加強(qiáng)高校巡察檔案管理實(shí)踐探析

陳曉媛 鄭學(xué)慧/安徽省合肥工業(yè)大學(xué)檔案館

近年來，為了落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，推動(dòng)高校新時(shí)代全面從嚴(yán)治黨向縱深發(fā)展，“建立巡視巡察上下聯(lián)動(dòng)的監(jiān)督網(wǎng)”，各高校黨委按照“發(fā)現(xiàn)問題、形成震懾、推動(dòng)改革、促進(jìn)發(fā)展”的工作方針，開始對(duì)校內(nèi)各二級(jí)黨組織開展巡察工作，努力營(yíng)造風(fēng)清氣正的生態(tài)環(huán)境，推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)高質(zhì)高效發(fā)展。巡察檔案不僅是一次巡察工作的過程與成果全記錄，更對(duì)今后工作的完善與進(jìn)步有重要的指導(dǎo)意義，是發(fā)揮好巡察利劍作用的有力支撐。做好巡察檔案工作，使歸檔、整理、管理、信息化等工作流程規(guī)范化、科學(xué)化，提高服務(wù)利用水平，充分發(fā)揮巡察檔案的憑證、資政、育人價(jià)值，使其真正成為打開巡察工作大門的鑰匙、審視巡察工作的鏡子、保證巡察工作高質(zhì)量發(fā)展的“壓艙石”和“助推器”。

1 高校內(nèi)部巡察檔案歸檔范圍

1.1 報(bào)告類檔案

報(bào)告類檔案指在一次對(duì)校內(nèi)某二級(jí)黨組織的巡察工作中所產(chǎn)生的所有反饋性報(bào)告，包括對(duì)巡察辦、巡察單位黨組織和校黨委的各類反饋報(bào)告。一般指巡察情況報(bào)告、反饋意見報(bào)告、個(gè)別談話報(bào)告、問題線索報(bào)告、專題報(bào)告等。

1.2 證明類檔案

證明類檔案指在巡察工作過程中佐證發(fā)現(xiàn)問題的相關(guān)檔案材料，即問題底稿和其支撐材料，包括問題底稿、談話記錄、聽取匯報(bào)和參加會(huì)議記錄、問卷調(diào)查與民主測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、問題線索和信訪統(tǒng)計(jì)表、問題線索匯總表、信訪呈批單、問題線索轉(zhuǎn)辦單、信訪材料轉(zhuǎn)辦單、巡察工作相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表等。其中，問題底稿指由巡察組對(duì)巡察工作開展情況進(jìn)行真實(shí)、完整、規(guī)范記錄，逐人、逐事、逐個(gè)問題編寫制作，形成一人、一事、一個(gè)問題一稿的巡察材料。巡察報(bào)告問題底稿是巡察報(bào)告、反饋意見報(bào)告和問題線索報(bào)告形成的主要依據(jù)，是巡察過程和結(jié)果的書面證明，也是回應(yīng)有關(guān)質(zhì)疑的有力證據(jù)。問題底稿必須全部歸檔。

1.3 過程類檔案

過程類檔案指在巡察過程中產(chǎn)生的，能反映一次巡察工作各個(gè)過程節(jié)點(diǎn)的各類檔案材料。包括巡察工作方案、巡察公告、動(dòng)員會(huì)和反饋會(huì)巡察組組長(zhǎng)和巡察辦主任講話稿、單位主要負(fù)責(zé)人表態(tài)發(fā)言、巡察結(jié)束公告等。

1.4 整改類檔案

整改類檔案指巡察工作結(jié)束后，被巡察單位整改過程中產(chǎn)生的檔案材料，和對(duì)被巡察單位二級(jí)黨組織開展整改工作“回頭看”過程中產(chǎn)生的檔案材料。包括整改落實(shí)工作臺(tái)賬、巡察整改報(bào)告、“回頭看”工作通知等。

2 巡察檔案工作中存在的問題

第一，對(duì)巡察檔案重視程度不夠，沒有科學(xué)指導(dǎo)和人力投入，導(dǎo)致文件材料歸檔不完整、檔案整理不規(guī)范。筆者所在的合肥工業(yè)大學(xué)已經(jīng)開展過四輪校內(nèi)巡察，但對(duì)巡察檔案工作依然不夠重視，巡察檔案工作沒有專業(yè)的檔案工作人員負(fù)責(zé)，只是由各巡察組聯(lián)絡(luò)員在巡察結(jié)束后收集整理，缺乏專業(yè)指導(dǎo)，存在文件材料歸檔不完整、檔案整理不規(guī)范的現(xiàn)象。筆者在實(shí)際巡察工作中發(fā)現(xiàn)了以下問題：整改類檔案材料歸檔不齊全；檔案盒未按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格及無酸紙材質(zhì)定制，僅僅使用普通塑料文件盒；沒有依分類方案和排列順序?yàn)闅w檔文件編寫檔號(hào)，僅編制流水號(hào)，且缺歸檔章；未采取線裝或不銹鋼釘裝訂，而是用普通燕尾夾裝訂，后期容易生銹，不利于檔案的長(zhǎng)久保存；未編寫頁碼，缺盒內(nèi)備考表；歸檔完畢后仍在巡察辦保管，未及時(shí)移交至檔案館。

