淺談基層檔案館的建設(shè)與管理

李云飛

（四川省內(nèi)江市東興區(qū)婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，四川 內(nèi)江 641000）

1997年全國(guó)實(shí)行機(jī)構(gòu)改革，將檔案局和檔案館進(jìn)行合并，一個(gè)機(jī)構(gòu)，兩塊牌予，履行檔案事業(yè)管理和檔案保管使用兩種職能。2019年2 月，根據(jù)《中共中央地方機(jī)構(gòu)改革有關(guān)問題的指導(dǎo)意見》各地將檔案局檔案館進(jìn)行分割，職能進(jìn)行區(qū)分，為適應(yīng)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義發(fā)展要求，以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，整改后的檔案館將履行新的職能面臨新的挑戰(zhàn)，新形勢(shì)下要想履行好檔案館的職能，首先要建好檔案管理隊(duì)伍并進(jìn)行科學(xué)的管理，新時(shí)代信息化社會(huì)基層檔案館的發(fā)展也是需要摸索和探究的課題。

一、基層檔案館的基本功能

在時(shí)代發(fā)展的過程中，會(huì)不斷產(chǎn)生大量的檔案資料，例如：文書檔案、影像檔案、工程項(xiàng)目檔案、照片檔案、實(shí)物檔案管理等。檔案館是信息社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，其社會(huì)地位也在不斷提高，而且它還是保存和積累國(guó)家檔案財(cái)富的重要機(jī)構(gòu)，具有傳播檔案信息和宣傳教育等功能，其主要基本功能有：

（一）負(fù)責(zé)接收按規(guī)定應(yīng)移交進(jìn)館的基層各單位檔案資料；負(fù)責(zé)征集和收集散存在社會(huì)上的具有重要價(jià)值的檔案資料；負(fù)責(zé)提供基層改制企業(yè)檔案寄存服務(wù)；負(fù)責(zé)接收基層單位現(xiàn)行文件。

（二）負(fù)責(zé)對(duì)所征集的檔案資料進(jìn)行鑒定、整理、歸檔；負(fù)責(zé)對(duì)館藏檔案進(jìn)行科學(xué)分類和保管，建立全宗卷，記載立檔單位和全宗歷史演變情況；負(fù)責(zé)館藏檔案的鑒定開發(fā)，編制檢索工具，提供檔案信息及政府現(xiàn)行文件的查閱利用服務(wù)；負(fù)責(zé)館藏檔案安全，維護(hù)館藏檔案完整，保守黨和國(guó)家的機(jī)密。

（三）圍繞基層黨組織和政府工作需要，開展檔案史料的研究和編輯工作，利用館藏檔案資料舉辦展覽活動(dòng)，編輯檔案文件匯集和其他有利用價(jià)值的參考資料，經(jīng)批準(zhǔn)后公開檔案文件和史料。

（四）負(fù)責(zé)推進(jìn)基層檔案館數(shù)字化和智慧化建設(shè)，按照檔案工作信息化發(fā)展方向，全方位有效地開發(fā)檔案信息資源，開展檔案管理技術(shù)研究，提高基層檔案館檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理由智能化向智慧化發(fā)展。

（五）充分利用各級(jí)各類新聞媒體，充分挖掘檔案資源的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值，不斷設(shè)計(jì)宣傳主題，創(chuàng)新宣傳形式，推出一批有檔案特色、有社會(huì)影響力、為人民群眾喜聞樂見的檔案宣傳精品力作，為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供強(qiáng)大輿論支持。加強(qiáng)檔案工作對(duì)外交流，不斷提高我國(guó)檔案工作在國(guó)際上的影響力。

