新冠疫情影響下遠(yuǎn)程辦公模式的探索

文/魏明月（中國人民大學(xué)勞動(dòng)人事學(xué)院；國際商業(yè)機(jī)器有限公司）

一、遠(yuǎn)程辦公的概念

遠(yuǎn)程辦公分為“遠(yuǎn)程”和“辦公”兩部分，是指利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)非本地辦公，即家庭辦公、遠(yuǎn)程辦公、移動(dòng)辦公等遠(yuǎn)程辦公模式，即使它們遠(yuǎn)離中心辦公區(qū)或生產(chǎn)設(shè)施，彼此沒有直接聯(lián)系，員工也能利用新技術(shù)進(jìn)行持續(xù)溝通。遠(yuǎn)程辦公與傳統(tǒng)工作方式不同，與雇主相關(guān)的組織形式、不固定的地點(diǎn)和全新的技術(shù)模式構(gòu)成了遠(yuǎn)程辦公的三大核心要素。遠(yuǎn)程辦公部分是允許員工自由利用工作時(shí)間，依賴信息和通信技術(shù)在遠(yuǎn)離中心集結(jié)區(qū)的自由地點(diǎn)中完成任務(wù)的新型工作安排。

二、遠(yuǎn)程辦公對(duì)組織的影響與挑戰(zhàn)

（一）遠(yuǎn)程辦公對(duì)組織的影響

（1）提升企業(yè)效益。有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，在非固定辦公區(qū)域工作也就是選擇遠(yuǎn)程辦公的員工通常比在固定辦公區(qū)域進(jìn)行傳統(tǒng)工作的員工擁有更高的工作主動(dòng)性和積極性，因此，這類員工在工作上相對(duì)會(huì)擁有更高的工作效率和生產(chǎn)力，這對(duì)企業(yè)的效益存在著巨大的影響力。由于能夠根據(jù)員工自身與工作的實(shí)際情況而更加靈活地安排工作時(shí)間和工作地點(diǎn)，員工會(huì)加倍集中精力完成自己的工作，所以通常情況下選擇遠(yuǎn)程工作的員工會(huì)更加努力地工作，以提高企業(yè)的效率，以證明遠(yuǎn)離集中式場(chǎng)所工作比在辦公室工作更好。

（2）降低企業(yè)成本。根據(jù)分布式工作的研究發(fā)現(xiàn)，可持續(xù)遠(yuǎn)程辦公的實(shí)施可以降低35%的預(yù)期設(shè)施成本和25%的培訓(xùn)成本。遠(yuǎn)程辦公最初實(shí)施的目的是為了減少通勤，有效節(jié)約工作成本和時(shí)間。在固定辦公區(qū)域工作需要為員工提供一定的工作空間以及工作資源，從而產(chǎn)生更多的費(fèi)用，而遠(yuǎn)程辦公可以打開傳統(tǒng)工作方式局限性，降低固有模式所帶來的高成本。如辦公空間的租用、購買和折舊，相關(guān)的水電費(fèi)，辦公樓、停車場(chǎng)等辦公場(chǎng)所的維護(hù)費(fèi)、管理費(fèi)及日常開支等傳統(tǒng)辦公模式的必需支出可以得到有效節(jié)約；另一方面，遠(yuǎn)程辦公的實(shí)施可以減少員工的通勤費(fèi)用和時(shí)間成本，變相地提高工資水平和工作效率。

