水泥企業(yè)基于信息化系統(tǒng)的資產(chǎn)可視化管理探索
——以A集團公司為例

艾小燕 江西南方水泥有限公司

一、A集團公司資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

A集團公司目前使用的是用友NC5.5系統(tǒng)，已上線資產(chǎn)管理模塊，但是上線后，僅錄入資產(chǎn)的初始信息，后續(xù)使用情況存在未錄入或者錄入不及時的現(xiàn)象，具體情況如下：

(一)信息不完整或不準確

1.資產(chǎn)上線或者新增資產(chǎn)時，因資料丟失，資產(chǎn)廠家信息、規(guī)格型號等基礎信息錄入不全；資產(chǎn)卡片管理部門、使用部門等信息不全或錯誤；部分資產(chǎn)卡片無原幣原值，導致資產(chǎn)模塊信息不完整或需更新。

2.實物資產(chǎn)管理部門及設備管理員在資產(chǎn)變動時未及時更新，存在未填存放地點或存放地點與實物所在地不一致、資產(chǎn)模塊與資產(chǎn)模塊存在使用狀態(tài)不一致的情況，比如資產(chǎn)模塊顯示的是閑置狀態(tài)，資產(chǎn)模塊是在用狀態(tài)。未進行系統(tǒng)維護，資產(chǎn)卡片上的責任人離職或調(diào)離時，卡片信息未及時更新。

(二)賬實不符

1.實物資產(chǎn)取得時間較早，但是資產(chǎn)管理部門未通知財務驗收，未及時將發(fā)票拿到財務入賬，財務入賬時間晚于實物進廠時間或達到預定可使用狀態(tài)時間。

2.部分資產(chǎn)卡片數(shù)量錄入錯誤，未按實物數(shù)量錄入。

3.因資產(chǎn)未貼銘牌或者未及時張貼銘牌，導致資產(chǎn)卡片與實物很難一一對應。

4.實物已報廢，但未及時進行資產(chǎn)處置，特別是電子類辦公設備；部分資產(chǎn)實物已調(diào)撥，但NC系統(tǒng)因調(diào)撥手續(xù)不全未辦理。

5.部分技改項目，驗收后應增加原資產(chǎn)原值，但部分企業(yè)新增了資產(chǎn)卡片，虛增資產(chǎn)數(shù)量。

(三)職責不清

1.大多企業(yè)設備管理員是上線時項目組臨時指定，且因平時較少去操作系統(tǒng)，導致人員變更時未作為工作職責交接。

2.實物資產(chǎn)管理部門管理不到位，未進行系統(tǒng)維護；新增資產(chǎn)、資產(chǎn)變動時，由財務人員用實物資產(chǎn)管理部門人員的賬號直接操作系統(tǒng)。

二、A集團公司資產(chǎn)管理改進成果

針對集團企業(yè)目前資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，為保障資產(chǎn)合理購置、有效使用、合規(guī)處置、資產(chǎn)全流程安全性，提高資產(chǎn)使用效益，A集團公司堅持統(tǒng)一制度、分級管理、責任到人、物盡其用的原則，采取以下三點措施，資產(chǎn)管理水平顯著提升：

(一)加強制度建設，把制度落到實處

加強制度建設，把制度落到實處。集團企業(yè)母子公司統(tǒng)一制度，嚴格按制度進行資產(chǎn)管理，做到有章可循。

(二)明確各部門職責，各司其職，強化管理效能

集團企業(yè)母子公司分級實行財務部門、實物資產(chǎn)管理部門、使用部門的綜合分級管理。明確職責，強化管理效能。

1.資產(chǎn)價值管理明確由財務部門負責，同時把控投資風險，確保投資資金充足；做好資產(chǎn)的各項基礎管理工作；對于資產(chǎn)的購置、處置、調(diào)撥進行監(jiān)督與審核，對資產(chǎn)的增減、修理、技術(shù)改造、折舊和減值準備的計提等進行會計核算；資產(chǎn)保險業(yè)務的統(tǒng)一管理；負責資產(chǎn)的財務監(jiān)管、審計監(jiān)督、監(jiān)控、核算、稅務籌劃等財務工作。

2.資產(chǎn)實物管理明確由實物資產(chǎn)管理部門負責，包括資產(chǎn)實物臺賬的建立、資產(chǎn)盤點的定期組織、資產(chǎn)的安全、資產(chǎn)驗收和登記等工作；負責辦理取得、調(diào)出、報廢資產(chǎn)的登記工作；負責監(jiān)督檢查和登記資產(chǎn)的使用、維護、保養(yǎng)、修理情況；負責整理和保管資產(chǎn)檔案；資產(chǎn)管理人員調(diào)動時，做好實物、臺賬移交工作。

