從企業(yè)檔案工作者角度看新修訂的《中華人民共和國檔案法》
——基于檔案信息化建設(shè)

李 潔 戚顯昱

（上海航天化工應(yīng)用研究所，浙江 湖州 313000）

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）與現(xiàn)行檔案法比較，由六章二十七條擴展到八章五十三條，新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個專章，筆者結(jié)合企業(yè)檔案信息化工作實踐，對“檔案信息化建設(shè)”這一專章進行了深入學(xué)習(xí)，在信息化發(fā)展迅速的新時代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已迫在眉睫，檔案人員要有危機感，趕上時代的發(fā)展步伐，以高度的政治自覺、事業(yè)自覺，學(xué)以致用，以信息化來提升企業(yè)檔案管理水平，使信息化成為檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展需要的基礎(chǔ)性核心手段。

一、新修訂的《檔案法》對企業(yè)檔案信息化建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)檔案信息化認(rèn)識亟須提升

企業(yè)檔案管理人員對信息化的意識還不夠主動，只是將檔案信息化作為檔案管理工作中的一種技術(shù)手段，被動地接受檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成趨勢，沒有主動地參與系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計階段，更不用說對信息化系統(tǒng)的功能提出某些具體要求了。上級怎么什么要求就怎么去做，被動式地接受改變，信息化與檔案的“收集、保管、存儲、利用”沒有很好地融為一體，在功能實現(xiàn)上還存在一定的缺陷，檔案服務(wù)工作作用發(fā)揮不夠，亟需提升企業(yè)檔案信息化服務(wù)意識。

（二）檔案管理工作模式亟須轉(zhuǎn)型

目前，大部分企業(yè)檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式和紙質(zhì)文件歸檔為主，電子文件歸檔為輔，還不是真正意義上“雙套制”管理，距離“單套制”管理還有很長的路要走。首先，在用的檔案管理軟件功能不完善，當(dāng)前掃描好的檔案也只是掛接到相應(yīng)的檔案文件目錄中，有些企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有電子借閱查詢功能，檢索工具單一，檢索效率很低，漏檢誤檢嚴(yán)重，無法滿足利用者的多種需求。其次，各部門在用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能穩(wěn)定性不夠，形成的電子文件質(zhì)量不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員對業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏信任，再加上業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有電子文件在線歸檔功能，檔案人員依舊以接收紙質(zhì)文件為主。

（三）檔案數(shù)字化的進程亟須加快

檔案數(shù)字化作為檔案信息資源的建設(shè)的主要內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)該更早更多地給予重視和關(guān)注。檔案數(shù)字化工作不能簡單地等同于進行檔案掃描、數(shù)據(jù)采集并存儲，提供網(wǎng)上查詢的過程，它是一項長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。有些企業(yè)檔案部門使用的管理系統(tǒng)多年未曾更新升級，操作上比較繁瑣，查詢上設(shè)計不夠人性化，甚至部分企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成仍未實現(xiàn)，造成業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件不能及時歸檔。還有些企業(yè)檔案數(shù)字化工作起步晚、進程緩慢，因為保密和成本問題，一直沒有采用數(shù)字化外包服務(wù)，檔案人員用于檔案數(shù)字化工作的時間零散，數(shù)字化工作不規(guī)范，導(dǎo)致傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作質(zhì)量不高。首先，紙質(zhì)文件掃描質(zhì)量不高。當(dāng)前，企業(yè)檔案部門進行的紙質(zhì)文件掃描工作，在掃描分辨率、存儲格式、圖像命名等方面不統(tǒng)一；其次，已數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和質(zhì)量欠缺。即便是有些檔案數(shù)字化了，也只是電子版和紙質(zhì)版的區(qū)別，對于掃描完成后的掃描件沒有進行統(tǒng)一管理，只是存儲在掃描計算機硬盤中，對于存儲的文件格式未進行OCR及雙層PDF處理，一方面原因是數(shù)字化設(shè)備設(shè)施不完善，沒有相關(guān)的技術(shù)軟件；另一方面原因是現(xiàn)階段檔案數(shù)字化的重心是在有限的時間內(nèi)完成對存量檔案和增量檔案進行“掃描”，已無暇顧及對掃描件的進一步處理。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)對挑戰(zhàn)的措施

