關于如何強化紀檢監(jiān)察部門秘書人員的檔案意識

周新顏

（湖南省疾病預防控制中心,湖南 長沙 410005）

引言

在紀檢監(jiān)察部門中，檔案管理工作的重要性不言而喻。為了更好地提高紀檢監(jiān)察部門檔案管理工作的質量，一定要結合部門的實際情況做好檔案管理工作，這不僅是紀檢監(jiān)察部門發(fā)展的需求，同時也對紀檢監(jiān)察部門完善自身工作職能和提供更加優(yōu)質的服務創(chuàng)造了有利的檔案文獻條件?；诖?，本文就如何強化紀檢監(jiān)督部門秘書人員的檔案管理意識進行分析。

一、紀檢監(jiān)察部門秘書人員檔案意識的重要性分析

秘書工作是各級機關工作的重要組成部分，紀檢監(jiān)察部門的秘書人員不但承擔著上通下達、綜合分析、傳遞信息、協(xié)調服務等諸多職能，還要面對當前嚴峻的反腐敗斗爭形勢和黨風廉政建設繁重的政治任務做好工作，是紀檢監(jiān)督部門順利開展工作的參謀、助手、耳朵，肩負的工作任務很繁雜，責任很重大。在日常的工作過程中，紀檢監(jiān)察部門檔案管理工作就顯得尤為重要，應該采取多種措施來強化秘書人員的檔案意識，保證檔案的時效生、完整性、連續(xù)性，以此來保障工作的有效開展。綜合來看，可以從以下幾個方面來強化其檔案意識：首先，一定要確保檔案資料的完整性和檔案的完整歸檔。秘書人員作為檔案資料的整理人員其工作內容不僅僅局限于領導的會議記錄以及領導講話的整理工作，同時重要檔案資料的整理和歸檔工作也由其負責。由此可見，秘書人員檔案意識的水平會直接影響檔案資料的完整程度。如果秘書人員具有較強的檔案意識，其非?？粗匚募Y料的整理和歸檔工作，這樣可以大幅提升檔案資料的完整性。但是針對一些檔案意識薄弱的秘書人員，如果其沒有充分做好檔案管理和歸檔工作，則會對檔案資料的收集和整理產(chǎn)生影響。同時，還會直接影響紀檢監(jiān)察部門的工作效率。嚴重的還會導致資料丟失現(xiàn)象頻繁發(fā)生，對紀檢監(jiān)察部門整體管理水平的提升會產(chǎn)生嚴重的不良影響。其次，檔案資料的質量是確保檔案功能和價值得以完全發(fā)揮的重要依據(jù)。在紀檢監(jiān)察部門中，檔案室所收集的各類資料會直接影響相關案件的辦理進度和辦理質量。如果秘書人員的檔案意識不高，則可能導致相關檔案資料的完整性受到一定程度影響，同時也會限制檔案資料功能的有效發(fā)揮。在日常的工作過程中，如果秘書人員檔案意識匱乏，缺少對歷史檔案的重視，忽視對各類歷史檔案資料的利用，會限制檔案功能的有效發(fā)揮。

二、強化紀檢監(jiān)察部門秘書人員檔案意識的相關措施分析

（一）優(yōu)化硬件設備，增加管理資金投入

紀檢檔案工作的質量和后期的管理硬件設備投入和資金投入都具有非常密切的關系。經(jīng)濟基礎決定上層建筑，如果紀檢監(jiān)察部門在日常的檔案管理中缺乏相應的資金投入，就會導致檔案資料管理工作陷入困境。結合大量的案例分析可知，資金和硬件設備的投入是保障紀檢檔案工作順利開展的一項必要條件。如果紀檢部門的相關經(jīng)費不足，會導致其無法及時更新檔案室內的管理設備，同時，也沒有相應的資金來對秘書人員展開系統(tǒng)化的培訓。在我國一些基層紀檢監(jiān)督管理部門中，甚至沒有專門的檔案儲存室，很多時候檔案都和辦公資料堆放在一起，這樣不僅會對紀檢監(jiān)察部門的檔案管理工作產(chǎn)生影響，同時也不利于檔案資料的保管和利用。各級紀檢監(jiān)察部門一定要加強對檔案資料硬件設備和資金的投入支持工作，政府部門也可以通過財政補助的方式來為紀檢監(jiān)察機關檔案資料管理劃撥經(jīng)費，為其配備相應的硬件設備和軟件設施。同時也可以充分利用信息化技術來搭建檔案資料管理系統(tǒng)，以此來優(yōu)化紀檢監(jiān)察部門的檔案管理水平和質量，為紀檢監(jiān)察部門的檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。在有了資金支持后，為優(yōu)化秘書人員辦公環(huán)境創(chuàng)造了有利條件；同時也可以拿出一部分資金對其展開培訓，以此來強化其檔案意識。