第二，高校內(nèi)部巡察檔案工作制度建設(shè)不完善。目前，高校的各項(xiàng)巡察工作制度中很少詳細(xì)說明巡察檔案管理的內(nèi)容，學(xué)校也未單獨(dú)制定校內(nèi)巡察檔案工作制度。這就導(dǎo)致巡察檔案缺乏集中統(tǒng)一管理的制度規(guī)范，歸檔、分類、保管、利用等各項(xiàng)工作都處于無章可循的狀態(tài)，造成歸檔不齊、流程不規(guī)范、檔案保密與開放不到位等問題，檔案的完整安全和有效利用無法保障。

第三，信息化水平不高，巡察檔案利用率較低。巡察檔案工作的重點(diǎn)是要把巡察檔案成果利用起來，推動(dòng)解決問題長(zhǎng)效化，把成果的有效利用轉(zhuǎn)化成推動(dòng)學(xué)校改革、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。但當(dāng)各高校巡察檔案數(shù)字化尚未展開或程度較低，也缺乏信息化管理體系，信息資源挖掘欠缺，“數(shù)據(jù)化”程度不高，導(dǎo)致利用率不高，利用效果大打折扣。同時(shí)，也沒有明確規(guī)定不同層次的利用者需履行的審批手續(xù)，保密與利用關(guān)系處理模糊。

3 加強(qiáng)校內(nèi)巡察檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 重視巡察檔案工作

各高校要將巡察檔案工作納為巡察工作的重點(diǎn)，保證巡察檔案工作的各類硬件條件，如建立標(biāo)準(zhǔn)化的庫房和查閱室、配備檔案安全保管設(shè)備、做好恒溫恒濕和防潮防蟲等工作，保障巡察檔案的完整安全。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

校內(nèi)巡察檔案的內(nèi)容涉及面很廣，包括被巡察單位貫徹落實(shí)黨的方針路線政策、全面從嚴(yán)治黨工作、意識(shí)形態(tài)工作、科研經(jīng)費(fèi)管理、干部選拔任命等情況，如對(duì)校辦產(chǎn)業(yè)單位進(jìn)行巡察，還涉及很多財(cái)務(wù)、審計(jì)方面的知識(shí)。這就使得巡察檔案工作日趨專業(yè)化，更多地把工作重點(diǎn)放在對(duì)文件資料的分類匯編、整理成冊(cè)、編寫立卷、注釋說明等專業(yè)性工作上。這就要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)技能和較高的職業(yè)修養(yǎng)[1]。高校巡察辦應(yīng)與檔案館聯(lián)手，積極開展巡察檔案工作培訓(xùn)與交流學(xué)習(xí)，從收集整理、登記編號(hào)、分類編目、立卷歸檔等方面進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)。同時(shí)，在每輪巡查工作中，應(yīng)由檔案館工作人員及時(shí)赴巡察一線對(duì)檔案的收集、整理、歸檔流程進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，確保檔案的完整準(zhǔn)確和安全。

3.3 完善標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)

各高校應(yīng)結(jié)合自身情況制定出巡察檔案管理工作制度，將檔案分類、鑒定、裝訂、編目、保管、利用和數(shù)字化流程等作出明確規(guī)定，確保在歸檔立卷流程中，既客觀反映巡察工作全過程，做到問題可追、件件整改，又要便于巡察檔案的保管和利用，為做好巡察整改“后半段文章”提供真實(shí)客觀依據(jù)，確保經(jīng)得起歷史和人民檢驗(yàn)[2]。將巡察檔案工作納入年度計(jì)劃和年終考核中，使此項(xiàng)工作常態(tài)化、制度化，成為建立健全巡察制度，鞏固巡察成果的有力保障。

3.4 開展巡察檔案信息化工作

巡察檔案工作應(yīng)該由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，向系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化邁進(jìn)。加快巡察檔案的數(shù)字化進(jìn)程，并積極構(gòu)建科學(xué)高效的巡察檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的管理、利用和高效傳輸共享，并對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，形成一個(gè)貫穿于巡察工作各個(gè)階段的龐大數(shù)據(jù)庫。做到隨時(shí)隨地信息共享，把工作從單純的檔案保管向開發(fā)利用轉(zhuǎn)化，提高工作效率，輔助管理和決策，發(fā)揮好巡察檔案行政管理工具職能。同時(shí)，處理好保密與利用的關(guān)系，用好巡察檔案成果，通過線上線下開展各類專題警示教育，形成宣傳教育長(zhǎng)效機(jī)制。