大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息安全問題及對策

江春慧

（海南科技職業(yè)大學檔案館，海南 ?？?571126）

隨著社會的發(fā)展，數(shù)字化、信息化、科技化時代已然到來，在科技社會盛行的當下，信息變得通達、無處不在。針對企業(yè)的檔案管理工作，科技信息幫助企業(yè)檔案管理部門解決了傳統(tǒng)管理模式下所遺留的檔案保存問題，又為檔案信息管理帶來了新的困境，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息平臺的共享，保證檔案信息安全成為企業(yè)檔案管理部門的首要任務(wù)，如何高效利用信息技術(shù)，對企業(yè)的檔案進行高效管理，成為檔案管理部門所要面臨的問題。保障人才信息的安全，才能為企業(yè)的發(fā)展不斷填充人力，為企業(yè)后續(xù)的成長，以及企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)節(jié)站穩(wěn)腳跟都有很大的幫助。

一、什么是大數(shù)據(jù)

隨著科技的進步，信息技術(shù)逐漸成熟和發(fā)展，人們可以通過各種渠道來了解并得知各式各樣的信息消息，大數(shù)據(jù)就是通過科技與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行的一種數(shù)據(jù)管理方式，通過建立多平臺形式，實現(xiàn)資源管理以及各行業(yè)資源共享的一種形式。企業(yè)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要標志，也是企業(yè)創(chuàng)新工作模式的重要內(nèi)容，通過信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理部門的工作，提高檔案管理部門的管理水平和管理效率，提高企業(yè)對檔案的利用率，同時也促進了企業(yè)的管理水平和經(jīng)營水平的提升［1］。

二、大數(shù)據(jù)下檔案管理的優(yōu)勢

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)的檔案管理部門，將檔案信息科技化、數(shù)字化，改掉了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，節(jié)省出為存留紙質(zhì)檔案信息所利用的大量的有限的辦公區(qū)域，可以將有限的物力投入到更需要的部門當中，將資源進行合理、高效的利用。現(xiàn)在的檔案管理工作，以計算機為主體，將檔案信息直接以數(shù)字化的形式，錄制在計算機當中，再進行合理的編碼，節(jié)省了企業(yè)因查閱人才檔案時所浪費的時間，方便了檔案部門調(diào)取人才的檔案信息，提高了檔案信息的管理工作，同時也提高了人才檔案信息的使用效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因為利用紙張進行書寫保留，極容易因為存放地點潮濕或者紙張本身的原因，導(dǎo)致人才檔案信息不能很好地保存下來，極容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部諸多檔案信息丟失或者損壞，影響了企業(yè)對人才管理的效率和水平，數(shù)字化的檔案信息管理模式，通過檔案上傳到計算機當中，只需保證計算機完好，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)安全，就可以長期保留人才的檔案信息，使檔案可以一直存留，也方便了人才在晉升時直接調(diào)取檔案進行查閱。

三、大數(shù)據(jù)下檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理工作沒有明確的規(guī)章制度

企業(yè)的檔案管理部門從紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變時，企業(yè)重點重視工作模式的轉(zhuǎn)變，而忽略了相應(yīng)的規(guī)章制度的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的規(guī)章制度已經(jīng)不再適用大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案管理工作，沒有明確的規(guī)章制度來約束與規(guī)范檔案管理部門的工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理部門的工作人員管理檔案信息水平不高，管理思想陳舊，阻礙了檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)進程。

（二）對網(wǎng)絡(luò)信息安全意識不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門借助互聯(lián)網(wǎng)科技實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，極大提高了管理水平，但因為互聯(lián)網(wǎng)信息存在安全問題，而企業(yè)在檔案信息管理方面的工作，缺乏對管理人員以及管理環(huán)境進行安全教育，導(dǎo)致管理人員的信息安全意識不強，管理環(huán)境以及管理系統(tǒng)的安全建設(shè)不到位，極容易使檔案管理系統(tǒng)受到外部的攻擊，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息受到損壞，影響企業(yè)的正常發(fā)展。