（二）充分做好紀檢檔案的信息化管理工作

目前，雖然我國紀檢監(jiān)察部門的信息化建設工作已經(jīng)開展，但是就我國紀檢監(jiān)察部門的信息化建設工作，仍然處于初期的起步階段。很多紀檢監(jiān)察部門的檔案信息化建設工作依然停留在表層階段，甚至還存在很多紀檢監(jiān)察部門沒有利用信息化技術手段開展管理的現(xiàn)象。當前很多紀檢監(jiān)察部門依然按照傳統(tǒng)的管理模式進行管理，以這種方式利用和收集相關的檔案，不僅會增加工作負擔，同時也容易出現(xiàn)失誤，進而影響工作效率。為了進一步強化秘書人員的檔案意識，可以將現(xiàn)代化信息技術應用到紀檢監(jiān)察部門的檔案管理工作過程中去，通過更新和優(yōu)化計算機設備以及檔案線上管理系統(tǒng)為后期的紀檢檔案管理工作提供必要的技術支持。同時，還要主動引進先進的管理技術，將其和紀檢監(jiān)察工作融合起來，對紀檢檔案進行收集和整理，讓紀檢檔案管理工作在信息化技術的加持下可以充分發(fā)揮相關的作用，以此來有效提高秘書人員的檔案管理工作效率。

（三）充分做好紀檢檔案的開發(fā)和利用工作

紀檢檔案的核心價值在于做好其利用工作，但是就目前紀檢檔案的價值利用情況來看，依然存在利用價值不足的現(xiàn)象。一定要充分做好紀檢檔案的開發(fā)和利用工作。很多紀檢監(jiān)督的典型案例中都積累了大量的辦案經(jīng)驗，但是這類檔案卻呈現(xiàn)被束之高閣的狀態(tài)，難以發(fā)揮其應用價值。身為紀檢監(jiān)察部門的秘書人員，一定要轉變工作觀念，做好檔案資料的利用和開發(fā)工作。

（四）強化紀檢監(jiān)督部門秘書人員的綜合業(yè)務素質

紀檢監(jiān)察部門檔案管理工作水平和工作人員的綜合業(yè)務素質有著非常密切的關系。紀檢檔案管理工作質量和檔案工作人員的綜合素質高低呈現(xiàn)正比例關系。針對當前紀檢監(jiān)察部門秘書人員綜合素質不足以及工作能力較為薄弱的問題，還要對其進行系統(tǒng)化的培訓，通過不斷的培訓提高學習能力。紀檢監(jiān)察部門可以招聘一批文秘專業(yè)且具有良好政治素質的檔案管理人員，對其展開專業(yè)化的培訓，由此來強化其業(yè)務水平。同時，如果想要進一步強化秘書人員的檔案意識，還要做好其檔案管理實際操作實踐工作。如可以通過改變以往的人工操作模式的方式來提高秘書人員的操作水平，讓其在工作中經(jīng)過大量的實踐，不斷總結經(jīng)驗和教訓，增強自身的“檔案意識”。

隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，紀檢監(jiān)察部門還要充分做好檔案管理現(xiàn)代化建設工作，借此來有效提升檔案管理工作的效果。舉例來說，為強化管理人員的檔案意識，紀檢監(jiān)察部門要開展檔案信息化管理工作，這不僅是檔案服務工作和我國體制改革的需求，同時也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求。在實際的工作中，秘書人員要做到及時準確地傳遞信息，使信息管理更具時效性。要積極轉變觀念，不斷提高檔案意識，主動運用計算機技術進行輔助管理，整理檔案，輸入計算機，利用相關技術將圖片、圖像等轉化為數(shù)據(jù)，實現(xiàn)人事檔案與紙質檔案的共存；以此為基礎，既能有效地提高機關秘書的"檔案意識"，提高檔案管理工作的質量和效率，又能有效地促進紀檢監(jiān)察部門的可持續(xù)發(fā)展。

（五）提高秘書的安全意識

存儲設備的安全性是檔案管理中的一個重要問題，直接關系到檔案管理工作的最終效果。在實際發(fā)展過程中，紀檢監(jiān)察部門應不斷培養(yǎng)秘書人員的安全意識、保密意識，使檔案管理工作更有保障，從根本上提高檔案工作效率。現(xiàn)實工作中，有關軟硬件設備應定期更新和升級，以保證檔案管理工作能適應社會發(fā)展的需要，同時辦公室文員也應及時備份檔案，防止檔案丟失。通過網(wǎng)絡防火墻、身份認證等措施來有效提升紀檢檔案管理的安全性和機密性。同時，在一些機密文件進行傳輸?shù)倪^程中，還要設置訪問權限和訪問等級，避免因非法訪問導致檔案文件被非法修改和刪除。

三、結束語

在紀檢監(jiān)察部門中，檔案管理工作作為一項重點工作，它對提高檔案管理工作效率具有重要意義。目前影響紀檢監(jiān)察部門檔案工作的主要因素是文秘人員的檔案意識不強。在未來的工作中，應該采取形式多樣的手段來不斷提高辦公室文員的檔案意識，積極采用先進的信息管理手段和管理模式，以保證檔案管理水平能從根本上提高，促進紀檢監(jiān)督部門的穩(wěn)定有序發(fā)展。