企業(yè)辦公室行政管理精益化的應(yīng)用實踐探討

王天宇

中國石油烏魯木齊石化公司 新疆烏魯木齊 860019

企業(yè)辦公室是企業(yè)進行行政管理的主要部門，它主要負責調(diào)研、執(zhí)行等宏觀管理的職能，文件起草、通訊收發(fā)、業(yè)務(wù)接待等日常工作，因此，在企業(yè)中發(fā)揮著承接樞紐的作用。由于工作職責重大，內(nèi)容繁雜，企業(yè)辦公室在行政管理中經(jīng)常出現(xiàn)工作效率低下、工作流于形式、管理成本偏高等問題[1]。針對此，企業(yè)應(yīng)強化部門職能、提高管理效率的角度探索新的管理模式，而精益化管理就是企業(yè)辦公室加強行政管理的重要思路。

1 企業(yè)辦公室行政管理精益化的實踐意義

精益化管理中的“精”體現(xiàn)在體系思維上，即管理上“精雕細刻”；業(yè)務(wù)上“精耕細作”；服務(wù)上“精益求精”；費用上“精打細算”，即少投入、少消耗資源，尤其強調(diào)減少對不可再生資源的投入和耗費，并最大限度獲得產(chǎn)出效益。

在企業(yè)辦公室行政管理中，精益化理念的滲透首先有利于強化辦公室的行政管理職能。辦公室通過行政管理，發(fā)揮著助手、決策、執(zhí)行、保障以及協(xié)調(diào)的重要作用，而精益化管理能夠提高行政人員的服務(wù)意識，積極協(xié)調(diào)工作，落實工作要求，保證各項工作的有序展開。其次，有利于完善辦公室的管理制度。辦公室的日常管理內(nèi)容繁雜，需要系統(tǒng)、細化的制度規(guī)范，而精益化的制度設(shè)計能夠最大限度覆蓋工作內(nèi)容，促進辦公室各項有效開展。最后，有利于控制企業(yè)的管理成本。成本控制是辦公室形成管理工作的重要內(nèi)容，通過精益化的設(shè)計，企業(yè)能夠有效降低對辦公室的資源投入，提高工作效率。

2 企業(yè)辦公室行政管理精益化的應(yīng)用實踐措施

2.1 明確定位，把握行政管理目標

在精益化管理中，企業(yè)辦公室應(yīng)該明確自身的定位，把握自身的職責，將行政管理效果與其他管理、專業(yè)部門的運轉(zhuǎn)相掛鉤，進而構(gòu)建行政管理目標，指導各項工作有序、有效開展。

根據(jù)精益化管理要求，企業(yè)辦公室應(yīng)首先應(yīng)確立構(gòu)建完善的行政體系這一整體目標，并結(jié)合服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理等基本行政職能，細化目標內(nèi)容，其主要包括，整合企業(yè)的整個行政架構(gòu)，理順企業(yè)的內(nèi)外部關(guān)系；與人事、財務(wù)、后勤保障等各部門建立良好的溝通，構(gòu)建相應(yīng)的服務(wù)體系；建立監(jiān)控管理制度；通過形成工作建設(shè)企業(yè)文化。此外，企業(yè)管理者還應(yīng)針對各項具體的事務(wù)體系，細化目標，其中包括辦公室管理、文書機要管理、接待事務(wù)管理、會議管理、總務(wù)后勤管理、企業(yè)行政信息系統(tǒng)管理、企業(yè)檔案管理等方面，然后根據(jù)各項工作差錯率、內(nèi)部考核次數(shù)以及部門成本控制率確定目標評價標準，作為辦公室行政管理工作評價的依據(jù)。這樣企業(yè)在辦公室管理中才能夠形成完善的目標體系，并將目標分解滲透到各個工作環(huán)節(jié)，為提高工作質(zhì)量，控制行政管理成本提供指導。

2.2 明確要求，把握形成管理要點

辦公室行政管理的精益化需要把握相應(yīng)的要點，這樣才能抓住主要矛盾，推動工作的落實，同時也逐漸完善工作模式，促進行政管理的有序運行。

根據(jù)精益化管理要求，辦公室在行政管理中應(yīng)把握以下幾點：第一，完善崗位設(shè)置，做到權(quán)責對等，一崗雙責；企業(yè)應(yīng)根據(jù)辦公室的職能和流程，根據(jù)行政管理要求科學設(shè)置工作崗位，明確崗位的職責和權(quán)力，確保崗位之間的明確分工、協(xié)調(diào)配合，進而實現(xiàn)辦公室整體功能的最大化。第二，完善工作流程，確保各項工作的順利對接。為控制管理成本，企業(yè)應(yīng)在科學分析的基礎(chǔ)上，精簡辦公室人員，砍掉不必要的工作環(huán)節(jié)，確保各環(huán)節(jié)之間的“無縫銜接”促進行政管理工作的順暢運行。第三，優(yōu)化考評體系，做好效益考核。針對行政工作內(nèi)容設(shè)計定性與定量化考核辦法，盡量提高定量考核的比重，利用考核激勵行政人員實現(xiàn)工作效益最大化。第四，健全工作制度，實現(xiàn)規(guī)范管理。健全辦公室各個環(huán)節(jié)事務(wù)管理的工作制度，定期進行制度考核，根據(jù)行政管理工作要求及時補充制度中的漏洞，避免出現(xiàn)“掛空擋”的現(xiàn)象，完善制度內(nèi)容，提高制度管理的實效性。第五，搭建信息平臺，如中國石油內(nèi)部的“中油即時通訊”系統(tǒng)，能夠快速聯(lián)動，做到及時的信息共享，確保各項工作的有效銜接，利用專業(yè)辦公室管理軟件構(gòu)建行政管理系統(tǒng)，促進各項工作的信息化、自動化、智能化發(fā)展。

2.3 明確細節(jié)，落實行政管理要求

企業(yè)辦公室各項日常管理工作內(nèi)容十分繁雜，而把握工作細節(jié)，完善工作流程對于提升管理效益具有重要意義。在日常管理中，辦公室相關(guān)部門應(yīng)做好文件的打印、審核、校對、分發(fā)，做好公文處理，通過責任管理，確保文件內(nèi)容準確、完整；在接待管理中，要嚴格按照規(guī)范接待標準，提高接待質(zhì)量，充分展示公司良好的企業(yè)形象、工作作風及人員素質(zhì)；在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求完善檔案內(nèi)容，形成清晰、規(guī)范的管理流程，加強對檔案的分級、分類、編號、登記管理，嚴格執(zhí)行調(diào)閱、借用程序，并做好電子文檔和紙質(zhì)文檔的同步保存，利用信息手段提高管理效率；在會議安排與業(yè)務(wù)接待中，應(yīng)做好各環(huán)節(jié)的銜接，按照相應(yīng)標準做好會議準備工作與人員接待，合理控制管理成本；嚴格辦公室的耗材管理，控制辦公用品的投入，提倡節(jié)儉，提倡紙張等資源的二次利用，對耗材投入做好登記管理，定期檢查、監(jiān)督，控制行政管理成本[2]。

3 結(jié)語

總之，精益化理念在企業(yè)辦公室行政管理中具有重要的實踐價值?；诖?，企業(yè)管理者應(yīng)明確辦公室的職能定位，把握行政管理目標；明確精益化管理要求，把握形成管理要點；把握工作細節(jié)，細化行政管理措施，進而控制辦公室行政管理成本，提高企業(yè)發(fā)展效益。