數字檔案在現代檔案管理中的運用分析

謝歆琳

（桃江縣地質環(huán)境監(jiān)測站，湖南 桃江 413400）

結合現代化信息技術提升檔案管理工作質量，能夠有效實現檔案管理工作模式的創(chuàng)新。目前在檔案管理工作中存在很多問題，例如工作人員管理能力不足、沒有認識到檔案管理工作的重要性、忽視了數字化管理模式的應用等。因此政府部門以及企事業(yè)單位需要轉變檔案管理工作理念，認識到現代信息技術的應用價值，把該技術優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，實現數字化檔案管理模式。

一、數字檔案管理模式技術應用價值

（一）數字檔案管理符合時代發(fā)展需求

檔案管理的資料內容，詳細記錄了政府機關部門和企事業(yè)單位的發(fā)展憑證，屬于社會發(fā)展不可缺少的重要資料文獻，為后續(xù)各項工作的開展提供重要參考依據。近些年來，我國現代化信息技術的應用越來越廣泛，各行各業(yè)幾乎都離不開信息技術的使用[1]。在檔案管理工作當中應用信息技術優(yōu)勢，能夠實現數字化檔案管理模式。數字檔案實現了數字化辦公，屬于無紙化的檔案管理。數字化檔案管理實現了檔案管理工作的智能化，讓整個檔案管理工作流程更加簡潔，方便，節(jié)省更多人工成本的消耗，有效提升了檔案管理工作效率和工作質量。因此政府機關部門以及企事業(yè)單位都需要具備先進的檔案管理工作觀念，搭建出更加有效的大數據管理平臺，采用數字化信息技術來實現檔案管理，不斷提升單位內部檔案的應用效率，確保符合新時代發(fā)展需求。

（二）提升檔案管理效能

數字化檔案管理模式的廣泛普及，能夠有效減少在人為檔案管理中出現的失誤，還能夠不斷提升檔案管理效能，實現檔案管理工作的高效開展。在傳統(tǒng)檔案管理工作當中，需要整理的檔案信息量比較大，企業(yè)要為其付出大量的人力、物力資源，無形中造成了較大的資源浪費。結合現代化信息技術的應用，則能夠使用數字技術來代替人工完成各項工作，節(jié)省了勞動力的同時，也能夠減少工作失誤的出現，提升工作效率和工作質量。信息時代的創(chuàng)新發(fā)展，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，同時也指明了新的發(fā)展方向。現有檔案管理工作人員需要認清數字化時代發(fā)展對檔案管理工作提出的要求，創(chuàng)新檔案管理意識和管理技能，根據在傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處，結合現代化信息技術應用進行有效的創(chuàng)新和彌補，提升檔案管理工作效能。政府部門以及企事業(yè)單位都要認識到檔案管理工作人員個人能力提升的重要價值，不斷強化檔案管理人員的素質培養(yǎng)，這樣才能夠整體提升到管理水平。

（三）提升社會對于檔案管理重要性的正確認知

完善的檔案能夠為社會發(fā)展提供有效的數據信息，為社會發(fā)展提供重要的基礎保障，同時也為科學技術的創(chuàng)新提供了重要依據，可以說檔案管理工作影響著整個社會的可持續(xù)發(fā)展。開展數字化檔案管理模式，能夠進一步提升社會人民群眾對于檔案管理重要性的認知[2]。當前社會中，一部分企業(yè)和群眾忽視了檔案管理工作的重要性，認為檔案管理跟庫存管理相類似，都屬于后勤工作，僅僅只是把單位具有的文獻資料，進行整理和保存即可，導致檔案應用效率比較低。再加上檔案管理工作內容比較復雜，工作量比較大，管理人員很難全面完善的顧及到所有工作細節(jié)，往往給檔案管理工作留下很多安全隱患。利用數字化信息技術應用，能夠搭建出更加高效的數據管理平臺，讓政府機關單位和企事業(yè)單位上下都明確地認識到檔案管理的重要性，并積極主動參與到檔案管理當中，遵守檔案管理要求，做好檔案的保存、保管和應用的工作。

