“互聯(lián)網(wǎng)+”新業(yè)態(tài)下高校人事檔案服務(wù)方式探究

文/山東省煙臺(tái)農(nóng)業(yè)學(xué)校 中國農(nóng)業(yè)大學(xué)煙臺(tái)研究院 薛元霞

高校人事檔案記錄著高校教職工人員的綜合情況，是高校進(jìn)行人才選拔、任用、職稱評(píng)審等活動(dòng)的重要依據(jù)，對(duì)高校的發(fā)展有著非常重要的作用。隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校人事檔案也變得更加多樣、復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案工作方式迫切需要革新。信息化時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念得到了廣泛的應(yīng)用，在現(xiàn)代社會(huì)中發(fā)揮著越來越重要的作用。高校管理者要認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)來推進(jìn)人事檔案工作的高效開展，從而提高人事檔案管理效率，促進(jìn)人事檔案的高效利用。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”在高校人事檔案服務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一種新業(yè)態(tài)，是信息技術(shù)高速發(fā)展的必然，加快“互聯(lián)網(wǎng)+”新業(yè)態(tài)發(fā)展已成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主流。高校人事檔案是高校教職工在校期間各種表現(xiàn)的真實(shí)記錄，能夠反映高校人事關(guān)系的變更情況，是高校進(jìn)行人事調(diào)整、任用、選拔、職稱評(píng)審等活動(dòng)的重要依據(jù)，對(duì)高校的建設(shè)和發(fā)展有著不可替代的作用。長期以來，高校人事檔案工作方式比較陳舊，人事檔案主要靠人工來處理，且主要以紙質(zhì)檔案為主，這也造成人事檔案利用率不高。當(dāng)下人事檔案在高校發(fā)展中的作用顯得格外重要，這也要求高校必須做好人事檔案服務(wù)工作?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”新業(yè)態(tài)的出現(xiàn)為高校人事檔案工作的高效開展指明了方向?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”具有很強(qiáng)的信息處理能力，能克服時(shí)間和空間限制，管理者可以通過“互聯(lián)網(wǎng)+”高速處理人事檔案信息，提高工作效率。同時(shí)，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，管理者還可以為高校師生定時(shí)推送人事檔案服務(wù)，同樣，使用者可以通過手機(jī)、電腦等來查詢相關(guān)檔案信息，從而提高人事檔案的利用率。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”新業(yè)態(tài)下提高高校人事檔案服務(wù)水平的策略

（一）樹立正確的服務(wù)觀念。高校人事檔案是高校教職工工作的真實(shí)記錄，是為高校人事管理服務(wù)的。為了提高人事檔案利用率，管理者應(yīng)當(dāng)樹立正確的服務(wù)觀念。首先，管理者需要全面收集人事檔案信息，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為手段，廣泛收集人事檔案，形成全面、系統(tǒng)的檔案資料；其次，在熟練人事檔案工作后，要開展主動(dòng)服務(wù)，不僅要對(duì)人事檔案相關(guān)信息的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審查，還需要主動(dòng)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，及時(shí)掌握人事檔案信息；再者，對(duì)新任職的教職工，要本著“以人為本”的服務(wù)理念，詳細(xì)、全面地采集相關(guān)信息，并酌情挑選優(yōu)秀的人才向相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便優(yōu)秀的人才可以得到合理利用。另外，檔案管理者要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)肩負(fù)起人事檔案管理的職責(zé)，及時(shí)更新人事檔案信息。

（二）構(gòu)建完善的人事檔案信息系統(tǒng)?；ヂ?lián)網(wǎng)具有傳播速度快、無時(shí)空限制等優(yōu)勢(shì)，利用互聯(lián)網(wǎng)，可以提高人事檔案服務(wù)水平，促進(jìn)人事檔案的高效開發(fā)與利用。一方面，高校管理者需要加大信息化投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、設(shè)施，推進(jìn)人事檔案信息化、智能化發(fā)展；另一方面，管理者要結(jié)合高校人事檔案特點(diǎn)，構(gòu)建完善的人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以人事檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的信息化管理，將互聯(lián)網(wǎng)與人事檔案結(jié)合起來，從而提高人事檔案管理水平。如，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，管理者可以構(gòu)建完善的人事檔案信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)中，管理者只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速查找到相關(guān)檔案信息。

