物資采購代理機(jī)構(gòu)債權(quán)債務(wù)管理思考

閆碧妃

摘要：具有事業(yè)身份的物資采購代理機(jī)構(gòu)，作為特定服務(wù)單位，依法依規(guī)開展采購代理業(yè)務(wù)活動，其高質(zhì)量的債權(quán)債務(wù)管理水平，有助于維護(hù)單位合法權(quán)益并減少經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)前，物資采購代理機(jī)構(gòu)債權(quán)債務(wù)管理中，普遍存在債權(quán)掛賬時間長、回收難度大，壞賬率高等問題。因此，完善物資采購代理機(jī)構(gòu)債權(quán)債務(wù)管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文在分析物資采購代理機(jī)構(gòu)債權(quán)債務(wù)管理的重要性基礎(chǔ)上，探討了其債權(quán)債務(wù)管理現(xiàn)狀和存在的問題，提出了完善的對策和建議，以期為物資采購代理機(jī)構(gòu)完善債權(quán)債務(wù)管理提供有價值的借鑒。

關(guān)鍵詞：物資采購;采購代理;債權(quán)債務(wù)管理

物資采購代理機(jī)構(gòu)，依法依規(guī)開展物資采購代理活動，其債權(quán)債務(wù)管理的合理性以及有效性，對單位的發(fā)展和運(yùn)營管理產(chǎn)生重要影響。為進(jìn)一步保障物資采購代理機(jī)構(gòu)管理運(yùn)行的穩(wěn)定性，需不斷提升債權(quán)債務(wù)管理水平。高水平的債權(quán)債務(wù)管理能夠合理規(guī)避物資采購代理機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)風(fēng)險并優(yōu)化資源配置，促使其管理層決策更加科學(xué)合理，提升物資采購代理機(jī)構(gòu)的資金運(yùn)行效率和經(jīng)營效率。

一、物資采購代理機(jī)構(gòu)當(dāng)前債權(quán)債務(wù)管理存在的問題

按照相關(guān)規(guī)定，通過對各項(xiàng)債權(quán)債務(wù)的全面梳理，發(fā)現(xiàn)物資采購代理機(jī)構(gòu)債權(quán)債務(wù)管理主要存在以下問題：

（一）業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門未實(shí)現(xiàn)信息融合

目前使用的電子信息管理系統(tǒng)是一個單純的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，主要作用是為采購代理業(yè)務(wù)管理服務(wù)。雖然系統(tǒng)內(nèi)嵌了部分財(cái)務(wù)結(jié)算模塊，但是僅能滿足財(cái)務(wù)結(jié)算所需數(shù)據(jù)導(dǎo)出的功能。因財(cái)務(wù)使用的是專網(wǎng)系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)是完全獨(dú)立的，存在數(shù)據(jù)互通的問題，導(dǎo)致了業(yè)財(cái)融合壁壘。再者，因?yàn)槿狈鶛?quán)債務(wù)全流程監(jiān)管，且信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)存在缺陷，所以無法對單位整體決策和風(fēng)險防控提供快捷有效的數(shù)據(jù)信息支撐。尤其是對長期掛賬的債權(quán)債務(wù)沒有專門的預(yù)警信息系統(tǒng)，僅僅依靠財(cái)務(wù)定期與業(yè)務(wù)部門對賬，反饋處理效果并不理想。長期掛賬的債權(quán)債務(wù)對單位資金的流動性產(chǎn)生不良影響，增加了財(cái)務(wù)和運(yùn)營風(fēng)險。

（二）對應(yīng)收款項(xiàng)催收的理解存在誤區(qū)，回款率低

業(yè)務(wù)部門普遍存在只重視代理業(yè)務(wù)執(zhí)行過程，不重視應(yīng)收款項(xiàng)回收的情況。固有的思維模式認(rèn)為往來款項(xiàng)對賬是財(cái)務(wù)部門的工作，而他們的職責(zé)只是向財(cái)務(wù)提交結(jié)算單據(jù)，催收也應(yīng)該是財(cái)務(wù)部門和用戶單位財(cái)務(wù)部門的職責(zé)。因此，在對賬環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門扯皮的情況。業(yè)務(wù)人員思想上的誤區(qū)加之催收的懈怠、催收方式和手段不給力，造成了應(yīng)收款項(xiàng)回款周期過長，回款率低，進(jìn)而加劇了催收難度。

