創(chuàng)新管理手段提升統(tǒng)計檔案工作水平

趙樹利

（山東省濱州市沾化區(qū)統(tǒng)計事業(yè)服務(wù)中心，山東 濱州 256805）

在現(xiàn)代這個科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達的時代，傳統(tǒng)老舊的統(tǒng)計檔案工作的管理手段早已不適用于現(xiàn)代社會的高速發(fā)展。因此，我們要學(xué)會創(chuàng)新管理手段，學(xué)會借助互聯(lián)網(wǎng)信息化手段以有效提高統(tǒng)計檔案工作質(zhì)量以及工作效率，為統(tǒng)計事業(yè)的欣欣向榮做出自己力所能及的貢獻。

一、目前統(tǒng)計檔案工作存在的主要問題

（一）對信息化管理認識不足，管理手段陳舊

在現(xiàn)代社會這個信息化時代，信息早已成為炙手可熱的資源之一。由此可見，創(chuàng)新管理手段以提升統(tǒng)計檔案工作水平早已成為了統(tǒng)計事業(yè)的重要課題之一。然而，在當前的統(tǒng)計檔案工作中，一些領(lǐng)導(dǎo)以及管理者對于檔案信息化管理認識不足，沒有充分意識到新時代的互聯(lián)網(wǎng)信息化工具在檔案管理工作中的重要作用。此外，不可避免的是，一些檔案統(tǒng)計工作人員出現(xiàn)老齡化現(xiàn)象，進而導(dǎo)致部分員工依舊固守傳統(tǒng)的管理思路，無法對于出現(xiàn)在統(tǒng)計檔案工作中的新發(fā)問題靈活應(yīng)對，從而極大地制約了統(tǒng)計事業(yè)的與時俱進。

（二）檔案管理工作復(fù)雜，管理效率低下

雖然目前對于檔案管理流程做出了許多必要的改善，但是由于無法擺脫傳統(tǒng)老舊的管理觀念的影響，導(dǎo)致其工作流程改革不夠完善徹底，還遺留諸多問題。此外，在這個信息化時代，信息工具早已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊粋€重要工具。然而，許多工作人員對現(xiàn)代的管理手段和管理觀念的應(yīng)用率較為低下。比如，對于紙質(zhì)檔案的管理過程中，從許多方面來看，都需要耗費諸多人力物力以及時間，在這個紙質(zhì)檔案的管理過程中實在難以實現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化。在對于電子檔案的管理過程中，由于現(xiàn)在處在一個管理手段信息化過渡階段，首要的任務(wù)是將還處在管理期的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但是，由于檔案管理工作者自身信息知識的不足以及信息工具使用的生疏，導(dǎo)致諸多可以避免的問題出現(xiàn)，極大地降低了統(tǒng)計檔案管理的工作效率，嚴重打擊了統(tǒng)計檔案管理手段創(chuàng)新的熱情，不利于統(tǒng)計檔案管理工作的開展與進行。

（三）電子檔案保密性欠缺

在當今這個信息大爆炸時代，各種信息層出不窮。首先出現(xiàn)的問題就是電子檔案的保密性欠缺的問題：

其一，電子檔案在管理過程中是依托于計算機互聯(lián)網(wǎng)平臺開展管理工作的，然而，當今時代各種黑客出沒，導(dǎo)致涉密計算機存在被黑客入侵的危險，使得存有機密性的電子檔案容易被黑客竊取，導(dǎo)致信息泄露，使得許多需要保密的信息公開。

其二，電子檔案容易被他人惡意更改。我們知道的是更改電子檔案只需要一臺計算機，甚至一部移動手機就可以做到。并且，電子檔案的更改不容易被檔案管理工作人員發(fā)現(xiàn)，從而導(dǎo)致工作人員做不到及時止損，也許會導(dǎo)致事態(tài)的擴大化。

其三，檔案信息通常來自于不同的渠道，這就需要管理人員對其進行分門別類的統(tǒng)計管理，在此過程中，一定程度上會大大降低其的保密性。但是，如果僅僅考慮到檔案的保密性，將其封存，不共享出來，就會使得文件失去附在其中的使用價值，使得其利用率低下，不符合當初整理電子檔案的初心。

二、創(chuàng)新管理手段提高統(tǒng)計檔案工作水平

（一）檔案管理創(chuàng)新的前提

思想觀念的創(chuàng)新是創(chuàng)新管理手段的前提所在。當今時代，社會對于創(chuàng)新提出了更高的要求，社會越發(fā)需要創(chuàng)新型人才。于是，各行各業(yè)緊跟時代步伐，響應(yīng)時代號召，各種創(chuàng)新層出不窮，促進了社會的繁榮發(fā)展。在統(tǒng)計服務(wù)行業(yè)，要開展創(chuàng)新的首要前提是思想觀念的創(chuàng)新。思想是基礎(chǔ)，行動是由思想引領(lǐng)。只有思想觀念的革新才算得上是管理工作的創(chuàng)新。因此，統(tǒng)計檔案管理人員應(yīng)該從意識上認識到檔案工作的重要性，樹立正確的檔案管理工作認識。

