大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展分析

一、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理概述

大數(shù)據(jù)時代，信息資源的種類愈發(fā)多元，應當從廣義的角度對電子檔案進行界定，即電子檔案是一種可以在計算機、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等終端傳播的以電子介質(zhì)方式存在的信息資源的集合體，其不僅包括電子文件，也包含圖像、聲音、影像等電子介質(zhì)文件。未來，隨著信息化技術(shù)的進一步發(fā)展，電子檔案的種類、形式還會發(fā)生變化。因此，對于單位而言，必須要將電子檔案管理作為一項重點工作，不斷適應新形勢下的電子檔案管理工作，創(chuàng)新管理模式和管理內(nèi)容，提升工作效能。

二、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的現(xiàn)實意義

（一）有利于實現(xiàn)電子檔案資源綜合利用。大數(shù)據(jù)時代，各種信息資源呈現(xiàn)出幾何式的增長態(tài)勢，單位檔案管理的種類、數(shù)量不斷增加，由此導致檔案管理人員工作壓力和工作量增大。為此，必須進一步將現(xiàn)代信息化融入電子檔案管理工作中，借助檔案管理系統(tǒng)以及其他軟件對電子檔案進行管理、開發(fā)和利用。一方面，做好大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理工作，可以實現(xiàn)電子檔案的高效立卷歸檔、傳輸、查閱、檢索以及利用，滿足不同信息需求主體個性化的需求，提升檔案管理效能。另一方面，做好大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理工作，可以減少檔案管理工作對人力資源的依賴程度，實現(xiàn)集中處理。尤其是建立相應的數(shù)據(jù)庫后，可以實現(xiàn)一站式管理、共享與利用，構(gòu)建共建共享的電子檔案管理格局，打破信息數(shù)據(jù)的孤島，提升單位整體信息利用實效和時效。

（二）有利于節(jié)約檔案管理成本，實現(xiàn)檔案長久保存。在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)階段，電子檔案管理模式朝著信息化、科技化、智能化的方向發(fā)展，突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限。首先，電子檔案以一種數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)，可以較為方便地保存于硬盤、云儲存系統(tǒng)、計算機以及其他終端，極大程度上減少了檔案管理成本，適應未來檔案事業(yè)發(fā)展趨勢；其次，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式對檔案管理環(huán)境的依賴度較高，容易遭受檔案害蟲等物理、化學變化的影響，無法長期保存，具有易損性的特點。相反，電子檔案則能夠避免上述問題，能夠長久保存于某一終端；最后，電子檔案能夠快速復制、傳輸，便于單位高效開展其他業(yè)務工作。尤其是在當前辦公自動化背景下，電子檔案能夠適應單位電子化辦公的需求，縮減工作流程，大大提升了單位整體信息傳輸和利用效率、質(zhì)量。

三、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀

（一）電子檔案資源整合效率低下。大數(shù)據(jù)時代，電子檔案的種類、數(shù)量眾多，如果不能加強源頭控制，將會導致后期電子檔案利用難。一是部分單位在管理檔案資源過程中沒有遵照既定的流程、標準和內(nèi)容，檔案管理無序化問題突出。之所以出現(xiàn)這種問題，主要是因為單位電子檔案管理制度不科學、不具體，沒有就具體電子檔案資源的移交格式、權(quán)責分工進行細化，難以實現(xiàn)精細化管理的目標。許多部門在電子檔案移交給檔案管理部門之前，沒有對電子檔案進行初步處理，增加了檔案管理部門的工作量，不利于節(jié)約人力資源成本。二是電子檔案資源整合難度大，數(shù)據(jù)庫建設緩慢。部分單位受限于技術(shù)條件、人力資源條件、管理機制、管理機構(gòu)設置等因素，無法系統(tǒng)化、科學化地對電子檔案資源進行集中、系統(tǒng)處理，更談不上數(shù)據(jù)庫建設。以人力資源為例，檔案管理人員數(shù)量不足，沒有從業(yè)務外包、職業(yè)隊伍建設等角度進行創(chuàng)新。三是電子檔案長期閑置，忽視后期的開發(fā)與利用。例如，尚未從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進行的整合利用，無法打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

（二）電子檔案共建共享滯后。大數(shù)據(jù)時代，如何推動單位內(nèi)部以及業(yè)務關(guān)聯(lián)單位之間信息互聯(lián)共通，打造電子檔案共建共享的格局，是檔案管理人員重點關(guān)注和思考的課題。當下，部分地區(qū)電子檔案共建共享滯后，電子檔案遠程利用、跨區(qū)域傳輸難度較大，影響了電子檔案資源的價值。之所以出現(xiàn)這種狀況，是多種原因造成的。一是電子檔案保密與電子檔案信息公開之間的矛盾仍然存在。尤其是行政機關(guān)、事業(yè)單位檔案管理工作中，許多電子檔案資源具有涉密性質(zhì)，很難理清公開與保密之間的界限。二是電子檔案共建共享的能力有待提升。部分單位對于云共享、云儲存、區(qū)塊鏈等技術(shù)缺乏深度認識，尚未打造電子檔案共享網(wǎng)絡，無法實現(xiàn)實時共享、跨區(qū)域共享。甚至部分單位內(nèi)部各個部門之間也尚未實現(xiàn)電子檔案共享，檔案資源仍然需要手動傳輸，影響檔案利用效能。

