率、銷量變動(dòng)比率等關(guān)鍵指標(biāo)；在人員變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)方面，記錄每月用工人數(shù)與離職人數(shù)，計(jì)算二者差額及變動(dòng)比率等。以上預(yù)警指標(biāo)的計(jì)算離不開大數(shù)據(jù)時(shí)代的新科技手段，小微企業(yè)可指定相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)RPA等流程自動(dòng)化技術(shù)，定期自動(dòng)提取數(shù)據(jù)進(jìn)行指標(biāo)計(jì)算并發(fā)出預(yù)警，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而化解風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

（二）建立內(nèi)控制度，明晰職責(zé)義務(wù)

為解決職能缺失、權(quán)責(zé)不明的問題，建議小微企業(yè)建立并逐步完善內(nèi)部控制制度，使崗位更加明確，職責(zé)更加清晰。首先，小微企業(yè)高層管理者應(yīng)集合各部門主要人員，依據(jù)我國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》探討制定切實(shí)可行的、符合本企業(yè)規(guī)模的內(nèi)部控制制度。制度中應(yīng)明確各崗位職能，尤其應(yīng)做到不相容崗位相分離；其次，在企業(yè)上下試行新建立的內(nèi)部控制制度，高層管理者應(yīng)向全體員工強(qiáng)調(diào)執(zhí)行該制度的重要性，使每位員工意識(shí)到有效實(shí)施內(nèi)部控制的重要性。同時(shí)，在試行階段，積極收集自下而上的反饋信息，及時(shí)調(diào)整不合理、不適用的制度。在正式執(zhí)行內(nèi)部控制制度后，小微企業(yè)應(yīng)定期或不定期對(duì)制度的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，不斷改進(jìn)薄弱環(huán)節(jié)，以減少設(shè)計(jì)漏洞；最后，內(nèi)部控制的實(shí)施少不了有效的監(jiān)督機(jī)制。小微企業(yè)的高層管理者應(yīng)從瑣碎的日常工作監(jiān)督中解放出來，思考更為深遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略。日常經(jīng)營(yíng)中的內(nèi)部控制活動(dòng)監(jiān)督，應(yīng)分配給下一級(jí)工作人員，同時(shí)輔以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，進(jìn)而充分調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性和積極性，營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部控制活動(dòng)，使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力得到提高，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

（三）利用先進(jìn)科技，逐步提高信息化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)各部門的數(shù)據(jù)信息不應(yīng)該是孤立的存在，應(yīng)該被整合處理形成組織內(nèi)部的信息庫(kù)。2020年5月13日，為深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于統(tǒng)籌推進(jìn)疫情防控和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展工作的重要指示精神，加快各行業(yè)各領(lǐng)域數(shù)字化轉(zhuǎn)型，幫扶中小微企業(yè)渡過難關(guān)和轉(zhuǎn)型發(fā)展，引領(lǐng)創(chuàng)造新需求，培育壯大經(jīng)濟(jì)新動(dòng)能，有力支撐現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系建設(shè)和經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展，國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合有關(guān)部門、國(guó)家數(shù)字經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新發(fā)展試驗(yàn)區(qū)、媒體單位，以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、行業(yè)龍頭企業(yè)、金融機(jī)構(gòu)、科研院所、行業(yè)協(xié)會(huì)等145家單位，通過線上方式共同啟動(dòng)“數(shù)字化轉(zhuǎn)型伙伴行動(dòng)（2020）”（以下簡(jiǎn)稱“伙伴行動(dòng)”）?；锇樾袆?dòng)旨在形成多方合力，推行普惠性“上云用數(shù)賦智”服務(wù)，培育數(shù)字經(jīng)濟(jì)新業(yè)態(tài)。緊密圍繞解決中小微企業(yè)“不會(huì)轉(zhuǎn)、不能轉(zhuǎn)、不敢轉(zhuǎn)”問題，搭平臺(tái)、聚合力、優(yōu)服務(wù)，共同構(gòu)建“政府引導(dǎo)——平臺(tái)賦能——龍頭引領(lǐng)——機(jī)構(gòu)支撐——多元服務(wù)”的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，加強(qiáng)跨部門、跨區(qū)域、跨行業(yè)以及供給需求、線上線下、產(chǎn)業(yè)鏈上下游協(xié)同，在更大范圍、更深程度推行普惠性“上云用數(shù)賦智”服務(wù)，形成“攜手創(chuàng)新、共抗疫情、轉(zhuǎn)型共贏”的數(shù)字化生態(tài)共同體。小微企業(yè)雖然多處在初創(chuàng)期和成長(zhǎng)期，但在日常經(jīng)營(yíng)中積累的信息量也不容小覷。若在發(fā)展伊始就建立正規(guī)的信息收集與處理框架，假以時(shí)日形成完善的信息庫(kù)，才能使小微企業(yè)更好地與大數(shù)據(jù)接軌，與新時(shí)代同步。

■ 總結(jié)

2021年是黨的“十四五”規(guī)劃開局之年，各方高度關(guān)注小微企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，政府相關(guān)部門不斷出臺(tái)的減稅、降息等優(yōu)惠政策為小微企業(yè)提供了良好的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，國(guó)家發(fā)展改革委推出的數(shù)字化轉(zhuǎn)型伙伴行動(dòng)，有力地支持了小微企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型紓困。我國(guó)小微企業(yè)應(yīng)重視內(nèi)部控制，以保證自身經(jīng)營(yíng)管理的合規(guī)合法、提高經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康的發(fā)展。