淺析改進采購管理績效的方法

周建瑞

（中國石油管道局工程有限公司第四分公司，廊坊 065000）

引 言

隨著中國加入世界貿(mào)易組織，即世貿(mào)組織，中國的國際、國內(nèi)貿(mào)易日益頻繁，這迅速催生了許多優(yōu)秀的國營企業(yè)，如中國石油天然氣股份有限公司、國家電網(wǎng)有限公司、華潤集團，以及許多優(yōu)秀的民營企業(yè)，如被大洋彼岸制裁的華為技術(shù)有限公司、萬達控股集團有限公司、阿里巴巴集團等。與此同時，隨著時代發(fā)展，國內(nèi)的大部分企業(yè)與國外的“巨型”企業(yè)在同一框架、同一規(guī)則下競爭，優(yōu)勝劣汰將不可避免。在這種背景下，采購部門將面臨巨大的挑戰(zhàn)，也肩負著企業(yè)正常運作、賺取利潤的巨大使命，這將倒逼企業(yè)改進采購績效。合理地改進采購績效將極大降低企業(yè)成本，加大企業(yè)活力，使企業(yè)良性循環(huán)。在這個商場如戰(zhàn)爭的時代，招聘經(jīng)驗豐富、知識儲備充足、有多年工作經(jīng)驗的員工，深入采購現(xiàn)場，和負責(zé)采購的員工密切合作，運用科學(xué)的方法，根據(jù)特定的指標(biāo)對商品采購提出最優(yōu)的建議。因此，改進采購管理績效迫在眉睫，同時，本文也給出一些有關(guān)改進采購管理績效的方法。

一、招聘具有豐富經(jīng)驗、豐富知識、豐富工作經(jīng)驗的員工

有條件盡可能招聘具有豐富經(jīng)驗、豐富知識、豐富工作經(jīng)驗的員工，如果因公司在實力、資金方面不夠充足無法招聘到如此優(yōu)秀的員工，那么誠實將是考核員工的核心要素。“誠信乃是最寶貴的信譽，是最無價的財富”。商人說道。人之所助在信，信之所本在誠。如果一個員工乃至整個公司上下人人都在說謊，那么無論這個企業(yè)在什么位置，現(xiàn)在有多么輝煌，它注定只是曇花一現(xiàn)。

同時，員工是公司的核心，好的員工配合先進的采購管理績效才能發(fā)揮出最大的效果，使得企業(yè)在采購過程中以最低的價格獲得最優(yōu)質(zhì)的物品。

二、采用先進的采購績效管理，根據(jù)時代發(fā)展更新采購績效管理

采用先進的采購績效管理，根據(jù)時代發(fā)展更新采購績效管理。其中包括5 點，分別是質(zhì)量的績效管理、數(shù)量的績效管理、時間的績效管理、價格的績效管理和采購的效率指標(biāo)管理。

1.質(zhì)量績效。在采購人員采購物品、供貨商交貨過程中進行隨機抽樣，進行質(zhì)量驗證，將貨品不合格率控制在合理范圍內(nèi)。同時，當(dāng)貨品到達采購方倉庫時再次進行抽樣調(diào)查，確保貨物質(zhì)量合格，良品率達標(biāo)。若貨品在抽樣調(diào)查中發(fā)現(xiàn)任何問題，必須及時進行處理，以免造成損失。

2.數(shù)量績效。當(dāng)采購人員因數(shù)量可以獲得一定的折扣時，必須同時考慮倉儲和物流成本，若采購的物品具有保質(zhì)期，同時要考慮這些物品在保質(zhì)期內(nèi)能否出售完畢。若物品放置時間太長導(dǎo)致物品損壞的話，還需考慮清除廢料的成本，采購時必須將這些都計算在內(nèi)，方可獲得最低的采購價格。

3.時間績效。面臨緊急采購，需要考慮不同的運輸方式帶來的成本差異，以及公司停工停業(yè)導(dǎo)致的公司損失，權(quán)衡利弊之后，適當(dāng)?shù)靥岣卟少弮r格也未必不是可行的方法，例如中國第一汽車廠與大眾汽車廠（Volks Wagenwerk）合資的公司采用企業(yè)資源計劃（enterprise resource planning, ERP）系統(tǒng)。這套系統(tǒng)由思愛普（SAP）公司研發(fā)，高性能計算機對計劃和物料剩余進行考量，迅速計算出缺少物品品種、物品數(shù)量和物品的進貨時間，將每個廠所需的物品通過計算機下達各個廠。然后由負責(zé)采購的員工從計算機系統(tǒng)中查詢每個供貨商的歷史資料，根據(jù)其貨品價格、供應(yīng)貨品質(zhì)量、服務(wù)商服務(wù)等指標(biāo)來選擇供貨商。這樣方可高效、準(zhǔn)確，以最高質(zhì)量實現(xiàn)物品購買，極大地縮短了采購所需的時間。同時確保了采購的準(zhǔn)確性和及時性，使得公司庫存得到最大幅度的降低。