（三）電子檔案安全管理問題突出。從辯證的角度來看，電子檔案管理具有兩面性，其提升檔案管理效能的同時也帶來了新的問題。典型表現(xiàn)在如何對電子檔案進行安全管理，確保電子檔案管理系統(tǒng)安全，保障電子檔案資源的準確性、真實性、原始性，最大限度地發(fā)揮電子檔案價值。一是網(wǎng)絡安全問題。互聯(lián)網(wǎng)終端存在許多勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件，容易侵入電子檔案管理系統(tǒng)，進而竊取或者篡改電子檔案資源。二是技術(shù)應用問題。部分單位應用云加密、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、云備份等技術(shù)的能力不強，難以打造現(xiàn)代化的安全管理網(wǎng)絡，存在較大的安全隱患。

四、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的有效對策

（一）推動電子檔案資源整合，實現(xiàn)電子檔案精細化管理。大數(shù)據(jù)時代，單位要進一步著眼于信息資源建設工作，充分挖掘電子檔案的價值，推動電子檔案資源整合。一是做好源頭控制。單位要制定相關(guān)的規(guī)章制度，明確聲像、影像、圖像、電子文件類檔案資源的處理標準、格式、流程、避免檔案管理無序化。同時，要細化檔案管理部門與其他業(yè)務部門在電子檔案管理中的權(quán)責，探索業(yè)務部門專責先行處理的機制，避免電子檔案二次加工，實現(xiàn)“一次歸檔、長期利用”的目標。二是要創(chuàng)新電子檔案管理模式，加快電子檔案數(shù)據(jù)庫建設。單位要堅持“存量數(shù)字化”與“增量數(shù)字化”工作的同步推進，對現(xiàn)階段的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時，對新增加的電子檔案進行處理。這一過程中，單位既可以招聘更多的檔案管理人員，也可以探索將部分業(yè)務外包給外部專業(yè)部門，緩解人力資源不足的壓力。三是要重視電子檔案開發(fā)利用，從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進行整合利用。為此，單位可以根據(jù)本單位業(yè)務類型建設政策類、業(yè)務文件類、法規(guī)類以及其他類別的子數(shù)據(jù)庫，便于后期的檢索與利用，打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

（二）加快電子檔案共建共享建設，實現(xiàn)電子檔案高效利用。從縮減檔案管理成本，實現(xiàn)電子檔案集約化開發(fā)利用的角度來看，加快電子檔案共建共享勢在必行。要實現(xiàn)這一目標，應當著眼于兩個方面：一是正確處理好電子檔案保密與檔案信息公開之間的關(guān)系。單位要嚴格按照《政府信息公開條例》《保密法》《檔案法》以及檔案管理法規(guī)的要求，合理設定各類數(shù)字檔案資源的公開級別，理清信息公開與檔案保密之間的界限。二是要加快外部共享與內(nèi)部共享，綜合利用多種信息技術(shù)。一方面，從外部共享來看，各個業(yè)務關(guān)聯(lián)單位可以依托于云終端進行共享，將檔案資源上傳至共同的云終端，并設置相應的訪問權(quán)限和訪問層級，減少檔案共享的環(huán)節(jié)，提升共享效率；另一方面，從內(nèi)部共享來看，單位要優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能，打通檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)以及其他信息化系統(tǒng)之間的技術(shù)壁壘，實現(xiàn)信息資源共享，避免單位內(nèi)部出現(xiàn)信息孤島的局面，滿足單位內(nèi)部相關(guān)業(yè)務部門的檔案查閱需求，便于檔案管理人員及時更新、錄入信息資源。

（三）打造電子檔案安全網(wǎng)絡，實現(xiàn)電子檔案安全管理。為了更好地保障電子檔案準確性、原始性和真實性，單位要打造電子檔案安全網(wǎng)絡。一是要嚴格防范網(wǎng)絡風險，關(guān)注網(wǎng)絡安全問題。例如，嚴格落實“三網(wǎng)隔離”的基本要求，嚴格管控外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)與局域網(wǎng)的環(huán)境，有效防范網(wǎng)絡終端的各種非法程序、非法病毒。二是要充分借助云加密、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、云備份等技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)或者檔案資源進行數(shù)字加密，提升安全保密層級。同時，要做好檔案資源備份，優(yōu)化數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作，實現(xiàn)事后防控。

五、結(jié)語

未來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的進步以及檔案學研究的深入，電子檔案管理的理念和模式都會不斷創(chuàng)新。為此，各單位檔案管理人員要緊跟時代趨勢，把握時代機遇，著眼于電子檔案創(chuàng)新的前沿和重點進行探索，實現(xiàn)單位檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展。文章立足于大數(shù)據(jù)時代背景，重點就電子檔案資源建設進行研究，提出關(guān)于電子檔案管理的建議。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案管理是一項系統(tǒng)化、精細化、規(guī)范化的工作，考驗單位檔案管理人員的綜合能力以及單位本身統(tǒng)籌利用資源的能力。因此，要做好該項工作，必須要抓好重點。具體而言，一是推動電子檔案資源整合，實現(xiàn)電子檔案精細化管理；二是加快電子檔案共建共享建設，實現(xiàn)電子檔案高效利用；三是打造電子檔案安全網(wǎng)絡，實現(xiàn)電子檔案安全管理。