信息文化背景下醫(yī)院文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型探討

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 曾紅華

隨著科技的不斷創(chuàng)新和進步，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域逐漸滲透，在工作和生活中使用信息技術(shù)已經(jīng)比較常見。在醫(yī)院的發(fā)展過程中，技術(shù)和工作模式都需要跟上時代的變化，不斷創(chuàng)新改進。在醫(yī)院的整體運營和管理體系中，醫(yī)院文書檔案管理是比較重要的組成部分，其中包括了醫(yī)院服務(wù)情況、教學(xué)科研成果、醫(yī)患人員信息等，信息形式除了文字，還包括圖像、視頻、表格等，這些記錄形式客觀展現(xiàn)了醫(yī)院整體的工作狀況和成果。

醫(yī)院文書檔案管理對于醫(yī)院的管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理工作的質(zhì)量決定了醫(yī)院管理工作水平和質(zhì)量。信息時代，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理模式已經(jīng)不符合目前醫(yī)院管理工作的要求，所以，醫(yī)院相關(guān)管理人員必須跟上時代，改變傳統(tǒng)管理理念，學(xué)習(xí)先進的文書檔案管理理念和模式，不斷提高醫(yī)院文書管理的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的管理工作夯實基礎(chǔ)。

信息文化背景下，醫(yī)院文書檔案管理功能包括以下幾個方面：醫(yī)院黨建檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、財務(wù)檔案、文化制度檔案、后勤檔案等。文書檔案的作用應(yīng)該包含增加醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、指導(dǎo)醫(yī)院精準(zhǔn)發(fā)展、豐富醫(yī)院文化內(nèi)涵等作用，只有明確文書管理工作的細(xì)節(jié)，結(jié)合信息文化的滲透，醫(yī)院文書管理工作才可以有序運行。不過，目前醫(yī)院文書管理工作還存在一定的問題，所以本文會進一步探討目前醫(yī)院文書管理工作出現(xiàn)的問題以及如何進行轉(zhuǎn)型創(chuàng)新。

一、目前信息文化時代背景下醫(yī)院文書管理工作的現(xiàn)狀

（一）文件資料整合不規(guī)范。在醫(yī)院以往的傳統(tǒng)檔案管理過程中，文件資料的收集整合并不是很規(guī)范，特別是醫(yī)院的檔案整理員有些并不是很專業(yè)，對于檔案管理并沒有很強的愛護和珍惜意識。在文書管理過程中發(fā)現(xiàn)，文件管理往往容易出現(xiàn)以下問題：第一，檔案管理人員在印發(fā)醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)文件時，會出現(xiàn)文件缺漏、文件失真以及文件制作時間不連貫等問題。第二，對于上級領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的批復(fù)、經(jīng)費下發(fā)、表彰記錄等文件的原文件不注重對其采取保護措施。第三，對于檔案檢查的應(yīng)付行為。醫(yī)院的檔案管理需要領(lǐng)導(dǎo)的審核和檢查。有些時候，醫(yī)院檔案管理工作人員往往為了應(yīng)付檢查，會制作醫(yī)院內(nèi)部紅頭文件，這樣反而喪失了檔案文件的真實性。當(dāng)醫(yī)院需要使用這些資料的時候，會看到缺失的不實的檔案文件。

（二）檔案文件的管理流程和制度不規(guī)范。信息時代的到來，使得網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運用也越來越廣泛，所以醫(yī)院檔案的管理也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。隨著時間的推移，有些文件的歷史比較久遠(yuǎn)，這要求保存工作必須要落實到位，而且隨著文書檔案的數(shù)量逐漸增多，檔案的編修也需要花費大量的時間，但是由于有些檔案管理工作并沒有制定相關(guān)的管理流程和制度，造成檔案的管理分類以及使用都遇到了很大的困難。導(dǎo)致每一年的檔案整理分類的工作異常繁重，增加了檔案管理工作人員的工作強度和工作難度。

（三）檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)不高。醫(yī)院在人才培養(yǎng)的過程中，往往只注重對于醫(yī)護人員的栽培，缺乏對于醫(yī)院檔案人才的挖掘和培養(yǎng)。主要體現(xiàn)在兩點：其一，文書檔案管理工作的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并沒有很重視文書專職人員。檔案管理人員比例較多的是普通管理人員，所以工作的積極性和細(xì)致程度并不是很高，無法保證檔案整理和歸納的規(guī)范性和完整性。因為不是全職人員，管理人員缺乏一定的耐心和責(zé)任心，對于工作中出現(xiàn)的問題不能及時整改，導(dǎo)致檔案管理工作會出現(xiàn)細(xì)節(jié)性失誤，從而導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)源源不斷的問題。其二，醫(yī)院的檔案管理人員人手不足，無法適應(yīng)龐大的醫(yī)院檔案文件管理強度，而且在大部分都是非專業(yè)的檔案管理員的情況下，檔案的歸檔和整合無法由專業(yè)的方法進行管理，所以就會出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的工作效率低下而且工作強度也很大。

（四）檔案管理工作不受重視，缺乏專業(yè)設(shè)備。在醫(yī)院的管理過程中，因為醫(yī)療業(yè)務(wù)可以為醫(yī)院帶來源源不斷的效益，所以醫(yī)院更重視醫(yī)療業(yè)務(wù)而忽略檔案管理工作的重要性。由于高層領(lǐng)導(dǎo)及管理層不夠重視，導(dǎo)致其他部門也會忽略檔案管理工作的重要性。另外，檔案管理上所投入的資金支持也很缺乏，有關(guān)檔案管理的設(shè)備配置都很落后。比如用于存檔查閱的電腦配置，有些已經(jīng)是非常落后的系統(tǒng)，平時進行整理歸檔的時候會出現(xiàn)卡機黑屏等現(xiàn)象，或者檔案室也沒有可以保存紙質(zhì)文件的保濕器等專業(yè)設(shè)備，這對文件的保存帶來很大的困難。再者除了紙質(zhì)文件，電子文件的保存設(shè)備也很不完善，保存檔案文件的硬盤等設(shè)備無法有效存放和管理。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)型策略

