關(guān)于檔案信息化管理的探討

熊飛

（貴州省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局111 地質(zhì)大隊(duì)，貴州 貴陽 550000）

近年來，伴隨科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)社會(huì)各個(gè)行業(yè)都產(chǎn)生了深刻影響，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代高速發(fā)展背景下，信息技術(shù)在社會(huì)諸多領(lǐng)域當(dāng)中得到了普及應(yīng)用，而作為承載信息與信息傳播重要途徑的檔案管理也因此越來越受到檔案管理單位及部門的普遍重視。如何在檔案管理工作實(shí)際，通過信息化技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建信息化管理模式，提高檔案管理整體水平，成為擺在廣大檔案管理工作人員面前的重要課題。

一、加強(qiáng)檔案信息化管理的重要意義

（一）能夠控制和降低檔案管理工作強(qiáng)度與難度

過去檔案管理工作當(dāng)中，主要以紙質(zhì)檔案為主要的管理對(duì)象，其儲(chǔ)存量非常大，也極大地增加了檔案管理工作的強(qiáng)度與難度。而在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)手段，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，以數(shù)據(jù)化管理為依托，有效控制和減少了檔案管理工作的存儲(chǔ)與保管難度，有效提高檔案管理效率和質(zhì)量前提下，將大量檔案管理人力資源釋放出來，避免高強(qiáng)度的工作投入。

（二）可以有效增強(qiáng)關(guān)鍵檔案信息檢索效率

近年來，在社會(huì)高速發(fā)展背景下，檔案管理工作也獲得了巨大發(fā)展，大量的檔案資料被越來越多的儲(chǔ)存于檔案庫中，以至于紙質(zhì)檔案信息查詢過程當(dāng)中出現(xiàn)很多難度，復(fù)雜程度越來越高，為了進(jìn)行目標(biāo)檔案檢索，需要?dú)v經(jīng)多次篩選以及復(fù)雜的程序，對(duì)檔案的查閱，借閱造成嚴(yán)重影響。而重視檔案管理工作的信息化發(fā)展，構(gòu)建完善的管理體系，能夠?qū)堎|(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)化，進(jìn)而構(gòu)成數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)化，使其變?yōu)閿?shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，將信息技術(shù)作用優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，以便對(duì)目標(biāo)檔案展開及時(shí)快捷的檢索，并實(shí)現(xiàn)有關(guān)信息數(shù)據(jù)的快速查詢，非常的高效與精準(zhǔn)，大幅提高了檔案管理成效。

（三）根本性轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理方式

相較于傳統(tǒng)檔案管理方式而言，檔案信息化管理已知存在很不相同的管理方式，為信息化手段管理檔案信息，構(gòu)建出一體化的網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，進(jìn)而有效收錄、轉(zhuǎn)移、儲(chǔ)存、管理和檢索各種檔案信息數(shù)據(jù)，不再通過紙質(zhì)檔案保存檔案信息，而是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中通過數(shù)據(jù)信息方式來執(zhí)行，檔案管理基于網(wǎng)絡(luò)一體化工作平臺(tái)，大幅提高了檔案管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化利用，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用。

二、目前檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)于檔案信息化建設(shè)管理缺乏足夠重視

現(xiàn)如今還有很多檔案管理單位以及部門，對(duì)檔案信息化管理重視程度不夠，沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的意義給予充分重視，在工作實(shí)際，對(duì)檔案工作實(shí)際需求沒有充分考慮，也沒有有效融合到檔案信息體系當(dāng)中，進(jìn)而影響檔案信息化管理整體工作成效，難以將信息化技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)在檔案管理工作當(dāng)中充分體現(xiàn)出來，更難以優(yōu)化利用信息資源。

（二）檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)水平亟待提升

基于互聯(lián)網(wǎng)與新媒體基礎(chǔ)上構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)一體化平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的重要基礎(chǔ)，檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理單位以及部門在建設(shè)一體化信息工作平臺(tái)方面還有很大的不足存在，很多方面都難以達(dá)到有效聯(lián)動(dòng)，而且移動(dòng)客戶終端依然有很多問題存在，導(dǎo)致檔案管理單位以及部門，信息化網(wǎng)絡(luò)水平亟待提升，這樣才能推動(dòng)檔案信息化管理工作健康發(fā)展。

（三）檔案專業(yè)化信息人才比較缺乏

在檔案管理工作當(dāng)中，很多工作人員在信息技能方面還存在很大不足，難以為檔案信息化管理提供專業(yè)幫助，而且在檔案管理工作實(shí)際，很多依然采用人工方式進(jìn)行管理，管理水平較低，對(duì)檔案信息化高效發(fā)展形成很大阻礙。

三、檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)化應(yīng)用

（一）針對(duì)檔案管理信息化構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理單位以及相關(guān)部門，要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際構(gòu)建規(guī)范完善的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并在標(biāo)準(zhǔn)管理體系當(dāng)中充分納入當(dāng)然信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，有效確保檔案管理工作成效以及質(zhì)量。

（二）對(duì)檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)一體化平臺(tái)加強(qiáng)建設(shè)

過針對(duì)檔案信息化管理構(gòu)建一體化的工作平臺(tái)，才能進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理全面素質(zhì)化，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理各個(gè)職能環(huán)節(jié)加強(qiáng)無縫信息化銜接，同時(shí)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理體化信息平臺(tái)建設(shè)，提高其服務(wù)作用，對(duì)檔案咨詢、共享、下載以及移動(dòng)端客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，并對(duì)檔案儲(chǔ)存進(jìn)一步優(yōu)化，提供全面的檢索服務(wù)，將一體化平臺(tái)強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)出來，并針對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化平臺(tái)構(gòu)建完善的監(jiān)管機(jī)制，確保更加全面的監(jiān)督管理檔案信息化。

（三）打造檔案信息化專業(yè)人才培養(yǎng)體系

在檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展過程當(dāng)中，離不開專業(yè)人才的支撐，檔案管理單位以及部門要結(jié)合自身實(shí)際，專業(yè)的信息化人才培養(yǎng)體系，對(duì)檔案管理工作人員加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，使其信息化水平獲得全面提升，并通過完善的引進(jìn)機(jī)制引入更多現(xiàn)代化的專業(yè)人才，推動(dòng)檔案管理工作信息化發(fā)展。

結(jié)語

總之，就目前當(dāng)然信息化管理建設(shè)而言，依然有很多問題存在，亟待提高檔案管理整體信息化水平，特別是作為檔案管理的單位以及部門，必須要充分重視此項(xiàng)工作，將檔案信息化管理作為重中之重，針對(duì)檔案信息化建設(shè)構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)，并打造一體化的工作平臺(tái)，通過一體化專業(yè)計(jì)劃人才培養(yǎng)體系構(gòu)建，促進(jìn)和提升檔案管理信息化水平不斷提升，進(jìn)而幫助檔案管理單位或部門快速實(shí)現(xiàn)信息化管理轉(zhuǎn)型，全面推進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展。