基于會(huì)計(jì)信息化背景淺談
——行政事業(yè)單位內(nèi)部控制優(yōu)化

李璐

（濰坊市林業(yè)發(fā)展中心,山東 濰坊 261041）

一、引言

目前，新政府會(huì)計(jì)制度在各級(jí)行政事業(yè)單位全面施行。從新政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施以來(lái)統(tǒng)計(jì)的相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，行政事業(yè)單位日常財(cái)務(wù)管理與內(nèi)部控制水平在新政府會(huì)計(jì)制度下面臨新的挑戰(zhàn)。

李博（2018）提出，信息系統(tǒng)的完善是對(duì)推行新政府會(huì)計(jì)制度改革的真正挑戰(zhàn)。其中，新制度的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)雙分錄平行記賬方式，迫使行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電子記賬系統(tǒng)提升完善。新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的施行是基于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的應(yīng)時(shí)之舉，單位財(cái)務(wù)人員必須提高信息化處理能力、在工作實(shí)踐中加深理解準(zhǔn)則，才能使新政府會(huì)計(jì)制度充分發(fā)揮服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層決策與管理的作用。

信息化程度不斷加劇單位面臨的外部風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境，使行政事業(yè)單位不得不完善會(huì)計(jì)制度建設(shè)，內(nèi)部管控水平。財(cái)政部發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試操作行）》（2012年），從新的時(shí)代視角對(duì)內(nèi)部管控效力提出更高要求。行政事業(yè)單位作為政府部門財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要一環(huán)，內(nèi)部控制機(jī)制的完善不能忽視。國(guó)內(nèi)學(xué)者大多只單純關(guān)注行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)對(duì)策（李東升等，2015；徐俊杰和許瑤，2015；陳艷利等，2014），很少有人從信息化視角探討行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體制的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文僅以會(huì)計(jì)信息化為論述基礎(chǔ)，淺談現(xiàn)在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理工作中面臨的問(wèn)題、挑戰(zhàn)與機(jī)遇，并提出相應(yīng)的優(yōu)化改進(jìn)建議。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理工作中面臨的問(wèn)題

預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、政府采購(gòu)業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)控制、建設(shè)項(xiàng)目控制、合同控制六個(gè)模塊是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理工作的主要內(nèi)容。

（一）預(yù)算控制管理工作不合理

余華（2014）基于對(duì)湖南省與湘西自治州的558 家行政事業(yè)單位的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，行政事業(yè)單位預(yù)算控制管理工作中往往存在預(yù)算編制不合理、隨意性大；預(yù)算批復(fù)不規(guī)范、不切實(shí)際；預(yù)算執(zhí)行審批流程不健全、缺乏監(jiān)管；預(yù)算考評(píng)預(yù)警機(jī)制形同虛設(shè)等問(wèn)題。

（二）資產(chǎn)控制管理工作體系不完善

《規(guī)范》要求，資產(chǎn)控制管理工作作為內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，各單位需系統(tǒng)管理資產(chǎn)預(yù)算編制、采購(gòu)及驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作需憑借預(yù)算管理系統(tǒng)、政府采購(gòu)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)記賬系統(tǒng)等多個(gè)平臺(tái)完成資產(chǎn)采購(gòu)與入賬，多平臺(tái)運(yùn)作使得統(tǒng)一的錄入口徑難以實(shí)現(xiàn)，很難及時(shí)達(dá)到資產(chǎn)控制工作中的事前預(yù)算控制目標(biāo)。

此外，行政事業(yè)單位資產(chǎn)閑置率較高，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)資產(chǎn)的有效利用意識(shí)還需增強(qiáng)。余華（2014）的調(diào)查表明，湖南省高達(dá)53%的單位未設(shè)置獨(dú)立的資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，資產(chǎn)管理工作主要依靠財(cái)務(wù)部門中的會(huì)計(jì)人員兼職崗位來(lái)完成。這與國(guó)家制定的相關(guān)資產(chǎn)管理制度是相違背的。

