基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

王桂蓮 杭州愛力領(lǐng)富科技股份有限公司深圳分公司

引言

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的企業(yè)引入ERP系統(tǒng)，通過標(biāo)準(zhǔn)化、有效化的管理模式提升經(jīng)濟(jì)效益。與以往的管理模式不同，ERP系統(tǒng)能夠有效實(shí)現(xiàn)產(chǎn)、供、銷等企業(yè)信息的實(shí)時(shí)同步、共享。那么，科學(xué)認(rèn)識ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)控的關(guān)系，全面分析ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來的影響，采取有針對性的優(yōu)化措施，對于企業(yè)提升管理水平意義更加重大。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大之后，經(jīng)常伴隨上下游產(chǎn)業(yè)鏈等一系列數(shù)據(jù)的整合。以筆者所在的貿(mào)易公司為例，公司旗下現(xiàn)有18家全資子公司，遍布全國各地，不但點(diǎn)多而且比較分散，應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，信息數(shù)據(jù)散布于各職能部門、各個(gè)子公司，而且每個(gè)具體員工水平、職務(wù)經(jīng)歷等個(gè)體差異，所掌握的客戶、供應(yīng)等信息很不均衡，處理信息能力也高低不同，給公司有效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不利影響。此時(shí)，亟須借助一套現(xiàn)代化的系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)自籌劃、立項(xiàng)直至售后服務(wù)的全過程數(shù)據(jù)無縫對接，幫助企業(yè)隨時(shí)收集客戶建議、了解產(chǎn)品的市場反應(yīng)，以便改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、優(yōu)化供應(yīng)鏈條、提高經(jīng)濟(jì)效益。

ERP系統(tǒng)較好地實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的這一需求。它以供應(yīng)鏈管理為核心，全面、精準(zhǔn)地匯總客戶訂單信息，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行整理、分析，進(jìn)而更為準(zhǔn)確地判斷產(chǎn)品的市場行情、未來的產(chǎn)品需求，以此為基礎(chǔ)，反饋回企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售等全過程的資源優(yōu)化配置，進(jìn)一步促進(jìn)效益提升。同時(shí)，ERP系統(tǒng)中內(nèi)含的“安全庫存”等數(shù)據(jù)模塊，觸發(fā)警戒線會(huì)隨時(shí)報(bào)警，有利于管理者監(jiān)控，及時(shí)反映，彌補(bǔ)漏洞。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

首先，當(dāng)前內(nèi)部管理迫切需要使企業(yè)急切構(gòu)建一套嚴(yán)格的內(nèi)控體系，而內(nèi)控工作本身牽涉面特別廣泛、具體操作異?，嵥?。所以，必須借助一款能夠支撐這一體系運(yùn)營的平臺。ERP系統(tǒng)作為一款現(xiàn)代化的集成系統(tǒng)，很好地滿足了這一要求。其次，ERP系統(tǒng)本身也是企業(yè)內(nèi)控的對象之一，而且ERP系統(tǒng)中很多控制點(diǎn)必須人為設(shè)置。因此，必然會(huì)面臨一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患?？傊?，科學(xué)地利用ERP系統(tǒng)這一現(xiàn)代化平臺和工具，有效規(guī)避可能產(chǎn)生的安全隱患，才能夠?qū)崿F(xiàn)提升企業(yè)管理水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展壯大。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）企業(yè)內(nèi)控整體環(huán)境的影響方面

在組織架構(gòu)方面，由錐形演化為扁平，促進(jìn)了企業(yè)信息的共享、資源的統(tǒng)籌，有效審核更易實(shí)現(xiàn)。以筆者所在公司為例，隨著貿(mào)易規(guī)模逐漸擴(kuò)大，企業(yè)需要處理的國內(nèi)外信息急劇膨脹，以往傳統(tǒng)的人工管理模式下，信息處理難、管理成本高。ERP系統(tǒng)應(yīng)用之后，基本實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)記錄和保存。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更加清晰、工作職責(zé)更加明確、授權(quán)機(jī)制更加科學(xué)，在運(yùn)營的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行篡改都更加困難，極大地利好反舞弊工作。