二、基層檔案館的建設(shè)與意義

基層檔案館不僅具有政府職能，對(duì)于百姓來說，檔案館更是收集和保管各種檔案、資料的重要機(jī)構(gòu)，是公益性的科學(xué)文化組織機(jī)構(gòu)，檔案館的根本目的不是盈利，而是收集、整理和保存社會(huì)歷史記憶，儲(chǔ)存淵博的知識(shí)，成為一個(gè)大眾取之不盡，用之不竭的知識(shí)寶庫。不過隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化進(jìn)程的加快，檔案數(shù)量越來越多，檔案管理工作的難度越來越大，為了保證基層檔案能夠順利地開展，我們要努力不斷地?cái)U(kuò)充基層檔案館的建設(shè)，更好地滿足大家的需要，為社會(huì)服務(wù)。需要引起重視的一點(diǎn)是，在檔案保存中，要特別注意檔案信息的準(zhǔn)確性和可溯源性，也要在硬件方面保證場(chǎng)館的安全性，如何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相互連接，也要盡量保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性，以防檔案丟失，確保檔案安全。

要想建立“五位一體”功能的綜合性檔案館，檔案館一般對(duì)外要配備檔案展覽廳、服務(wù)大廳、文件查閱中心和電子閱覽室等活動(dòng)場(chǎng)地。實(shí)際情況是，受很多因素的影響，現(xiàn)在很多基層檔案館達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，為了滿足人們查詢檔案的需求以及查詢條件和需求不斷提高的客觀情況，檔案館相關(guān)部門要努力不斷地增加對(duì)外服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)質(zhì)量，條件允許的話，可以建立新的檔案館，一般新館的規(guī)劃都比較科學(xué)合理，不僅能改善人們查詢服務(wù)的條件，無形中也提高了檔案館的服務(wù)水平，環(huán)境無形中也會(huì)影響人的素質(zhì)和心情。

近年來，國(guó)家飛速的發(fā)展，所以在檔案建設(shè)和管理隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，也要不斷地革舊求新，信息化和現(xiàn)代化管理是新時(shí)代檔案建設(shè)和管理的必然趨勢(shì)，目前各基層的檔案館由于受發(fā)展和客觀條件限制，科學(xué)管理缺失，信息管理和數(shù)據(jù)庫大部分都還不完善，不僅各個(gè)單位和部門之間不能建立有效的連接，某種程度上也浪費(fèi)了大家查詢檔案的時(shí)間。很大程度上，影響了檔案開發(fā)和保存的工作，因此在建立檔案館時(shí)，要充分考慮這些因素，提前進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，重視檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，提高檔案館服務(wù)水平。

三、新形勢(shì)下基層檔案管理隊(duì)伍建設(shè)與管理

人是任何機(jī)構(gòu)和團(tuán)體運(yùn)行的主體，在機(jī)構(gòu)的運(yùn)行中其主導(dǎo)作用，在基層檔案館也是一樣，要想建立有效的檔案館組織，組建高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)至關(guān)重要。

（一）重視培養(yǎng)高素質(zhì)的綜合性人才

人是組織的主體，其中素質(zhì)又是決定人是否能順利開展工作的重要因素，在基層檔案管理工作中也是如此，檔案管理和服務(wù)工作是一項(xiàng)很繁雜和需要有高度服務(wù)意識(shí)和綜合能力的工作，檔案管理人員的素質(zhì)和能力直接決定了檔案的管理水平和檔案館的整體服務(wù)質(zhì)量，管理人員充當(dāng)著領(lǐng)頭羊的作用，直接決定了整體的工作質(zhì)量，所以不斷地培養(yǎng)和挖掘高素質(zhì)人才擔(dān)任檔案館的管理人員。

大型檔案館的管理都比較成熟了，專人專崗，也有成熟的系統(tǒng)和體系，所以相對(duì)來說比較順暢，但是基層檔案館的工作冗雜，缺乏系統(tǒng)化和團(tuán)隊(duì)化的管理體系，往往是一人多崗多責(zé)，面臨的服務(wù)對(duì)象也多，基層檔案館要想實(shí)現(xiàn)專業(yè)和規(guī)范化的發(fā)展，首先就要選拔稱職的管理人員。特殊的職業(yè)屬性和職責(zé)要求基層檔案管理人員首先要是愛崗敬業(yè)具有奉獻(xiàn)精神的人，

