辦公應用中Excel的運用技巧分析

摘要：Excel是一個專門用于辦公處理數(shù)據(jù)的軟件，在各種領域的工作中，可以為各種數(shù)據(jù)進行分析和處理，并且將這些數(shù)據(jù)轉化為清晰明了的表格。Excel簡化了辦公自動化的工作處理，使用多種數(shù)據(jù)處理讓辦公變得更加簡單，提高了工作的效率，除了傳統(tǒng)的Excel運用，還有許多適合工作的Excel運用的小技巧，可以運用在實際的工作中。

關鍵詞：Excel;辦公軟件;運用技巧

引言：

Excel是一種由微軟公司研發(fā)的數(shù)據(jù)處理的工具，它有四個主要功能，分別是計算、分析以及傳遞和共享功能，這些功能可以更好地幫助我們將繁瑣的信息分類規(guī)劃，在我們用Excel進行辦公的時候，我們通常會使用它處理數(shù)據(jù)，并且利用排序和數(shù)據(jù)整理將信息轉化成清晰明了的圖表，使用Excel的過程中，使用者可能會遇到操作困難的問題，實際上有很多簡便的方法能幫助使用者解決問題，本文則主要介紹了常用的Excel處理辦公數(shù)據(jù)的應用技巧。

一、Excel的主要應用技巧

（一）數(shù)據(jù)整理

當我們所需要處理的數(shù)據(jù)過于繁瑣時，我們就可以用Excel的功能將數(shù)據(jù)進行分類整理成更加簡潔的表格。

在同一個Excel表格中，我們可以將許多有聯(lián)系的信息整理到一起，方便后期的匯總和總結，當我們需要查看數(shù)據(jù)時，可以利用Excel中的查找功能尋找需要查看的數(shù)據(jù)。我們在進行數(shù)據(jù)處理之后，為了便于觀察，可以將表格分級顯示，分別查看匯總和明細，在此之后，如有必要，還可以對數(shù)據(jù)進行更細致的排序，根據(jù)辦公的需求排序或者降序，讓數(shù)據(jù)更加有條理。

（二）數(shù)據(jù)加工與計算

在辦公過程中可能需要對數(shù)據(jù)進行一定的加工和計算，而不是使用最初始的數(shù)據(jù)，因此我們需要使用Excel表格中的數(shù)據(jù)加工功能。

Excel表格中的函數(shù)可以使我們快速且精準地計算出數(shù)據(jù)。

比較常用的SUMUF用于快速求和，先計算出第1列的求和，再將求和的每一列下拉，整張表格都可以快速算出求和，其他的函數(shù)也可以利用下拉的方式快速計算出所需要的數(shù)據(jù)。

利用AND函數(shù)判定所輸入的數(shù)據(jù)是否成立，利用ROUND函數(shù)對參數(shù)進行取整操作，使數(shù)據(jù)是我們所需要的位數(shù)，令數(shù)據(jù)更加的精確，使后續(xù)處理能夠得到正確的數(shù)值。利用COUNT函數(shù)對數(shù)字單元格進行計數(shù)，統(tǒng)計所選單元格內(nèi)的數(shù)字中，并將結果顯示在選定的單元格中。使用VL0OKUP函數(shù)垂直查詢數(shù)據(jù)，不需要輸入全部的數(shù)據(jù)，通過已知的信息利用VL0OKUP函數(shù)搜索指定單元格區(qū)域，將得到數(shù)據(jù)的那一個單元格下拉就可以使其他單元格也得到相應的數(shù)據(jù)。最后，除了通過數(shù)據(jù)這一欄對表格進行排序以外，我們還可以使用rank函數(shù)排序。

（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析

對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)合及整理之外，我們還需要對數(shù)據(jù)進行分析處理，確保數(shù)據(jù)能夠以顯而易見的形式顯現(xiàn)出來。

對數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分類整理，首先是排序，利用Excel表格中的數(shù)據(jù)中的排序，然后再選擇要排序的順序對數(shù)據(jù)進行處理，還需要進行篩選，同樣是在數(shù)據(jù)中找到篩選的功能，選擇要篩選的條件范圍，對數(shù)據(jù)進行所需要的篩選。利用數(shù)據(jù)透視表剖析數(shù)據(jù)，創(chuàng)建分類匯總和總計，只對所選中的單元格的數(shù)據(jù)進行分類，并且可以將這些數(shù)據(jù)轉化成更容易理解的圖表。