（二）檔案管理創(chuàng)新的源泉

理論知識的創(chuàng)新是統(tǒng)計檔案管理工作的源泉。知識是根本，是指導(dǎo)檔案管理工作人員開展管理工作的不竭動力。隨著互聯(lián)網(wǎng)的橫空出世，信息、資源以及技術(shù)不斷發(fā)展，使得各行各業(yè)隨之發(fā)生去前所未有的大變革。為了滿足社會及國家的需求，統(tǒng)計檔案管理工作需要在理論知識上做些改變以適應(yīng)工作需要。

首先，素質(zhì)是前提。針對統(tǒng)計檔案管理工作人員應(yīng)該開展德育教育以促進工作人員整體素質(zhì)的提高。

其次，知識是根本。應(yīng)該要保證檔案管理工作人員具備與工作有關(guān)的專業(yè)知識以及適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的現(xiàn)代化信息技術(shù)能力，這樣才可以實現(xiàn)檔案管理工作的順利進行。可以定期組織專業(yè)知識或者現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，針對工作所需的理論知識進行系統(tǒng)而又全面的講解，在組織工作人員進行實操培訓(xùn)，使得其成長為具有理論知識以及操作能力的創(chuàng)新型復(fù)合人才。此外，現(xiàn)代社會知識更新越發(fā)快速，只有不斷學(xué)習(xí)的人，才可以跟上時代的腳步。所以，應(yīng)該為檔案管理工作人員創(chuàng)設(shè)終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)氛圍，督促工作人員積極吸收新知識、學(xué)習(xí)新技能、掌握新技術(shù)，進而為創(chuàng)新檔案工作管理手段建言獻策、提出自己的看法，為統(tǒng)計管理事業(yè)的欣欣向榮添磚加瓦。

最后，人才是關(guān)鍵。在現(xiàn)代社會一個對于高素質(zhì)高技術(shù)高學(xué)歷人才求賢若渴的時代，人才是一個企業(yè)是否能長久發(fā)展的關(guān)鍵因素。由此，統(tǒng)計服務(wù)行業(yè)應(yīng)該重視人才的引進與培養(yǎng)，還要施行各種行之有效的獎懲機制留住人才，促進企業(yè)發(fā)展的長盛久安

（三）檔案管理創(chuàng)新的保證

管理體制的創(chuàng)新是統(tǒng)計檔案管理工作創(chuàng)新的保證?；诂F(xiàn)代社會的發(fā)展速度，應(yīng)該對檔案管理工作進行制度創(chuàng)新、機構(gòu)創(chuàng)新、機制創(chuàng)新，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

首先，基于傳統(tǒng)老舊的檔案管理工作的觀念，人們對檔案管理工作就認為是檔案室里坐著的老大爺，在顫巍巍的登記以及核查檔案的借閱與歸還記錄。但是，現(xiàn)代檔案管理部門應(yīng)該擴大管理工作的外延，做好檔案資料的收集、整理、檢索、儲存工作，以確保檔案資料可以得到充分地利用，提高檔案資料的利用水平。

其次，要明確權(quán)責，實行責任到人的清晰的分工制度。對于工作人員來講，最忌諱的便是權(quán)責模糊，都不清晰地知道自己的工作任務(wù)以及自己所要擔責的任務(wù)。所以，為了統(tǒng)計服務(wù)事業(yè)的長盛久安，應(yīng)該改變過去權(quán)責模糊的制度，明確權(quán)責，激勵檔案管理工作人員開展檔案管理工作。[1]

（四）檔案管理創(chuàng)新的動力

技術(shù)管理創(chuàng)新是統(tǒng)計檔案管理工作的不竭動力。發(fā)展統(tǒng)計檔案管理工作的創(chuàng)新離不開技術(shù)創(chuàng)新。

首先，檔案管理工作應(yīng)該要充分認識到現(xiàn)代計算機信息技術(shù)對于其的重要性，開展以計算機管理為主、人工管理為輔的管理機制。

其次，設(shè)備是關(guān)鍵。計算機管理比起人工管理來說，更加依賴于高科技設(shè)備。加大對于計算機設(shè)備的資金投入，購買防磁柜、掃描儀等設(shè)備，助力計算機管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。

再次，隨著計算機的飛速發(fā)展，許多與管理有關(guān)的軟件層出不窮，應(yīng)該學(xué)會將這些軟件工具應(yīng)用到實際工作中來，提升檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量。