3.資產(chǎn)保管、安全保衛(wèi)及日常保養(yǎng)工作明確由資產(chǎn)使用部門負責。使用人應做好資產(chǎn)的日常管理，如有損壞、丟失等情況及時報告資產(chǎn)管理部門。

(三)加強資產(chǎn)的日常管理

1.臺賬管理

資產(chǎn)由實物資產(chǎn)管理部門按一卡一物原則，在驗收錄入資產(chǎn)管理模塊時自動編號。每一項資產(chǎn)的設備編號都是唯一、固定不變的。實物資產(chǎn)管理部門負責統(tǒng)一制作銘牌，固定在資產(chǎn)的顯著位置。

財務部門根據(jù)實物資產(chǎn)管理部門錄入的設備卡片在賬套中生成《資產(chǎn)卡片》。包括資產(chǎn)的名稱、型號、生產(chǎn)(建造)單位、原值及其增減變化、入賬日期、驗收日期、使用月限、凈殘值率、月折舊率、使用部門、轉(zhuǎn)移記錄、停用及恢復使用記錄、技術(shù)改造和大修理記錄、處置原因及結(jié)果等。

實物資產(chǎn)管理部門按資產(chǎn)類別設置《資產(chǎn)實物臺賬》，根據(jù)資產(chǎn)編號，分部門、分工序按項反映資產(chǎn)的增減變化。月末，實物資產(chǎn)管理部門將資產(chǎn)實物臺賬與財務部門的資產(chǎn)卡片對賬，保證賬實相符。

租入、租出的資產(chǎn)也應在系統(tǒng)中做好資產(chǎn)租賃臺賬備查。

2.資產(chǎn)安全管理

公司實行資產(chǎn)投保制度，由財務部門會同實物資產(chǎn)管理部門根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)和特點，確定資產(chǎn)投保范圍和政策，防范和控制資產(chǎn)的意外風險。如發(fā)生保險事故，立即成立由相關(guān)部門和人員組成的理賠小組，積極配合保險公司，做好現(xiàn)場查勘、事故損失認定等相關(guān)工作，收集證據(jù)材料，制定理賠方案，將財產(chǎn)損失減少到最低程度。

3.資產(chǎn)盤點管理

資產(chǎn)每年至少盤點一次，年底之前由財務部門牽頭進行全部盤點。制定盤點方案，組成盤點小組。財務部門在盤點前做好核對工作，保證資產(chǎn)實物臺賬與資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)明細賬核對一致；如果核對有差異，須查明原因。盤點時，以財務賬為主要載體。財務部門根據(jù)實際盤點結(jié)果，逐項填寫《資產(chǎn)盤點報告表》。

資產(chǎn)如發(fā)生盤盈、盤虧，由資產(chǎn)使用部門和實物資產(chǎn)管理部門查明原因，編制處理意見，報總經(jīng)理審批，財務部門和實物資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批意見及時調(diào)整臺賬，使其反映資產(chǎn)的實際情況，賬實相符。如存在使用人變動、使用狀況變動等情況，也應及時調(diào)整臺賬，解決資產(chǎn)使用過程中的各種不及時更新信息的問題。

企業(yè)實物資產(chǎn)管理部門于每年年末的盤點工作中，對資產(chǎn)狀況進行分析，統(tǒng)計閑置資產(chǎn)并報至總部實物資產(chǎn)管理部門，總部匯總分析綜合考慮后，做好調(diào)撥工作。

盤點過程中發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)存在毀損、閑置等減值跡象，應計提減值。減值測試由技術(shù)人員負責，必要時可聘請外部第三方機構(gòu)執(zhí)行。

4.資產(chǎn)的取得與驗收

根據(jù)資產(chǎn)上一年的使用情況，以及本年經(jīng)營目標，編制資產(chǎn)投資預算，按規(guī)定程序?qū)徟３鲱A算的資產(chǎn)采購，上報預算外審批流程。

資產(chǎn)購置應由實物資產(chǎn)管理部門填制《資產(chǎn)申購審核流程單》，由實物資產(chǎn)管理部門、財務部門和負責人審核。

日常生產(chǎn)經(jīng)營中購入的資產(chǎn)辦理資產(chǎn)驗收交接，建立資產(chǎn)卡片，辦理資產(chǎn)增加手續(xù)?；üこ?、技改項目等，根據(jù)工程竣工決算和驗收報告，填制資產(chǎn)移交清單，在資產(chǎn)模塊中錄入卡片。

