企業(yè)電子檔案管理的問題與措施

張文權

（秦皇島銀行股份有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、前言

企業(yè)的檔案管理工作逐漸趨向于信息化，電子化是目前我國科學技術水平不斷提升的重要表現(xiàn)，與此同時該種管理形式也符合目前我國經(jīng)濟的發(fā)展現(xiàn)狀，因此只有加強對電子檔案管理工作過程當中的問題的研究分析，才能更好地保障檔案管理工作的進一步的建設發(fā)展，基于當前企業(yè)電子檔案管理工作過程中仍然存在各方面的問題，文章將針對這些問題進行簡要分析，并提出相應的解決措施。

二、當前企業(yè)電子檔案管理工作過程中存在的問題

（一）相關人員安全意識薄弱，管理工作安全性較低

隨著我國科學技術水平的不斷提升，各種先進的工作形式逐漸被廣泛用于各行業(yè)的發(fā)展建設中，電子檔案的工作形式是符合當前我國新形勢的工作方式，電子檔案的管理形式可以更好地幫助各個部門提升整體的工作效率，而且該種形式也具有較強的應用性，但目前在大多數(shù)企業(yè)的電子檔案管理工作過程中，仍然存在著相關人員的安全意識較為薄弱，整個工作的安全性能較低的問題[1]。大部分的企業(yè)中，在進行電子檔案管理工作時，整體的使用效率低下，而且不少的工作人員認為電子檔案的管理形式不利于工作效率的提升，仍然習慣于傳統(tǒng)的紙質版檔案，這個檔案的管理形式難以得到有效的利用，工作人員的思想意識較為固化，仍停留在傳統(tǒng)的管理工作形式上，對于電子檔案管理形式的進一步推廣應用起了嚴重的阻礙作用，這在一定程度上也會使得電子檔案資源產(chǎn)生一定的浪費情形。另一方面，雖然企業(yè)通過電子檔案管理工作，可以提升檔案管理工作效率，但在一定程度上該種工作形式也存在一定的不足之處，比如其安全問題較為復雜，如果這次檔案管理工作不到位，將會使得整個管理工作過程中所涉及的病毒較多，病毒的入侵將會導致檔案管理系統(tǒng)癱瘓，進而使得大量的信息遭受丟失或者泄露等嚴重問題給人們的個人信息保護工作帶來一定的危害。由于檔案的安全性，對整個企業(yè)的建設發(fā)展都起了至關重要的作用，因此檔案的安全性問題必須引起各個企業(yè)的足夠重視[2]。安全性問題產(chǎn)生的原因主要有兩點，第一點是工作人員對電子檔案的安全意識比較薄弱，未能意識到各項工作的重要性以及必要性，因此在整個工作過程當中，沒有將這個檔案管理工作進行一定的區(qū)分，將其他普通的管理工作進行辨別，使得各部門工作人員混在一起同時進行管理工作，進而給整個電子檔案的安全性能埋下安全隱患。第二點是相關設施設備的質量水平較差，相對而言比較落后，而且設備在應用時也沒有對其進行及時的更新，導致整個設備的安全性能較差，電子檔案在進行發(fā)送接收或者保管歸檔過程中極容易受一些病毒的不良侵害，嚴重影響到了整個檔案的安全性。

（二）相關管理體系不完善，工作秩序混亂

目前由于我國部分企業(yè)管理工作人員在進行大量工作時，思路較為老化，未能及時的轉變工作理念，對于新興的電子檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認知，因此在進行日常管理工作時，將一些重要的檔案的物質代替隨意放置，不能夠將檔案進行妥善的保管，使得整個電子檔案管理工作過程中的問題頻頻發(fā)生。該問題的出現(xiàn)部分原因是，企業(yè)的管理層人員對電子檔案管理形式也缺乏足夠的了解，對于新興的電子檔案管理工作方式為去主動地了解，所以相關的管理體系不夠完善，管理工作過程當中所涉及的規(guī)章制度也不健全，導致整個檔案管理工作處于一個混亂的狀態(tài)，各個管理環(huán)節(jié)之間的有效銜接性差，工作人員對上一個環(huán)節(jié)的管理情形無法進一步的查明，所以后期的管理方式也存在著隨意的情形。而且工作人員進行信息備份過程中的規(guī)范性也較差，在一些數(shù)據(jù)文章的保管過程中，工作人員不能夠明確哪些具體的數(shù)據(jù)文檔需要進一步的備份，需要通過何種形式或介質來進行備份工作，這種情形導致企業(yè)檔案管理工作的電子化水平受到嚴重的影響[3]。

