信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案信息化方面的應(yīng)用措施

文/山東省核工業(yè)二四八地質(zhì)大隊(duì) 竇羚源；青島市審計(jì)局技術(shù)保障中心 趙之濤

地質(zhì)類(lèi)的事業(yè)單位檔案室，存放著大量的原始資料。這些資料是工作者們開(kāi)展調(diào)查勘查過(guò)程中的成果結(jié)晶，涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等有價(jià)值的資料。由于年代、技術(shù)條件等因素，項(xiàng)目報(bào)告很多都是手寫(xiě)稿，而實(shí)物地質(zhì)資料、地質(zhì)圖等因材質(zhì)的特殊性，查閱起來(lái)不方便，容易損壞原件。檔案信息化既能將地質(zhì)資料的原始文件電子化，也可以減少翻閱查閱原始資料時(shí)帶來(lái)的人為磨損和破壞，因此我們要大力推進(jìn)檔案信息化工作，在這一過(guò)程中，可以將信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案數(shù)字化平臺(tái)搭建、海量數(shù)據(jù)分析建模、安全防護(hù)保密工作中。為行業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量，讓資源枯竭的老礦山重?zé)ɑ盍?，帶?lái)經(jīng)濟(jì)效益。

一、當(dāng)前地質(zhì)類(lèi)事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案分散管理。由于野外項(xiàng)目分布在各地，正式匯交前都會(huì)單獨(dú)管理，資料匯交周期較長(zhǎng)。財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等一般也有不同的管理部門(mén)，資料匯交周期也不同。技術(shù)人員想要借閱檔案，審批步驟繁瑣；涉及資料保密等，規(guī)定嚴(yán)格，技術(shù)人員想要分享資料并做研究，有實(shí)際困難。

（二）對(duì)檔案原件保護(hù)度不高。目前檔案室采用的大多數(shù)是紙質(zhì)化借閱，直接將原件借閱給技術(shù)人員，翻閱或者復(fù)印都很容易損壞原始文件；對(duì)于借閱時(shí)間比較長(zhǎng)的文檔資料，如果歸檔不及時(shí)造成檔案丟失，而檔案室又缺少備份，則將影響到整個(gè)檔案的完整性。

（三）檔案數(shù)據(jù)的再利用程度不高。檔案資料記載著單位事業(yè)發(fā)展的歷史，每一份報(bào)告都是技術(shù)人員的研究成果和心血。目前來(lái)看，地質(zhì)單位還沒(méi)有轉(zhuǎn)變發(fā)展思路，對(duì)充分利用檔案數(shù)據(jù)、通過(guò)信息技術(shù)手段來(lái)挖掘數(shù)據(jù)規(guī)律、為決策提供數(shù)據(jù)支撐的認(rèn)識(shí)程度不高；充分運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具、提高單位的整體管理水平工作做得不到位。

（四）對(duì)檔案信息化工作重視程度不高。檔案信息化工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。一方面，要購(gòu)置軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能和安全防護(hù)要求；另一方面，還要投入資金來(lái)培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)教育培訓(xùn)。但是各單位因缺少資金支持或者重視程度不高，導(dǎo)致檔案信息化工作的發(fā)展比較落后。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)高效便捷的優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)在工作生活中的各個(gè)方面，如果在檔案管理中引入信息技術(shù)，不僅可為管理工作減負(fù)，也為管理效能提質(zhì)。

（一）壓縮檔案管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工方式，工作流程從入庫(kù)、整理、歸檔等環(huán)節(jié)均需人力物力的支撐，效率低且質(zhì)量不高，容易存在人為操作失誤，也不容易糾錯(cuò)校錯(cuò)。每年不斷新增的紙質(zhì)版檔案需要不斷購(gòu)置空間存放，在借閱過(guò)程中很容易損壞原件，影響保存，整體的檔案管理成本高。通過(guò)信息化手段加工處理檔案，搭建檔案信息化管理平臺(tái)體系，能有效提高各種檔案的分類(lèi)處理效率；將各種檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化保存，有助于技術(shù)人員查閱需要的檔案信息，縮短查閱相關(guān)檔案的時(shí)間，壓縮檔案管理成本。

（二）提取檔案數(shù)據(jù)的二次價(jià)值。近年來(lái)，全國(guó)不斷推行“全網(wǎng)通辦”“最多讓群眾跑一次腿”等放管服活動(dòng)，背后都是對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的再開(kāi)發(fā)——不斷通過(guò)技術(shù)手段打通數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。地質(zhì)行業(yè)也應(yīng)如此，努力搭建地質(zhì)檔案信息交流平臺(tái)，以便于在資源開(kāi)發(fā)中提高地質(zhì)檔案的利用率。各單位可通過(guò)VPN終端將信息化數(shù)據(jù)上傳統(tǒng)一平臺(tái)，借助配置好權(quán)限的內(nèi)部賬戶(hù)和密碼進(jìn)行登錄，查詢(xún)獲取想要的信息。