（四）圖表制作

在對所有的數(shù)據(jù)進行剖析之后，我們還需要統(tǒng)計，而繁瑣的統(tǒng)計之后所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)我們完全可以使用圖表來代替。

在插入工具欄之中，可以找到圖表的一大類，可以根據(jù)我們所需要處理的數(shù)據(jù)進行選擇，如果是要對數(shù)據(jù)進行對比分析，我們可以選擇折線圖，條形圖等等，要顯示與整體的關系做則選擇餅狀圖，多種數(shù)據(jù)所需要的圖形都可以在其中找到。

（五）Excel信息傳遞和共享

在剖析數(shù)據(jù)的過程中，我們可能還需要其他的信息，不需要將這些信息再次輸入到表格中，可以利用超鏈接和插入對象功能將需要的數(shù)據(jù)導入到表格中。

（六）數(shù)據(jù)自動化

Excel擁有自己的語言編程系統(tǒng)，它可以讓用戶擁有Excel個性化的功能，且使用的過程記錄下來，可以通過設置快捷鍵，將上次的操作快速還原出來。

二、Excel辦公處理技巧

（一）快速選定單元格區(qū)域

選擇我們所需要的單元格區(qū)域，點擊右上角的同時按住Shift鍵不放，再單擊選定區(qū)域的右下角單元格。

（二）查找數(shù)據(jù)并選中

點擊【開始】，在編輯欄之中找到【查找】，然后選中它，選擇【定位條件】，在【定位條件】對話框中，選擇你要篩選的條件，點擊確定你就可以選中所有你所要查找的數(shù)據(jù)。

（三）在同一單元格內(nèi)快速換行

我們在單元格中輸入完內(nèi)容后，需要換行，這個時候我們可能會用鼠標點擊下一行，其實不需要這么麻煩，我們只需要用一個鍵Alt，在換行處按“Alt+Enter”就可以實現(xiàn)快速換行。

（四）善于利用ALT鍵

在處理數(shù)據(jù)的過程中，我們可能會遇到較為麻煩的操作，那么這里我們就可以嘗試利用Excel常用的一個鍵ALT。

Alt是一個非常方便快捷的一個鍵，專業(yè)名稱叫交替換檔鍵，用它輸入數(shù)字或者字母就相當于快速地輸入某種命令。例如，Alt+向下箭頭鍵來彈出所選的下拉列表，按住Alt輸入41409，會直接輸入乘號，按下Alt+F4鍵可以關閉程序，如果能夠利用好這個交替換擋鍵可以幫我們省去很多麻煩，不過一定要注意的是輸入數(shù)字的時候一定是小鍵盤上的數(shù)字。

（五）跳過空白單元格粘貼

在將數(shù)據(jù)粘貼到表格中的時候，使用者可能會遇到一些空白的單元格，但我們必須使這些數(shù)據(jù)跳過這些空白格粘貼上去，就需要單擊粘貼這個按鍵，然后從中找到選擇性粘貼，然后再找到跳過空白單元格。

（六）數(shù)據(jù)規(guī)范化

通常我們的表格中可能會出現(xiàn)一些錯誤的數(shù)據(jù)，不需要我們一個一個地刪除，使用 Excel中的“查找與替換”對錯誤的內(nèi)容進行批量的修改。選擇需要處理的單元格，選中的同時按下Ctrl+F得到一個“查找與替換”的對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入錯誤的數(shù)據(jù)，最后選擇替換，在替換那一欄輸入正確的內(nèi)容，如果不需要有數(shù)據(jù)，直接保持空白就可以了。

（七）不同的工作表輸入相同的內(nèi)容

利用Excel的工作組功能，我們先用鼠標點擊需要同一個數(shù)據(jù)的不同的工作表標簽，然后填寫內(nèi)容，點擊回車鍵，所有的工作表就會同步這一個內(nèi)容。

三、結語

Excel是一款非常便于處理辦公的軟件，除了常規(guī)的應用以外，還有這些這些技巧完全可以應用在實際的操作中，更加方便快捷地幫助使用者進行數(shù)據(jù)的分析和處理，提高工作的效率。

參考文獻：

[1]王春花.Excel在辦公應用中的技巧探討[J].計算機產(chǎn)品與流通，2020（6）：1.

[2]李紅.計算機基礎課中Excel2010的使用技巧分析與探討[J].計算機產(chǎn)品與流通，2020（10）：199-199.

作者簡介：唐華，漢族，女，四川眉山，1981.05，大學本科，副教授，計算機應用。