大數據技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

張應菊

（泰安市殘疾人康復中心，山東 泰安 271000）

一、大數據技術在事業(yè)單位檔案管理中應用的內涵

（一）大數據技術的內涵

大數據是互聯(lián)網發(fā)展到一定階段的產物，大數據技術隨著互聯(lián)網發(fā)展應運而生，從大數據技術的概念上看，是指通過技術手段，在規(guī)定的條件下利用軟硬件工具對海量數據的處理技術。大數據技術主要應用在海量信息的處理方面，尤其在獲取、存儲、管理、分析等方面，通過專業(yè)技術的處理，使數據的價值含量提高，同時技術層面的優(yōu)化處理，可以實現(xiàn)對數據的精準采集和整理，主要通過數據“加工”實現(xiàn)數據的“增值”。

（二）大數據技術的特點

從大數據技術的特點上看，主要有三大特點，一是數據整合。大數據技術通過對數據的整合，把在不同數據源的數據收集、整理、清洗和轉換。做好數據集成機制，確保數據的格式化，才能為后期的數據利用奠定基礎。二是數據管理。在數據庫系統(tǒng)中所建立的數據結構，利用大數據技術對海量數據進行管理，分門別類做好數據管理，便于數據修改、更新與擴充。三是數據分析。數據分析是對當前數據的進一步挖掘，通過大數據技術探索數據間的內在聯(lián)系，保證數據的獨立性、可靠性、安全性與完整性，以便提高管理效能。

（三）大數據技術的意義

在大數據時代，事業(yè)單位檔案管理應用大數據技術具有重要的意義：一是提高檔案管理工作效率。大數據技術改變了檔案管理的方式，將傳統(tǒng)的手動檔案管理改變成自動化檔案管理，檔案管理工作從手工收集、整編、管理中解脫出來，呈現(xiàn)出自動化、實時化、網絡化的特點，檔案管理工作更為智能，工作效率將會大幅提高[1]。二是提高檔案管理技術水平。大數據技術的應用與時俱進地創(chuàng)新發(fā)展了檔案管理工作，將大數據技術應用在事業(yè)單位檔案管理中，用現(xiàn)代化的技術為檔案管理工作賦能，無形中提升了檔案管理技術水平，使事業(yè)單位檔案管理向較高層次發(fā)展。三是促進檔案的開發(fā)和利用。事業(yè)單位檔案管理工作并非是一成不變的，在檔案的二次開發(fā)利用方面，大數據技術的應用可以提供多種查詢手段，及時提供準確、全面的信息，精準做到檔案的調取和查閱，使檔案的查閱、借閱工作更為簡潔，檔案的二次開發(fā)利用更為高效[2]。

二、大數據技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用問題

（一）檔案數據庫建設不理想

目前，在事業(yè)檔案檔案管理中，信息化建設初見成效，但在大數據技術的應用方面仍有不足，檔案數據庫建設不理想是普遍存在的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為忽視了對大數據的收集、整理、分析工作，大數據技術的普及程度低[3]，檔案實體數據以及管理數據管理不當，現(xiàn)有的檔案管理信息化建設中，數字化載體沒有做好維護和管理，檔案數據庫建設存在嚴重的滯后性，難以適應當前事業(yè)單位檔案管理的需要，如此現(xiàn)狀亟待優(yōu)化。

（二）檔案管理安全風險較大

大數據技術是互聯(lián)網發(fā)展的衍生品，在事業(yè)單位檔案管理中，由于互聯(lián)網的開放性和共享性，大數據技術應用中安全性風險增多、檔案管理安全風險較大也是當前存在的問題之一[4]。究其原因，主要是因為事業(yè)單位在應用大數據技術進行檔案管理時，對數據的加密處理技術不夠，同時單位計算機網絡安全防護系統(tǒng)的安全性不足，沒有建立起保護檔案數據的安全體系，檔案資料丟失、泄露、計算機癱瘓等現(xiàn)象時有發(fā)生，由此產生的后果不堪設想，而對重要檔案數據的管理不當，其損失難以估計。

（三）檔案管理制度建設不足

事業(yè)單位檔案管理中大數據技術的應用正在逐步推廣，但其相應的制度建設尚未同步，檔案管理制度建設中關于大數據技術的具體應用規(guī)范、大數據技術的應用標準以及大數據技術應用的操作流程等，缺乏詳細具體的規(guī)定和統(tǒng)籌安排，導致在事業(yè)單位檔案管理中，涉及到由于大數據技術產生的檔案管理問題無章可循，致使事業(yè)單位檔案管理由紙質檔案向數字化檔案轉型增添了不必要的麻煩[5]。加之人為主觀因素左右大數據技術的應用，加大了大數據技術應用的隨意性，成為大數據技術與檔案管理的同步協(xié)調專業(yè)化發(fā)展的巨大掣肘。

（四）檔案開發(fā)信息化人才缺乏

事業(yè)單位檔案管理中應用大數據技術對當前的檔案管理人員提出了較高要求，不僅要求檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要了解大數據應用的專業(yè)知識和技能，但就目前而言，在事業(yè)單位檔案管理中具備復合型知識結構的人員較少，兼具大數據技術專業(yè)知識結構的檔案管理人才較為缺乏，現(xiàn)代化檔案管理人才缺口較大。由于檔案管理和開發(fā)利用中信息化人才的不足，大大制約著大數據技術的應用，即便相關的硬件和軟件設備齊全，沒有專業(yè)人員的支持，大數據技術也難以發(fā)揮在檔案管理工作中應有的價值和效果。

