數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用探究

文/湖北省麻城市中醫(yī)醫(yī)院 涂紅莉 江紅

人事檔案管理工作，在醫(yī)院管理工作中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，已經(jīng)成為醫(yī)院生存發(fā)展的重要影響因素之一，特別是人事檔案管理水平，與醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展有著密切的聯(lián)系?，F(xiàn)階段，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院類型具有多樣化的特點(diǎn)，醫(yī)院之間的競爭越來越激烈。基于本質(zhì)視角，行業(yè)間的競爭與人才的競爭相當(dāng)，而醫(yī)院人力資源的合理運(yùn)用，則會對人事檔案管理效果起到一定的決定性作用，對此應(yīng)提高對人事檔案管理工作的高度重視。在人事檔案管理中，數(shù)字化信息的運(yùn)用，可以顯著提高管理水平，合理配置人力資源，從而形成對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的促進(jìn)作用。

一、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）有利于推動醫(yī)院檔案管理水平的提升。在信息化時代出現(xiàn)以后，醫(yī)院醫(yī)療體制改革速度越來越快，而人事檔案管理工作，作為記錄人才信息的載體之一，已經(jīng)開始與網(wǎng)絡(luò)時代接軌。數(shù)字化人事檔案管理工作，不僅便利于醫(yī)院相關(guān)管理工作的開展，而且也可以顯著提高醫(yī)院人力資源檔案管理工作水平。與此同時，醫(yī)院人力資源檔案管理信息化，可以促進(jìn)醫(yī)院原始數(shù)據(jù)檔案保存、查詢等一系列工作的順利進(jìn)行，免去以往人事檔案管理中所浪費(fèi)的時間和精力。此外，如果對于紙質(zhì)文件管理過于依賴，在檔案不斷增加的情況下，會明顯加劇儲存和管理的工作量，再加上紙質(zhì)文件在保存期限的影響下，長久地保存難以實(shí)現(xiàn)，慢慢也會出現(xiàn)褪色等不良現(xiàn)象。在紙質(zhì)檔案數(shù)量過多的情況下，查閱或復(fù)制材料的難度較高，極容易損傷到檔案原始材料，且具有不可逆的特點(diǎn)，嚴(yán)重浪費(fèi)人力成本。而借助數(shù)字化人事檔案信息管理，可以使上述問題得到有效解決，給予人事檔案管理工作強(qiáng)有力的保證，有效節(jié)約時間和人力成本。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源的共享性目標(biāo)。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，數(shù)字信息化的融合，可以共享實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部管理的相關(guān)信息，同時將各個部門之間的開放性發(fā)揮出來。數(shù)字信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相互融合，有助于醫(yī)院人力資源信息檔案管理數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，從而基于網(wǎng)絡(luò)化和智能化等技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享。此外，在醫(yī)院信息傳遞工作中，信息的時效性也比較強(qiáng)。對于疾控中心的檔案，要求根據(jù)具體類目進(jìn)行保存，而數(shù)字化檔案信息管理，可以為檔案的保存、查閱提供極大的便利性。

二、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的現(xiàn)狀分析

（一）缺少對人事檔案管理工作的高度重視。在醫(yī)院工作中，醫(yī)療工作是重中之重，所以一些醫(yī)院在人事檔案管理工作中，對于數(shù)字信息化應(yīng)用的重視程度較低，人事檔案管理的投入力度也明顯不足，繼而影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化水平。此外，部分醫(yī)院日常的檔案管理工作規(guī)范性不足，檔案相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和處理嚴(yán)重缺失，難以有效提高信息化的應(yīng)用水平，再加上部分醫(yī)院的管理人員處于兼職狀態(tài)，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，使得檔案管理工作本身的作用無法得到發(fā)揮。

（二）人事檔案管理相關(guān)資料的利用水平較低。一般來說，醫(yī)院人事檔案數(shù)量數(shù)不勝數(shù)，對此比較注重檔案管理、整理工作的開展，然而這些檔案資料的利用效率并不高，無法充分發(fā)揮出檔案管理的功能。目前，雖然數(shù)字化信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，但是整體信息化程度較低，相關(guān)管理設(shè)施與臨床科室實(shí)際情況對比，仍然比較落后，并缺少先進(jìn)的管理技術(shù)，仍然采用手工操作方式，從而無法保證檔案管理水平。