（三）創(chuàng)建人事檔案微信公眾號(hào)。微信是當(dāng)下最常用的社交通信工具之一，已成為人們生活中不可或缺的一部分。人們的支付、日常交際等都會(huì)用到微信。鑒于此，高校管理者可以創(chuàng)建人事檔案微信公眾號(hào)，以此提高人事檔案服務(wù)水平。管理者可以將“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”的平臺(tái)應(yīng)用到微信中，創(chuàng)建微信公眾號(hào)，在公眾號(hào)上，使用者可以自主查詢相關(guān)檔案信息。另外，微信公眾號(hào)不僅可以提供檔案查詢服務(wù)、推送服務(wù)，還可以提供自助服務(wù)，使用者只需要輸入想要的信息內(nèi)容，公眾號(hào)就可以提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)。值得注意的是，在創(chuàng)建人事檔案微信公眾號(hào)時(shí)，管理者需要按照相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)微信的各類使用功能進(jìn)行驗(yàn)證，確保微信公眾號(hào)能夠正常運(yùn)行。

（四）創(chuàng)建人事檔案手機(jī)客戶端?；谥悄苁謾C(jī)的便利性，管理者可以開發(fā)手機(jī)客戶端，以此提高人事檔案管理服務(wù)水平。通過手機(jī)客戶端，不僅可以在手機(jī)上直接為用戶提供檔案信息的查詢，同時(shí)還能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)的預(yù)約辦理。對(duì)此，高校人事檔案管理者要認(rèn)識(shí)到手機(jī)客戶端的優(yōu)勢(shì)，積極開發(fā)以此促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

（五）構(gòu)建完善的檔案管理制度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”新業(yè)態(tài)下，高校人事檔案工作也開始走向信息化道路，這也要求高校必須構(gòu)建與之相匹配的管理制度，以制度促進(jìn)人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化。首先，結(jié)合高校人事檔案管理特點(diǎn)，從人事檔案信息的采集、歸檔、調(diào)用等環(huán)節(jié)上做出全面規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)范來制定；其次，健全監(jiān)督機(jī)制，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)管，以信息化手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案的智能化、自動(dòng)化管理；再者，要落實(shí)責(zé)任制，詳細(xì)劃分人事檔案管理中的責(zé)任，以責(zé)任追究人的行為，從而提高檔案管理人員的責(zé)任心，使其認(rèn)真做好人事檔案管理工作。

（六）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校人事檔案開始從線下向線上轉(zhuǎn)變，這也對(duì)檔案管理人員的能力提出了更高要求，如果檔案管理人員不具備相應(yīng)的能力，則會(huì)阻礙人事檔案工作的開展。因此，高校要注重人事檔案管理人員的培訓(xùn)。結(jié)合人事檔案信息化發(fā)展的需要，不僅要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，還需要強(qiáng)化其業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，使其能夠應(yīng)用專業(yè)知識(shí)來開展人事檔案管理工作，懂得應(yīng)用信息化技術(shù)來推進(jìn)人事檔案工作的開展。作為檔案管理人員，更應(yīng)主動(dòng)去學(xué)習(xí)，不斷完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升自己的業(yè)務(wù)能力，確保自己能夠勝任“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校人事檔案工作的需要。

（七）做到檔案信息安全管理。雖然互聯(lián)網(wǎng)給高校人事檔案服務(wù)帶來了極大的便利，但是互聯(lián)網(wǎng)具有虛擬性、開放性，高校在享受互聯(lián)網(wǎng)便利的同時(shí)，也需要規(guī)避互聯(lián)網(wǎng)的隱患。檔案信息的安全管理十分重要，因?yàn)橐坏┏霈F(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案信息就會(huì)失去應(yīng)有的價(jià)值。在高校人事檔案服務(wù)中，管理者要注重檔案信息安全管理。在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時(shí)，需要從軟、硬件入手，提高信息系統(tǒng)的安全性，避免檔案信息系統(tǒng)遭受惡意攻擊。同時(shí)，針對(duì)重要的人事檔案信息，管理者需要進(jìn)行加密處理，對(duì)于可以共享的檔案信息，要完善檔案調(diào)用程序，方便利用者及時(shí)調(diào)用檔案信息。

三、結(jié)語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”新業(yè)態(tài)下，高校人事檔案管理工作出現(xiàn)了新的機(jī)遇。應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”，可以擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案信息的高效利用。在高校人事檔案服務(wù)中，管理者要善于利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以此構(gòu)建有效的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以信息化手段推進(jìn)人事檔案管理工作的高效開展，提高人事檔案服務(wù)水平。但是要想發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在人事檔案服務(wù)中的積極作用，管理者要切實(shí)把握好“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展形勢(shì)，在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時(shí)，抓好網(wǎng)絡(luò)安全管理，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，構(gòu)建完善的檔案管理制度，唯有如此，高校人事檔案才能得到高效利用。