（三）當出現(xiàn)機器故障時沒有應(yīng)對策略

大數(shù)據(jù)時代背景下，雖然方便了企業(yè)檔案管理部門的工作，但對于檔案管理工作環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)意外情況的事情，檔案管理部門的工作人員往往缺乏對應(yīng)急事件的處理對策，導(dǎo)致檔案信息丟失或者受損，為企業(yè)對人才管理帶來不必要的問題，人才檔案信息的丟失，也直接影響了企業(yè)對人才的管理水平和掌握，為企業(yè)的健康發(fā)展帶來影響。

（四）沒有先進的檔案管理系統(tǒng)

雖然現(xiàn)在信息技術(shù)日漸成熟和發(fā)展，但依舊沒有一款絕對安全的管理系統(tǒng)，可以提供給企業(yè)進行檔案信息安全的管理，企業(yè)內(nèi)部沒有專業(yè)工作人員對檔案管理系統(tǒng)進行定期的維護和檢查，致使檔案信息的風險系數(shù)增加，加大檔案管理工作人員的工作難度，如遇到系統(tǒng)遭到攻擊或受到損害，檔案管理人員無法應(yīng)對突發(fā)狀況，導(dǎo)致檔案信息受損。

（五）管理人員的管理能力不足

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作，要求檔案管理工作人員掌握一定的信息技術(shù)和管理能力，對數(shù)字化檔案信息進行高效管理。但因為管理人員的綜合實力普遍有限，管理人員對檔案信息管理技術(shù)的掌握只停留在管理界面的基本操作上，只掌握了檔案管理的基本操作，沒有更加熟練地掌握檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致在檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)卡頓情況時，管理人員無法利用專業(yè)知識進行調(diào)整與修復(fù)，從而增加了檔案管理系統(tǒng)的安全風險，為檔案管理工作帶來困難［2］。

四、大數(shù)據(jù)下檔案管理的應(yīng)對策略

（一）建立相應(yīng)的檔案管理制度

企業(yè)在推動檔案管理部門現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，數(shù)字化、信息化的檔案管理模式，需要大量的資金作為支撐，需要先進的計算機設(shè)備作為保障，確保檔案信息的安全。因此企業(yè)要明確規(guī)定檔案管理部門的工作，明確檔案管理部門所需的資金投入，重視檔案管理部門的管理工作，明確規(guī)定檔案管理的數(shù)字化建設(shè)流程，規(guī)定管理工作進程，利用規(guī)章制度來約束管理人員的工作效率，通過規(guī)則將責任落實到企業(yè)檔案管理的相關(guān)負責人身上，規(guī)范管理人員的工作流程，加強對管理人員的建設(shè)，使管理人員可以高效地對檔案信息進行采集、整理和錄用的操作，并按照規(guī)定給各個部門的人才檔案進行編碼，方便日后查閱和調(diào)取。運用科技信息技術(shù)，通過相關(guān)的規(guī)章制度進行約束，來規(guī)范管理人員的工作流程。

（二）加強對網(wǎng)絡(luò)信息的安全建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化檔案信息最重要的就是安全問題，企業(yè)應(yīng)加強對管理人員安全意識教育，并在相應(yīng)的計算機上安裝正版安全軟件，設(shè)立防火墻，防止計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)被入侵，攻入檔案管理系統(tǒng)，造成檔案信息受損。提升管理人員的安全意識，提醒管理人員檔案管理系統(tǒng)的賬號以及密碼，應(yīng)牢記于心，不要圖一時的方便，就直接放在桌面的顯眼位置，或直接寫在紙條上，方便工作人員的輸入；要提醒管理人員對檔案管理系統(tǒng)的賬號密碼進行定期的修改，利用數(shù)字與英文相組合的形式，加強密碼的強度，不要圖方便省事設(shè)置簡單的密碼，極容易遭受外部的破解；定期對電腦的安全環(huán)境進行檢查，定期維護檔案管理系統(tǒng)的安全，加強檔案管理系統(tǒng)的安全建設(shè)，避免因人為因素所產(chǎn)生的事情，導(dǎo)致檔案信息受到損失。