（三）缺少完善的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。在管理制度方面，對于醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)也提出了明確的要求。實(shí)際上，電子檔案的歸檔、分類等標(biāo)準(zhǔn)并不明確，管理體系的先進(jìn)性不足，極容易威脅到電子檔案和個人信息的完整性，信息丟失現(xiàn)象也比較常見，從而不利于順利推進(jìn)相關(guān)部門工作。此外，由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，人事檔案的信息化軟件的兼容性不足，很難順利推動分級管理模式，不利于檔案管理共享水平的提升。

（四）復(fù)合型人才有待構(gòu)建。在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，管理人員的配置比較簡單化，但是在網(wǎng)絡(luò)化時代出現(xiàn)以后，行業(yè)之間明確提出了對于復(fù)合型人才的要求，如果工作人員不進(jìn)行學(xué)習(xí)，很難適應(yīng)新時期工作，也無法靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。基于此視角，復(fù)合型人才在人事檔案數(shù)字信息化中起到的作用不可小覷，而且人才定期培訓(xùn)也要落實(shí)下去。實(shí)際上，個別醫(yī)院的人事檔案管理部門尚未定期開展培訓(xùn)工作，管理狀態(tài)并不嚴(yán)謹(jǐn)，即使一些部門積極引用信息化技術(shù)，但是應(yīng)用的價(jià)值尚未得到充分發(fā)揮。此外，針對一些老員工，接受信息化的能力較低，一定程度上難免對人事檔案管理工作的開展造成影響。

三、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用對策

（一）樹立人事檔案信息化管理安全意識。人事檔案數(shù)字信息化管理，具有高效化、快捷化的特點(diǎn)，但是極容易引起安全問題。由于涵蓋著較多的人事信息，內(nèi)容的豐富性較強(qiáng)，涉及較多的風(fēng)險(xiǎn)，對于信息系統(tǒng)的要求也明顯上升。目前，在醫(yī)療互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展過程中，醫(yī)療信息泄露問題經(jīng)常發(fā)生，導(dǎo)致黑客經(jīng)常入侵或攻擊醫(yī)院信息系統(tǒng)，所以要想避免潛在安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，應(yīng)做到：1.操作系統(tǒng)軟件必須要予以安全保護(hù)，附帶網(wǎng)絡(luò)版反病毒功能，并對醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)默認(rèn)端口進(jìn)行設(shè)置，以此來形成對黑客入侵的有效預(yù)防作用。此外，在醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)安全工作中，集中存儲、數(shù)據(jù)離線存儲、數(shù)據(jù)備份等，在人事檔案管理中具有較高的應(yīng)用價(jià)值，值得廣泛應(yīng)用。2.在人事檔案日常管理工作中，要想有效預(yù)防數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，對于計(jì)算機(jī)操作人員來說，應(yīng)加密保護(hù)存儲的重要數(shù)據(jù)材料，以免造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。3.基于檔案管理人員視角，應(yīng)對不可公開和可公開的檔案管理資料進(jìn)行合理區(qū)分，對不同權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。同時不定期開展相應(yīng)的維護(hù)保養(yǎng)工作，使紙質(zhì)人事檔案和電子數(shù)字信息人事檔案管理保持高度的協(xié)調(diào)與一致。其中，對于紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)提高防火、防水、防潮等高度重視；而對數(shù)字信息檔案，在紙質(zhì)檔案材料做好安全工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)注重防輻射、防高溫、防病毒等，防止出現(xiàn)人事信息丟失或不安全的現(xiàn)象。

（二）構(gòu)建人力資源信息管理系統(tǒng)。在醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理方面，管理系統(tǒng)的構(gòu)建是至關(guān)重要的，要借助信息化技術(shù)，拉近人力資源信息與數(shù)字化管理之間的距離。要想實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享性目標(biāo)，對于人力資源信息收集的管理部門來說，既要避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，也要注重信息數(shù)據(jù)真實(shí)性、準(zhǔn)確性的發(fā)揮。對此醫(yī)院信息中心應(yīng)對醫(yī)療管理系統(tǒng)后臺運(yùn)行情況進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)人力資源HR系統(tǒng)的構(gòu)建，基于人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)分支系統(tǒng)的順利構(gòu)建。借助醫(yī)療管理系統(tǒng)，員工可以實(shí)時對相關(guān)崗位設(shè)置情況、人事變更等情況進(jìn)行了解。同時對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)控部門來說，也可以對員工相關(guān)信息有所了解，確保醫(yī)務(wù)人員績效考核等順利落實(shí)。