二、檔案管理數字化管理現存不足之處

（一）數字化建設進度不足

實現數字化檔案管理工作，需要結合信息技術以及相關信息設備的應用。受到客觀因素的影響，我國各個地區(qū)實現檔案管理的數字化建設進度不足，沒有把數字化管理模式貫徹落實到實處。首先一部分檔案管理工作單位沒有認識到數字檔案管理的重要性，對于數字信息化管理平臺的建設不夠積極主動，沒有及時的創(chuàng)新信息化管理設施，難以滿足數字檔案的管理需求。再加上一部分工作人員受到了傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響，沒有積極主動學習數字檔案管理相關技能，雖然具備了相應的設備，但是還在使用傳統(tǒng)的人工管理模式，沒有把數字化信息技術優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。政府機關部門以及企事業(yè)單位仍然認為檔案管理工作屬于后勤管理工作范疇，沒有做好相應的監(jiān)督工作，導致當前檔案管理工作，形式化比較嚴重、模式比較單一，數字檔案整體建設進程比較滯后。

（二）數字檔案的安全系數比較低

檔案屬于比較重要的文獻載體，能夠把社會發(fā)展中產生的大量信息詳細記載下來，為后續(xù)工作的開展提供科學依據。目前數字化檔案管理模式越來越普及，有效提升了檔案管理工作效能，但是也帶來了檔案安全性問題。數字檔案管理需要結合信息技術的應用，也就造成了不法分子可以利用網絡漏洞入侵數據管理平臺，盜取該平臺中保存的數據和資源，威脅到檔案的安全性和可靠性[3]。當前網絡信息技術不斷創(chuàng)新發(fā)展，需要人們對檔案的數據信息安全性加強重視。檔案很容易出現被刪除、被破壞和外泄的情況，造成這一問題的主要原因是管理人員安全意識不強，在檔案管理當中出現違規(guī)操作，個人職業(yè)道德不足，嚴重威脅檔案的安全性和可靠性。例如，建筑企業(yè)單位內部的檔案內容包含有城市基礎信息、市政設施信息、水文地址信息等，是開展現代化城市規(guī)劃、工程設計和工程施工的重要依據。如果出現數據信息被盜或者是篡改的情況，會嚴重威脅建筑工程的順利開展，甚至會對城市的可持續(xù)發(fā)展造成直接影響。

（三）檔案管理人員素質不足

想要實現數字化檔案管理模式，管理工作人員需要具備基本的檔案，管理工作知識和技能，熟練的應用信息技術和計算機技術來完成檔案管理，利用檔案信息化管理平臺，保障檔案內容更加安全可靠。當前一部分檔案管理工作人員受到傳統(tǒng)觀念影響，忽視了數字化檔案管理的重要性，帶動著下層管理工作人員也認為檔案管理工作不重要，沒有積極主動地進行檔案管理工作的創(chuàng)新，并不符合時代發(fā)展需求，并且檔案應用效率較低，沒有把真正的檔案價值發(fā)揮出來。

三、信息時代數字化檔案管理有效措施

（一）搭建出數字檔案管理平臺

社會各行各業(yè)發(fā)展已經離不開信息技術的應用，在當前的發(fā)展背景下，想要實現檔案的數字化管理，需要首先搭建出完善的數字檔案管理平臺，在其中引入云計算技術的應用，把數字化管理技術優(yōu)勢充分發(fā)揮出來[4]。政府機關單位以及企事業(yè)單位內部負責進行檔案管理的工作機構，需要認識到數字化檔案管理的重要性，并順應時代發(fā)展需求創(chuàng)新檔案管理觀念。針對數字化檔案管理平臺建設加強資金支持，實現檔案管理工作模式的創(chuàng)新。政府部門要以身作則首先參與到數字化檔案平臺建設過程中，保障數字化檔案管理系統(tǒng)的正常運行。政府部門以及企事業(yè)單位要充分利用云計算技術優(yōu)勢，在系統(tǒng)當中制動出一系列的操作指令，讓用戶能夠利用網絡搜索引擎來查找自己需要的信息和資料，實現數字檔案的有效利用。例如政府部門以及企事業(yè)單位可以在該平臺當中，調取不同地區(qū)的檔案內容。云端統(tǒng)計數據庫可以根據檔案使用人員的搜索指令，查找相應的檔案資源為其進行提供，實現了檔案資源的有效共享，也有效提升了數字化檔案的管理效能。