（三）多個(gè)管理系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息高效交互共享

行政事業(yè)單位通常使用財(cái)政一體化平臺(tái)系統(tǒng)、行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)、部門決算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)電子記賬系統(tǒng)等多個(gè)信息化管理系統(tǒng)處理日常業(yè)務(wù)。每一項(xiàng)會(huì)計(jì)工作分別使用不同的系統(tǒng)完成，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息難以交互使用，不僅造成人力資源成本、數(shù)據(jù)資源的極大浪費(fèi)，更造成繁雜工作重復(fù)化、效率不高等問(wèn)題。

三、會(huì)計(jì)信息化背景下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理工作面臨的挑戰(zhàn)

信息化技術(shù)的發(fā)展為提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理效率提供了更多的可能性，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理工作必須適應(yīng)外部環(huán)境的變化與信息的復(fù)雜性。

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)計(jì)信息化意識(shí)淡薄，信息化管理觀念落后

新政府會(huì)計(jì)制度的全面推開(kāi)使得行政事業(yè)單位必須實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算電算化。面臨我國(guó)會(huì)計(jì)信息化起步晚、基礎(chǔ)弱的現(xiàn)實(shí)，部分行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作，沒(méi)有意識(shí)到會(huì)計(jì)信息化管理工作對(duì)單位內(nèi)部控制的重要性，會(huì)計(jì)信息化管理長(zhǎng)期游離于單位檔案數(shù)字化管理之外。

（二）新舊系統(tǒng)對(duì)接難度大，財(cái)務(wù)信息化專業(yè)人才匱乏

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息處理平臺(tái)使用的辦公系統(tǒng)與紙質(zhì)材料無(wú)法滿足新會(huì)計(jì)制度的要求，這一矛盾主要體現(xiàn)在新舊財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處理軟件的對(duì)接、與現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的兼容上。新政府會(huì)計(jì)制度的雙分錄“平行記賬”方式，使得財(cái)務(wù)人員工作量加大。會(huì)計(jì)檔案的保管年限限一般為10年以上，甚至為永久。傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)必須納入電子信息化平臺(tái)的統(tǒng)一管理范疇，才能避免會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的斷層和不連續(xù)。

同時(shí)，高效的信息系統(tǒng)的使用需依靠專業(yè)的信息管理人才與具有高水平財(cái)務(wù)能力的財(cái)會(huì)人員協(xié)作實(shí)現(xiàn)。然而，行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員和信息管理人員多分別隸屬財(cái)務(wù)部門和信息中心。會(huì)計(jì)人員熟悉財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)，信息中心的人員熟悉信息體統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)。會(huì)計(jì)人員與信息人員的信息不交互大大妨礙了信息化系統(tǒng)在行政事業(yè)單位的使用。

（三）缺乏基于信息化平臺(tái)的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)

大多數(shù)行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)單位內(nèi)部控制管理系統(tǒng)的建設(shè)重視程度不夠，單位大多缺乏有效獨(dú)立的內(nèi)部控制體系。由于缺乏完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)，單位難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中存在的漏洞，如虛假發(fā)票、電子發(fā)票使用、入賬、歸檔不規(guī)范等問(wèn)題，導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)損失時(shí)有發(fā)生。但現(xiàn)行會(huì)計(jì)法對(duì)會(huì)計(jì)信息化管理方面的要求仍不夠具體，對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)共享信息化管理等問(wèn)題未提出明確的操作規(guī)范。在單位會(huì)計(jì)實(shí)踐中，易發(fā)生各財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)不兼容、安全性能低等問(wèn)題。