4.價格績效。價格績效是企業(yè)最常見、最常用、最重要的一種績效，價格也可衡量采購人員的議價能力。通常有下列三種評價指標(biāo)。

①實際的價格與標(biāo)準(zhǔn)的成本差。

②實際的價格與過去數(shù)個月平均價格差。

③使用價格與采購價格差。

常話說得好：“買的不如賣的精?！睘榱水a(chǎn)生足夠明顯的經(jīng)濟效益，就要實行物資采購比價管理系統(tǒng)。國內(nèi)某集團是一家坐擁數(shù)億人民幣資產(chǎn)的國有棉紡企業(yè)，因此每年要花一億人民幣左右采購各個種類的原材料，但是在20 世紀(jì)90 年代虧損298.68 萬元，是某省的脫困難點戶、重點戶。為加速脫困，企業(yè)管理者重點關(guān)注采購環(huán)節(jié)，在20 世紀(jì)90年代初，采購員工花費數(shù)千元在當(dāng)?shù)貓罂赌尘┩韴蟆飞习l(fā)布了招標(biāo)采購信息，瞬間吸引了數(shù)千個供應(yīng)商。經(jīng)過層層比價，層層對比，層層篩選，不但當(dāng)年的原材料質(zhì)量提高了，而且采購單價下降了20 %左右，其中編織袋價格更是下降了近30 %，集團董事長說：“今年，我們的原材料成本減少近千萬元?！钡浆F(xiàn)在為止，集團已盈利超百萬人民幣，企業(yè)管理得到了良性循環(huán)。放眼全省，這樣嚴(yán)格執(zhí)行比價采購管理系統(tǒng)的企業(yè)已達到國家所有的工業(yè)企業(yè)的90 %以上，其中中大型國有企業(yè)占比更是達到了近乎100 %。

5.采購效率指標(biāo)。完成以上工作，以最優(yōu)的價格采購到物品所花費的時間即采購效率指標(biāo)。采購效率越高，說明員工的工作能力越強，工作質(zhì)量越高，越應(yīng)該得到重用。

三、加強與供應(yīng)商的合作

加強與供應(yīng)商的合作，供應(yīng)商與采購商相互合作，相輔相成，相互成就。供應(yīng)商與采購商不應(yīng)該是敵對關(guān)系，更不應(yīng)該是仇人關(guān)系，應(yīng)該攜起手來，一起將生意的“蛋糕”做大、做強。這其中包括幾種方法，例如：與供應(yīng)商一起制定降低成本的可行計劃；與供應(yīng)商達成長期采購協(xié)議，打消供應(yīng)商的后顧之憂，同時也為自己在貨源緊缺時可以優(yōu)先獲得供應(yīng)商供貨打下堅實的基礎(chǔ)；供應(yīng)商參與到產(chǎn)品設(shè)計中來；等等。

四、將采購產(chǎn)品進行分類

將采購產(chǎn)品進行分類，分類依據(jù)為全年運用總數(shù)量產(chǎn)品的價值占整個采購人員采購成本的價值的比例，例如，X 種類物品，全年運用總數(shù)量所產(chǎn)生的價值約占采購人員采購價值成本的75 %～85 %，采購所需物品總數(shù)量所占10 %～20 %；Y 種類，全年運用總數(shù)量所產(chǎn)生的價值約占采購人員采購價值成本的20 %～40 %，采購所需物品總數(shù)量所占25 %～30 % ；Z 種類，全年運用總數(shù)量所產(chǎn)生的價值約占采購人員采購價值成本的5 %～10 %，采購所需物品總數(shù)量所占70 %～80 %。將X、Y、Z 三種物品依據(jù)以下4 項基本原則在采購前進行分析：①被控制的程度；②過去一到三年采購記錄；③公司生產(chǎn)產(chǎn)品是該貨品的優(yōu)先等級；④定貨發(fā)貨過程及發(fā)貨所需時間和價格。這樣有助于公司在管理層和采購層重心集中，達到降低采購成本的目的，但這種方法只根據(jù)唯一的劃分準(zhǔn)則把項目劃分為X、Y、Z 幾大類，忽視了其他同樣重要的標(biāo)準(zhǔn)。

五、努力營造和諧、良好的工作氣氛，從根本上拒絕各級員工貪污腐敗

公司內(nèi)部要經(jīng)常組織聯(lián)歡會，提升各級員工的精神意識并將其用于團隊合作。明確的合作與分工，不僅可以在面臨共同問題時，提高團隊科學(xué)處理問題、科學(xué)解決問題的能力，而且還可以鍛煉員工為相同的目標(biāo)相互配合的精神，從而可以更快、更好地完成工作。同時還可以鼓勵公司員工，讓員工了解到人與人之間的差異，可以讓員工更好地去相互欣賞、相互學(xué)習(xí)彼此的優(yōu)勢，努力向更好、更高的方向前進。

要從根本上杜絕腐敗。首先，要提高員工工資和提成；其次，要在思想上筑起堅固、牢不可破的防線；最后，要嚴(yán)厲打擊腐敗，接到舉報就查，查到必抓，抓到就移送公安機關(guān)處理。三管齊下，必定可以將腐敗拒之門外。

結(jié) 語

本文從五個方面分別論述了改進采購管理績效的方法，總結(jié)起來就是用誠實、優(yōu)秀的員工，這是核心要素，加以科學(xué)、高效、合情合理的管理方法管理采購績效，同時根據(jù)時代發(fā)展更新采購績效管理，這是關(guān)鍵要素，配合供應(yīng)商協(xié)作，分類采購產(chǎn)品，營造良好的工作氛圍，杜絕腐敗。一定可以提高采購效率。面對疫情的無情沖擊，到目前為止，發(fā)達國家的企業(yè)破產(chǎn)率將增長20 %，相較21 世紀(jì)初到21 世紀(jì)10 年代末，發(fā)達國家企業(yè)破產(chǎn)率上升近50 %。從發(fā)達國家各個家庭看，臨時性失業(yè)的家庭成員正在轉(zhuǎn)變?yōu)橛谰眯缘氖I(yè)。調(diào)查研究資料顯示，2021 年3 月—10 月，大洋彼岸的發(fā)達國家臨時性失業(yè)率從10 %降至3 %，永久性失業(yè)率卻從3.2 %上升至5 %。這一切都會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營難度加劇，所以改進采購管理績效需要盡早提上日程。