三、信息技術(shù)在檔案信息化方面的應(yīng)用措施

（一）搭建檔案信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)方便查閱。傳統(tǒng)的工作模式下，各地礦局、地質(zhì)檔案館、研究院所、地勘單位之間的資料不互通、不共享，存在“信息孤島”現(xiàn)象。在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，需要通盤(pán)考慮。首先要有跨單位、多層級(jí)，符合廣泛保密要求的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)，配套多級(jí)數(shù)據(jù)采集機(jī)制，進(jìn)行動(dòng)態(tài)多級(jí)數(shù)據(jù)采集。其次將檔案信息化管理分為兩步：第一步是在檔案資料分類(lèi)整理后，使用高拍儀等設(shè)備，借助數(shù)字掃描技術(shù)、自動(dòng)讀取技術(shù)使文檔類(lèi)資料、地質(zhì)圖等形成電子化文件，實(shí)物類(lèi)的地質(zhì)資料用數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)信息，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、清晰性和完整性。在這里需要注意的是，關(guān)于地質(zhì)檔案的語(yǔ)義沖突問(wèn)題，目前采用數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)解決。例如用Ontology技術(shù)搭建地質(zhì)數(shù)據(jù)中心，更新地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)目錄，組建不同數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息的搜集、輸入、檢索、整理等，提高數(shù)據(jù)信息的挖掘效率，為構(gòu)建數(shù)字地質(zhì)檔案和知識(shí)服務(wù)體系提供服務(wù)，這一步是完成多種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。第二步是利用信息技術(shù)，建立檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。以我單位檔案信息化管理為例：第一步掃描工作的流程如圖1所示。檔案信息化工作在上級(jí)部門(mén)指導(dǎo)下開(kāi)展，建成后所有的數(shù)據(jù)會(huì)上傳至統(tǒng)一云平臺(tái)。因此，需要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行掃描和檔案目錄編制。第二步的檔案管理系統(tǒng)框架圖如圖2所示。這一過(guò)程可以借助專(zhuān)業(yè)技術(shù)公司來(lái)完成智能檔案柜購(gòu)買(mǎi)安裝和檔案管理軟件系統(tǒng)工作。

圖1 檔案電子化流程圖

圖2 檔案管理系統(tǒng)框架圖

（二）深度挖掘檔案大數(shù)據(jù)規(guī)律，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)再利用。目前全國(guó)地質(zhì)資料管理中對(duì)已有資料開(kāi)發(fā)重視程度不夠，對(duì)數(shù)據(jù)的可利用價(jià)值認(rèn)知比較模糊。傳統(tǒng)的管理模式下，只有簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)整體收集，深度加工的很少。找礦難度增大的現(xiàn)狀也迫使地質(zhì)單位承擔(dān)起挖掘地質(zhì)資料二次利用價(jià)值的責(zé)任。如何從地表露頭礦、淺部礦和易辨認(rèn)礦的工作轉(zhuǎn)變到深部隱伏礦、難識(shí)別礦和新類(lèi)型礦中，實(shí)現(xiàn)綜合找礦，需要我們首先摸清家底。

檔案室中存放的地、物、化、遙等地質(zhì)找礦原始資料和成果資料的海量數(shù)據(jù)，特點(diǎn)是體量龐大、多樣性強(qiáng)，有些數(shù)據(jù)還有重復(fù)性、“信息孤島”現(xiàn)象存在。想深度挖掘檔案數(shù)據(jù)的規(guī)律，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的再利用，要針對(duì)單位目前存有數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)別研究。1.對(duì)地質(zhì)類(lèi)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的研究。地質(zhì)數(shù)據(jù)電子化后，用網(wǎng)頁(yè)瀏覽等形式將數(shù)據(jù)分享給技術(shù)人員，對(duì)探礦數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為地質(zhì)工作研究提供支撐。向檔案數(shù)據(jù)要價(jià)值，這一過(guò)程并不簡(jiǎn)單。地質(zhì)數(shù)據(jù)有著多源異質(zhì)、基準(zhǔn)不同、語(yǔ)義復(fù)雜等問(wèn)題，使得數(shù)據(jù)的有效處理和融合挖掘迎來(lái)了挑戰(zhàn)。目前已有不少學(xué)者將K－means、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等算法成功應(yīng)用到電商推薦中，MapReduce等處理模型等都有很好的借鑒意義。目前已有單位利用計(jì)算機(jī)技術(shù)按不同的成礦區(qū)帶、分礦種進(jìn)行登記造冊(cè)，成功預(yù)測(cè)了一批新的找礦靶區(qū)，為多個(gè)資源枯竭的礦山找到接替資源；還有學(xué)者以實(shí)物資料——鉆孔巖心為突破口，借助信息技術(shù)工具，創(chuàng)新性地提出了礦床受構(gòu)造、地層聯(lián)合控礦的新成礦模式。2.對(duì)財(cái)務(wù)、人事類(lèi)其他數(shù)據(jù)的研究。對(duì)于其他類(lèi)的數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用，首先要經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)的清洗整理過(guò)程，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)采集格式，為數(shù)據(jù)之間的共享使用打好基礎(chǔ)。對(duì)于財(cái)務(wù)等其他數(shù)據(jù)的分析利用，可以從兩方面入手：一是對(duì)不同來(lái)源的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，將身份證號(hào)碼和統(tǒng)一社會(huì)信用代碼作為唯一標(biāo)識(shí)碼，對(duì)于個(gè)人掛接相關(guān)的基本信息、人事檔案、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，單位則掛接相關(guān)的業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、招投標(biāo)、服務(wù)往來(lái)等信息，通過(guò)分享的方式，方便不同科室部門(mén)相同數(shù)據(jù)不重復(fù)采集，減少管理成本；二是通過(guò)可視化展示的方式，繪制職工成長(zhǎng)路線(xiàn)圖，為人事考核提供數(shù)據(jù)支撐，并繪制業(yè)務(wù)單位往來(lái)資金流向圖，為單位預(yù)算、招投標(biāo)、年底回款、風(fēng)險(xiǎn)管控等提供數(shù)據(jù)借鑒。

