疾控中心人事檔案管理模式創(chuàng)新途徑

文/壽光市疾病預(yù)防控制中心 董曉永

疾控中心開展的人事檔案管理，主要是收集、保存、處理、統(tǒng)計(jì)、鑒定以及利用各項(xiàng)人事檔案的活動(dòng)過(guò)程，相關(guān)工作在疾控中心檔案管理中占據(jù)重要地位，建立高效、科學(xué)的人事檔案管理模式，有助于推進(jìn)疾控中心多項(xiàng)工作有序、順利地開展。就目前情況來(lái)看，疾控中心在人事檔案管理中還存在諸多不足，比如檔案內(nèi)容失真、檔案利用率不高、管理模式滯后以及管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升等。對(duì)此，需要疾控中心正視相關(guān)問(wèn)題與不足，積極探索多種人事檔案管理模式創(chuàng)新途徑，不斷提升人事檔案管理的有效性，發(fā)揮相關(guān)工作的重要價(jià)值。

一、疾控中心人事檔案管理模式現(xiàn)存不足

（一）檔案內(nèi)容失真。疾控中心目前在對(duì)各項(xiàng)人事檔案資料進(jìn)行管理期間，檔案資料質(zhì)量相對(duì)偏低，內(nèi)容缺乏可靠性，出現(xiàn)這一現(xiàn)狀的根源在于檔案內(nèi)容造假、檔案缺失等。同時(shí)，疾控中心部分領(lǐng)導(dǎo)不夠關(guān)注檔案管理工作，缺乏正確的理念和意識(shí)，不注重對(duì)檔案館投入相匹配的資金及管理精力，使得檔案館各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備與技術(shù)相對(duì)滯后，無(wú)法及時(shí)更新。工作人員在實(shí)際管理中無(wú)法高效、準(zhǔn)確、及時(shí)地收集信息資料，使得檔案信息相對(duì)滯后，在未及時(shí)更新的情況下導(dǎo)致內(nèi)容失真。

（二）檔案利用率不高。和現(xiàn)代醫(yī)療系統(tǒng)相比，疾控中心管理系統(tǒng)相對(duì)滯后。目前醫(yī)療系統(tǒng)可以結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，高效、快速、及時(shí)地獲取醫(yī)療信息，但疾控中心所獲取信息相對(duì)不全，并且信息獲取路徑比較少。與此同時(shí)，疾控中心對(duì)人事檔案缺乏合理利用，檔案資源整體利用率偏低，對(duì)檔案館發(fā)展缺乏重視度，也不關(guān)注培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，長(zhǎng)此以往，使得檔案館發(fā)展相對(duì)滯后，并在一定程度上阻礙疾控中心順利發(fā)展。

（三）管理模式滯后。在信息時(shí)代背景下，多個(gè)領(lǐng)域都積極應(yīng)用信息技術(shù)優(yōu)化管理方式，但在部分相對(duì)滯后的疾控中心，往往會(huì)受到觀念、資金、人員等影響，使得人事檔案管理模式相對(duì)滯后，未及時(shí)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)變革更新管理模式。同時(shí)，滯后的檔案管理模式在信息資源收集、布局、整理等方面可能存在一定安全問(wèn)題，難以滿足信息時(shí)代和醫(yī)療事業(yè)高速發(fā)展期間對(duì)疾控中心人事檔案管理提出的更新要求。另外，疾控中心在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理期間，大多體現(xiàn)為靜態(tài)管理形式和簡(jiǎn)單的信息化管理，尚未將現(xiàn)代醫(yī)療信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”管理的整體化體系，一定程度上影響了人事檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。