（3）提高企業(yè)服務(wù)水平。遠(yuǎn)程辦公的工作時(shí)間和工作地點(diǎn)的多樣化結(jié)合，可以打破企業(yè)業(yè)務(wù)服務(wù)時(shí)間和地區(qū)地點(diǎn)的限制，提高企業(yè)的服務(wù)水平。當(dāng)今社會(huì)科技高速發(fā)展，客戶需求趨于多樣化，并要求更高的服務(wù)水平，這給很多行業(yè)的發(fā)展帶來了全新的挑戰(zhàn)。越來越多的行業(yè)開始選擇提供24 小時(shí)服務(wù)，特別是在互聯(lián)網(wǎng)和機(jī)械化信息交換行業(yè)。研究發(fā)現(xiàn)，跨時(shí)區(qū)工作的辦公方式可以為工作流程和客戶服務(wù)提供更大的便利；像微軟和甲骨文這樣的公司可以在全球范圍內(nèi)提供24 小時(shí)辦公服務(wù)。因此，工作時(shí)間更為靈活自由的新型方式——遠(yuǎn)程辦公更能在日益嚴(yán)峻的行業(yè)市場(chǎng)上占據(jù)一席之地。

（4）降低員工流動(dòng)率?！皵y程”的實(shí)驗(yàn)顯示，與在辦公室工作的員工相比，在9 個(gè)月的時(shí)間里，260名員工每周自愿在家工作4 天，不僅提高了12.2%的績(jī)效，還降低了50%的流失率。從傳統(tǒng)的集中辦公模式向新型的遠(yuǎn)程辦公轉(zhuǎn)變，意味著工作模式逐漸向更加現(xiàn)代化的方向發(fā)展，員工的辦公環(huán)境擁有更高的舒適度，組織的管理更加人性化。這將對(duì)提高員工的工作滿意度，降低員工流動(dòng)率起到積極的作用重要。

（5）通過多個(gè)渠道增加員工數(shù)量。選擇遠(yuǎn)程辦公工作模式將有助于企業(yè)擴(kuò)大勞動(dòng)力來源的渠道。由于遠(yuǎn)程辦公不受工作時(shí)間和辦公地點(diǎn)的限制，允許員工根據(jù)自己的情況選擇合適的工作方式，可以吸引更多的求職者，為企業(yè)豐富勞動(dòng)力來源。研究發(fā)現(xiàn)，遠(yuǎn)程辦公有效提高了殘疾人的就業(yè)率，吸引了需要照顧兒童和老人的員工。

（二）遠(yuǎn)程辦公對(duì)組織的挑戰(zhàn)

（1）公平的挑戰(zhàn)。遠(yuǎn)程辦公是一種靈活的工作方式，可以被認(rèn)為是一種工作福利，但它也可能引發(fā)公平問題。例如，員工申請(qǐng)病、事假，周一到周三每周3 天的時(shí)間在家辦公，這一定會(huì)被其他員工認(rèn)為是一個(gè)極其漫長(zhǎng)而令人羨慕的周末。類似在組織中存在有差異的工作方法，很容易引起員工之間的相互嫉妒，甚至發(fā)展成更嚴(yán)重的敵意。此外，組織不知道員工在遠(yuǎn)程辦公過程中所遭受的傷害是在正常工作中還是在其他非工作活動(dòng)中造成的。因此，很難保證員工薪酬的公平性。

（2）倫理的挑戰(zhàn)。與在傳統(tǒng)辦公室工作中的領(lǐng)導(dǎo)檢查和同事監(jiān)督不同，遠(yuǎn)程辦公場(chǎng)所中使用的互聯(lián)網(wǎng)虛擬技術(shù)將對(duì)人性帶來極大的考驗(yàn)，并容易導(dǎo)致工作場(chǎng)所中的懶惰、泄密和欺詐等倫理問題。例如，由于缺乏周圍主管和同事的指導(dǎo)和監(jiān)督，遠(yuǎn)程辦公可能導(dǎo)致素質(zhì)較低的員工發(fā)生更多的懶惰和網(wǎng)絡(luò)漫游行為；同樣，由于遠(yuǎn)程辦公時(shí)間地點(diǎn)的靈活性很強(qiáng)，對(duì)工作信息必要的保護(hù)措施難以有效實(shí)行，因此可能會(huì)加劇組織數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)，造成人為泄露；虛擬環(huán)境也可能鼓勵(lì)員工做出更多不誠實(shí)的行為，如欺騙、欺詐和說謊。

