機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化探究

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)人力資源和社會(huì)保障廳機(jī)關(guān)事務(wù)中心 李國(guó)輝

檔案管理工作屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重點(diǎn)工作環(huán)節(jié)，但是傳統(tǒng)的管理方法具有一定的局限性，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位一直在尋求檔案管理工作的突破路徑。當(dāng)前科技的快速發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的日新月異，從管理方法和管理技術(shù)上都給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提供了更多質(zhì)量提升的可能性。完善和優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，必須首先對(duì)其工作特點(diǎn)、內(nèi)涵等方面進(jìn)行深入了解，并結(jié)合目前檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性地探討，明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展目標(biāo)和方向。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)及意義

（一）檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要性。檔案工作是對(duì)歷史的客觀記錄及見(jiàn)證，是保障各方權(quán)益的基礎(chǔ)，同時(shí)也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的重要環(huán)節(jié)。一直以來(lái)，檔案管理都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的重頭戲，隨著各項(xiàng)工作的不斷推進(jìn)和發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料數(shù)量不斷增加，因此檔案工作難度也隨之攀升，標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性有待提升，在很大程度上影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)分析。首先，檔案管理具有全面性的特點(diǎn)，會(huì)對(duì)工作的各項(xiàng)內(nèi)容及程序進(jìn)行客觀記錄，同時(shí)也會(huì)對(duì)相關(guān)人員的工作過(guò)程進(jìn)行標(biāo)注，體現(xiàn)了單位的運(yùn)行流程和行政歷史。其次，行政事業(yè)單位的檔案內(nèi)容涉及資料較多，包括單位的發(fā)展軌跡以及人事管理，因此應(yīng)注重其保密性，要在法律范圍內(nèi)對(duì)資料進(jìn)行有效保護(hù)，不得隨意外傳，管理的保密性需要在法律程序范圍內(nèi)進(jìn)行查看或復(fù)制，因此對(duì)行政單位提出了更高的保管要求。最后，行政單位的檔案管理要注重其真實(shí)性的表達(dá)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)可靠的記載，以便于單位的各類管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善。

（三）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求。行政事業(yè)單位是我國(guó)的重要組成部分，對(duì)于社會(huì)發(fā)展具有重要意義，而且自身的管理職能較為廣泛，因此資料繁雜，所以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化需要得到相關(guān)部門重視。標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化的管理方式可以讓檔案工作效率得到有效提升，保證自身的工作質(zhì)量，對(duì)于資料查詢、資料搜索以及資料利用都具有重要作用。近年來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面也在不斷探索，現(xiàn)代科技的快速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的不斷更新，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量有了較高的提升，但是目前檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，仍有提升空間。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的現(xiàn)狀

（一）管理方式較為落后。我國(guó)正處于社會(huì)改革的重要階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也在不斷探索創(chuàng)新自身的管理方式，但是很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，工作效率較低，需要在固定場(chǎng)所中對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行保存歸類，不僅會(huì)占用大量的空間，同時(shí)在查閱資料時(shí)也需要耗費(fèi)大量的人力。隨著當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作量的不斷增加、工作內(nèi)容更加復(fù)雜化，落后的檔案管理的方式在標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方面有待提升，尤其在不同區(qū)域、不同單位之間的資料信息傳遞上存在障礙，亟須進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

（二）缺乏對(duì)檔案管理的全面認(rèn)知。檔案管理雖然是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作環(huán)節(jié)，但是很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，往往將更多的時(shí)間和精力放在具體實(shí)際的工作上，忽視了檔案管理工作的創(chuàng)新及拓展。通常情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)將檔案管理工作交給一些年齡偏大的職工，他們簡(jiǎn)單且片面地認(rèn)為檔案管理是一個(gè)較為清閑的工作，只要做好檔案的收集、按照規(guī)定入檔就算完成任務(wù)，由此也導(dǎo)致了檔案管理工作長(zhǎng)期停滯不前，沒(méi)有根據(jù)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形態(tài)進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理的工作效能未能發(fā)揮。

（三）檔案管理與先進(jìn)技術(shù)融合度不高。計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)正在深刻地改變著人們的生產(chǎn)生活，各個(gè)領(lǐng)域都在不斷地運(yùn)用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工作的完善和優(yōu)化，但是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理與先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合度并不高，雖然在一定程度上會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，并沒(méi)能充分發(fā)揮出自身優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前的大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算是未來(lái)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，因此事業(yè)單位檔案管理部門，不僅要充分利用自身的人才資源進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，同時(shí)也要對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟硬件有充分的了解，并能夠完成維護(hù)等工作。

（四）檔案管理人員綜合能力不強(qiáng)。檔案管理是一項(xiàng)綜合的工作，需要相關(guān)工作人員了解單位自身的運(yùn)作流程，同時(shí)對(duì)檔案管理有獨(dú)到見(jiàn)解。隨著當(dāng)前信息化技術(shù)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，要想讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就需要檔案管理人員不斷對(duì)目前的工作狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整，完善檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理部門的人員專業(yè)能力不強(qiáng)，雖然對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定心得，但是隨著信息化的高速發(fā)展，工作人員還缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)如何將信息化技術(shù)與現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作相融合也是其中的難點(diǎn)和重點(diǎn)。