（四）管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。疾控中心部分管理者由于對(duì)人事檔案管理缺乏足夠重視和正確認(rèn)識(shí)，所以在檔案管理者篩選以及培養(yǎng)方面相對(duì)不足，使得既有檔案管理者存在技能缺失、專業(yè)素養(yǎng)不足等問(wèn)題。究其根源，其一在于一些疾控中心在招聘人事檔案管理者時(shí)，對(duì)應(yīng)聘人員的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)管理能力等缺乏嚴(yán)格考察，人員入崗后因?yàn)槿狈I(yè)知識(shí)，又對(duì)人事檔案工作內(nèi)容不夠了解，使得檔案收集及歸類、整理等工作效率偏低，且時(shí)常出錯(cuò)。其二是在疾控中心建立信息化檔案管理系統(tǒng)過(guò)程中，不夠關(guān)注對(duì)檔案管理者展開專業(yè)培訓(xùn)，使得相關(guān)管理人員不能及時(shí)提升信息化檔案管理能力，在日常工作中不能靈活應(yīng)用多種先進(jìn)的信息技術(shù)，影響工作效率及有效性。

二、疾控中心人事檔案管理模式創(chuàng)新途徑

（一）樹立科學(xué)的人事檔案管理觀念。疾控中心要進(jìn)一步創(chuàng)新與優(yōu)化人事檔案管理模式，首先要求相關(guān)管理者建立正確的人事檔案管理理念，給予檔案管理工作更多重視。首先，相關(guān)管理部門要對(duì)疾控中心的人事檔案管理進(jìn)行定期或不定期的檢查，適當(dāng)增加檢查力度以及處罰力度，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理中有不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況，需嚴(yán)厲處罰，以提升疾控中心相關(guān)管理者對(duì)人事檔案管理的重視度，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理。其次，疾控中心有關(guān)管理者要積極組織員工大會(huì)，為員工傳遞先進(jìn)的人事檔案管理理念，使檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要價(jià)值。同時(shí)，要合理分配檔案管理工作，針對(duì)相應(yīng)崗位及人員制定合理的獎(jiǎng)懲制度，以提升檔案管理者責(zé)任意識(shí)。最后，疾控中心相關(guān)管理者可組織人事檔案管理人員到其他疾控中心或?qū)ｉT的人事檔案管理部門進(jìn)行溝通學(xué)習(xí)，通過(guò)相關(guān)活動(dòng)組織使檔案管理者更加重視人事檔案管理，為后續(xù)工作提升奠定基礎(chǔ)。

（二）更新與優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)。疾控中心在創(chuàng)新與優(yōu)化人事檔案管理模式過(guò)程中，還要積極應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)建立信息化人事檔案管理系統(tǒng)，增加資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的設(shè)備與軟件技術(shù)。比如可積極購(gòu)進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，同時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行設(shè)備安裝與運(yùn)行管理，使人事檔案管理不斷提升自動(dòng)化、智能化水平。疾控中心還要完善地配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，把原來(lái)的文本檔案全面轉(zhuǎn)向電子檔案，使檔案管理人員不斷提升工作效率。同時(shí)，疾控中心要專門針對(duì)檔案管理建立信息化管理平臺(tái)，使檔案管理者可在相應(yīng)平臺(tái)中展開檔案信息分類，提升檔案管理效率、資料查找效率與利用率。在信息化檔案平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，為規(guī)避網(wǎng)絡(luò)環(huán)境干擾，防止遭受外部攻擊而引發(fā)信息泄露問(wèn)題，需要疾控中心聘請(qǐng)專門的技術(shù)人員對(duì)信息化檔案平臺(tái)展開運(yùn)維管理，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞同步加以解決，并按照一定周期更新病毒庫(kù)，保證信息化檔案管理平臺(tái)具有更高的自我保護(hù)能力，確保人事檔案信息更加安全、完整、真實(shí)。

