事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)存問題及對策研究

曹雪鑫 山東省輕工集體企業(yè)聯(lián)社

一、事業(yè)單位簽訂經(jīng)濟(jì)合同的重要意義

經(jīng)濟(jì)合同是指相關(guān)主體為了一定的目的簽訂相應(yīng)的協(xié)定，并在協(xié)定之中確定相互之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，在完成合同簽訂之后即刻發(fā)生法律效力。通過訂立合同，可以有效保證事業(yè)單位和另一方的權(quán)益，讓雙方的下一步工作按照合同進(jìn)行，不僅能夠推動經(jīng)濟(jì)秩序更為穩(wěn)固，還能夠利用經(jīng)濟(jì)合同的方式提升履約率，進(jìn)而保證單位的資金可以實(shí)現(xiàn)合理的運(yùn)用[1]。

二、事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的問題分析

(一)合同管理制度不完善

實(shí)際中的事業(yè)單位合同管理工作，在管理制度上表現(xiàn)為指導(dǎo)性較強(qiáng)，但是欠缺一定的可操作性，導(dǎo)致事業(yè)單位無法真正落實(shí)經(jīng)濟(jì)合同管理制度。在一些單位之中，對簽訂合同的條件不夠明確，甚至是部分條件不夠合理，所以簽訂合同期間，雙方會因?yàn)闂l件而出現(xiàn)一定的爭議，所以會利用經(jīng)濟(jì)活動事項(xiàng)的金額來進(jìn)行確定。這樣確可以解決當(dāng)時所存在的爭議，但這種應(yīng)對方法忽略了事業(yè)單位簽訂合同的時之目的，并且根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動事項(xiàng)金額來確定合同條件，有可能無法達(dá)到合同預(yù)期實(shí)際效果。與此同時，在經(jīng)濟(jì)合同管理制度當(dāng)中，相應(yīng)的職責(zé)不夠明確，在制度當(dāng)中沒有對審核部門的具體職責(zé)進(jìn)行清晰定位，也沒有明確說明審核部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，所以正是由于這種權(quán)責(zé)不明確的問題，導(dǎo)致審核部門工作上不夠積極，并且一旦在管理工作之中發(fā)生相應(yīng)的問題，也會根據(jù)職責(zé)不明確進(jìn)行責(zé)任推委。除此以外，合同簽訂事項(xiàng)較為專業(yè)，所以在重大合同簽訂時對在場工作人員的法律素養(yǎng)要求較高，但是在實(shí)際工作當(dāng)中，在進(jìn)行合同簽訂工作時，大部分情況是沒有法律人員參與的，所以對合同內(nèi)容無法形成有力的把關(guān)，最后可能因?yàn)楹炗喓贤瑢?dǎo)致事業(yè)單位的利益受損[2]。

(二)缺少獨(dú)立的合同管理部門

根據(jù)法律規(guī)定，編制和機(jī)構(gòu)只能夠由上級進(jìn)行改變，所以沒能夠針對經(jīng)濟(jì)合同管理工作單獨(dú)設(shè)立專門的部門，而在處理經(jīng)濟(jì)合同管理工作的人員也并非是專職的，而是在有其他工作職責(zé)基礎(chǔ)之上進(jìn)行兼職的。還有部分事業(yè)單位直接將合同管理工作交由財務(wù)部門進(jìn)行處理，并且由財審人員開展相應(yīng)的管理工作，這么做雖然能夠節(jié)省人力資源，但是會導(dǎo)致核算環(huán)節(jié)與合同管理環(huán)節(jié)合并，但是這兩者之間的管理工作并不完全重合，所以在此之中存在不兼容的問題，主要就是在管理工作之中缺少相應(yīng)的核對環(huán)境，進(jìn)而導(dǎo)致合同管理強(qiáng)度下降，同時還分散財務(wù)管理精力。并且在實(shí)際當(dāng)中，財務(wù)部門對合同管理主要是進(jìn)行合同登記，總體上流于形式，沒能達(dá)到實(shí)際效果。

