A公司非常規(guī)物資采購內(nèi)部審計案例探究

邵鐘倩 江山歐派門業(yè)股份有限公司

一、案例情況

A公司為制造企業(yè)，采購部下設開拓部、管理部。開拓部負責采購商務部分，管理部負責統(tǒng)籌管理及內(nèi)部監(jiān)督。A公司對于非常規(guī)物資的設定為除生產(chǎn)材料之外的一切物資。

針對非常規(guī)物資采購，A公司采購部制定有規(guī)章制度，采購流程如下：需求部門尋找至少2家供應商，確定技術(shù)參數(shù)→需求部門內(nèi)部審核后的提交采購需求(附技術(shù)參數(shù)及估算價)至采購部，同時提交前期尋找的供應商名單及聯(lián)系方式→開拓部聯(lián)系供應商進行商務談判→公司董事長進行定標審批，形成價格審批表→開拓部簽訂合同→供應商送貨→需求部門驗收后將驗收單提交開拓部→開拓部提及付款流程。

A公司架構(gòu)中雖然設置有專業(yè)部門，但對于非常規(guī)物資采購并未限定主管業(yè)務部門。

二、審計案例選擇

審計發(fā)現(xiàn)A公司在非常規(guī)物資采購的流程及審核權(quán)限設置上存在風險隱患，遂以專業(yè)程度較高的電力工程作為非常規(guī)物資采購的抽查對象開展專項審計。

三、異常線索發(fā)現(xiàn)

審計從合同審批流程中提煉電力工程項目，對數(shù)據(jù)進行初步分析、對比，發(fā)現(xiàn)存在明顯異常點如下：

(一)比價單位長期未變，存在明顯陪標嫌疑

審查發(fā)現(xiàn)A公司歷年來設備橋接及電纜敷設項目的合作單位均為勝利電力科技有限公司(以下簡稱勝利公司)，但勝利公司并非獨家供應商，每次合作均通過2家供應商比價的方式。經(jīng)統(tǒng)計，2015年—2020年期間A公司與勝利公司共發(fā)生43起合作，每次參與比價的單位均為景氣電力工程公司(以下簡稱景氣公司)，6年來景氣公司從不缺席報價，卻也從未中標。

(二)供應商資質(zhì)異常

勝利公司的企業(yè)名稱及經(jīng)營范圍中顯示其為電力科技主營范疇的行業(yè)，對于是否具備電力工程資格，審計人員產(chǎn)生懷疑。于是，審計人員對勝利公司的電力資質(zhì)開展審查，發(fā)現(xiàn)涉及電力工程應配備的《承裝(修、試)電力設施許可證》《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》《安全生產(chǎn)許可證》3個資質(zhì)證書均為偽造，勝利公司涉及無資質(zhì)經(jīng)營。

(三)陪標單位資信標資料異常

審計人員對陪標的景氣公司也進行資質(zhì)審查，發(fā)現(xiàn)景氣公司資質(zhì)合規(guī)，但審計人員進一步調(diào)查存檔的資信標資料，發(fā)現(xiàn)景氣公司印章存在偽造。比如營業(yè)執(zhí)照復印件上有一個復印后的黑色印章，在上面還蓋有證明與原件相符的紅色印章，但該紅色印章并沒有復印件黑色原始印章顯示的序列碼，兩者不相符。懷疑系勝利公司通過偽造景氣公司印章在相關資料復印件上蓋章，作為景氣公司每次報價的依據(jù)，人為制造2家供應商參與報價的合規(guī)場景。

(四)報價單基礎信息不完整

電力工程合規(guī)報價單的基礎信息應包含：報價單位、報價日期、單臺設備電纜及金屬線槽規(guī)格、工程量、單價明細、項目工程量匯總表，以及詳細明細構(gòu)成的報價明細表。但審計人員發(fā)現(xiàn)，勝利公司報價單上僅陳列材料費用40萬元，安裝費用10萬元，輔助材料4萬元，管理費3萬元等，以粗放價格進行報價，并無法區(qū)分單項不同規(guī)格材料的單價信息。同時，大部分項目單臺設備電纜及金屬線槽規(guī)格、工程量均未提供。采購部在無單價的基礎上進行比價議價，比價議價形同虛設。

四、開展審計程序

根據(jù)上述異常點，審計人員對A公司歷年來所有電力工程項目的全面的數(shù)據(jù)還原、匯總、分析，結(jié)合現(xiàn)場工程量實測，同步市場上各大供應商市價信息搜集，最終還原了虛報工程量及金額。

