新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的困境與對策

文/中國船舶重工集團(tuán)有限公司第七一〇研究所 張貞記

新常態(tài)發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室管理是企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，通過落實(shí)辦公室管理工作，促使辦公室工作人員了解自身工作的實(shí)際內(nèi)容，正確認(rèn)識需要肩負(fù)的責(zé)任，這樣才能認(rèn)真對待自身工作，提高工作質(zhì)量與效率。傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不適合企業(yè)辦公室發(fā)展，因此，要及時(shí)創(chuàng)新與完善管理工作，促使辦公室管理水平得到提升，為企業(yè)更好發(fā)展打下基礎(chǔ)。所以，本文將針對新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的困境與對策進(jìn)行闡述。

一、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的必要性

新常態(tài)發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室管理的必要性，本文主要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述：

1.在社會(huì)的快速發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)之間的競爭逐漸激烈，企業(yè)如果想要在激烈的市場競爭中，實(shí)現(xiàn)自身更好發(fā)展，那么需要企業(yè)將自身優(yōu)勢與價(jià)值發(fā)揮出來。實(shí)際上企業(yè)之間的競爭就是人才的競爭以及技術(shù)的競爭。在此背景下，通過落實(shí)辦公室管理工作，促使每一位工作人員正確認(rèn)識自身工作，在未來工作中，端正工作態(tài)度，提升工作質(zhì)量與工作效率。

2.通過辦公室管理，在一定程度上，確保企業(yè)能夠在社會(huì)市場中樹立良好形象。辦公室管理水平，在一定程度上反映了企業(yè)實(shí)際發(fā)展水平。企業(yè)的更好發(fā)展，需要各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在辦公室工作開展中，通過管理及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題與不足之處，給出相應(yīng)調(diào)整措施與解決措施，促使辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作能夠順利實(shí)施。企業(yè)能夠良好運(yùn)作，在社會(huì)市場中樹立良好形象，那么企業(yè)的產(chǎn)品將會(huì)得到社會(huì)市場更多重視與關(guān)注，創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

二、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理面臨的困境

（一）管理制度有待完善。通常情況下，在企業(yè)辦公室管理工作開展中，需要完善工作制度，為管理工作開展提供有效引導(dǎo)，促使管理人員能夠正確認(rèn)識自身管理工作，能夠在自身工作中發(fā)揮專業(yè)能力與素質(zhì)。但工作開展中不難看出，企業(yè)辦公室管理制度并不完善，導(dǎo)致管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)混亂，同時(shí)工作人員對于辦公室管理工作，以及自身工作重要性沒有正確認(rèn)識。管理效率低下，任何事情，都無法在第一時(shí)間給出相應(yīng)解決措施，導(dǎo)致問題影響范圍的逐漸增大，制約企業(yè)的更好發(fā)展。

（二）管理人員能力有待提升。在企業(yè)辦公室管理工作中，管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用，如果管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔猩钊肓私?，同時(shí)具備較強(qiáng)管理能力與綜合素質(zhì)，那么管理工作也將會(huì)有序進(jìn)行。但實(shí)際上，有很大一部分管理人員，意識不到企業(yè)辦公室管理工作的重要作用。忽視管理工作，對于當(dāng)前廣泛使用的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等，沒有進(jìn)行合理應(yīng)用，影響管理水平的進(jìn)一步提升。

三、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理對策

（一）構(gòu)建完善管理制度。新常態(tài)發(fā)展背景下，為促使企業(yè)辦公室管理工作能夠得到更好落實(shí)，應(yīng)對構(gòu)建完善管理制度給予更多重視與關(guān)注，通過管理制度為辦公室管理工作提供有效引導(dǎo)，避免工作出現(xiàn)混亂情況。在實(shí)際管理制度的完善中，可以從以下幾點(diǎn)展開：

1.在以往企業(yè)辦公室管理中，會(huì)制定相應(yīng)管理制度，盡管當(dāng)時(shí)的管理制度已經(jīng)不適合如今企業(yè)辦公室發(fā)展，但其中有很多條例具備可操作性，能夠達(dá)到良好的管理效果?；诖?，在管理制度的完善中，要在傳統(tǒng)管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行，細(xì)化完善其中有效條例，然后添加新的內(nèi)容。

2.要積極鼓勵(lì)更多工作人員參與到管理制度的構(gòu)建中，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，提出自身看法與意見。領(lǐng)導(dǎo)者與管理者對于每一位工作人員提出的建議，要安排專業(yè)工作人員進(jìn)行詳細(xì)記錄，這樣才能將可行性建議融入管理制度中。通過該種方式，可以提升管理制度的完善性與可操作性。

3.管理制度在完善后，要將其落實(shí)到實(shí)際辦公室管理工作中，發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，并作出調(diào)整，確保管理制度在辦公室管理工作中，將自身優(yōu)勢與價(jià)值發(fā)揮出來。