（三）及時做好檔案信息的備份

數(shù)字化的檔案信息管理，極大方便了工作人員對檔案信息的管理工作，檔案部門應(yīng)制定一套完整的檔案管理工作流程，并及時地將檔案信息進行備份，防止電腦出現(xiàn)問題，導(dǎo)致磁盤損壞，數(shù)據(jù)丟失的情況出現(xiàn)，影響企業(yè)對人才檔案信息的管理和掌控。在應(yīng)對突發(fā)問題導(dǎo)致人才檔案信息丟失時，檔案管理人員可以通過備份數(shù)據(jù)的形式，來保障檔案信息的完好無損，也避免了人才檔案信息的丟失所帶來的影響。對檔案信息進行統(tǒng)一的備份管理，也方便了檔案管理工作人員的管理工作，在計算機更新?lián)Q代的時候，可以直接將備份好的數(shù)據(jù)恢復(fù)到新的設(shè)備上，節(jié)省了檔案管理人員的工作時間，降低了檔案管理的工作難度［3］。

（四）主動尋求與大數(shù)據(jù)機構(gòu)的合作

企業(yè)在推動檔案管理部門現(xiàn)代化建設(shè)的進程時，應(yīng)及時地與外界的大數(shù)據(jù)機構(gòu)合作，建設(shè)較為完善的管理體系與管理系統(tǒng)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與成熟，沒有絕對安全的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，因此，企業(yè)可以借助大數(shù)據(jù)機構(gòu)的先進互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與科技，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)。通過大數(shù)據(jù)機構(gòu)，對檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行風險分析，并結(jié)合先進的技術(shù)，開發(fā)出適合本企業(yè)檔案管理工作模式的系統(tǒng)，降低互聯(lián)網(wǎng)科技所帶來的安全隱患，還可以將互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)與本企業(yè)的特色進行有機融合，開發(fā)出適合企業(yè)發(fā)展特點的檔案管理系統(tǒng)，增加企業(yè)對檔案信息的管理水平。同時依托先進的信息技術(shù)，及時對檔案管理系統(tǒng)進行定期的維護，保障檔案管理系統(tǒng)的工作環(huán)境，減少檔案管理系統(tǒng)被入侵的事件出現(xiàn)，從而加強對檔案信息管理的安全建設(shè)。

（五）加強對檔案管理部門人員的培訓(xùn)

隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)步伐的推進，企業(yè)需要加強對檔案管理人員的建設(shè)，建設(shè)出一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。企業(yè)可以通過多方位的培訓(xùn)，加強對管理人員的技術(shù)水平的建設(shè)，提高檔案管理人員的工作效率。通過開展專業(yè)的檔案管理工作交流會，與經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員進行交流，學習其中所蘊含的管理知識和管理技巧，來強化自身的實力，增加檔案管理的工作效率，實現(xiàn)檔案的高效管理。通過對管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技能培訓(xùn)，增加管理人員對互聯(lián)網(wǎng)知識以及計算機操作水平的提升。加強對管理人員的能力建設(shè)，強化管理人員的操作能力；加強管理人員對檔案管理系統(tǒng)的熟悉與操作，在管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障問題時，管理人員可以通過自身所掌握的知識和技能，對檔案管理工作進行有效的修改和調(diào)整，及時維護檔案管理系統(tǒng)的安全，并修復(fù)檔案系統(tǒng)所出現(xiàn)的漏洞情況，保障檔案信息的安全［4］。

總而言之，檔案管理是企業(yè)高效選拔和管理人才的重要環(huán)節(jié)，人才檔案信息的安全，影響著企業(yè)的安全生產(chǎn)與發(fā)展。因此，保障人才檔案信息的安全，是檔案管理部門在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)科技時代的重要工作，同樣也是影響著能否促進企業(yè)長遠發(fā)展的重點。企業(yè)要不斷深化創(chuàng)新技術(shù)，將檔案管理工作與現(xiàn)代社會趨勢相結(jié)合，提高檔案管理人員的安全意識與管理水平。在大數(shù)據(jù)的背景下，可以有效利用先進的科學技術(shù)對檔案信息進行高效的管理和利用，提高企業(yè)對人才信息檔案的利用，提高企業(yè)對人才信息的掌握，為企業(yè)的發(fā)展補充充足的人才，增加企業(yè)在社會競爭當中的實力，提升企業(yè)的管理能力，提高企業(yè)的運營水平，為企業(yè)在市場競爭中提供有力的支持和幫助。