（三）應(yīng)付款項(xiàng)拖欠時間過長，存在違約法律風(fēng)險

單位管理層和業(yè)務(wù)人員更偏向于債權(quán)的回收，債務(wù)應(yīng)付部分關(guān)注度不夠，通常是被動等待供應(yīng)商催款。業(yè)務(wù)人員思想和行動不積極，導(dǎo)致應(yīng)付未付款項(xiàng)積累，造成債務(wù)拖欠時間過長，超過了合同約定付款期限，從而給單位帶來因拖欠民營和中小企業(yè)貨款，而造成的違約和法律風(fēng)險。

（四）債權(quán)債務(wù)風(fēng)險防范意識薄弱

通常情況下，單位沒有對用戶（債務(wù)人）進(jìn)行信用等級評估，只有實(shí)質(zhì)性發(fā)生違約事件后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門才著手制定補(bǔ)救措施。單位雖然出臺了相應(yīng)的債權(quán)債務(wù)管理制度，明確了程序和職責(zé)范圍，但對于事前風(fēng)險控制的措施不夠明確，加之管理層和責(zé)任部門前瞻性不夠，風(fēng)險防范意識薄弱，未能夠做到未雨綢繆，導(dǎo)致防范效果不理想。

（五）債權(quán)債務(wù)財(cái)務(wù)核算不夠規(guī)范

債權(quán)債務(wù)核算，需要嚴(yán)格遵守會計(jì)制度的相關(guān)規(guī)定，符合權(quán)責(zé)發(fā)生制的核算要求。在實(shí)際操作中，時常會發(fā)生采購代理業(yè)務(wù)活動已完結(jié)，但因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員未及時將結(jié)算資料交至財(cái)務(wù)部門，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)行為已經(jīng)完結(jié)，但財(cái)務(wù)賬上并未反映，形成了賬外債權(quán)債務(wù)的情況，導(dǎo)致債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致。同時，存在債權(quán)債務(wù)臺賬登記不夠全面規(guī)范、記錄不完整等問題，未詳細(xì)體現(xiàn)出債權(quán)債務(wù)時間及內(nèi)容。

（六）債權(quán)債務(wù)內(nèi)控評價和獎懲制度不完善

債權(quán)債務(wù)清理和日常管理工作雖然由財(cái)務(wù)部門牽頭，但不應(yīng)該只是財(cái)務(wù)部門的工作。存在對債權(quán)債務(wù)管理的內(nèi)部流程及權(quán)責(zé)劃分不清晰、責(zé)任落實(shí)不到位等情況。由于財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間缺乏溝通配合，導(dǎo)致管理流程不通暢、溝通成本增加。尤其是未將債權(quán)債務(wù)的催收和清欠行為納入績效考核體系，缺乏相應(yīng)的激勵和懲罰措施，最終出現(xiàn)業(yè)務(wù)人員不積極催收、債權(quán)債務(wù)清退等情況。

