新時(shí)期如何提高檔案管理人員的執(zhí)行力

文/徐 慧

檔案管理工作，在各界組織體系中，作為記錄組織成長(zhǎng)、人員發(fā)展的關(guān)鍵性資料，能夠真實(shí)呈現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程、學(xué)校的教育規(guī)劃等歷史與現(xiàn)今的真實(shí)面貌，具有傳承歷史、未來(lái)發(fā)展的重要參考價(jià)值。以較為珍貴的歷史資料為保護(hù)重點(diǎn)項(xiàng)目，以展現(xiàn)組織文化內(nèi)涵。因此，在新時(shí)期，加強(qiáng)檔案管理人員工作能效建設(shè)，提升其執(zhí)行力與有效性，尤為重要與關(guān)鍵。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

在檔案管理工作中，管理人員作為關(guān)鍵性角色，決定著檔案管理有效性，作用于檔案資料流通與利用。現(xiàn)階段，一定數(shù)量的企業(yè)組織，雖然認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，但在檔案管理人員配備方面，還存在專(zhuān)業(yè)性不足問(wèn)題，有些單位和部門(mén)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一般情況下并未安排較多人員。部分單位采取部門(mén)自行管理形式，另一部分單位采取檔案資料集中管理形式，以保障檔案資料管理的有效性。降低了檔案資料管理的層次感，難以保障檔案管理的執(zhí)行力和有效性，甚至還出現(xiàn)有礙于檔案資料流通與運(yùn)用等現(xiàn)象。

二、檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)技能需求

當(dāng)今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)激烈，說(shuō)到底這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)突出表現(xiàn)為人才的競(jìng)爭(zhēng)。提升檔案管理水平，關(guān)鍵在于具備檔案技能的復(fù)合型的專(zhuān)業(yè)人才，應(yīng)該具備以下幾個(gè)要素：

其一，具有較高的政治修養(yǎng)。在《檔案法》中，對(duì)于檔案從業(yè)人員素養(yǎng)給出了基礎(chǔ)界定，要求檔案從業(yè)人員具備社會(huì)認(rèn)同的政治修養(yǎng)，以保障企業(yè)檔案資料管理的合理性，減少企業(yè)檔案資料泄露問(wèn)題[1]。

本文簡(jiǎn)要分析了新時(shí)期檔案管理工作的現(xiàn)狀，主要著力于檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)技能需求，諸如較高的政治修養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)性檔案管理技能、優(yōu)質(zhì)的行業(yè)知識(shí)積累、熟練的計(jì)算機(jī)操作能力；側(cè)重探索了檔案管理人員工作能效的提升策略，以期發(fā)揮檔案管理人員工作的積極性與創(chuàng)造性，切實(shí)提升檔案管理執(zhí)行力和有效性，借以助力于企業(yè)加快創(chuàng)新發(fā)展

其二，具有檔案管理專(zhuān)業(yè)技能。檔案管理人員應(yīng)具備較為專(zhuān)業(yè)的工作技能，熟練掌握檔案信息管理、信息分類(lèi)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以便于保障檔案信息存儲(chǔ)、分類(lèi)、流通的有序性，為其他工作提供檔案資料的輔助作用。

其三，具有行業(yè)知識(shí)積累。檔案工作具有一定資料服務(wù)性，在各行業(yè)中均有信息服務(wù)價(jià)值。因此，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合自身所在行業(yè)的特點(diǎn)，梳理檔案資料管理重點(diǎn)，以期順應(yīng)行業(yè)檔案信息管理需求。

其四，具有計(jì)算機(jī)操作能力。在檔案管理工作中，借助信息技術(shù)，能夠有效提升檔案工作能效，助力檔案工作有序完成。比如，檔案資料紙質(zhì)數(shù)字化處理、資料掃面技術(shù)等。因此，檔案管理人員應(yīng)具備優(yōu)異的計(jì)算機(jī)操作能力，以保障檔案資料管理的高效性，減少人為編號(hào)、分類(lèi)的失誤問(wèn)題。

三、檔案管理人員工作能效的提升策略

提升檔案管理人員工作效能，筆者以為主要在于實(shí)施以下五個(gè)策略：

策略一，樹(shù)立檔案管理人員較高的政治思想認(rèn)知。加強(qiáng)檔案管理人員思想建設(shè)工作，使其愛(ài)崗敬業(yè)，形成崇高的從業(yè)認(rèn)知，能夠堅(jiān)持工作初心，維護(hù)企業(yè)檔案管理權(quán)益，減少檔案資料泄露問(wèn)題，發(fā)揮檔案管理的信息保障作用。思想建設(shè)工作，各級(jí)組織可分別從思政宣導(dǎo)、案例分析等視角，使檔案管理人員確認(rèn)自身崗位工作的重要性。同時(shí)，采取工作保密協(xié)議的簽署形式，讓檔案管理人員明確自身工作權(quán)責(zé)，保障經(jīng)手資料信息管理有效性，增強(qiáng)檔案管理執(zhí)行效能。

