流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)存問題與優(yōu)化策略研究

楊冰冰

（嘉祥縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 濟(jì)寧 272400）

前言：在新時(shí)代的發(fā)展下，由于經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的飛速發(fā)展以及人員流動(dòng)不斷增加，導(dǎo)致人員流動(dòng)的速度變快、方式也變多，這就造成了流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)問題，這些問題已經(jīng)變成了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在工作中的重點(diǎn)。加強(qiáng)檔案管理服務(wù)，讓檔案管理越來越規(guī)范化和專業(yè)化，加強(qiáng)人才流動(dòng)，是加快我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的有效方式。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問題

（一）流動(dòng)人員沒有規(guī)范的人事檔案轉(zhuǎn)遞程序

在我國經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中，勞動(dòng)制定以及用工制度都在發(fā)生著改變。由于人才的不斷流動(dòng)，人事檔案管理部門需要根據(jù)人員單位的變化情況及時(shí)把人事檔案轉(zhuǎn)到新的部門或者單位。做到“檔隨人走”，讓人事檔案管理范圍和人員管理范圍相符。但是企業(yè)在具體操作的時(shí)候，部分單位會(huì)因?yàn)橹贫然蛘呤瞧渌蜣o退工作人員后，并沒有按照相關(guān)規(guī)定把人員檔案交給人才服務(wù)中心，導(dǎo)致檔案丟失；有些單位以合同的形式聘用人員，但是并沒有按照相關(guān)規(guī)定去人才服務(wù)機(jī)構(gòu)為員工辦理人事檔案手續(xù)，讓人事檔案沒有辦法及時(shí)移交；還有一部分單位在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)沒有按照相關(guān)通知單進(jìn)行填寫，也沒有登記，導(dǎo)致沒有辦法查找檔案的去向。甚至有些單位將員工檔案交給自己保管或者傳遞，在郵寄過程中發(fā)生丟失或者損壞[1]。

（二）檔案管理人員隊(duì)伍弱化

人才管理機(jī)構(gòu)中存在檔案管理人員配備不足、人員不固定、沒有足夠的專業(yè)能力等問題，管理檔案的意識(shí)淡薄、沒有強(qiáng)烈的責(zé)任心、缺少創(chuàng)新等，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展造成了嚴(yán)重阻礙。

二、優(yōu)化檔案管理工作存在問題的策略

（一）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

第一，收集以及鑒別檔案。流動(dòng)人員存在人事檔案資料不全的嚴(yán)重問題，但是想要全面收集并且鑒別材料，有著巨大的工作量，但是其作用卻至關(guān)重要，需要各部門的高度重視。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要建立科學(xué)的計(jì)劃，打破這一約束。首先建立完善的收集流動(dòng)人員檔案的網(wǎng)絡(luò)，因?yàn)榇蟛糠至鲃?dòng)人員都沒有固定的單位，且流動(dòng)性比較強(qiáng)，而且有些單位和個(gè)人對(duì)工作也不配合，就很難完整收集檔案；其次，需要根據(jù)檔案確定需要?dú)w檔材料的單位，并且做到定時(shí)、定向的追蹤檔案進(jìn)行收集，不斷豐富檔案的內(nèi)容，構(gòu)建收集流動(dòng)人員資料的制度，保證檔案的完整性；再次，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)規(guī)定材料進(jìn)行鑒別，認(rèn)真核對(duì)相關(guān)信息，保證歸檔檔案的材料真實(shí)、完整、文字清晰等，避免有假材料“混進(jìn)來”，最大程度的保證檔案真實(shí)；最后，將缺少的資料及時(shí)登記，并且補(bǔ)齊[2]。

第二，整理和保管檔案。按照高標(biāo)準(zhǔn)加工流動(dòng)人員檔案，嚴(yán)格把控質(zhì)量，讓每個(gè)檔案都保持完整、真實(shí)。仔細(xì)、及時(shí)的做好目錄，并在計(jì)算機(jī)中錄入。對(duì)于不定期的材料收集，可以隨時(shí)整理，及時(shí)放入檔案中，防止材料發(fā)生丟失，保證檔案的完整性。嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案的借閱，流動(dòng)人員檔案的集約需要實(shí)施審批手段，并且逐頁檢查借閱歸還的人事檔案。

第三，接收和轉(zhuǎn)遞檔案人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在接收流動(dòng)人員檔案時(shí)需要仔細(xì)審核并且檢查材料，查看材料是否完整、齊全，工作人員需要有實(shí)事求是的態(tài)度以及便民利民的思想，及時(shí)告知缺少的材料。并且告知缺少材料可能帶來的影響，在本人進(jìn)行書面說明并且承諾補(bǔ)充材料后進(jìn)行接收。在流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)出時(shí)需要保證檔案完整以及齊全，無論是單位還是個(gè)人都不能以任何理由保留檔案或者是分批轉(zhuǎn)出。

（二）優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)

想要建立素質(zhì)高并且能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，需要從以下幾方面入手：第一，建立檔案管理人員的培訓(xùn)制度，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要有計(jì)劃的開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高工作人員綜合能力以及服務(wù)水平；第二，鼓勵(lì)和支持工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)以及技能的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自學(xué)意識(shí)；第三，定期召開研討會(huì)等，彼此交流管理檔案經(jīng)驗(yàn)，解決難度，開創(chuàng)新的思路；第四，不斷進(jìn)行教育活動(dòng)，例如黨性教育以及流動(dòng)人員檔案服務(wù)建設(shè)等等；第五，保持檔案人員的穩(wěn)定，打造良好的工作環(huán)境以及人文環(huán)境，開展表彰大大會(huì)，提升工作人員的待遇，讓其更加努力的進(jìn)行工作[3]。

注重在這五方面進(jìn)行提高：第一，思想政治方面。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要培養(yǎng)檔案人員具有良好的政治思想素養(yǎng)，要求其踏實(shí)工作，能夠做到吃苦耐勞，擁有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)；第二，業(yè)務(wù)方面。檔案管理人員需要全面了解并且掌握檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作（步驟、管理等），學(xué)習(xí)新的政策以及理論、技術(shù)等；第三，操作技能方面。為了可以盡快完成傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)型，檔案管理人員需要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且提高信息化技能；第四，溝通方面。檔案管理人員需要經(jīng)常和檔案材料部門進(jìn)行聯(lián)系，展開材料的收集，這就需要工作人員有良好的溝通能力，才能夠最大程度的保證順利開展工作；第五，創(chuàng)新方面。檔案管理工作需要在管理技術(shù)以及制度方面進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能更好的適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的發(fā)展，并且滿足檔案管理的需求[4]。

結(jié)語：在經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，人員的流動(dòng)速度不斷加快并且已經(jīng)變成了常態(tài)，導(dǎo)致大量流動(dòng)人員檔案缺失，甚至變成廢棄資料，對(duì)于人事檔案管理開展工作十分不利。對(duì)于新的問題以及挑戰(zhàn)，人才服務(wù)中心需要提高關(guān)注度，并且采取有效措施，進(jìn)一步優(yōu)化流動(dòng)人才的檔案管理。