二、完善物資采購代理機(jī)構(gòu)債權(quán)債務(wù)管理的對策建議

（一）積極推進(jìn)信息化建設(shè)，逐步推進(jìn)業(yè)財(cái)融合

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是貫穿各個部門的行為，單位應(yīng)將“業(yè)務(wù)驅(qū)動”的理念有機(jī)融入到電子信息管理系統(tǒng)中。將業(yè)務(wù)模塊、財(cái)務(wù)模塊、合同管理模塊全流程嵌入，有機(jī)銜接和融合。要分階段完成電子信息管理系統(tǒng)的升級改造，促進(jìn)業(yè)財(cái)全面融合，最終解決“信息孤島”問題，快速提高各部門信息流轉(zhuǎn)互通的效率、逐步實(shí)現(xiàn)智能監(jiān)管和決策，提升單位的整體管理水平和運(yùn)營效率。尤其是財(cái)務(wù)模塊中，不僅要具備基本的核算模塊功能，重點(diǎn)增加債權(quán)債務(wù)清理管理功能，設(shè)定賬齡分析及逾期預(yù)警功能，依據(jù)責(zé)任部門及經(jīng)辦人，做到點(diǎn)對點(diǎn)核對和反饋，將催收清欠責(zé)任落實(shí)到位。逐步在電子信息管理系統(tǒng)中嵌入合同檔案管理模塊，將債權(quán)債務(wù)財(cái)務(wù)信息流與電子合同審批流程有機(jī)結(jié)合，通過債權(quán)債務(wù)反饋情況聯(lián)查追蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，兩者互為補(bǔ)充和輔助手段，做到掌握每一筆債權(quán)債務(wù)流向和合同執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)全面融合。

（二）轉(zhuǎn)變管理層和業(yè)務(wù)部門思想觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門之間的交流

逐步轉(zhuǎn)變管理層和業(yè)務(wù)部門重債權(quán)，輕債務(wù)的思想觀念。管理層面和財(cái)務(wù)層面應(yīng)充分利用業(yè)務(wù)工作會、辦公會等會議機(jī)制，定期在單位電子辦公系統(tǒng)，發(fā)布相關(guān)債權(quán)債務(wù)清理要求通知，與各業(yè)務(wù)部門之間加強(qiáng)信息溝通，事前做好動員安排工作。不僅要對清理過程中關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)提示預(yù)警，而且要對重難點(diǎn)部分進(jìn)行培訓(xùn)講解，避免事后溝通和扯皮，從而提高債權(quán)債務(wù)管理效率。

（三）強(qiáng)化債權(quán)債務(wù)風(fēng)險控制，優(yōu)化資金支付手段

首先，加強(qiáng)對三年以上賬齡的應(yīng)付債務(wù)的關(guān)注度、定期清理并督促業(yè)務(wù)人員開票結(jié)清。如果有確鑿證據(jù)支撐不需償還或無法支付供應(yīng)商的款項(xiàng)，由中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行職業(yè)推斷和客觀判斷，出具經(jīng)濟(jì)簽證證明后，履行單位內(nèi)部相關(guān)規(guī)定的審批手續(xù)后轉(zhuǎn)收入處理。其次，按照債權(quán)債務(wù)賬齡和回款難度進(jìn)行分類管理，對各類別進(jìn)行風(fēng)險評級，針對不同風(fēng)險評級，采取不同的管理方法，以確保債權(quán)債務(wù)管理工作更加科學(xué)。通過不斷修正風(fēng)險評級手段，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)化的操作規(guī)范，實(shí)現(xiàn)將單位資金運(yùn)行風(fēng)險控制在合理范圍的目標(biāo)。再次，細(xì)化債權(quán)債務(wù)的橫向和縱向管理。橫向管理控制手段是專業(yè)部門和專業(yè)人員按照風(fēng)險評估等級分類管理，定期評價客戶的履約能力和風(fēng)險系數(shù)?？v向管理即過程控制，控制手段貫穿于事前評估、事中控制、事后評價的整個過程。追蹤債權(quán)債務(wù)的進(jìn)展階段，制定與之相適應(yīng)的管理政策，全流程追溯合同執(zhí)行情況，相互配合牽制，做好風(fēng)險監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行的一體化管理。最后，以現(xiàn)有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為參考，單位管理層須權(quán)衡履約付款的機(jī)會成本與違約代價后做出決策;財(cái)務(wù)部門合理利用應(yīng)付款項(xiàng)支付周期，選擇合適的付款時機(jī)，盡量避免因拖欠民營和中小企業(yè)貨款而產(chǎn)生的違約和法律風(fēng)險。另外，對于超限額付款，業(yè)務(wù)部門需提前與財(cái)務(wù)部門溝通，提出相應(yīng)的資金需求申請，履行相應(yīng)付款審批程序。