取得資產(chǎn)時，由實物資產(chǎn)管理部門牽頭，使用部門和財務部門一起辦理驗收登記手續(xù)。驗收移交時，由相關(guān)部門填制《資產(chǎn)驗收交接單》。驗收部門將實物與《資產(chǎn)申購審核流程單》、合同、發(fā)貨單、投資、捐贈、工程結(jié)算單等資料進行核對，對產(chǎn)品說明書、合格證及相關(guān)技術(shù)資料的完整性進行檢查，對于自行建造的工程項目要求施工單位提供完整的施工圖。驗收合格，相關(guān)部門在《資產(chǎn)驗收交接單》簽字。驗收時張貼臨時簡易銘牌。業(yè)務部門在取得資產(chǎn)當月及時將發(fā)票等資料交財務辦理入賬。財務部門根據(jù)《企業(yè)會計準則》規(guī)定，依據(jù)資產(chǎn)明細清單，及時確認資產(chǎn)的購買或建造成本，及時張貼正式銘牌，替換臨時簡易銘牌。從源頭杜絕資產(chǎn)信息不全的問題。

5.資產(chǎn)的處置

資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時，完成評估后履行審批手續(xù)，再通過拍賣等公開方式進行。資產(chǎn)達到報廢條件時，履行審批程序報廢。資產(chǎn)處置后及時在資產(chǎn)模塊中做資產(chǎn)減少處理，保證賬實相符。

出租、出借資產(chǎn)由實物資產(chǎn)管理部門完成《資產(chǎn)出租(出借)審核流程單》的審批，資產(chǎn)租賃(出借)協(xié)議的簽訂。履行實物、資料、使用情況的交接手續(xù)，取得租用、借用單位接收的書面手續(xù)，并妥善保管。租賃、出借協(xié)議到期，驗收后收回資產(chǎn)。

公司內(nèi)部調(diào)撥資產(chǎn)，由調(diào)撥企業(yè)實物資產(chǎn)管理部門填制《資產(chǎn)調(diào)撥審核流程單》，明確資產(chǎn)名稱、賬面凈值、調(diào)撥價格、調(diào)撥原因等。審批后辦理調(diào)撥手續(xù)。使用人、存放地點等各種情況變動時，資產(chǎn)卡片要及時登記變動情況。

三、利用信息化系統(tǒng)，做好資產(chǎn)可視化管理

利用日新月異的信息化技術(shù)，建立符合水泥企業(yè)實際管理需求的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對水泥企業(yè)的資產(chǎn)信息進行精確的維護，有效管控，高效服務，從而減輕資產(chǎn)管理部門信息處理和分析的工作量，提高工作質(zhì)量和效率，實現(xiàn)資產(chǎn)可視化管理。

(一)把制度、流程、表單嵌入信息化系統(tǒng)

避免同一事項“多地”重復處理。利用信息化系統(tǒng)，設計統(tǒng)一規(guī)范的制度、流程、表單，將資產(chǎn)申購、處置等各種業(yè)務的審批流程固化。如資產(chǎn)處置，OA流程已有審批流程，則NC不宜再設置類似流程，應將OA流程寫入到NC系統(tǒng)，避免重復操作。

(二)資產(chǎn)信息全面化、可視化

所有資產(chǎn)信息全部錄入到系統(tǒng)中，并且增加資產(chǎn)的圖片、二維碼，掃描二維碼即可實時查看資產(chǎn)詳細信息、存放地、圖片等，可參考房產(chǎn)交易業(yè)務中的在線看房、VR技術(shù)，獲得身臨其境效果，實現(xiàn)資產(chǎn)可視化管理。具體來說，可接入電子權(quán)證信息，實時查看某項房產(chǎn)是否已辦理權(quán)證。一些可移動的資產(chǎn)運用了此種技術(shù)，可實時查看資產(chǎn)實時存放地點，便于資產(chǎn)管理及盤點工作。生產(chǎn)線資產(chǎn)的使用情況也一目了然，是否存在跑冒滴漏，是否需要維修，是否需要更換配件，都能通過可視化系統(tǒng)實時監(jiān)測。接入能源管理系統(tǒng)，可加強能耗管理。比如可看到某子公司空調(diào)當前度數(shù)，某個設備是否在空轉(zhuǎn)。

(三)利用好“數(shù)字經(jīng)濟”，管理精細化

A集團公司下屬子公司資產(chǎn)卡片近3萬條，要考慮怎么挖掘卡片價值，服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、設備運行，側(cè)面提升業(yè)務部門使用“渴望”和主動性。各子公司要考慮如何盤活資產(chǎn)，例如某子公司閑置的資產(chǎn)可調(diào)撥到其他子公司使用，使得集團企業(yè)整體資產(chǎn)利用率得以提高。利用信息化技術(shù)為集團企業(yè)資產(chǎn)管理服務，提升集團企業(yè)整體資產(chǎn)管理水平。通過信息化技術(shù)重塑集團企業(yè)資產(chǎn)管理流程，提高管理效率，從而擴大集團企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)的監(jiān)管范圍。利用高質(zhì)量的實時數(shù)據(jù)分析各子公司資產(chǎn)分布情況、資產(chǎn)保養(yǎng)、能耗等使用狀況，資產(chǎn)租賃合同管理等資產(chǎn)有關(guān)工作，從而為資產(chǎn)管理決策提供有力支持。