高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

任雅楠

（烏蘭察布職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

伴隨著高校行政體制的改革，辦公室和各學(xué)院及黨政機(jī)關(guān)的聯(lián)系變得更加緊密。辦公室職責(zé)劃分更加細(xì)化，檔案管理工作質(zhì)量的有序提升被提上了日程。學(xué)校辦學(xué)水平的高低一方面取決于教學(xué)、科研能力的高低，另一方面也是行政能力的體現(xiàn)，行政能力的提升簡(jiǎn)單而言就是辦事效率提高，辦公室檔案管理工作內(nèi)容瑣碎，管理方式混亂。筆者通過從現(xiàn)實(shí)問題切入，繼而提出若干檔案管理工作的提升策略。

一、當(dāng)下辦公室檔案管理工作具有的不足

（一）重視不足

從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子到具體分管檔案管理工作的各級(jí)工作人員長(zhǎng)期以來對(duì)檔案管理工作存在輕視心理，是檔案管理工作混亂的原因之一。檔案管理工作作為行政部門工作，沒有列入高校評(píng)價(jià)體系。幾乎每所院校都有對(duì)教學(xué)?？蒲泄ぷ髟u(píng)定的詳細(xì)準(zhǔn)則和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，但檔案管理工作缺乏卓有成效的工作評(píng)價(jià)機(jī)制，直接造成了檔案管理工作人員對(duì)工作的不重視。在實(shí)際工作中，檔案管理工作因人員重視力度不夠造成的后果由檔案管理混亂，檔案收放無序，甚至造成丟檔事故。

（二）工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

高校進(jìn)行辦公室工作人員的選聘工作，往往不像其他公務(wù)員事業(yè)單位選拔人才那樣設(shè)置較高的準(zhǔn)入門檻。同時(shí)，出于吸引人才的目的考慮，高校機(jī)關(guān)辦公室工作人員更多情況下是由教職工配偶擔(dān)任工作。缺乏足夠競(jìng)爭(zhēng)招聘到的工作人員，專業(yè)素質(zhì)很難保證。高校工作經(jīng)驗(yàn)檔案管理工作看起來不難，實(shí)際上因?yàn)楦咝Ｐ姓块T較多，各部門文件收發(fā)十分頻繁，且高校文件目錄較多，檔案管理工作十分考驗(yàn)工作人員的歸檔能力和經(jīng)驗(yàn)。

（三）管理模式僵化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展帶來了技術(shù)上的便利，我們?cè)谶M(jìn)行文件整理和文件歸納過程常常借助計(jì)算例如按鍵進(jìn)行檔案編碼分類、歸總整理。但在高校工作中，因紙質(zhì)檔案的實(shí)效性和文件種類的復(fù)雜性，很少有工作單位會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)的檔案編碼工作，或者是使用不夠科學(xué)、高效的檔案管理辦法。而思維模式的僵化是造成這種局面的重要因素，檔案歸總手續(xù)復(fù)雜，檔案調(diào)用程序繁瑣，這些都是檔案管理工作的弊端，但辦公室的工作氛圍長(zhǎng)期得不到改變，許多工作人員抱著多做多錯(cuò)的心態(tài)工作，最終導(dǎo)致了檔案管理工作的不成熟。

二、高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視力度

提高對(duì)檔案管理的管理力度，是對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作人員和工作評(píng)價(jià)機(jī)制的多方面要求。分管領(lǐng)導(dǎo)作為辦公室工作的直接責(zé)任人，更應(yīng)該推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化程序，要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度有所提高，應(yīng)該注意讓分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任明白檔案管理工作優(yōu)化的先進(jìn)性，從提高辦公室辦事效率、減少辦公室出錯(cuò)率和推動(dòng)辦公室工作科學(xué)化等方面來進(jìn)行論證。對(duì)于檔案管理人員，要通過開設(shè)專業(yè)課程、設(shè)立考核機(jī)制的方法來引導(dǎo)檔案管理人員提高自己的專業(yè)素質(zhì)，做到對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、掌握和理解。

（二）聘任專業(yè)檔案管理人員

檔案管理作為一種專業(yè)性極強(qiáng)的工作，對(duì)從業(yè)人員的基本素養(yǎng)有一定要求，在進(jìn)行相關(guān)崗位的招聘時(shí)，可以考慮招聘諸如圖書館學(xué)、檔案學(xué)出身的人員來參與辦公室檔案管理工作，他們的理論功底扎實(shí)，在進(jìn)入工作后能更快熟悉工作環(huán)境和工作內(nèi)容，為辦公室檔案管理工作的開展提供幫助。在不方便進(jìn)行人員招聘時(shí)，譬如在編制員額編滿的情況下，可以通過人事代理方法招聘相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員，這部分人群工作經(jīng)驗(yàn)豐富，熟悉檔案管理工作，由他們進(jìn)行辦公室檔案管理人員的技能培訓(xùn)，并通過開設(shè)輔導(dǎo)班、實(shí)地演練等教學(xué)方法，幫助部門人員快速進(jìn)入工作狀態(tài)，也能借機(jī)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和工作條例進(jìn)行再學(xué)習(xí)。

（三）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

現(xiàn)代化檔案管理方式科學(xué)且高效，高?？梢酝ㄟ^引入市場(chǎng)上出色的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入學(xué)校的檔案管理工作?；诨ヂ?lián)網(wǎng)開發(fā)的檔案管理軟件大都具有很強(qiáng)的功能，辦公室因其工作性質(zhì)的原因，需要經(jīng)常和其他部門進(jìn)行檔案對(duì)接，通過建立專門的檔案管理網(wǎng)站可以將各部門聯(lián)合起來，做到及時(shí)的檔案?jìng)鬏敼ぷ?，?shí)際上做到了數(shù)據(jù)共享，極大提高了辦公室的工作效率。但現(xiàn)代化建設(shè)也要進(jìn)行充分考慮，對(duì)于紙質(zhì)檔案和涉密檔案，則適用傳統(tǒng)方案來進(jìn)行保管。這種檔案一般檔案件數(shù)少，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)顯得有些小題大做嗎，同時(shí)也會(huì)增加檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)，而通過傳統(tǒng)方式對(duì)其進(jìn)行保管可以提高文件的安全性。

三、結(jié)束語

目前國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作方法各有千秋，但大都信息化、現(xiàn)代化基礎(chǔ)薄弱。檔案管理工作若要取得卓有成效的優(yōu)化，必須摒棄傳統(tǒng)思想的束縛，大力推行現(xiàn)代化改革。通過科學(xué)的優(yōu)化路線，足夠的資金支持，工作素養(yǎng)的提高，高校辦公室檔案管理工作才能真正取得優(yōu)化成果。