（二）企業(yè)內(nèi)控時(shí)間節(jié)點(diǎn)的影響方面

ERP系統(tǒng)應(yīng)用之前，企業(yè)內(nèi)控重點(diǎn)是事后的檢測和糾偏。最佳的內(nèi)控機(jī)制應(yīng)體現(xiàn)為減少企業(yè)運(yùn)營中的不合理行為，而不是事后匆忙補(bǔ)救。ERP系統(tǒng)憑借對企業(yè)采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、研發(fā)等所有環(huán)節(jié)的集成，構(gòu)造出一個(gè)緊密關(guān)聯(lián)的整體，實(shí)現(xiàn)了事前、事中、事后在計(jì)劃、控制、糾錯(cuò)方面的有效統(tǒng)一，從而更好地發(fā)揮預(yù)防的功能。另外，ERP系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定了會(huì)計(jì)類目、核算規(guī)則，進(jìn)而做到了會(huì)計(jì)分錄與業(yè)務(wù)發(fā)生的高度一致，大大減少了人工的出錯(cuò)概率，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對業(yè)務(wù)活動(dòng)的快速溯源，利于事中及時(shí)控制。

（三）企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估方面的影響

在企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)從源頭、組成到評估機(jī)制都產(chǎn)生了巨大改變。在企業(yè)推行ERP系統(tǒng)，必須掌握數(shù)量龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，需要對所有業(yè)務(wù)流程再梳理、管控模式再構(gòu)建，這些本就復(fù)雜的因素又相互影響和制約，任意一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都可能造成整個(gè)項(xiàng)目的全面失敗。一旦應(yīng)用成功，在自動(dòng)化管控、信息共享等方面，ERP系統(tǒng)都將發(fā)揮極為關(guān)鍵的作用。但是，從另一方面來看，企業(yè)運(yùn)營對ERP系統(tǒng)過深的依賴，也是一種新的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（四）企業(yè)管控機(jī)制方面的影響

首先，由于對信息流、業(yè)務(wù)流實(shí)現(xiàn)了有效整合，并通過現(xiàn)代信息技術(shù)，使控制措施與業(yè)務(wù)流程融為一體，包括崗位職責(zé)劃分、授權(quán)和審批。其次，在企業(yè)內(nèi)部管控方面，很好地彌補(bǔ)了人工控制的不足之處。以筆者所在的貿(mào)易公司為例，旗下?lián)碛?8家子公司，整體規(guī)模較為龐大，在傳統(tǒng)模式下，管理層級較多，各個(gè)管理的環(huán)節(jié)很繁復(fù)，常常出現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)控的紕漏。ERP系統(tǒng)應(yīng)用之后，有效解決了過去管控中人員精力不足、經(jīng)驗(yàn)不夠、水平不高等導(dǎo)致的缺陷，以較少的人力、物力實(shí)現(xiàn)了更好地企業(yè)管控。

（五）企業(yè)信息泄露方面的影響

企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)之后，管理模式出現(xiàn)扁平化趨勢，促進(jìn)了各個(gè)部門溝通的便捷化。毫無疑問，這有利于企業(yè)信息的共享，不過也暗含了不可忽視的隱患。由于信息獲取的便利，使內(nèi)部人員接觸企業(yè)關(guān)鍵運(yùn)營信息的可能性極大增加，導(dǎo)致了核心信息外泄危險(xiǎn)。因此，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，不僅要關(guān)注信息匯總、整理、反饋的精準(zhǔn)、快捷，還應(yīng)強(qiáng)調(diào)保密意識，通過職權(quán)分開等辦法消滅外泄風(fēng)險(xiǎn)。

（六）企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督方面的影響

ERP系統(tǒng)應(yīng)用之后，可以很好地通過預(yù)警功能，按照管理人員先期輸入的監(jiān)督指令，進(jìn)行平常的監(jiān)督報(bào)告、專題險(xiǎn)情核查報(bào)告，以及違規(guī)、不正常情況的自動(dòng)警告，有效加強(qiáng)控制方面的監(jiān)督，提升企業(yè)內(nèi)部控制水平。不過，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)畢竟有其較大的局限性，特別是更深層次、更為復(fù)雜的隱患，必須依靠管理者自己進(jìn)行分析，如果對系統(tǒng)的依賴性過強(qiáng)，必將造成監(jiān)控的缺失。同時(shí)，ERP系統(tǒng)意外故障，也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營受損的不良影響。

四、企業(yè)ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）加強(qiáng)ERP系統(tǒng)下的風(fēng)險(xiǎn)評估工作