(三)合同簽訂環(huán)節(jié)存在漏洞

事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)合同簽訂風(fēng)險較重的環(huán)節(jié)當(dāng)屬對供應(yīng)商的確定，并且單位簽署的合同一般費(fèi)用金額都不高，穩(wěn)定在10萬元左右。正是由于費(fèi)用金額小，所以公開招標(biāo)可能造成時間成本過高，達(dá)不到時效性的需要，因此在實(shí)際之中，為了節(jié)約時間成本，通常采取邀請招標(biāo)或詢比價選擇供應(yīng)商，但這種方式只能適用于一般的事項(xiàng)，如果情況緊急，事業(yè)單位為了更快的實(shí)現(xiàn)自身的社會服務(wù)職責(zé)，通常不會選擇詢比價的方式，而是需要用更快的時間進(jìn)行采購，保證事業(yè)單位及時應(yīng)對緊急事項(xiàng)。在此情況之下，業(yè)務(wù)部門根據(jù)就近原則來確定供應(yīng)商，進(jìn)而保證事業(yè)單位能夠快速提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。但是這樣操作存在廉政風(fēng)險，并且這種行為屬于先實(shí)施后簽合同，并且在付款時根據(jù)實(shí)際情況再進(jìn)行補(bǔ)簽合同，具有“合同倒簽”的問題。如果相應(yīng)的管理人員受到利益蒙蔽，很可能利用合同倒簽進(jìn)行非法謀利，不僅損害的事業(yè)單位的利益，同時也破壞了社會公眾對事業(yè)單位的信任。

(四)合同法律風(fēng)險審核環(huán)節(jié)不夠?qū)I(yè)

由于事業(yè)單位編制是固定的，所以大部分事業(yè)單位缺少法務(wù)部門，尤其是基層單位之中，受制于資金和編制，缺少相應(yīng)的法律人才。所以在事業(yè)單位簽訂合同中，本來應(yīng)當(dāng)依靠法律專業(yè)知識對文本進(jìn)行審核，但由于缺乏法律人才，所以事業(yè)單位不得不根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)來審閱，導(dǎo)致對于合同相關(guān)的條款審閱不夠?qū)I(yè)，留下一定的風(fēng)險。而在一部分事業(yè)單位之中，由于法律意識缺乏，認(rèn)為在簽訂合同之后，即使是有問題也可以協(xié)商解決，而沒有認(rèn)識到對于合同違約的嚴(yán)重性，所以對合同風(fēng)險沒能予以足夠的重視。事業(yè)單位一旦在后續(xù)工作之中遇到違約情況，就不得不尋找相關(guān)的法律依據(jù)。

(五)合同履行追蹤環(huán)節(jié)監(jiān)督不夠

事業(yè)單位在建設(shè)項(xiàng)目工程之中，如果當(dāng)前正在施行的項(xiàng)目較為重大，就會尋找監(jiān)理進(jìn)行監(jiān)督，但是項(xiàng)目并不是足夠重大時，為了節(jié)省更多的人力成本，因此小項(xiàng)目是沒有監(jiān)理介入的。而一些事業(yè)單位的施工地點(diǎn)較為偏遠(yuǎn)，導(dǎo)致建設(shè)方不能夠全程在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)管，因此會采取折中的方式完成監(jiān)管工作，不需要直接進(jìn)行監(jiān)管，通常是由施工方提供現(xiàn)場拍攝資料，但是這種方式無法完全保證拍攝資料的真實(shí)性，給施工方留下了一定的舞弊空間，所以導(dǎo)致事業(yè)單位在合同執(zhí)行監(jiān)督上不夠到位。除此以外，事業(yè)單位簽訂合同還包括采購合同，但是由于人手有限，所以也采購合同無法實(shí)現(xiàn)全部檢查，只能進(jìn)行抽檢，所以留下了一定的隱患。

三、完善事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理的幾點(diǎn)對策

基于上文發(fā)現(xiàn)的問題，事業(yè)單位可以通過加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，強(qiáng)化對經(jīng)濟(jì)合同的管理等途徑來有效提升事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理水平，具體對策如下：

(一)完善經(jīng)濟(jì)合同管理制度

只有符合實(shí)際情況的合同管理制度，才是最合理的合同管理制度。首先，應(yīng)當(dāng)明確簽訂經(jīng)濟(jì)合同的必要條件，這樣才有利于順利地開展后續(xù)合同管理工作，并且還要認(rèn)真結(jié)合實(shí)際的工作情況制定管理制度，強(qiáng)化合同管理制度的可操作性。其次，還需要強(qiáng)化對于應(yīng)急任務(wù)的處理，為了避免合同倒簽的現(xiàn)象發(fā)生，在處理應(yīng)急任務(wù)時，如果合同內(nèi)容不需要質(zhì)量保證期，可以將事業(yè)單位和對方的協(xié)商視作“口頭合同”，從而保證合同盡早訂立，減少后續(xù)補(bǔ)簽合同的情況發(fā)生。除此以外，還可以利用資金設(shè)立專門的管理崗位，加強(qiáng)合同管理工作，進(jìn)行專事專辦[3]。

