電子會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題與防范措施研究

耿華付晶晶

（1.國(guó)網(wǎng)新疆電力有限公司奎屯供電公司，新疆 烏魯木齊 833200；2.國(guó)網(wǎng)新疆電力有限公司，新疆 烏魯木齊 830063）

一、電子會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不夠

在大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，對(duì)業(yè)務(wù)工作很重視，舍得投入人力、物力和資金，但是對(duì)檔案工作重視不夠，沒(méi)能充分認(rèn)識(shí)檔案對(duì)一個(gè)單位的重要性，單純的以提高單位工作業(yè)績(jī)?yōu)橹?，忽視了檔案工作，缺乏檔案意識(shí)，導(dǎo)致單位的檔案工作停滯不前。作為電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)期習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)加快實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理關(guān)注相對(duì)較少，沒(méi)能將電子會(huì)計(jì)檔案管放在重要位置，沒(méi)有為電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提供必要的資金和人員支撐。

（二）檔案信息化建設(shè)起步晚、水平低

電子會(huì)計(jì)檔案管理首先是依托于檔案信息化建設(shè)，信息化建設(shè)的程度直接關(guān)系到電子會(huì)計(jì)檔案管理工作水平。實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的大勢(shì)所趨，但是大多數(shù)的單位信息化建設(shè)起步相對(duì)較晚，發(fā)展水平相對(duì)較低，不能滿足電子會(huì)計(jì)檔案管理的需求，阻礙了電子會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)現(xiàn)步伐。尤其是單位在檔案信息化建設(shè)方面的各種投入都有限，更是影響了會(huì)計(jì)檔案信息資源建設(shè)的速度嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的推進(jìn)。

（三）會(huì)計(jì)檔案存檔不規(guī)范

國(guó)家檔案局和財(cái)政部出臺(tái)了電子發(fā)票原始憑證保存政策。對(duì)于電子發(fā)票源文件的保存，保存的電子發(fā)票源文件防止篡改、丟失的相關(guān)措施及保存方法可以滿足財(cái)政部的要求，但企業(yè)尚未形成標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)未實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)督管理，防止電子發(fā)票來(lái)源單據(jù)被篡改和偽造。管理媒介的變化導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案歸檔不規(guī)范。

（四）審計(jì)不方便

審計(jì)時(shí)，我們應(yīng)該查閱原始發(fā)票，而不是打印的發(fā)票。對(duì)于需要大量檢查和存儲(chǔ)的電子源文件，沒(méi)有合理的工具進(jìn)行審計(jì)，以實(shí)現(xiàn)高效的審計(jì)。在審計(jì)過(guò)程中，我們需要顯示發(fā)票與會(huì)計(jì)憑證之間的關(guān)系，以便真實(shí)地還原所有業(yè)務(wù)。

二、解決電子會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，增加在電子會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入

會(huì)計(jì)檔案的重要性決定了會(huì)計(jì)檔案工作理應(yīng)受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，各單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要性，從而加大對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的資金投入，為電子會(huì)計(jì)檔案管理提供必要的設(shè)施設(shè)備，加大在電子會(huì)計(jì)檔案技術(shù)方面的經(jīng)費(fèi)支持。

（二）加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理奠定基礎(chǔ)

實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理依賴于單位的檔案信息化工作，因此，各單位要加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，加大資金投入，配備好計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)等信息化軟硬件，尤其是信息化安全方面，要加強(qiáng)信息安全管理，采取強(qiáng)有力的技術(shù)保障措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，從而在檔案信息化基礎(chǔ)上推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)。