（三）不斷健全人事檔案管理制度。疾控中心在創(chuàng)新人事檔案管理模式過(guò)程中，還要完善構(gòu)建相關(guān)管理制度。首先，為有效提升人事檔案管理效率，需要健全的建立檔案管理制度。在實(shí)際工作開展中，疾控中心有關(guān)管理人員要對(duì)目前人事檔案管理工作開展中存在的問(wèn)題與不足進(jìn)行全面梳理與分析，明確問(wèn)題根源，針對(duì)性地改進(jìn)與補(bǔ)充管理制度內(nèi)容。疾控中心在建立并完善人事檔案管理制度過(guò)程中，可借鑒與學(xué)習(xí)其他疾控中心所制定的人事檔案管理相關(guān)制度，同時(shí)聯(lián)系本疾控中心實(shí)際情況，相互補(bǔ)充，逐步完善管理制度。其次，疾控中心可專門針對(duì)人事檔案管理工作組織一個(gè)管理小組。具體管理期間，可將人事檔案管理劃分為多個(gè)部分，每個(gè)部分分配1名管理者，由其對(duì)具體的檔案管理工作進(jìn)行分配與檢查，及時(shí)明確人事檔案管理工作開展中存在的問(wèn)題與不足，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)等行為嚴(yán)厲處罰，使檔案管理者不斷提升責(zé)任意識(shí)。

（四）針對(duì)人事檔案管理建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。疾控中心在優(yōu)化與創(chuàng)新人事檔案管理模式過(guò)程中，還要科學(xué)構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。因?yàn)榧部刂行暮图膊☆A(yù)防與控制密切相關(guān)，為使疾控中心正常運(yùn)行，并做好人事檔案管理工作，有必要建立并實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。比如疾控中心相關(guān)管理人員可詳細(xì)落實(shí)各部分工作內(nèi)容，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格、全面地檢查，若發(fā)現(xiàn)存在檔案歸類不正確、工作方法不規(guī)范等問(wèn)題，須對(duì)相應(yīng)責(zé)任人展開嚴(yán)厲處罰，以進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作。同時(shí)，為使人事檔案管理更加規(guī)范，還要制定并落實(shí)階層制度。實(shí)際管理中，由疾控中心相關(guān)管理者落實(shí)各階層工作，在開展各項(xiàng)人事檔案管理工作期間，需層層檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需及時(shí)指出并糾正，保證人事檔案管理高度穩(wěn)定與規(guī)范。

（五）提升人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)。一方面，疾控中心要正確認(rèn)識(shí)目前在人事檔案管理者招聘方面存在的不足，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、滯后的招聘方法。在實(shí)際招聘期間，疾控中心相關(guān)管理者要嚴(yán)格、全面地考察應(yīng)聘人員其專業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)選工作能力突出的應(yīng)聘者。同時(shí)，在相關(guān)人員入職前要對(duì)其展開入職培訓(xùn)，著重講解疾控中心人事檔案管理相關(guān)工作流程、管理制度等，確保其入職后可盡快適應(yīng)工作要求，保持更高的崗位勝任力，不斷提升人事檔案管理水平；另一方面，要對(duì)人事檔案管理者展開定期培訓(xùn)，使其不斷提升綜合素養(yǎng)?？裳?qǐng)人事檔案管理方面的專家到疾控中心為員工展開講座，并進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，使檔案管理者及時(shí)了解先進(jìn)的、科學(xué)的檔案管理技術(shù)，不斷提升管理效率。充分發(fā)揮培訓(xùn)作用與價(jià)值，還要在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后對(duì)參與培訓(xùn)的檔案管理者展開考核，相應(yīng)考核結(jié)果和薪資掛鉤，以激發(fā)檔案管理者學(xué)習(xí)積極性，并不斷提升專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理在疾控中心屬于重要組成部分，一定程度上能夠影響疾控中心正常運(yùn)轉(zhuǎn)及發(fā)展，所以需要建立科學(xué)有效的人事檔案管理模式。但目前一些疾控中心在開展人事檔案管理工作期間，在檔案內(nèi)容、檔案利用、管理模式以及人員素養(yǎng)等方面還存在不足，對(duì)此，需要疾控中心相關(guān)管理人員正確建立人事檔案管理理念，針對(duì)人事檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷完善相關(guān)管理制度及機(jī)制，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，不斷提升人事檔案管理水平及質(zhì)量。