企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)之后，必須對企業(yè)的內(nèi)部、外部風(fēng)險(xiǎn)專門進(jìn)行評估，綜合考量風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能，提出有針對性的措施，同時(shí)，注意根據(jù)情況變動(dòng)及時(shí)調(diào)整。應(yīng)在ERP系統(tǒng)里找出適宜嵌入內(nèi)部控制系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)，置入審批流程，確保業(yè)務(wù)流程的審批授權(quán)；建立詳細(xì)的ERP系統(tǒng)操作制度，按照崗位分工決定操作人員的權(quán)限，確保合乎不相容職務(wù)分離原則；設(shè)定流程圖，確保能夠清晰地指導(dǎo)不同部門的人員跨業(yè)務(wù)協(xié)作；事前設(shè)定指標(biāo)體系，為管理人員的內(nèi)控評價(jià)提供良好依據(jù)；預(yù)設(shè)控制措施，在業(yè)務(wù)流程異常或偏離時(shí)，能夠及時(shí)預(yù)警，自動(dòng)停止，并及時(shí)將差錯(cuò)上報(bào)管理人員。

（二）構(gòu)建ERP系統(tǒng)下的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制

針對ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作思路，著眼關(guān)鍵環(huán)節(jié)，構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。例如，企業(yè)負(fù)責(zé)審計(jì)或風(fēng)險(xiǎn)控制的機(jī)構(gòu)應(yīng)相對獨(dú)立，以利于審計(jì)工作的有效開展；針對企業(yè)經(jīng)營、財(cái)務(wù)、市場、法規(guī)及道德等多方面的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，必須保持連續(xù)性、經(jīng)常性，及時(shí)清理和企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相違背的項(xiàng)目；加大內(nèi)部控制制度落實(shí)情況的核查力度，尤其是企業(yè)基礎(chǔ)部門、子公司的執(zhí)行情況；拓展對內(nèi)部控制人員的檢查范疇，將計(jì)算機(jī)日常維護(hù)、操作人員納入進(jìn)去，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)、管理及操作人員實(shí)行崗位職責(zé)分離等。

（三）嚴(yán)格ERP系統(tǒng)運(yùn)行安全的監(jiān)控力度

企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)之后，內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)和外界的互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通，而互聯(lián)網(wǎng)本身的開放、共享屬性使ERP系統(tǒng)面臨潛在的安全隱患。因此，內(nèi)控功能嵌入ERP系統(tǒng)并正式應(yīng)用之后，必須強(qiáng)化信息系統(tǒng)安全方位的維護(hù)工作。嚴(yán)格落實(shí)操作日志制度，每一項(xiàng)操作程序都要建立配套制度，確保不相容職務(wù)的獨(dú)立性，堅(jiān)決防止不同崗位員工的越權(quán)操作，每一項(xiàng)操作程序都必須留痕，真正實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)控。要明確專人進(jìn)行日常管理，經(jīng)常性檢測系統(tǒng)運(yùn)行情況，清理不必要的垃圾數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定順暢。時(shí)刻注意互聯(lián)網(wǎng)病毒的情況，防止系統(tǒng)被外界病毒感染。

（四）加大ERP系統(tǒng)應(yīng)用后員工的培訓(xùn)力度

ERP系統(tǒng)是一個(gè)對企業(yè)海量信息進(jìn)行高度集合的信息化、自動(dòng)化系統(tǒng)，它的使用人員數(shù)量龐大，實(shí)現(xiàn)了相當(dāng)廣闊范圍內(nèi)的信息共享，對信息安全提出了更高的要求。為此，要加大員工的培訓(xùn)力度，重點(diǎn)突出安全性、保密性和信息化，將員工培訓(xùn)、掌握程度列入日?？己?。尤其加大關(guān)鍵崗位的培訓(xùn)工作，防止人為操作失誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)流程失序和垃圾數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。另外，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用淘汰了很多純?nèi)斯さ牟僮?，極大地提升了智能化程度，對員工綜合素質(zhì)的要求更高。所以，必須培養(yǎng)一批高素質(zhì)人才，使他們既掌握計(jì)算機(jī)和內(nèi)控專業(yè)知識，又擅長系統(tǒng)分析，還了解企業(yè)管理，為ERP系統(tǒng)作用發(fā)揮奠定人才保障。

結(jié)語

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對企業(yè)管理提出了更高的要求，加大ERP系統(tǒng)的應(yīng)用顯得日益重要。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用給企業(yè)內(nèi)控整體環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制等各方面都帶來巨大影響，也產(chǎn)生了一些風(fēng)險(xiǎn)隱患。針對這一變化，企業(yè)應(yīng)通過加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評估、強(qiáng)化安全監(jiān)控力度等一系列措施，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，科學(xué)規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)提升管理水平、增加市場競爭力的目標(biāo)。