(一)數(shù)據(jù)還原、匯總、分析

審計人員整理合同基礎信息，匯總項目基本情況表。同時，根據(jù)報價資料梳理單項工程的工程量及材料規(guī)格，提供下一步現(xiàn)場實測。

(二)現(xiàn)場實測

因電力圖紙缺失，無法確認電路走向。審計人員邀請專業(yè)設備機修工，對每臺機器控制箱打開查看，明確連接的動力柜以及電纜規(guī)格，再根據(jù)現(xiàn)場金屬線槽搭建情況進一步畫出現(xiàn)場每臺設備的電路走向，測算電纜及金屬線槽實際工程量。

因?qū)I(yè)人員的加入，審計人員還發(fā)現(xiàn)了勝利公司在電纜的使用上存在規(guī)格大幅降級，比如報價時承諾31.5kw封邊機是用YJV4*50+1*35的電纜，但現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)使用的是YJV5*10電纜，降4級。經(jīng)查，勝利公司通過兩種方式達到超額盈利的目的：第一，在報價時高抬規(guī)格，以質(zhì)量過剩的方式虛高報價；第二，在現(xiàn)場使用能維持設備正常運轉(zhuǎn)規(guī)格的材料，以降級使用的方式賺取材料價差。審計實測時，對每臺設備真實使用的材料規(guī)格也進行了數(shù)據(jù)還原。

(三)市面詢價

審計人員以43個合同對應的報價日期，尋找市面上其他同樣規(guī)格的電纜及金屬橋架供應商進行追溯時點詢價。因追溯期間太長，無法完全取得全部時點的報價數(shù)據(jù)。審計人員再次通過股票網(wǎng)站相關信息，分析電纜中銅價、金屬線槽中鋼材歷年價格走勢，得出均為逐年上漲趨勢。以此推斷，電纜及金屬線槽的價格也呈上漲趨勢。于是，審計人員以缺失的報價時點最近的節(jié)點最高金額作為價格還原，乘以現(xiàn)場測算后的實際耗用量(算上合理損耗率)，得出最終的合理報價。

綜上，以最終的合理報價與合同中材料部分的單項金額進行比對，差額部分即A公司的損失金額。

五、審查結(jié)果

經(jīng)審查，勝利公司在與A公司合作的6年期間，多報電纜工程量32 856米，多報金屬線槽工程量11 553米。同時，現(xiàn)場使用的材料規(guī)格與報價時承諾的材料規(guī)格存在大幅度的降級。因虛報工程量、降級使用材料，以及不合規(guī)報價，導致僅電纜和金屬線槽部分給A公司造成損失金額744萬元，高達電纜和金屬線槽部分合同價的64%，給公司造成了巨大的資金損失。除此之外，勝利公司還存在無資質(zhì)經(jīng)營，偽造陪標單位印章及報價資料，給A公司帶來嚴重的行政處罰風險。

六、導致問題產(chǎn)生的原因分析

經(jīng)查，最初引入勝利公司系A公司某高層親屬推薦，高層僅示意同等條件下勝利公司可優(yōu)先考慮，但執(zhí)行人員曲解概念，大開綠色通道，全程形式審批。導致6年來勝利公司空手套白狼，賺得盆滿缽滿，甚至越發(fā)膽大氣盛，在小車間搬遷項目中以百萬高價有恃無恐地伸手要錢。除高層這一誘發(fā)因素外，A公司相關人員未切實履行自身崗位職責也存在無法推卸的責任，但歸根究底更多的問題在于A公司內(nèi)部采購流程及審核權(quán)限設置。

(一)規(guī)章制度制定方面

1.采購部以簽發(fā)制度為“保護傘”，關鍵環(huán)節(jié)權(quán)利旁落，導致公司利益受損

A公司采購部采購流程設定中，將供應商名單及聯(lián)系方式、工程量現(xiàn)場實測、與供應商的初步詢價3個關鍵環(huán)節(jié)交由需求部門負責。在供應渠道、工程量、最初報價均由需求部門全程包攬的情況下，采購部作為第二級接收部門，并未發(fā)揮其在供應渠道、價格2個方面的絕對專業(yè)權(quán)威。反而以簽發(fā)制度大打“擦邊球”，推脫自身崗位職責，認定需求部門應對供應商真實性及最初報價負責。以至于無人審核的情況下問題頻發(fā)，公司利益受損。

2.電力工程管理制度缺失，項目開展形同“裸奔”，導致公司利益受損

A公司對于電力工程，架構(gòu)中設置有專業(yè)部門——電力保障部，電力保障部成立至今已有8年，期間未出具任何相關電力項目的規(guī)章制度，缺乏規(guī)范的業(yè)務流程，電力工程項目一直處于無制度下“裸奔”的無知無畏狀態(tài)。導致電力工程項目在工程量測算、電力圖紙設計、動力箱位置擺放、電纜及金屬線槽排線布局、施工現(xiàn)場降低規(guī)格使用材料等等方面問題頻發(fā)，公司利益受損。

