醫(yī)院文書檔案收集與歸檔要點(diǎn)分析

王雪

公主嶺市中心醫(yī)院 吉林公主嶺 136100

醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔是其工作的關(guān)鍵內(nèi)容，具有重要特征，為醫(yī)院工作的開展提供協(xié)助作用。在檔案管理工作中，將文書檔案的收集與歸檔工作作為關(guān)鍵事項(xiàng)開展工作，同時(shí)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以提升工作效率。

1 醫(yī)院對(duì)文書檔案進(jìn)行收集與歸檔的重要意義

醫(yī)院工作中，文書檔案往往是較為關(guān)鍵的材料，對(duì)這類材料進(jìn)行歸納與整理，可為后續(xù)工作提供重要依據(jù)，同時(shí)還能夠?yàn)獒t(yī)院政策的優(yōu)化提供重要依據(jù)。目前，在醫(yī)院開展文書檔案收集工作中，包含以下幾方面的內(nèi)容。第一，醫(yī)院日?；顒?dòng)形成的書面材料，具有重要保存意義的材料進(jìn)行整理；第二，嚴(yán)格落實(shí)上級(jí)精神，對(duì)檔案做好收集與整理工作；第三，其他日常進(jìn)行收集與整理的文件，包含各類通知、會(huì)議以及年度計(jì)劃總結(jié)等。第四，對(duì)于醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理工作中，各部分都要嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展，同時(shí)依據(jù)流程完成工作任務(wù)。對(duì)于工作制度不健全的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)人員必須以身作則，帶領(lǐng)全員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)，了解其重要性，并對(duì)制度加以優(yōu)化。做好文書檔案的收集與歸檔工作，是醫(yī)院開展檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于促進(jìn)其他工作的開展具有一定輔助作用。由于文書檔案覆蓋面廣，涉及到較多重大事件，這些資料的收集能夠?yàn)獒t(yī)院開展決策工作提供可靠參考。新形勢(shì)下，文書檔案的收集與整理工作有序開展，也是行政工作的構(gòu)成部分，對(duì)醫(yī)院日常工作的開展具有重要作用，不僅記錄了醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展過程，同時(shí)還對(duì)于一些重大事件進(jìn)行記錄，是醫(yī)院重要的發(fā)展史，對(duì)醫(yī)院整體水平的提升具有重要意義。

2 醫(yī)院對(duì)文書檔案進(jìn)行收集與歸檔需注意的問題

2.1 遵循保密性原則

醫(yī)院開展工作過程中，文書檔案是由紙質(zhì)檔案和電子檔案組成的，在檔案進(jìn)行管理工作中，要嚴(yán)格遵循保密性原則，避免出現(xiàn)外泄現(xiàn)象。在醫(yī)院不斷發(fā)展過程中，文書檔案具有重要的參考價(jià)值。第一，保障文書檔案的原始性。一旦形成了紙質(zhì)檔案，就會(huì)具有一定的特定性，在將來(lái)進(jìn)行歸檔工作中，不會(huì)再產(chǎn)生變化，從而更好地保障文書檔案的可靠性；第二，重視電子檔案的加密性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化在各行業(yè)中得到應(yīng)用，而醫(yī)院電子文書檔案也不斷增加，想要保障其不被更改，就要設(shè)置密鑰，做好加密工作，同時(shí)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

2.2 文書工作人員與檔案工作人員之間缺乏有效銜接

在文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，存在著檔案工作人員與文書工作人員之間缺乏有效的銜接。第一，文書檔案收集與歸檔主體出現(xiàn)脫節(jié)。在實(shí)際進(jìn)行工作時(shí)，文書人員缺乏檔案方面的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)知，所以，在二者進(jìn)行交接時(shí)，因文書人員缺乏對(duì)檔案收集工作范圍以及程序的了解，導(dǎo)致工作出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)。第二，文書檔案收集與歸檔工作成果出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)。文書工作人員在實(shí)際進(jìn)行工作的時(shí)候，受限于個(gè)人能力，造成部分文書格式在進(jìn)行處理過程中，存在著嚴(yán)重的不規(guī)范性。如格式、裝訂等方面存在著較多不規(guī)范性，進(jìn)而造成工作成果不達(dá)標(biāo)，無(wú)法滿足納入檔案的標(biāo)準(zhǔn)。

3 提升醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的策略

3.1 建立健全文書檔案管理制度

醫(yī)院文書檔案對(duì)其他工作開展具有一定的輔助作用，尤其是對(duì)于綜合性醫(yī)院來(lái)說(shuō)，完善的文書檔案管理工作，能夠更好地幫助醫(yī)院對(duì)醫(yī)療糾紛進(jìn)行處理，還能夠提升管理質(zhì)量與效率。所以，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要重視文書檔案管理工作，同時(shí)在此方面工作中，加大人員以及資金方面的投入，為工作人員提供良好的軟硬件條件。此外，還要在全院范圍內(nèi)對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行大力宣傳，使各科室對(duì)文書檔案重要性進(jìn)行全面了解，并參與到此項(xiàng)工作當(dāng)中。條件好的醫(yī)院還要建立文書檔案管理系統(tǒng)，成立專門管理小組，強(qiáng)化對(duì)文書檔案收集與歸納工作，并將其納入考核當(dāng)中，通過建立完善的管理制度，提升工作人員工作積極性，在醫(yī)院中，營(yíng)造良好的文書檔案工作氛圍，促進(jìn)其不斷發(fā)展。

3.2 轉(zhuǎn)變工作模式

目前，醫(yī)院在開展文書檔案工作過程中，積極性不高，所以，就要轉(zhuǎn)變工作模式，構(gòu)建完善的反饋制度。在工作過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，就要及時(shí)做出處理，提升工作管理效率。此外，還要提升相關(guān)人員的主動(dòng)性，在進(jìn)行收集與歸檔時(shí)，充分調(diào)動(dòng)起工作人員的積極性，強(qiáng)化與醫(yī)院其他部門之間的溝通與交流，對(duì)檔案工作合理進(jìn)行安排，指導(dǎo)檔案工作的規(guī)范化，保障文書檔案的可靠性。另外，還要提升硬件設(shè)施的建設(shè)力度，將現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備應(yīng)用于工作中，使文書檔案工作實(shí)現(xiàn)電子化模式，避免出現(xiàn)人為操作失誤，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的順利進(jìn)行。

3.3 強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度

在開展醫(yī)院文書檔案工作過程中，其主體是工作人員，工作質(zhì)量與相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力有著直接關(guān)聯(lián)，所以，就要強(qiáng)化對(duì)相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并加強(qiáng)綜合素質(zhì)的教育。對(duì)于醫(yī)院檔案工作開展過程中，存在的實(shí)際問題展開針對(duì)性培訓(xùn)，提升相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力?？沙闪ｉT的文書檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，將各科室負(fù)責(zé)人員參與其中，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行嚴(yán)格部署，形成全院人員參與檔案工作的良好氛圍。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在醫(yī)院工作過程中，做好文書檔案的收集與歸檔工作，同時(shí)對(duì)工作范圍進(jìn)行明確，建立完善的管理制度，提升檔案收集與歸檔效果，建立完善的策略，為醫(yī)院工作的開展提供可靠性與真實(shí)性保障，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。