（3）團(tuán)隊(duì)的挑戰(zhàn)。團(tuán)隊(duì)合作歷來是使組織效用最大化而采取的工作方式。然而，遠(yuǎn)程辦公所強(qiáng)調(diào)的分散化和自由獨(dú)立性會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)合作產(chǎn)生一定的影響。組織中很多創(chuàng)造性的工作需要員工經(jīng)常面對(duì)面的交流，這種情況下，員工需要采用更集中的辦公室進(jìn)行工作。遠(yuǎn)程辦公的自由模式相對(duì)傳統(tǒng)的集中式辦公而言不利于信息交流和知識(shí)共享，再及時(shí)的溝通技術(shù)也不能像面對(duì)面溝通那樣直接、高效，因此這會(huì)阻礙員工之間的團(tuán)隊(duì)精神和合作，也會(huì)影響員工之間的人際關(guān)系。

（4）管理挑戰(zhàn)。為了更好地監(jiān)督和管理員工，遠(yuǎn)程辦公對(duì)管理者提出了更高的管理要求。領(lǐng)導(dǎo)者除了要掌握先進(jìn)的技術(shù)來監(jiān)督員工之外，還需要掌握更多的管理技能，包括多種工作模式組合、不同員工的時(shí)間和任務(wù)安排、進(jìn)度控制、溝通和反饋、突發(fā)事件的判斷和處理、情緒安撫等。Trevinoet al.指出，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都需要具備較高的管理技能，才能使員工消除在遠(yuǎn)程辦公過程中的組織脫離感。員工只有與直接領(lǐng)導(dǎo)有高度的親密感，才能更好地完成工作任務(wù)。

三、遠(yuǎn)程辦公對(duì)個(gè)人的影響和挑戰(zhàn)

（一）遠(yuǎn)程辦公對(duì)個(gè)人的影響

（1）提高工作效率。遠(yuǎn)程辦公打破了傳統(tǒng)的朝九晚五的機(jī)械工作方式，更容易調(diào)動(dòng)員工的工作積極性、主動(dòng)性，從而提高工作效率。對(duì)于員工而言，沒有必要每天相當(dāng)一部分的時(shí)間浪費(fèi)在往返于住所和辦公室路上。除此之外，遠(yuǎn)程辦公模式下，員工的時(shí)間地點(diǎn)靈活多變，衣著打扮不受同事、領(lǐng)導(dǎo)和辦公室規(guī)范的干擾和約束。據(jù)統(tǒng)計(jì)，遠(yuǎn)程辦公人員的生產(chǎn)效率會(huì)提高30%-40%，同樣根據(jù)一些抽樣調(diào)查的數(shù)據(jù)，當(dāng)員工從辦公室工作改為在家工作時(shí)，他們的有效工作時(shí)間從50%上升到89%，工作效率顯著提高。

（2）促進(jìn)工作和家庭的平衡。由于更少的通勤時(shí)間和更靈活的工作安排，遠(yuǎn)程辦公模式為員工節(jié)省了許多時(shí)間，使員工在面對(duì)工作與家庭的沖突時(shí)，有了更多的時(shí)間去緩解矛盾，促進(jìn)工作與家庭的平衡。例如，節(jié)省下來的通勤時(shí)間可以用來照顧家人，也可以用來處理機(jī)器維修等各種緊急情況。同時(shí)，由于在家辦公更加靈活，不僅可以提高工作效率，還可以使員工更好地發(fā)揮自己在家庭當(dāng)中的作用，對(duì)保持家庭關(guān)系的和諧、進(jìn)一步促進(jìn)工作家庭的平衡起到了積極的作用。

（二）遠(yuǎn)程辦公對(duì)個(gè)人的挑戰(zhàn)