（一）轉(zhuǎn)變文書檔案工作理念，豐富檔案信息資源。醫(yī)院文書檔案工作的真正意義在于不斷服務(wù)廣大的群眾。在醫(yī)院信息資源的結(jié)構(gòu)調(diào)整中應(yīng)該不斷優(yōu)化升級，保證其可以隨時隨地為醫(yī)院所有人群以及廣大人民群眾作出貢獻。因此，在檔案管理的過程中，應(yīng)該利用先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷豐富醫(yī)院檔案信息內(nèi)容，優(yōu)化檔案信息結(jié)構(gòu)，使其可以順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求和人民群眾的實際需要。信息化背景下，醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理的重要性，讓檔案管理可以在技術(shù)的支持下得到全方位的運用。檔案文件的整理和歸納應(yīng)該規(guī)范化、科學(xué)化，醫(yī)院應(yīng)該制定相關(guān)的檔案管理制度和流程，保證檔案文件可以順利地保存和運用。同時也要保證檔案文件的完整性和真實性。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院可以研究和開發(fā)更加先進的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，為醫(yī)院提供簡捷快速的搜索查詢條件，從而提高醫(yī)院和人民群眾的使用滿意度。

（二）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，加強檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。大數(shù)據(jù)和信息文化時代背景下，很多領(lǐng)域都使用了云計算等先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些都為醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)型提供了便利的技術(shù)支持。首先，醫(yī)院內(nèi)部要不斷提升服務(wù)質(zhì)量，從醫(yī)院內(nèi)部角度來說，部門之間的聯(lián)合管理可以節(jié)約不少時間，后勤、人事、財務(wù)、教學(xué)等部門進行統(tǒng)一管理之后，在收集相關(guān)部門的檔案文件時，工作效率會有很大的提高。并且除了醫(yī)院內(nèi)部的聯(lián)系之外，醫(yī)院和醫(yī)院之間也可以通過這樣的手段實現(xiàn)檔案分享和資源整合，為醫(yī)院之間的共同發(fā)展提供有效基礎(chǔ)。

另外，從檔案管理工作人員的角度來說，信息技術(shù)的不斷發(fā)展意味著管理人員需要不斷更新和學(xué)習(xí)檔案管理工作的知識，因此醫(yī)院應(yīng)該注重對檔案管理人員的挖掘和培養(yǎng)，成立一個專業(yè)的檔案管理小組，對其進行不定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，同時也要加強檔案管理工作人員的獎懲機制，豐富其工作福利待遇。這樣檔案管理工作人員的工作積極性和能動性會有很大的提高。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理模式，為檔案管理工作提供充分的設(shè)備資源。在醫(yī)院檔案的管理過程中，除了以上兩點以外，最重要的就是要規(guī)范檔案管理的制度和模式，使其可以適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展和大眾的需求。在符合國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，要對檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進行及時的改正和修訂，完善檔案工作制度和文件歸檔方案，健全檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，從而確保檔案文件的完整性和真實性。另外，檔案的存檔方式也應(yīng)該從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔過渡到現(xiàn)代的電子存檔閱檔模式，從而適應(yīng)醫(yī)院和大眾對于文件檔案的閱覽需求。

醫(yī)院也要注重檔案電子化建設(shè)進程，要參考醫(yī)院本身的實際需求，引進合適的技術(shù)設(shè)備和電子檔案使用設(shè)備，比如高速掃描機器、光盤刻錄機等先進設(shè)備，同時也可以使用和購買一些必要的檔案整理軟件、殺毒軟件和加密軟件等，建立一個安全的檔案系統(tǒng)。同時可以結(jié)合云管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，檔案管理工作人員還要整理出年份久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，通過電子化技術(shù)進行掃描，讓其可以保存在電腦里，防止其丟失和毀壞。并且對不同的文件類型進行分類，這樣對于查詢者來說是非常方便的。所以醫(yī)院也要建立安全有效的檔案數(shù)據(jù)管理模型，為以后醫(yī)院有效地展開各項工作提供保障，也可以為醫(yī)院其他部門提供方便快捷的檔案查詢條件?？傊?，醫(yī)院要在醫(yī)院整體發(fā)展水平的基礎(chǔ)上，積極建立健全檔案信息管理工作體系，為醫(yī)院快速發(fā)展提供良好的資源支持。

三、結(jié)語

綜上所述，目前很多醫(yī)院在檔案管理工作過程中還存在各種不足，而且隨著近年來醫(yī)院規(guī)模的擴大、醫(yī)院患者數(shù)量的不斷增加，醫(yī)院的工作壓力也在不斷上升，而對于檔案資源需求也日益增加。然而，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的發(fā)展要求，很多醫(yī)院的檔案工作還存在不規(guī)范、不科學(xué)、不真實的情況，醫(yī)院要想得到快速發(fā)展，必須要轉(zhuǎn)型創(chuàng)新對檔案工作的管理體系。因此，信息化背景下，檔案管理人員以及醫(yī)院高層管理人員必須重視檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的必要性。同時還要努力提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，只有建立規(guī)范的醫(yī)院檔案管理機制，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理模式，才能在信息化時代不斷發(fā)展壯大我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。