三、推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展策略

（一）實(shí)行精細(xì)化檔案管理、構(gòu)建長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在很多不足，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有待提升，主要原因是傳統(tǒng)的方式缺少精細(xì)化管理，沒(méi)能考慮檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，設(shè)定規(guī)劃目標(biāo)，針對(duì)這種情況，應(yīng)該實(shí)行精細(xì)化檔案管理模式并構(gòu)建長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制。建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位結(jié)合自身的工作特點(diǎn)進(jìn)行問(wèn)題分析，明確檔案的整體運(yùn)行流程，并在操作步驟上盡量精簡(jiǎn)，在工作實(shí)踐中進(jìn)行探索和創(chuàng)新，不斷優(yōu)化自身管理方式。同時(shí)，也要對(duì)檔案管理部門建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行全面排查和定期抽查，在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏時(shí)，要對(duì)涉事人員進(jìn)行處罰；如果工作完成質(zhì)量較好，也可以在物質(zhì)上給予嘉獎(jiǎng)，以激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)檔案精細(xì)化管理的不斷完善。

（二）加強(qiáng)檔案管理形式升級(jí)，注重管理方式的創(chuàng)新。隨著科技的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)該注重檔案管理形式的升級(jí)，采取創(chuàng)新型的管理模式，注重檔案管理水平和質(zhì)量的提升。由于當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)工作繁重，產(chǎn)生的資料非常多，所以更要注重檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。數(shù)字化檔案可以有效提高檔案工作的管理效能，尤其在資料查找、資料檢索、資料調(diào)取、資料對(duì)比等方面都具有先天優(yōu)勢(shì)，但是數(shù)字化的檔案管理模式也并非萬(wàn)無(wú)一失，需要相關(guān)的管理人員進(jìn)行深入研究，注重檔案的保密性，尤其在網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)木馬等方面要加強(qiáng)防范，選擇符合自身需求的防火墻，嚴(yán)禁外帶U盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)與檔案存儲(chǔ)服務(wù)器相連。另外，檔案保存資料信息量大，如果采用電腦作為服務(wù)器進(jìn)行保存，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可能造成數(shù)據(jù)丟失，因此還要注重檔案管理的數(shù)據(jù)云備份，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全性提升，促進(jìn)檔案管理效率的提高。

（三）建立檔案管理責(zé)任制度、構(gòu)建追查溯源機(jī)制。檔案是一項(xiàng)長(zhǎng)期保存資料的工程，很多資料由于年代久遠(yuǎn)可能造成丟失遺漏。在檔案管理工作過(guò)程中，常常會(huì)查找時(shí)間較為久遠(yuǎn)的資料，可能出現(xiàn)存在數(shù)據(jù)不清晰或隨意涂抹等問(wèn)題，由于檔案管理過(guò)程中人員流動(dòng)較大，無(wú)法查實(shí)，因此對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作具有較大影響。針對(duì)這樣的問(wèn)題應(yīng)該建立檔案管理責(zé)任制度，并構(gòu)建追查溯源機(jī)制，防止由于人員變動(dòng)產(chǎn)生的責(zé)任中斷，要對(duì)檔案管理責(zé)任建立管理人員的職業(yè)生涯追查制度，讓相關(guān)工作人員意識(shí)到自身工作的重要性，在工作中提升責(zé)任感，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行檔案管理。

（四）提升檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)人員綜合素養(yǎng)提升。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，因此相關(guān)管理層應(yīng)該注重檔案的工作效能，對(duì)檔案工作進(jìn)行重點(diǎn)探究，以“從上至下”的方式進(jìn)行創(chuàng)新意識(shí)傳達(dá)，要讓檔案管理工作人員樹(shù)立檔案管理的創(chuàng)新理念，鼓勵(lì)職工進(jìn)行自主探索和創(chuàng)新，在工作實(shí)踐中總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)。管理工作質(zhì)量的提升離不開(kāi)人為因素的影響，因此要加強(qiáng)提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，建議定期組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)并聘請(qǐng)專家對(duì)其進(jìn)行講解教育，提升人員的綜合素養(yǎng)、擴(kuò)展知識(shí)維度，從規(guī)章制度到自主創(chuàng)新兩個(gè)方面進(jìn)行針對(duì)性問(wèn)題探討、定期進(jìn)行總結(jié)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效能的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重點(diǎn)工作，其中的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理是整個(gè)檔案工作的重點(diǎn)，相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際情況，分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以切合實(shí)際的工作態(tài)度構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式，實(shí)行精細(xì)化管理措施，并建立長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，注重檔案管理方式的創(chuàng)新，以責(zé)任制度和追查溯源機(jī)制，促進(jìn)檔案管理的全面提升。