（1）心理挑戰(zhàn)。遠(yuǎn)程辦公模式下的工作者與同事或領(lǐng)導(dǎo)直接接觸較少，面對(duì)面的交流機(jī)會(huì)有限，彼此之間的社會(huì)情感鏈接很難建立，很容易產(chǎn)生隔絕感和陌生感 ；電子通訊工具更依賴于技術(shù)而缺乏現(xiàn)實(shí)溝通的多元化，溝通周期長(zhǎng)、成本高的現(xiàn)狀，也會(huì)給員工帶來一定的心理壓力。長(zhǎng)期不在辦公室辦公，處于游離于企業(yè)之外的狀態(tài)，導(dǎo)致員工之間的感情淡漠，與管理層之間疏離陌生，不利于塑造企業(yè)文化，難以培養(yǎng)員工的歸屬感。

（2）干擾挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)辦公模式不同，遠(yuǎn)程辦公缺乏工作氛圍，各種隨機(jī)事件頻發(fā)，導(dǎo)致員工很難杜絕其他非工作因素的干擾。

（3）隱私挑戰(zhàn)。當(dāng)員工把生活和工作放在相同的物理空間，其心理和時(shí)間在家庭和工作之間的界限就會(huì)變得更加模糊，員工的個(gè)人生活和隱私難免會(huì)受到不同程度的干擾和侵犯（Basile&Beauregard，2016）。新生代員工的自我意識(shí)較強(qiáng)，很注重保護(hù)個(gè)人隱私，在遠(yuǎn)程辦公的過程中，管理人員對(duì)員工進(jìn)行常規(guī)的監(jiān)督檢查時(shí)，員工的隱私權(quán)很可能會(huì)難以得到充分的保證，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致管理人員和員工的關(guān)系變得更加緊張。

四、遠(yuǎn)程辦公所面對(duì)的難題

遠(yuǎn)程辦公信息系統(tǒng)的安全性。第一，數(shù)據(jù)安全。一方面，數(shù)據(jù)所有權(quán)劃分沒有切實(shí)可行的依據(jù)（缺乏數(shù)據(jù)所有權(quán)的法律法規(guī)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面管理的部門），另一方面，在信息存儲(chǔ)和傳輸過程中，由于處理不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。第二，被竊聽的風(fēng)險(xiǎn)。攻擊者監(jiān)聽流量或記錄在線活動(dòng)，包括捕獲用戶名和密碼的行為會(huì)增加遠(yuǎn)程辦公的風(fēng)險(xiǎn)。第三，服務(wù)被盜的風(fēng)險(xiǎn)。攻擊者試圖非法入侵遠(yuǎn)程工作者的服務(wù)進(jìn)程來達(dá)到自己的目的，例如發(fā)送垃圾郵件。第四，惡意攻擊。攻擊者非法對(duì)遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備上的信息進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的物理訪問。遠(yuǎn)程辦公的管理機(jī)制。第一，員工的參與感和歸屬感下降。遠(yuǎn)程辦公模式中，員工可以自由決定辦公地點(diǎn)，同事之間因辦公環(huán)境產(chǎn)生隔離，可能會(huì)使員工對(duì)組織文化的認(rèn)同感降低，使團(tuán)隊(duì)協(xié)同作用難以發(fā)揮，這將給管理者帶來新的挑戰(zhàn)。第二，工作和生活的界限很模糊。遠(yuǎn)程辦公易受工作環(huán)境的影響，員工對(duì)工作家庭的時(shí)間和空間的定義容易混淆，注意力在某種程度上被分散，使工作成為負(fù)擔(dān)。第三，組織失去了對(duì)遠(yuǎn)程員工的控制。遠(yuǎn)程辦公在實(shí)施和發(fā)展上面臨的最大難題是缺乏信任。遠(yuǎn)程辦公模式下，管理者對(duì)員工的控制和管理難度增加。遠(yuǎn)程辦公應(yīng)用行業(yè)的場(chǎng)景仍有待探索。首先，不同行業(yè)中員工的素質(zhì)良莠不齊，遠(yuǎn)程辦公軟件的操作水平存在差異。數(shù)字化企業(yè)在招聘中普遍要求計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，而傳統(tǒng)制造業(yè)在人力資源結(jié)構(gòu)的統(tǒng)籌中對(duì)信息化技術(shù)的掌握程度與數(shù)字化企業(yè)相比差異較大。其次，企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式與扁平化、網(wǎng)絡(luò)化的在線辦公模式發(fā)生沖突。新型管理模式的操作流程與線下管理流程相反。很多初創(chuàng)企業(yè)和小微科技企業(yè)的辦公效率優(yōu)于大企業(yè)。另外，遠(yuǎn)程辦公缺乏工作氛圍和商務(wù)會(huì)議環(huán)境，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)外溝通效率低下。文本、音頻和視頻是三種主要的在線通信方式，其中音頻和視頻主要用于在線會(huì)議等場(chǎng)景，對(duì)網(wǎng)絡(luò)速度要求較高。但許多網(wǎng)友反映，在流量高峰時(shí)，網(wǎng)絡(luò)會(huì)被堵塞。