(二)規(guī)章制度執(zhí)行方面

1.供應商資質(zhì)審查不到位，公司面臨行政處罰風險

采購開拓一二部對于供應商資質(zhì)審查負有不可推卸的責任，然而對于43次供應商比價議價，均無人對供應商資質(zhì)開展實質(zhì)審查，即便供應商資質(zhì)處處顯露異常。

2.采購部在無單價的基礎上進行比價議價，比價議價形同虛設

根據(jù)A公司規(guī)章制度，由采購部的開拓部對報價單位進行比價、議價，并出具價格審批表，提交審批。然而，在43個電力工程項目中，采購部均在無單價的基礎上進行比價議價，即需求部門預估采購價，采購部在預估價基礎上討價還價，完全未審核預估價是否合理，比價議價形同虛設。

(三)專業(yè)部門歸口管理方面

A公司對于非常規(guī)物資并未限定主管部門，以至于現(xiàn)實情況中存在大量需求部門繞過專業(yè)部門自行進行。

1.前期技術(shù)標確定環(huán)節(jié)

當需要進行設備橋接及電纜敷設時，A公司存在2種申購模式，一是制造部門向電力保障部提交需求，統(tǒng)一由電力保障部接洽技術(shù)標及供應商，最終由電力保障部向采購部提交采購需求。二是制造部門直接與供應商接洽并向采購部提出采購需求。后者模式下對于技術(shù)參數(shù)、電力圖紙規(guī)劃、報價工程量、用料規(guī)格的合理性均沒有電力保障部作為專業(yè)部門予以審核確認，經(jīng)手部門兩眼一抹黑，形式化審批全程通過。

2.中期項目施工現(xiàn)場監(jiān)督環(huán)節(jié)

由制造部門自行發(fā)起的設備橋接及電纜敷設項目，電力保障部并不參與現(xiàn)場施工管理。即，勝利公司在項目施工現(xiàn)場缺乏有力監(jiān)督，在偷換材料規(guī)格、線路真實布局上制造部門無人發(fā)表專業(yè)監(jiān)督評論。

3.后期項目完工驗收環(huán)節(jié)

電力工程項目的最終受益部門為制造部門，驗收審核鏈中設置驗收由制造部門驗收。2種申購模式下，電力保障部均不參與最終的驗收審核。導致非專業(yè)的制造部門僅對車間設備是否能正常運行進行有效驗收，疏忽了對施工現(xiàn)場最終工程量結(jié)算的實質(zhì)驗收。

(四)供應庫建設及維護方面

1.供應庫建設不到位，基礎工作未完善

A公司采購部對于供應庫的重視度不夠，日常進入供應庫的單位均為合作過的供應商，并未對歷次參與報價或可發(fā)展對象進行入庫管理。對于非常規(guī)物資采購，A公司采購部完全依賴需求部門提供供應商，導致采購各環(huán)節(jié)處處被動。

2.供應商維護不到位，未及時發(fā)現(xiàn)資質(zhì)異常

A公司采購部對于供應商日常維護不到位，留檔的供應商的資質(zhì)證書已過期多年，卻未溝通供應商及時提供。從另一層面上也造成了供應商造假成本低，后期被發(fā)現(xiàn)的風險小。

七、整改對策分析

(一)完善制度

A公司電力保障部及采購部均因完善自身部門制度。電力保障部應針對電力圖紙出具、施工現(xiàn)場管理、工程量審核、工程驗收等環(huán)節(jié)建立制度，明確各環(huán)節(jié)審核要求、要點以及審核人的職責。采購部應完善供應商管理制度，調(diào)整由需求部門與供應商接洽、聯(lián)系最初詢價等環(huán)節(jié)的現(xiàn)有模式。

(二)歸口管理

A公司電力保障部應對公司所有電力項目進行把關審核，不允許未經(jīng)過電力保障部由各部門自行開展的情況出現(xiàn)。同時，采購部也應回收采購權(quán)限，貫徹落實尋找供應商、開展詢價等專業(yè)職能。嚴格采取專業(yè)部門統(tǒng)一歸口管理，杜絕專業(yè)職能空落、旁落。

(三)明確執(zhí)行

導致上述問題的產(chǎn)生均系各審核鏈部門未切實履行自身崗位職責。電力保障部在制度規(guī)范后應明確按照制度規(guī)定對電力圖紙、施工現(xiàn)場管理、工程量審核、工程驗收進行管理。采購部應完善比價制度，嚴格按照比價流程進行比價，杜絕一切形式化比價。同時，應有效建立供應商庫管理，拓展非常規(guī)物資供應渠道。

(四)有效監(jiān)督

A公司采購管理部應切實履行監(jiān)督職責，對采購開拓部在尋找供應商、詢價、比價議價等重要環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督，掌握開拓部既定的工作模式，明確流程弊端，提出合理化建議?！?/p>