策略二，塑造檔案管理人員信息服務(wù)意識(shí)。檔案資料具有一定信息服務(wù)功能，要發(fā)揮其管理價(jià)值。因此，檔案管理人員應(yīng)形成較強(qiáng)的檔案工作責(zé)任意識(shí)，以提升工作創(chuàng)新能力，高效解決檔案工作中存在的困難，維護(hù)檔案資料的真實(shí)性，以期為其他部門(mén)工作提供檔案信息服務(wù)。比如，在高校管理人員在調(diào)取學(xué)生實(shí)習(xí)檔案時(shí)，可在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，輸入管理人員具有檔案調(diào)取權(quán)限的賬號(hào)，在平臺(tái)搜索欄，輸入學(xué)生姓名進(jìn)行檔案調(diào)取。在此期間，檔案管理人員需完成的工作有：檔案信息采集與類(lèi)別整編、按類(lèi)上傳、紙質(zhì)版資料完整保存，以提升資料流通速度，發(fā)揮檔案管理人員工作能力。

策略三，為檔案管理人員提供多重技能成長(zhǎng)機(jī)會(huì)。各級(jí)組織在培養(yǎng)檔案管理人員時(shí)，可建立職業(yè)成長(zhǎng)平臺(tái)，為檔案管理人員添加各類(lèi)需學(xué)習(xí)的資源與崗位工作內(nèi)容，便于檔案管理人員有序完成專(zhuān)業(yè)技能學(xué)習(xí)。課程資源包括：計(jì)算機(jī)操作技能、檔案整編技巧等。同時(shí)，在建立校企合作時(shí)，為檔案管理人員爭(zhēng)取檔案學(xué)課程的進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，從理論視角豐富檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)，使其在實(shí)踐工作中得以應(yīng)用，以增強(qiáng)其檔案工作執(zhí)行能力。

策略四，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。企業(yè)應(yīng)重視檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，以減少人員流動(dòng)形成的檔案管理工作斷層，最大程度地提升檔案管理工作執(zhí)行能效。部分單位檔案資料類(lèi)別較多，可采取按類(lèi)管理設(shè)立專(zhuān)員的形式，以保障檔案管理工作執(zhí)行效果。比如圖書(shū)館信息類(lèi)別較多，可依據(jù)社科類(lèi)、自然科學(xué)等類(lèi)目，逐一開(kāi)展檔案信息管理；工程類(lèi)組織，可依據(jù)工程類(lèi)、物資類(lèi)、生產(chǎn)類(lèi)等項(xiàng)目，分別開(kāi)展檔案信息管理。加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，依據(jù)企業(yè)實(shí)際需求完成檔案工作分配，以全面提升檔案工作執(zhí)行效率[2]。

策略五，大力開(kāi)展檔案信息化管理。在檔案管理工作運(yùn)行期間，應(yīng)有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)操作熟練性，使其能夠準(zhǔn)確操作管理平臺(tái)，助力檔案管理工作處于信息化運(yùn)行狀態(tài)，提升檔案管理的流通效率。比如，某企業(yè)在進(jìn)行信息化檔案管理工作時(shí)，由檔案人員完成各項(xiàng)資料的電子版存儲(chǔ)，為后續(xù)工作調(diào)查資料提供便利條件，開(kāi)發(fā)出部門(mén)間遠(yuǎn)程調(diào)檔功能。信息化檔案管理體系，一方面有助于維護(hù)檔案資料完整性，減少資料丟失問(wèn)題，另一方面提升了檔案信息調(diào)取便利性，增強(qiáng)了檔案資料的流通能力，切實(shí)增強(qiáng)了檔案人員工作執(zhí)行效能。

綜上所述，面對(duì)新時(shí)期，如何提升檔案管理人員的執(zhí)行力，本文分別從信息操作技能、行業(yè)知識(shí)積累、專(zhuān)業(yè)技能增強(qiáng)等多角度，以及加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面進(jìn)行了闡述。檔案管理人員具備較強(qiáng)的工作執(zhí)行力和有效性，有助于發(fā)揮檔案信息服務(wù)功能，為加快企業(yè)的發(fā)展提供有力的支撐。