五、遠(yuǎn)程辦公的治理辦法

（1）招聘/挑選高素質(zhì)的員工。擁有高質(zhì)量的員工是實(shí)施遠(yuǎn)程辦公的先決條件。員工的素質(zhì)決定了遠(yuǎn)程辦公的效果。組織可以通過人格測(cè)試、情景模擬、全面評(píng)估等方法為企業(yè)招收高素質(zhì)員工。在自愿的基礎(chǔ)上，選擇那些誠信、自律、高度責(zé)任感和主動(dòng)性強(qiáng)的員工參加遠(yuǎn)程辦公計(jì)劃。

（2）加強(qiáng)對(duì)員工的監(jiān)督管理。過去的許多事實(shí)表明遠(yuǎn)程辦公更適用于高科技企業(yè)。為了提高工作效率，避免技術(shù)上可能出現(xiàn)的問題，組織需要不斷引進(jìn)和更新各種高新技術(shù)，通過各種視頻、文字和人臉識(shí)別簽到等辦公軟件，工作視頻直播、遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控等技術(shù)手段，不斷加強(qiáng)完善對(duì)遠(yuǎn)程辦公人員的在線監(jiān)督和管理。

（3）定期召開正式和非正式會(huì)議。定期的正式和非正式會(huì)議有利于領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)下屬的工作安排和管理，加強(qiáng)員工的情感聯(lián)系，消除由此產(chǎn)生的孤立感和被排斥感。在實(shí)踐中，組織可以定期召開工作會(huì)議。此外，可以利用空閑時(shí)間組織各種社會(huì)活動(dòng)，加強(qiáng)員工的情感聯(lián)系，減少工作場(chǎng)所邊緣化，提高員工對(duì)組織的認(rèn)同感和歸屬感。

（4）創(chuàng)造相互信任的組織文化。組織文化有規(guī)范和制約員工行為的作用。因?yàn)檫h(yuǎn)程辦公很難實(shí)現(xiàn)線下監(jiān)督，所以對(duì)于一個(gè)組織來說，擁有一種相互信任的文化是非常重要的。當(dāng)組織內(nèi)成員相互信任時(shí)，個(gè)人的工作態(tài)度和工作效率不再與什么樣的工作風(fēng)格有關(guān)。即使是遠(yuǎn)程辦公，每個(gè)人都會(huì)盡到自己的職責(zé)，互相合作，為企業(yè)作出更多的貢獻(xiàn)。當(dāng)然，要營(yíng)造相互信任的組織文化，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要做到不偏不悖、言行一致，充分發(fā)揮模范領(lǐng)導(dǎo)作用，做一個(gè)受人尊敬、誠實(shí)守信的領(lǐng)導(dǎo)。