除此之外，人力資源信息管理系統(tǒng)共享，旨在將人力資源管理者的工作壓力控制在合理范圍內(nèi)，順利完成人事信息的收集、整理工作。在醫(yī)護(hù)人員和管理人員等定性與定量考核中，其針對性也比較強(qiáng)，將績效評估落實(shí)到位，旨在充分發(fā)揮出人事檔案信息化管理的激勵性作用，促進(jìn)人事管理的順利進(jìn)行。

（三）完善管理制度建設(shè)。要想促進(jìn)人事檔案管理的順利進(jìn)行，應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度，滿足標(biāo)準(zhǔn)化需求。對于衛(wèi)健局和醫(yī)院內(nèi)部而言，也要加強(qiáng)人事檔案信息化管理制度的構(gòu)建，設(shè)置清晰明確的分工，將上層領(lǐng)導(dǎo)的指示落實(shí)到位，確保管理制度的構(gòu)建與醫(yī)院實(shí)際情況相一致。通常來說，由于不同醫(yī)院的實(shí)際情況不相同，人事檔案情況的復(fù)雜性、多樣性顯著，應(yīng)展開科學(xué)化的調(diào)查，然后制定相應(yīng)的信息資料構(gòu)建方案。同時，在制定制度的過程中，安全性的防范也是必不可少的，有效預(yù)防任意修改、泄漏等行為，最大限度地保證檔案信息的安全性。

除此之外，基于信息化視角，在開展醫(yī)院人事檔案管理工作中，對于法制化環(huán)境也提出了明確的要求。通常來說，人事檔案管理部門與各個科室之間難免會涉及法律問題，且具有一定的復(fù)雜性，所以應(yīng)借助完善的法律體系，給予有效的調(diào)整與維護(hù)，且人事檔案資源的收集、整理等，也要求法律體系的維護(hù)與參與。簡言之，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，必須要實(shí)現(xiàn)依法治檔和依法管檔。各級醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)對人事檔案管理工作的相關(guān)流程進(jìn)行深入剖析，引導(dǎo)相關(guān)人員加強(qiáng)對《檔案法》的深入學(xué)習(xí)，并與醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革步伐相一致，全面推進(jìn)人事檔案管理制度。

（四）提高工作人員綜合素質(zhì)。就目前而言，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動下，數(shù)字信息化技術(shù)發(fā)展速度越來越快。基于此，在人事檔案管理方面，為了將數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值充分發(fā)揮出來，應(yīng)注重相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)的提升，加強(qiáng)對相關(guān)專業(yè)理論知識的學(xué)習(xí)，不斷壯大信息化人事檔案管理隊(duì)伍。醫(yī)院應(yīng)積極開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，重點(diǎn)培訓(xùn)數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用能力，為相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)技能的提升創(chuàng)造有利條件，更好地服務(wù)于醫(yī)院人事檔案管理工作。

其中，檔案管理人員應(yīng)靈活運(yùn)用和駕馭信息知識。眾所周知，信息化專業(yè)知識具有較強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)，故檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)信息化專業(yè)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，具備良好的信息駕馭處理能力。因?yàn)橐酝耸鹿芾碇贫炔町愋缘拇嬖?，個別醫(yī)院的用人管理制度的規(guī)范性不足，在工作崗位設(shè)置方面，由于人情困擾等因素的存在，一定程度上放寬了對檔案管理人員的專業(yè)性要求，檔案管理人員往往由非專業(yè)人員來擔(dān)任，不僅無法將檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性發(fā)揮出來，而且也不利于人事檔案管理規(guī)范化運(yùn)作水平的提升。在信息化發(fā)展的影響下，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)復(fù)合型專業(yè)技術(shù)型人才隊(duì)伍的構(gòu)建，同時兼具計(jì)算機(jī)操作知識和外語水平、相關(guān)法律法規(guī)等水平，構(gòu)建一批高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍，更好地服務(wù)于醫(yī)院臨床醫(yī)療、教學(xué)科研等工作，憑借良好的人事資源信息共享服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展與進(jìn)步。在人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的幫助下，也可以將有價(jià)值的人力資源信息提供給醫(yī)院決策層，做好人才信息的儲備工作，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的高效化利用。

四、結(jié)語

綜上所述，基于現(xiàn)代化視角，在醫(yī)院人力資源信息管理工作中，數(shù)字信息化在人事檔案管理中的應(yīng)用勢在必行，其現(xiàn)實(shí)意義顯著。目前，在醫(yī)學(xué)水平不斷提升的過程中，必須積極落實(shí)人事檔案管理工作，且積極采用信息化技術(shù)，致力于管理效率的不斷提升，推動醫(yī)院人事檔案管理工作走向全新的高度。