（四）強(qiáng)化會計(jì)核算要求，提高會計(jì)信息質(zhì)量

規(guī)范會計(jì)科目核算規(guī)范，合法合理設(shè)置會計(jì)科目，真實(shí)準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，不斷提高會計(jì)信息質(zhì)量要求。對每一項(xiàng)債權(quán)債務(wù)進(jìn)行精細(xì)化會計(jì)核算，完善臺賬登記管理，做到詳細(xì)記錄并動態(tài)監(jiān)控，清晰掌握每筆業(yè)務(wù)來源和去向，做到有據(jù)可查。不斷完善債權(quán)債務(wù)對賬制度，做到月度、季度、年度與業(yè)務(wù)部門核對債權(quán)債務(wù)明細(xì);做到年度與客戶、供應(yīng)商函詢往來對賬。

（五）優(yōu)化債權(quán)債務(wù)內(nèi)控體系，修正獎罰制度和手段

內(nèi)部控制是單位橫向管理債權(quán)債務(wù)，并實(shí)現(xiàn)過程控制的重要手段。單位管理層要轉(zhuǎn)變思想觀念，將債權(quán)債務(wù)管理職能由粗放向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。在充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門牽頭作用的前提下，管理層根據(jù)單位經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)，細(xì)化各職能部門在債權(quán)債務(wù)管理中的角色分工，落實(shí)到具體崗位，明確業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)工作內(nèi)容，形成系統(tǒng)化、程序化的內(nèi)部控制機(jī)制，使采購代理業(yè)務(wù)操作程序有章可循，財(cái)務(wù)程序有規(guī)可依。不斷優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)工作范疇，將合同管理與債權(quán)債務(wù)管理審計(jì)合并整合，梳理證據(jù)鏈互為佐證補(bǔ)充，客觀準(zhǔn)確評價管理工作成效，達(dá)到督促提高債權(quán)債務(wù)管理工作質(zhì)量的目的。對需要整改的問題，內(nèi)審部門要采用回頭看等方式進(jìn)行監(jiān)督與檢查，對內(nèi)部控制的有效性做出客觀準(zhǔn)確的評價。同時，單位人力資源管理部門和財(cái)務(wù)部門需要聯(lián)合修訂薪酬管理辦法，在辦法中增加債權(quán)債務(wù)催收清欠與績效考核獎罰制度相掛鉤的條款?？己宿k法中要明確考核目標(biāo)、考核獎勵、壞賬追究責(zé)任等約束性條款，加強(qiáng)債權(quán)債務(wù)考核力度。對業(yè)務(wù)人員的績效考核要綜合考慮合同執(zhí)行情況及應(yīng)收款回款率、長期掛賬債務(wù)清欠效率兩個方面，用激勵和約束手段提高業(yè)務(wù)人員催收清欠的積極性。

三、結(jié)束語

綜上所述，債權(quán)債務(wù)管理不僅是物資采購代理機(jī)構(gòu)運(yùn)營管理的基礎(chǔ)，也代表著其資金運(yùn)作效率和質(zhì)量，是單位經(jīng)營狀況健康與否的晴雨表。物資采購代理機(jī)構(gòu)需要積極推進(jìn)信息化建設(shè)，通過構(gòu)建債權(quán)債務(wù)電子信息管理系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)的收集和利用效率，打通業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門之間的信息融合壁壘，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。逐步轉(zhuǎn)變管理層和業(yè)務(wù)部門思想觀念，運(yùn)用有效的債權(quán)債務(wù)內(nèi)控手段，通過不斷強(qiáng)化會計(jì)核算要求，優(yōu)化資金支付，修正獎罰制度等手段，實(shí)現(xiàn)提高單位資金使用效率、防范資金風(fēng)險、保障資產(chǎn)安全完整、提升單位整體運(yùn)營和管理水平的目標(biāo)。

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