（二）提升管理人員素養(yǎng)。上文說到管理人員在企業(yè)辦公室管理中，發(fā)揮著不可替代的作用，因此，要在最大程度上保證管理人員能夠掌握更多管理技巧，具備較強(qiáng)管理能力，從而不斷提升管理水平。在提升管理人員的素養(yǎng)過程中，可以從以下幾點(diǎn)展開：

1.企業(yè)可以適當(dāng)為管理隊(duì)伍注入新鮮血液，結(jié)合管理崗位實(shí)際情況，引進(jìn)更多管理人才。在人才招聘中，要根據(jù)實(shí)際情況，對招聘時(shí)間、招聘崗位、崗位工作內(nèi)容以及薪資待遇等作出明確規(guī)定。這樣才能確保招聘到的人才，符合企業(yè)崗位工作，在進(jìn)入企業(yè)后，可以在最短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)崗位工作，不需要企業(yè)方面花費(fèi)更多時(shí)間與精力對其進(jìn)行培養(yǎng)。

2.定期做好管理人員教育培訓(xùn)工作，在實(shí)際教育培訓(xùn)期間，要將工作重點(diǎn)放在管理能力的培養(yǎng)與提升上。確保管理人員在教育培訓(xùn)過程中，掌握更多管理技巧與管理知識，對于自身管理工作能夠有全面認(rèn)識與了解，意識到該項(xiàng)工作重要性，這樣才能在未來工作開展中，發(fā)揮自身專業(yè)能力。對于教育培訓(xùn)的內(nèi)容，要進(jìn)行及時(shí)考核，通過考核可以掌握管理人員學(xué)習(xí)情況以及學(xué)習(xí)態(tài)度，并將考核納入日?？己水?dāng)中，與薪資掛鉤，確保管理人員能夠重視教育培訓(xùn)工作。

3.為確保管理人員能夠始終保持飽滿的工作熱情，對在辦公室管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，企業(yè)方面可以適當(dāng)給予其獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可以采用不同方式，比如，物質(zhì)或者提供升職機(jī)會(huì)等，將管理人員工作積極性調(diào)動(dòng)起來，使得提升辦公室管理水平。創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊(duì)伍，為企業(yè)辦公室管理工作開展打下良好基礎(chǔ)。

（三）強(qiáng)化協(xié)調(diào)工作。企業(yè)是促進(jìn)我國更好發(fā)展的重點(diǎn)與關(guān)鍵，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下，辦公室管理人員自身要具備一定創(chuàng)新能力，在新常態(tài)下，更好落實(shí)管理工作，挖掘更多資源。在這一過程中，需要管理人員及時(shí)做好協(xié)調(diào)工作。在具體協(xié)調(diào)工作的落實(shí)中，可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：

1.辦公室管理人員要能夠?yàn)槠髽I(yè)各部門以及各個(gè)辦公室，提供有效資料。在日常工作開展中，要收集及時(shí)對割裂數(shù)據(jù)信息，并做好整理與分析工作，這樣不僅可以了解各辦公室實(shí)際工作情況，同時(shí)利用有效數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者決策，以及后續(xù)辦公室數(shù)據(jù)信息的利用打下良好基礎(chǔ)。在各辦公室工作的落實(shí)中，管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，對工作進(jìn)行科學(xué)合理規(guī)劃，確保各環(huán)節(jié)工作都能夠有專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)工作混亂的情況。

2.在實(shí)際管理工作開展中，要采用信息化的工作方式，合理應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，這樣可以減輕工作人員工作量，減少其工作壓力，全面調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。管理人員要促使各個(gè)辦公室之間進(jìn)行溝通與交流，促使工作人員之間能夠形成良好關(guān)系，創(chuàng)造良好工作氛圍，隨之提升工作效率與工作質(zhì)量。

（四）細(xì)化工作項(xiàng)目。在企業(yè)辦公室管理工作開展中，要細(xì)化工作項(xiàng)目，辦公室職能涉及許多不同內(nèi)容，工作覆蓋面更加廣泛。因此，為促使辦公室管理工作能夠發(fā)揮自身優(yōu)勢，真正起到管理作用，管理人員要結(jié)合實(shí)際工作情況與工作流程，按照先后順序，分析其邏輯的可行性，全面研究不同工作細(xì)節(jié)，在此基礎(chǔ)上，對工作進(jìn)行量化與細(xì)化，這樣才能對工作進(jìn)行有效把握與分解，促使管理質(zhì)量與管理效率得到提升。在辦公室工作開展中，管理人員要將不同工作安排到每一位工作人員身上，促使各環(huán)節(jié)都會(huì)有專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)，提升整體工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室管理對于企業(yè)發(fā)展而言具有重要作用。因此，在企業(yè)發(fā)展期間，對于辦公室管理要給予更多重視與關(guān)注，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身可持續(xù)發(fā)展。