（三）工作人員的技術水平低，缺乏專業(yè)化工作團隊

檔案管理工作人員自身技術水平的高低或管理理念對整個企業(yè)電子檔案管理工作的質量及效率的高低與否有著重要的關聯(lián)性，目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作人員自身的技能水平較低，而且對整個檔案管理工作的認知存在一定的偏差，導致目前電子檔案管理工作的質量效率難以得到有效的提升。大多數(shù)的企業(yè)單位認為電子檔案管理工作，僅僅是將各部門的檔案資料輸入到電腦中就能完成該項工作，甚至有些工作人員由于受其知識水平及這項觀念的限制，也不能夠在日常工作或生活當中積極主動地去學習電子信息管理方面的新技術以及新理念，導致電子檔案管理工作的信息化水平較低，而且部分企業(yè)單位的工作人員存在一定的抵觸情緒，排斥對新技術新理念的學習，以及吸收這種不充分的認知以及較為落后的管理理念，很大程度上的阻礙了企業(yè)檔案管理工作電子化水平的建設與發(fā)展[4]。與此同時，電子檔案管理形式對工作人員方面的要求提出了更高的水準，對于工作人員無論是綜合素質或技能水平方面均有新要求，新變化，而大多數(shù)企業(yè)對電子檔案管理方面，工作人員的培訓以及專業(yè)化人才引進工作缺乏認知，過于重視短期經(jīng)濟效益的提升，在人員的培訓方面投入資金較少，因此工作人員缺乏足夠的培訓機會來學習該方面工作的新變化，新要求，與此同時，專業(yè)化的檔案信息管理工作人才更是欠缺。大部分企業(yè)的檔案管理部門都存在一定的人才匱乏情況，復合型人才少之又少，對企業(yè)檔案管理電子化建設工作也產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

三、針對上述問題所提出的解決措施

（一）加強宣傳力度，重視該工作的安全

針對當前電子檔案管理工作過程中的安全性能較低的情形，在今后工作中就要加強對電子檔案管理工作安全措施的宣傳，使工作人員意識到各項工作安全性能的重要性以及必要性[5]。做好電子檔案的安全保護工作，且可以從以下方面入手。一方面，要提升該方面管理工作人員的安全意識，只有使得工作人員意識到電子檔案安全性的重要性，在今后的管理工作中，工作人員才能有所轉變，必須具有足夠的安全意識，對相關軟件的升級與維護工作要做到位，而且電腦的硬件也要進行定期的檢查修理，養(yǎng)成良好的信息保存工作習慣，以最大程度來保障整個電子檔案相關數(shù)據(jù)信息的安全性[6]。另一方面，針對電子檔案管理工作過程當中存在的安全隱患，工作人員要嚴謹?shù)膶Υ擁椆ぷ鳎瑫r對數(shù)據(jù)的恢復以及備份系統(tǒng)進行完善，在計算機出現(xiàn)安全問題時，能夠保障重要的檔案資料，在這段時間內(nèi)進行恢復，與此同時在計算機使用過程中可以通過使用各類限制訪問權限驗證用戶信息等形式，來提升整個電子檔案的安全性。