四、行政事業(yè)單位利用信息化環(huán)境優(yōu)化內(nèi)部控制管理工作的優(yōu)化建議

（一）提高內(nèi)部控制管理工作的整體信息化水平

行政事業(yè)單位應(yīng)廣泛使用信息化技術(shù)，真正建立起“全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)”，通過(guò)信息化系統(tǒng)提高內(nèi)部控制管理工作效率，將基本的內(nèi)控流程程序化，節(jié)約各項(xiàng)成本。完善的單位信息化財(cái)務(wù)平臺(tái)應(yīng)包括預(yù)算控制平臺(tái)、數(shù)據(jù)交互平臺(tái)與財(cái)務(wù)綜合服務(wù)和決策支持平臺(tái)共三大平臺(tái)。只有這三部分協(xié)同運(yùn)作，才能形成高效有序的信息化單位內(nèi)部控制管理體系。行政事業(yè)單位還需加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保護(hù)，提高數(shù)據(jù)安全性，防范可能的安全風(fēng)險(xiǎn)。目前，國(guó)家正在推行將會(huì)計(jì)核算模塊、資產(chǎn)管理模塊等植入財(cái)政預(yù)算管理一體化平臺(tái)系統(tǒng)中，各個(gè)管理模塊統(tǒng)一規(guī)劃、共同推進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)從預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)的銜接和對(duì)一筆財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程電子化信息管理，促進(jìn)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和信息的一致性，為編制各類決算報(bào)告提供夯實(shí)數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)。

（二）增強(qiáng)各級(jí)工作人員的內(nèi)控意識(shí)與專業(yè)能力

在日常業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)中，需強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要性，尤其要重視對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)教育，激勵(lì)各級(jí)干部完善單位內(nèi)部控制系統(tǒng)，同時(shí)不斷改革與創(chuàng)新，及時(shí)吸收先進(jìn)的信息化元素，切實(shí)提升內(nèi)控管理工作的績(jī)效。

現(xiàn)階段，各單位對(duì)既熟悉財(cái)務(wù)知識(shí)又懂信息知識(shí)的人才缺口仍很大，國(guó)家需加大對(duì)“會(huì)計(jì)+信息”雙料專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)力度，制定專門的信息化平臺(tái)使用指南，注重日常信息化技能培訓(xùn)，著力夯實(shí)新政府會(huì)計(jì)制度人才庫(kù)建設(shè)。

（三）強(qiáng)化國(guó)有資產(chǎn)數(shù)據(jù)分析控制

行政事業(yè)單位管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是保障國(guó)有資產(chǎn)的正常運(yùn)行和保值增值，而傳統(tǒng)的人工記賬方式與不完善的內(nèi)控系統(tǒng)往往使不法分子有可乘之機(jī)。行政事業(yè)單位 完善的行政事業(yè)單位資產(chǎn)控制管理平臺(tái)，不僅可以全面優(yōu)化資產(chǎn)的入賬時(shí)間、價(jià)值、管理部門、使用人等靜態(tài)與動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，更能夠借助大數(shù)據(jù)分析工具，提供國(guó)有資產(chǎn)管理、運(yùn)行狀態(tài)與保值增值的分析建議，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)管理人員的客觀全面考核。信息化處理系統(tǒng)通過(guò)大數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，能夠更直觀地展示資產(chǎn)管理狀況并提出針對(duì)性建議，杜絕單位國(guó)有資產(chǎn)浪費(fèi)和閑置問(wèn)題的發(fā)生。

五、結(jié)論

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理工作在信息化數(shù)據(jù)時(shí)代迎來(lái)了新的發(fā)展空間，同時(shí)內(nèi)外部環(huán)境復(fù)雜性的提高也對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)踐提出更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。行政事業(yè)單位必須壓實(shí)內(nèi)控意識(shí)，順應(yīng)時(shí)代變化，堅(jiān)持立法先行，在新政府會(huì)計(jì)制度與《規(guī)范》的指引下，從預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、績(jī)效管理等各流程環(huán)節(jié)采取有效管控措施，不斷優(yōu)化完善單位內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，助推行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理工作再開(kāi)新局。