（一）加快學(xué)習(xí)貫徹新修訂的《檔案法》步伐，制定企業(yè)檔案信息化管理制度

目前，各級政府、檔案館等都在加緊學(xué)習(xí)貫徹宣傳新修訂的《檔案法》，通過微信公眾號、網(wǎng)絡(luò)平臺等新媒體持續(xù)推出學(xué)習(xí)新修訂《檔案法》的宣傳報道、論文等，企業(yè)檔案部門應(yīng)主動學(xué)習(xí)貫徹新修訂的《檔案法》，針對企業(yè)實際，對新修訂的《檔案法》相關(guān)內(nèi)容進行宣傳，提升企業(yè)全體人員的檔案信息化意識，營造良好的學(xué)法、知法、守法、用法氛圍，充分認(rèn)識檔案信息化的重要性。同時，檔案部門應(yīng)對新修訂的《檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行梳理，結(jié)合企業(yè)實際，制定企業(yè)檔案信息化管理制度，規(guī)范企業(yè)電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)需要，避免企業(yè)信息化與檔案信息化脫節(jié)，檔案信息化與檔案工作脫節(jié)。［2］

（二）運用“前端管控+在線指導(dǎo)”的工作模式，確保電子文件滿足歸檔要求

電子檔案是從業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠直接移交的檔案數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生產(chǎn)的電子文件不能等同于電子檔案。電子文件不僅需要滿足真實性、完整性、可用性和安全性，同時還要符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定和流程，經(jīng)過在線移交歸檔手續(xù)，最終才可稱之為電子檔案。伴隨企業(yè)信息化建設(shè)過程中各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的陸續(xù)使用，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫集成指日可待，業(yè)務(wù)在線工作將成為常態(tài)，檔案人員要改變思維，運用“前端管控+在線指導(dǎo)”的工作模式，使檔案工作與業(yè)務(wù)工作深度融合。一方面，檔案部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計階段就要介入，提出檔案管理的具體要求，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)在功能上更好地集成；另一方面，檔案管理人員對電子文件歸檔前的各個環(huán)節(jié)進行在線指導(dǎo)，強化電子文件源頭控制，發(fā)揮好檔案的監(jiān)督指導(dǎo)作用，確保電子文件在各辦理流程中信息真實完整，滿足歸檔要求。

（三）做好檔案數(shù)字化工作，夯實數(shù)字檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)

新修訂的《檔案法》中第三十八條規(guī)定：“國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對檔案原件妥善保管?！边@一規(guī)定不僅明確了數(shù)字化后傳統(tǒng)載體檔案原件處置的問題，還鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化［1］。檔案部門要加大力度推進室藏檔案的數(shù)字化工作，固化檔案工作流程，加強增量文件的數(shù)字化工作，切實提高各類技術(shù)文件受控管理的高效、規(guī)范以及歸檔文件的提供利用工作。從企業(yè)檔案信息化當(dāng)前發(fā)展階段來看，數(shù)據(jù)比軟件重要，什么工作都離不開基礎(chǔ)的資源建設(shè)。要做好企業(yè)檔案數(shù)字化工作，首先，要以用戶需求為導(dǎo)向，將數(shù)字化的范圍和數(shù)量進行摸底統(tǒng)計，利用現(xiàn)有條件對傳統(tǒng)載體檔案多門類并行或者先重點后一般進行數(shù)字化，同時做好增量檔案的電子化工作；其次，要參照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，保證檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，對數(shù)字化后的文件命名、格式、存儲、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)規(guī)定執(zhí)行；最后，要方便利用，對已經(jīng)數(shù)字化的檔案要劃分公開范圍和控制使用范圍，依據(jù)不同公開使用范圍根據(jù)實際情況及時向企業(yè)員工、系統(tǒng)內(nèi)或者社會開放，確保不同價值的數(shù)字化檔案發(fā)揮其相應(yīng)的價值。

檔案法的修訂，為檔案信息化建設(shè)提供了堅強的法治保障，企業(yè)檔案部門要結(jié)合工作職能和具體工作，對標(biāo)檔案法，理清工作思路，對檔案信息化建設(shè)總體工作進行梳理和盤點，明確檔案信息化建設(shè)各方面完成的進度情況，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，認(rèn)真履行檔案法賦予檔案工作者的職責(zé)與義務(wù)，制定檔案信息化的階段目標(biāo)，逐步實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，為數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)奠定穩(wěn)固可靠的基礎(chǔ)，更好地建設(shè)實現(xiàn)檔案收集、保管、存儲、利用職責(zé)的系統(tǒng)平臺，提升檔案工作水平，助力國家檔案治理體系和檔案治理能力現(xiàn)代化的推進。