（二）建立健全相關規(guī)章機制，加大監(jiān)管力度

在當前形勢下，針對電子檔案管理工作過程當中所出現(xiàn)的問題，各管理部門需要對整個管理體系進行相應的完善，制定出更加科學合理的管理工作體系，保障整個管理工作能夠按照預先規(guī)劃進行開展，每個工作人員都能夠各司其職，在出現(xiàn)一定的問題時，也可以將具體的責任追究到個人，在這段時間內(nèi)將問題進行解決。擁有完善的法律法規(guī)，以及足夠健全的規(guī)章機制，是每一項管理工作的重要保障，因此在今后工作中就要重視對完善化的電子檔案管理制度的健全，能夠給整個大化的工作提供更加有效的指導，確保管理工作的每一環(huán)節(jié)能夠有條不紊地進行下去，達到提升檔案管理工作的質量及效率的目的[7]。具體來說電子檔案在進行管理規(guī)章制度建立過程中，要對整個檔案的文件從制作、審核、收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)做出更加詳盡的規(guī)定，這樣工作人員在今后的整理工作時可以有法可依，同時也要隨著管理工作的不斷推進健康管理規(guī)章機制進行更新，確保制度能夠適應管理工作的新要求，新變化，而且只有不斷地完善電子檔案管理規(guī)章制度，才能使得工作在出現(xiàn)問題時，能夠依照法律規(guī)定再進行相應的改正。除此之外，企業(yè)也要健全監(jiān)管機制，加強對電子檔案管理工作的監(jiān)督管理，對在工作過程當中存在違法違規(guī)行為的工作人員給予嚴厲的懲治，以警示其他工作人員，使得整個這個檔案管理工作都處于可控的狀態(tài)下，明確每一個工作人員的工作職責以及其所應當承擔的責任。

（三）提高工作人員的綜合素質，引進專業(yè)化工作人才

檔案管理工作人員作為整個管理工作的關鍵主體，且管理觀念及管理技術水平對整個工作都有著至關重要的影響，因此要想進一步提升電子檔案管理工作質量水平，就要重視人員方面的改善，提升工作人員的綜合素質，建設專業(yè)化的工作團隊是整個電子檔案管理工作的必要前提，在今后的工作中企業(yè)要重視專業(yè)化人才的引進。首先，要加強對企業(yè)大會工作人員的培訓力度，聘請專業(yè)的電子檔案管理專家，采用定期開展講座的形式來豐富工作人員的理論知識，使其進一步了解當前時代對電子檔案管理工作的新要求，以及做好檔案管理工作電子化的措施，更新工作人員的管理理念，才能夠從根本上轉變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，在此基礎上要加強對工作人員的實踐培訓力度，帶動工作人員將理論知識與實踐經(jīng)驗相結合，創(chuàng)造出更加符合企業(yè)自身大管理工作的建設方案[8]。其次，可以通過建立獎懲機制的形式，來督促工作人員進一步的學習相關理論知識以及技術。通過對復雜的信息數(shù)據(jù)進行更加有效的，分類及整合可以使整個大的信息能夠最大化地發(fā)揮其利用的價值，進而提升整體電子檔案工作的質量以及效果。最后，企業(yè)也可以加強與科研院校高等院校之間的交流與合作，通過該形式為專業(yè)化工作人才的引進，提供人才保障，隨著時代發(fā)展變化淡化的工作的信息化水平日益提升，對人才方面的要求也越來越嚴格，通過與高等院校合作的形式可以降低在人才引進方面的資金投入，最大化提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，與此同時也可以保障工作人員的高水平，避免一些能力較低的工作人員混入到電子檔案管理工作隊伍當中。

四、結束語

總而言之，目前企業(yè)電子檔案管理工作過程當中所存在的問題較為多元化，各種各樣的問題使得檔案管理工作的質量水平難以得到有效的提升，在短時間內(nèi)無法促進企業(yè)管理工作的進一步發(fā)展，在日后的工作中，企業(yè)要重視對管理問題的研究，及時地采取相應措施，將這些問題解決并制定好預防方案，從而達到降低電子檔案管理問題的出現(xiàn)頻率，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。