（二）在數字檔案管理平臺中完善功能模塊

根據當前檔案管理現狀，政府部門以及企事業(yè)單位需要認識到數字檔案管理的必要性，優(yōu)化數字檔案管理系統(tǒng)[5]。首先需要確保數字檔案管理平臺，能夠具備自行檢索功能，在后臺設置檢索功能和檢索模塊，確保使用者能夠在平臺當中輸入關鍵詞即可完成檔案資料的檢索和查詢。需要確保數字檔案管理平臺能夠具備檢索詞匯的定位功能，使用關鍵詞即可彈出相應的關聯(lián)信息內容。政府機關單位以及企事業(yè)單位要結合自身數字檔案管理平臺的不足之處，完善查閱、檢索功能、篩選功能，提升檔案管理平臺的檢索工作效率。用戶在進行檔案資料查閱時，可以根據自己檢索的詞匯進行精準的二次化檢索和定位，減少檔案查閱過程和使用過程的時間消耗。結合現代化信息技術的應用，收集和管理電子檔案內容，充分發(fā)揮出文件掃描和文件傳輸功能優(yōu)勢，提升電子檔案建檔和分類效果。同時數字化管理技術還能夠實現紙質檔案和數字檔案的同步優(yōu)化管理，確保檔案的管理和存儲更加安全可靠。

（三）針對數字檔案管理人員進行技能培訓

政府機關單位和企事業(yè)單位要打造出專業(yè)的檔案管理人才團隊，積極跟當地的高校合作，形成校企合作基地，做好優(yōu)秀管理，人才儲備工作[6]。組織現有的檔案管理人員參與到培訓教育當中，確保工作人員能夠詳細理解數字化系統(tǒng)的運行原理，具備基礎的檔案信息化管理知識，能夠熟練的應用數字化信息技術進行檔案管理，并正確的處理系統(tǒng)運行中出現的突發(fā)情況。政府部門以及企事業(yè)單位需要做好檔案管理工作團隊的績效考核，形成健全的績效考核工作機制，把薪資水平和績效考核系數結合在一起，激發(fā)管理人員的工作積極性，主動參與到檔案管理工作當中。

（四）做好檔案的安全管理工作

在信息時代安全管理工作開展尤為重要。需要把安全管理工作貫徹落實到檔案管理的始終，針對于管理人員、管理場地、管理設備等方面提出精細化的管理要求，及時發(fā)現在工作中出現的安全隱患，采取有效措施進行處理和解決[7]。例如要限制現有檔案管理人員的權限，不能利用職權之便來違規(guī)的查閱檔案內容。一旦發(fā)現在工作中出現類似行為要嚴肅的處理。內部檔案管理人員需要互相之間約束和監(jiān)督，強化安全管理工作意識，并做好檔案的保密工作。檔案管理需要具備規(guī)范的數字檔案密件處理工作，利用抽取密件的管理方式確保數字化密件檔案管理更加安全可靠。針對于帶有密字的文件要嚴格按照保密管理要求進行處理。

結語

綜上所述，結合現代化信息技術實現數字化檔案管理，是檔案管理工作必然發(fā)展趨勢，因此政府機關單位以及企事業(yè)單位都需要及時響應時代發(fā)展號召，應用信息化技術優(yōu)勢，強化檔案管理工作質量。建設出數字化檔案管理系統(tǒng)，完善該平臺的管理模塊，做好人力資源的技能培訓，滿足現代檔案管理發(fā)展要求。