其次還應(yīng)該是學(xué)習(xí)能力強(qiáng)和工作協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的綜合素質(zhì)很高的復(fù)合型檔案管理人才。要快速地掌握專業(yè)技能知識(shí)，也要能掌握現(xiàn)代化的管理軟件和設(shè)備，能提出和建立科學(xué)有效的管理制度。這種精明能干的人才才能在基層檔案管理和發(fā)展中起到積極的促進(jìn)作用，也只有這樣的人才才能帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)，共同提高檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

（二）重視基層檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

進(jìn)入21世紀(jì)以后，社會(huì)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在日新月異的變化，無形中各行各業(yè)也面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在基層檔案工作中不僅要有好的管理者，也要有專業(yè)的基層服務(wù)人員，才能形成一個(gè)具有綜合實(shí)力的服務(wù)整體，基層檔案工作面臨的群體廣，負(fù)責(zé)接觸的社會(huì)面也很廣，假如沒有淵博的知識(shí)和專業(yè)的工作和服務(wù)水平，我認(rèn)為很難勝任如今也在快速發(fā)展的檔案工作，也難以利用檔案館的平臺(tái)為民眾和國(guó)家做出貢獻(xiàn)。作為檔案館的管理人員，要充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的角色，不斷通過各種形式給基層檔案工作者提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，檔案工作者也要不斷地通過各種形式來學(xué)習(xí)和提高自己的專業(yè)能力和知識(shí)，利用所學(xué)所感，和高度負(fù)責(zé)的態(tài)度更好地服務(wù)于基層檔案館，助力檔案館穩(wěn)定的發(fā)展。

四、信息化建設(shè)大經(jīng)濟(jì)態(tài)勢(shì)下基層檔案館的發(fā)展方向

在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案數(shù)字化應(yīng)該是當(dāng)前檔案管理面臨的一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，也是今后檔案管理必經(jīng)的階段。建立智慧檔案館將檔案數(shù)字化可以提高檔案信息共享度，提高檔案信息利用率。面對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，推進(jìn)信息技術(shù)與檔案館管理緊密結(jié)合，促進(jìn)檔案館信息化建設(shè)與智慧城市建設(shè)協(xié)同發(fā)展、提升檔案館服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的能力，對(duì)基層檔案館進(jìn)行智慧化功能設(shè)計(jì)和智慧管理和服務(wù)是檔案館發(fā)展的趨勢(shì)，建設(shè)和發(fā)展智慧檔案館有利于基層管理者更高效和科學(xué)的管理檔案，也能促使工作者更高效準(zhǔn)備的開發(fā)檔案信息，豐富檔案內(nèi)容，讓檔案趨向完整化，也能促使碎片的檔案信息互聯(lián)，進(jìn)而完整化檔案信息，有利于保護(hù)檔案的全貌和真實(shí)性，智慧檔案館也能幫助管理者提升服務(wù)質(zhì)量，有效地維護(hù)檔案健康。

智慧檔案館為什么“智慧”，并不是讓它和人一樣，具備人的智慧，而是指智慧檔案館擁有超強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理和管理系統(tǒng)，利用萬物互聯(lián)的物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等數(shù)據(jù)處理技術(shù)手段，按照設(shè)計(jì)好的模式和流程，自主感知、匯集、記憶、分析、識(shí)別、觸發(fā)預(yù)案、控制運(yùn)行、評(píng)估業(yè)務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和管控信息、挖掘知識(shí)、發(fā)現(xiàn)關(guān)系等，以達(dá)到檔案管理智慧化層級(jí)。與普通的數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館在信息感知和智能處理方面，能凸顯更強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，另外在整體協(xié)同和快捷服務(wù)功能方面也是優(yōu)勢(shì)明顯，幾乎完全滿足目前檔案開發(fā)和管理的全部要求。