（5）為工作設(shè)定固定的界限。鑒于在家辦公的干擾，組織可以在家里建立一個(gè)類似于傳統(tǒng)辦公空間的區(qū)域，將家庭和工作事務(wù)隔離開來。設(shè)定固定的工作邊界要求組織投入一定的資源，比如劃定一個(gè)獨(dú)立的空間，配置必要的工作設(shè)施，要求員工在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成工作。研究發(fā)現(xiàn)，為員工設(shè)定一個(gè)固定的工作生活界限，可以有效地避免非工作因素的影響，使員工更加專注于工作。它不僅可以提高遠(yuǎn)程工作效率，還可以節(jié)省員工和企業(yè)的時(shí)間。

（6）建立健全現(xiàn)代化遠(yuǎn)程辦公管理制度。第一，明確數(shù)據(jù)所有權(quán)是信息社會(huì)中處理政府與市場(chǎng)關(guān)系的前提，特別是在遠(yuǎn)程辦公領(lǐng)域。包括政府、參與遠(yuǎn)程辦公過程中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行使用和管理的企業(yè)及個(gè)人的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。第二，遠(yuǎn)程辦公將在全方位的社會(huì)活動(dòng)中得到全面發(fā)展，這就需要一套完善的、可預(yù)見的指導(dǎo)性文件。例如制定遠(yuǎn)程辦公指導(dǎo)，包括辦公表格的制定、辦公設(shè)備的使用和辦公許可證的管理、服務(wù)器的安全使用管理辦法、遠(yuǎn)程辦公商業(yè)犯罪法等。為遠(yuǎn)程辦公創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)。一是有關(guān)高校、科研院所和企業(yè)要積極響應(yīng)號(hào)召，適應(yīng)用戶市場(chǎng)需求，發(fā)展安全可靠的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和模塊化、多樣化、個(gè)性化的軟件，加快建設(shè)5G、WiFi 6 等通信基礎(chǔ)設(shè)施，降低企業(yè)在線辦公成本，提高工作效率。二是呼吁相關(guān)部門發(fā)布網(wǎng)絡(luò)信息安全操作手冊(cè)、行為規(guī)范或管理措施，進(jìn)一步規(guī)范避免因人為失誤和惡意操作造成的信息安全泄露等事件的發(fā)生。第三，完善信息系統(tǒng)的安全規(guī)章制度。鼓勵(lì)企業(yè)和遠(yuǎn)程辦公人員參與制定安全政策，如禁止在辦公電腦上瀏覽個(gè)人網(wǎng)頁和發(fā)送電子郵件，禁止通過公共WiFi 發(fā)送或打開敏感數(shù)據(jù)等。支持企業(yè)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高企業(yè)網(wǎng)上辦公投入產(chǎn)出比重。指導(dǎo)企業(yè)培養(yǎng)和評(píng)估在線團(tuán)隊(duì)，制定基本的在線辦公需求和網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)需求。加快企業(yè)在線團(tuán)隊(duì)的模塊化分工，形成在線組織和工作分配、負(fù)責(zé)在線成果提交和驗(yàn)收、通信軟硬件支持、網(wǎng)絡(luò)支持等多重集成的新型合作模式。推動(dòng)企業(yè)辦公模式轉(zhuǎn)型和運(yùn)營(yíng)管理體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型。網(wǎng)上可采用扁平化管理和就業(yè)合作模式。

在新冠疫情的影響下，企業(yè)安排員工遠(yuǎn)程辦公可以有效降低用工成本，最大限度地維護(hù)了社會(huì)穩(wěn)定。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)代科技信息技術(shù)的普及，遠(yuǎn)程辦公作為一種新的工作模式，也受到企業(yè)和社會(huì)越來越多的關(guān)注。因此，對(duì)遠(yuǎn)程辦公的員工進(jìn)行有效的管理顯得至關(guān)重要，這就需要企業(yè)在制度和管理層面上的支持，同時(shí)也期待國家從法律和政策層面出臺(tái)相關(guān)文件，明確遠(yuǎn)程辦公期間員工和企業(yè)的權(quán)力和義務(wù)。