（三）抓好制度建設(shè)和技術(shù)保障，落實(shí)檔案保密工作。檔案工作和保密工作相互滲透，密不可分。做好檔案保密工作，要以制度和技術(shù)為抓手，壓實(shí)保密安全責(zé)任。1.制度建設(shè)管理上，從三方面開(kāi)展工作：一是設(shè)立檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，全面負(fù)責(zé)工作；二是梳理管理制度，形成制度匯編、將相關(guān)科室職責(zé)分解、落實(shí)到具體責(zé)任人和具體指導(dǎo)工作的制度，制度包括國(guó)家法律法規(guī)、上級(jí)部門(mén)執(zhí)行文件和本單位結(jié)合工作實(shí)際建立的管理規(guī)范，并根據(jù)工作的變化，及時(shí)更新保密管理制度；三是完善安全保密應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，規(guī)范工作內(nèi)容和流程，科學(xué)應(yīng)對(duì)安全保密突發(fā)事件，有效預(yù)防，及時(shí)控制，針對(duì)物理環(huán)境破壞、硬件設(shè)備故障和數(shù)據(jù)損壞或泄密等情形建立應(yīng)急預(yù)案，結(jié)合安全生產(chǎn)月、網(wǎng)絡(luò)安全宣傳周等活動(dòng)，將實(shí)地演練形式納入活動(dòng)中。2.在利用檔案數(shù)據(jù)過(guò)程中，從五方面開(kāi)展工作：一是為保障數(shù)據(jù)安全，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)可采用云存儲(chǔ)形式，上傳至政務(wù)云統(tǒng)一平臺(tái)，目前使用較多的就是浪潮的政務(wù)云，數(shù)據(jù)集中管理、統(tǒng)一給平臺(tái)做信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)等工作，既能降低分散管理的安全風(fēng)險(xiǎn)，也能提高工作效率；二是從軟件和硬件上來(lái)防范外部風(fēng)險(xiǎn)，購(gòu)買(mǎi)正版的軟硬件設(shè)備、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)防火墻、安裝正版殺毒軟件等，定期進(jìn)行安全檢測(cè)和病毒查殺；三是通過(guò)檔案操作系統(tǒng)的權(quán)限和安全等級(jí)劃分，從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)不同管理層人員的保密管理，防范人員操作泄密的風(fēng)險(xiǎn)，借鑒地質(zhì)檔案的分類(lèi)管理辦法，根據(jù)不同地質(zhì)檔案要求配備相應(yīng)安全防控級(jí)別，對(duì)于統(tǒng)一平臺(tái)可對(duì)外開(kāi)放的數(shù)據(jù)可借鑒《政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法》管理規(guī)定，對(duì)于涉密資料應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行使用手續(xù)，加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息的脫密研究，補(bǔ)充保密期限要求，對(duì)于符合脫密要求的資料及時(shí)脫密，擴(kuò)大地質(zhì)檔案信息規(guī)模；四是利用技術(shù)檢測(cè)手段助力定期的保密安全檢查，通過(guò)對(duì)涉密計(jì)算機(jī)的上網(wǎng)記錄查詢(xún)、U盤(pán)使用記錄、涉密文件使用情況進(jìn)行保密自查，及時(shí)自查自糾；五是借助保密觀APP、中國(guó)普法、答題小程序等工具，督促保密人員日常學(xué)習(xí)科普保密法等管理制度和法律法規(guī)常識(shí)，做到心中有法，工作守法。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，地質(zhì)類(lèi)事業(yè)單位要轉(zhuǎn)換發(fā)展思路。向數(shù)據(jù)要價(jià)值，首先要積極推進(jìn)檔案信息化工作，將信息共享到地質(zhì)交流平臺(tái)，打破地質(zhì)工作研究的地域壁壘，方便數(shù)據(jù)的獲取方式；大力培養(yǎng)懂地質(zhì)懂?dāng)?shù)據(jù)挖掘的技術(shù)人才，利用分析建模工具實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的再利用，不斷突破行業(yè)數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)難點(diǎn)。在這一過(guò)程中，要做好保密工作，為單位發(fā)展貢獻(xiàn)力量。