（三）加大電子會(huì)計(jì)檔案宣傳培訓(xùn)力度

改變單位負(fù)責(zé)人以及部分財(cái)務(wù)人員陳舊觀念。很多單位負(fù)責(zé)人出于滿足審計(jì)查賬等需要角度考慮，認(rèn)為電子會(huì)計(jì)檔案滿足不了這些要求。其實(shí)這是片面的，要糾正單位負(fù)責(zé)人的這種觀念。同時(shí)針對(duì)他們擔(dān)心電子票據(jù)容易篡改，反復(fù)使用等問(wèn)題，用實(shí)際案例說(shuō)明科技賦能后的電子單據(jù)其實(shí)比紙質(zhì)單據(jù)更安全，更能夠防止反復(fù)使用。部分財(cái)務(wù)人員對(duì)電子單據(jù)的認(rèn)識(shí)也存在誤區(qū)，以為將紙質(zhì)單據(jù)掃描形成電子文檔就變成了電子單據(jù)，實(shí)際上電子單據(jù)是由電子軟件自動(dòng)生成的，其具有唯一性，與紙質(zhì)掃描件具有本質(zhì)不同。單位加大財(cái)務(wù)人員培新力度，讓其掌握電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)知識(shí)與技能，將大大減少單位推行電子會(huì)計(jì)檔案阻力，提升效率。

（四）重視技術(shù)投入，不斷優(yōu)化軟硬件平臺(tái)

升級(jí)的財(cái)務(wù)核算軟件、面向電子會(huì)計(jì)檔案的管理系統(tǒng)要想發(fā)揮真正效用，必須依托過(guò)硬的軟硬件平臺(tái)。所以單位應(yīng)當(dāng)重視技術(shù)投入，不斷優(yōu)化軟硬件平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量可行，安全有效。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)軟硬件的維護(hù)、做好安全保密，確保電子會(huì)計(jì)檔案安全性。

（五）管理系統(tǒng)符合完整業(yè)務(wù)基本流程邏輯

檔案管理系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的對(duì)接可以滿足完整的業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)或ERP 系統(tǒng)中，需要復(fù)制總賬、明細(xì)賬和相應(yīng)會(huì)計(jì)憑證的邏輯關(guān)系。您需要查看每個(gè)憑證對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)、原始憑證和發(fā)票憑證，以及在哪個(gè)明細(xì)賬中，它需要符合財(cái)務(wù)人員的傳統(tǒng)交易習(xí)慣。

（六）增加會(huì)計(jì)檔案憑證鏈管理的防篡改技術(shù)

防篡改涉及兩個(gè)技術(shù)節(jié)點(diǎn)，不僅是歸檔環(huán)節(jié)，還有完整的鏈條。在數(shù)據(jù)的采集、報(bào)銷、記賬過(guò)程中，需要新的技術(shù)來(lái)保證數(shù)據(jù)的變化和調(diào)整。區(qū)塊鏈技術(shù)，數(shù)據(jù)是零篡改的，這項(xiàng)技術(shù)是全球公認(rèn)的。它可以對(duì)檔案的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行加密，保證整個(gè)過(guò)程中的數(shù)據(jù)是零篡改的。一旦發(fā)生篡改，各方都可以找到它。在存儲(chǔ)方面，電子源文件是分散的。

結(jié)論：利用電子會(huì)計(jì)檔案可以縮短信息傳遞的時(shí)間，提高運(yùn)作效率，降低管理成本，增強(qiáng)工作的可操作性，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化全過(guò)程管理。但是，企業(yè)在實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，也遇到了一些困難和挑戰(zhàn)，如原始檔案收集不規(guī)范、防偽措施不具體有效、防篡改、重復(fù)報(bào)銷證明、審核不方便等，會(huì)計(jì)檔案歸檔不規(guī)范。增加了電子會(huì)計(jì)憑證源文件的采集方式，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)終端報(bào)銷的數(shù)字化流程，實(shí)現(xiàn)了智能化。財(cái)務(wù)管理流程和管理系統(tǒng)符合完整的業(yè)務(wù)基本流程邏輯，增加了會(huì)計(jì)文件的防篡改技術(shù)憑證鏈管理，引入技術(shù)解決安全風(fēng)險(xiǎn)，但解決方案不系統(tǒng)、不全面，需要更好的擴(kuò)展解決方案。