最后，推行無紙化辦公。進入信息時代，我們要摒棄舊有的辦公手段，推行電子辦公。這樣不僅可以節(jié)約地球上的為數(shù)不多的森林資源，還可以大大提高工作效率和工作質(zhì)量。

（五）檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵

信息服務(wù)的創(chuàng)新是統(tǒng)計檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵：

從服務(wù)形式上來看，檔案管理工作人員應(yīng)該充分考慮客戶的體驗需求，有針對性地制定合乎客戶需求的服務(wù)計劃以及服務(wù)內(nèi)容，切實滿足客戶的實際需求，提高客戶的用戶體驗。此外，有些客戶基于自身條件的限制，無法來到現(xiàn)場進行資料的查詢與整理，這個時候，工作人員應(yīng)該基于客戶的需求，提供遠程信息服務(wù)。

從服務(wù)手段來看，檔案管理工作可以設(shè)置一個依托于互聯(lián)網(wǎng)的線上檔案室，建立電子檔案信息服務(wù)管理平臺（中心），開展在線服務(wù)。此外，檔案管理工作人員應(yīng)該開展反饋意見搜集中心，以便于工作人員可以及時地了解客戶真實需求，對自身的服務(wù)進行科學(xué)合理的改動，提高檔案信息資源開發(fā)的有效性、科學(xué)性以及合理性。[2]

三、提高統(tǒng)計檔案管理工作水平的策略

（一）檔案統(tǒng)計的規(guī)范創(chuàng)新

在我看來，檔案工作的規(guī)范創(chuàng)新可以從以下三個方面著手：

第一，建立健全規(guī)范的檔案統(tǒng)計工作制度，統(tǒng)計檔案管理人員的一切工作行為都要復(fù)合工作制度的要求，按照工作制度上的準則實行。

第二，明確權(quán)責關(guān)系，進行分工制度。俗話說得好，一個和尚挑水喝，兩個和尚抬水喝，三個和尚沒水喝。因此，檔案管理工作人員應(yīng)該明確權(quán)責，避免出現(xiàn)責任推諉的現(xiàn)象發(fā)生?？v然，獨行者速，眾行者遠。但是，在檔案管理工作上，我們要明確責任，督促工作人員盡職盡責地完成本職工作。

第三，建立健全的獎懲機制、激勵機制、人才培養(yǎng)機制。要長遠發(fā)展依賴于源源不斷的人才，所以，應(yīng)該重視人才培養(yǎng)，制定合乎發(fā)展需求的獎懲機制、激勵機制，以鼓勵廣大人才為統(tǒng)計檔案管理事業(yè)的欣欣向榮建言獻策。

（二）信息化手段加持檔案管理工作

信息化時代的悄然來臨，導(dǎo)致各行各業(yè)工作手段產(chǎn)生大變革。作為一名檔案管理工作者，我們應(yīng)該積極采取信息化手段，提高統(tǒng)計檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。首先，電子檔案的普及化?，F(xiàn)代社會是一個依賴于互聯(lián)網(wǎng)計算機存在的新時代，因此電子檔案的出現(xiàn)是順應(yīng)時代發(fā)展的。由此，應(yīng)該重視電子檔案的普及，使得紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，實現(xiàn)無紙化辦公模式。其次，定期組織信息化知識培訓(xùn)。當前處在一個過渡階段，許多老員工缺乏相應(yīng)的信息化知識，不能熟練地使用計算機進行電子檔案的搜集整理工作。由此，公司應(yīng)該注意到這個現(xiàn)象，定期組織專業(yè)人員對其進行培訓(xùn)，以確保新老工作人員可以熟練使用計算機開展統(tǒng)計檔案管理工作。

（三）不斷更新檔案管理工作理念

在社會快速發(fā)展的背景下，我們應(yīng)該緊跟時代步伐，及時更新檔案管理工作理念，認識到檔案管理工作的重要性。作為優(yōu)秀的檔案管理工作人員，我們應(yīng)該積極認識到檔案管理工作的必要性，結(jié)合各個部門的實際情況，實行符合部門發(fā)展的檔案管理工作準則。

結(jié)束語

檔案管理工作是現(xiàn)代社會工作的重要一環(huán)，也是國家檔案工作的重要組成部分，需要廣大檔案管理工作人員的齊心協(xié)力才可以將復(fù)雜的工作管理好。創(chuàng)新是時代賦予各行各業(yè)的要求，創(chuàng)新是統(tǒng)計檔案管理工作當前重要的任務(wù)之一。因此，作為一名檔案管理工作者，應(yīng)該與時俱進，解放舊思想，拋棄舊觀念，積極擁抱新時代，樹立新觀念，實行新機制，保證檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。