檔案智慧管理系統(tǒng)的首要條件就是感知，感知是指通過技術(shù)手段將檔案的實(shí)體內(nèi)容以及檔案管理信息等感知到智慧管理系統(tǒng)里，和物聯(lián)網(wǎng)連接在一起，也就是把實(shí)體的檔案內(nèi)容和分類管理等信息全部通過系統(tǒng)感知到計(jì)算機(jī)上，對(duì)檔案實(shí)體也能定位和識(shí)別，對(duì)檔案的管理狀態(tài)也能進(jìn)行監(jiān)控和線上的管理，檔案實(shí)體的管理不僅智慧了，檔案信息也全部上網(wǎng)了，不僅保障了檔案信息的安全，也提升了檔案信息的查調(diào)速度，與管理和查閱人員都是一種方便。

通過對(duì)檔案信息的感知，不僅能對(duì)檔案進(jìn)行全過程的管理和控制，更能最大程度保障信息安全，提供信息丟失風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，以及修復(fù)方案等。當(dāng)智慧檔案館系統(tǒng)一旦發(fā)展數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常和缺失的時(shí)候就能自主地進(jìn)行判斷，并且馬上做出反應(yīng)，觸動(dòng)提前設(shè)置好的處置方案，對(duì)相關(guān)的程序發(fā)射指令，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能的保護(hù)和控制，并且進(jìn)行相應(yīng)的警報(bào)提示。主要是根據(jù)檔案信息本身的特點(diǎn)，利用之前形成的檔案信息之前的聯(lián)系，從邏輯和語言上進(jìn)行比對(duì)，按照預(yù)設(shè)程序，可以自發(fā)地進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索，盡可能地第一時(shí)間追回已丟失的檔案信息，智慧系統(tǒng)能有效地控制、管理和保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，大大降低了檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)性。

另外，智慧檔案館也能幫助各管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相互協(xié)同。傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館各個(gè)管理模塊和職能是分離的，檔案業(yè)務(wù)之間和不同環(huán)節(jié)之間缺乏高效的協(xié)同機(jī)制，導(dǎo)致基層檔案信息各單位和業(yè)務(wù)之間信息孤立和不對(duì)稱的情況，增加溝通的處理成本。智慧檔案館萬物互聯(lián)之后，檔案信息、業(yè)務(wù)工作、機(jī)構(gòu)人員、外部資源形成緊密聯(lián)系，各個(gè)業(yè)務(wù)端口互相協(xié)同且資源可以互相作用，各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)可以智能結(jié)合，高效管理，協(xié)同發(fā)展。整個(gè)智慧檔案館的管理系統(tǒng)可以高效準(zhǔn)確且靈活地應(yīng)對(duì)各種業(yè)務(wù)需求。

隨著科技的快速發(fā)展和信息進(jìn)程的加快，我相信，智慧檔案館的服務(wù)領(lǐng)域也會(huì)越來越大，服務(wù)的范圍也會(huì)隨之?dāng)U大，未來，也會(huì)大大的方便群眾進(jìn)行學(xué)習(xí)和查閱，比如可以在手機(jī)下載一個(gè)app的終端就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的移動(dòng)化服務(wù)，用戶可以隨時(shí)隨地的獲取檔案信息，不僅能滿足用戶的檔案信息需要，更能促進(jìn)社會(huì)文化的發(fā)展。

綜上所述，各基層單位要充分地認(rèn)識(shí)到構(gòu)建檔案館的意義科學(xué)規(guī)范的檔案管理才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面不斷地提升管理水平。以人民需要為核心，不斷擴(kuò)大基層檔案館的數(shù)量和規(guī)模，用現(xiàn)代化的武器武裝檔案館，讓檔案館智慧起來，是新時(shí)代新社會(huì)的發(fā)展需要。作為基層檔案管理者要不斷地做好檔案的開發(fā)和管理工作，充分發(fā)揮自己和檔案館的價(jià)值，為社會(huì)的進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。