三、大數據技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用對策

（一）加強檔案數據庫建設

對事業(yè)單位檔案管理而言，數字化各種檔案的目的是要向社會提供信息服務，大數據技術的應用依賴于檔案管理的數據庫建設，即按照一定的數據模型將本單位保管的檔案信息存貯在計算機中，而加強檔案數據庫建設，做好對大數據的收集、整理、分析工作，以此作為事業(yè)單位信息管理的重要基礎，可促進檔案信息有效利用和共享[6]。在具體做法上，事業(yè)單位需在內部使用統(tǒng)一的技術。大數據技術在應用過程中需要考慮與事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的兼容性，檔案數據庫建設應盡量和事業(yè)單位的辦公自動化系統(tǒng)保持一致。檔案信息數據庫建設的步驟大致可以分為五個步驟：一是檔案信息的收集。建立數據庫時要力求全面收集檔案數據，將事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案進行整合，用數字化和電子文件確定檔案信息的范圍和來源，以此作為數值數據和事實數據。二是檔案信息前處理。事業(yè)單位在利用大數據技術的過程之前，要對檔案信息的內容和形式進行標注，為數據庫提供經過加工處理的數據。三是確定數據結構。這項工作主要由技術人員根據檔案人員提供的著錄信息來完成。四是數據錄入。事業(yè)單位檔案的數字化管理中，對檔案數據的錄用過程要嚴格校對審核，對不同格式的數據要進行轉換，確保機讀數據的準確性。五是數據庫的網絡發(fā)布。數據庫建設是事業(yè)單位檔案管理信息發(fā)布的核心工作，對檔案信息資源的存儲、開發(fā)和利用都需要數據庫的網絡發(fā)布，因此利用網絡作為查詢和發(fā)布庫中數據，做好數據庫的網絡發(fā)布也是重要環(huán)節(jié)。如整合單位內的所有目錄、檔案原文、音視頻等數據，實現(xiàn)基于局域網對檔案進行接收、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、電子閱覽、借閱審批管理、審批代辦管理、借閱統(tǒng)計、借閱綜合分析報表、全文檢索、內容管理、光盤打包、檔案利用檢索等15 項應用，保證數字檔案信息資源的有機整合。

（二）提升檔案管理的安全性

在事業(yè)單位檔案管理中，應用大數據技術必須注重檔案數據的安全性，只有努力提高大數據技術的安全性，才能提升檔案管理的安全性。為了從根本上保障事業(yè)單位檔案管理檔案信息的安全性，應從規(guī)范檔案管理入手，結合大數據技術的應用特點，在檔案的數據化管理中結合實際情況構建檔案信息系統(tǒng)，使用數據采集的軟件采集數據，需要注意的是，采集過程中要全程使用安全U 盾，專人專用，以確保檔案信息系統(tǒng)數據不被惡意篡改和盜竊[7]。同時，為確保檔案軟件的安全性，在引進專門的檔案軟件時要嚴格審查軟件的資質證書，必須嚴選具備相關軟著及安全證書的檔案軟件商，這樣從軟件采購環(huán)節(jié)把好檔案管理軟件的應用源頭關，保證軟件的安全性。另外，還要注意電子檔案的安全性。事業(yè)單位檔案管理中的文件格式多以doc、xIs 為主，這一類文檔便于編輯和修改，但也給檔案安全管理帶來了風險，從加強檔案文檔的安全性考慮，確保保存的檔案文件的真實性和準確性，不易篡改，有必要統(tǒng)一文檔格式，可以把doc、xIs 格式文件轉變成pdf 格式，特別是有關電子文件的背景數據、元數據要做好保存和管理，提高檔案數據資源的有效性。

（三）完善檔案管理制度

檔案管理制度也是事業(yè)單位檔案管理的關鍵，大數據技術的應用需要在制度層面做好保障，通過制定相應的規(guī)章制度，規(guī)范大數據技術的應用流程，確保事業(yè)單位檔案管理有章可循。具體說來，一是做好檔案管理數據分類制度的細則歸檔。針對檔案信息的搜集和分類等操作，確定事業(yè)單位檔案的類別、性質、特點、用途等，按照實際工作需要建立較為嚴謹而適用的檔案管理制度。二是做好檔案管理數據的權限查看制度。強化對檔案信息管理的安全性保證，通過管理制度的建立加強電子檔案的權限管理，規(guī)范檔案管理中大數據技術應用流程，利用規(guī)范的制度體系監(jiān)督檔案管理中大數據技術的應用。三是規(guī)定歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，在內容、相關說明及描述上應保持一致，以此作為檔案管理工作開展的具體依據。此外，由于大數據背景下，檔案管理多借助電子技術，相關制度的完善應貫穿檔案管理的全過程，要落實責任制，即因崗定責，對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，而對于機密性文件的申請和加密服務等，都要建立相應的制度要求，以制度優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理。

（四）落實檔案管理信息化人才建設

在大數據時代，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員應不斷學習大數據相關技術，了解檔案管理工作在新時代的應用要點，提高檔案管理中大數據技術的開發(fā)和應用能力，才能更好地開展檔案管理工作[8]。對事業(yè)單位而言，應重視從檔案管理人才建設，對檔案管理人才隊伍建設，要基于大數據技術的應用特點，找準大數據技術和檔案管理工作的契合點，積極引導檔案管理人員收集數據、保存數據、分析數據、處理數據。在具體做法上，一是事業(yè)單位應加大培訓力度，加強對檔案人員計算機技能及信息化水平的教育與培訓，通過不定期的信息知識和技能考核，對檔案管理人員的學習情況進行檢查。二是安排專人指導大數據技術的應用。事業(yè)單位應積極加強與專家學者的合作，使檔案管理人員了解行業(yè)前沿知識，熟悉大數據技術在檔案管理方面的應用，必要時可以特聘專家到各個部門進行信息化指導，從而真正將檔案管理信息化人才建設的目標落實、落地。