(二)提高風(fēng)險意識，明確管理職責(zé)

事業(yè)單位需要加強(qiáng)合同審批環(huán)節(jié)的專業(yè)性，只有這樣才能夠保證事業(yè)單位簽訂的經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容科學(xué)合理，因此單位需要專門組織相應(yīng)的審核人員參加各類法律知識培訓(xùn)。首先，要加強(qiáng)法律知識方面的宣傳引導(dǎo)，幫助相關(guān)的工作人員樹立起正確的法律意識，能夠在后續(xù)的工作當(dāng)中認(rèn)識到廉政風(fēng)險以及違約風(fēng)險，規(guī)范事業(yè)單位的合同簽訂工作。其次，還需要明確各個部門在合同審核環(huán)節(jié)之中的具體責(zé)任，保證各部門認(rèn)真執(zhí)行自身的職責(zé)。除此以外，在行政單位合同簽訂的過程之中，需要強(qiáng)調(diào)合同內(nèi)容的完整性，尤其是設(shè)備或是器材的采購合同，一定要在合同當(dāng)中明確驗(yàn)收要求，以免違反法律法規(guī)，減少履約風(fēng)險。并且在工作之中，重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)采取集體決策的方式，并且為了加強(qiáng)嚴(yán)謹(jǐn)性，聘請法律顧問提供專業(yè)性咨詢意見。

(三)完善內(nèi)控制度，建立合同管理信息系統(tǒng)

事業(yè)單位需要健全當(dāng)前的合同管理信息化系統(tǒng)，將合同管理的整個環(huán)節(jié)嵌入信息系統(tǒng)，提示應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)，并且在合同管理信息系統(tǒng)都應(yīng)當(dāng)一一進(jìn)行標(biāo)注，從而保證各部門領(lǐng)導(dǎo)可以通過信息系統(tǒng)及時查閱合同相關(guān)信息。與此同時，利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)對合同收付款審批的管理，并且將信息系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。完善事業(yè)單位的合同管理信息系統(tǒng)，首先是能夠避免因?yàn)閸徫蛔儎佣a(chǎn)生的交接疏漏，后續(xù)的經(jīng)辦人員可以直接利用合同信息管理系統(tǒng)了解之前的合同履行狀況，以免因交接疏漏而產(chǎn)生相應(yīng)的風(fēng)險。其次就是可以加強(qiáng)工作效率，利用合同管理信息系統(tǒng)，可以對全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。其次就是利用數(shù)據(jù)共享，可以加強(qiáng)與財務(wù)部門之間的溝通，并且也能夠強(qiáng)化財務(wù)部門的稽核[4]。

(四)完善合同履行和評估

事業(yè)單位需要對相應(yīng)的違約條款做進(jìn)一步的完善，如果事業(yè)單位需要進(jìn)行大物資采購，由于客觀原因只能進(jìn)行抽檢，所以要做好下一步的出入庫登記，并且要強(qiáng)化對大宗物資的使用跟蹤，在此過程當(dāng)中一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合要求，倉儲部門需要第一時間進(jìn)行記錄，并且立即通知采購部門，這樣就能夠及時對退換貨部分進(jìn)行追蹤。在施工合同的管理上，如果項(xiàng)目需要質(zhì)保期，事業(yè)單位則應(yīng)當(dāng)要求對方留存不高于合同金額3% 的質(zhì)量保證金。除此以外，還應(yīng)當(dāng)成立相應(yīng)的合同履行評估機(jī)制，對實(shí)際履行情況進(jìn)行評估，設(shè)立專門的評估小組完成評估工作，同時合同的標(biāo)地使用部門也需要進(jìn)行評價，從而形成一套完善的對供應(yīng)商的評估機(jī)制，有利于事業(yè)單位開展后續(xù)的經(jīng)濟(jì)合同管理工作，同時也有助于后續(xù)合同的邀標(biāo)工作順利開展[5]。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)如今事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)合同管理工作之中還有一定的提升空間，所以要進(jìn)一步完善合同管理制度，提升事業(yè)單位的管理水平。這就需要提升相關(guān)管理人員的專業(yè)能力，樹立起全方位的風(fēng)險意識，明確合同管理流程的職責(zé)，建立合同履行評估機(jī)制。進(jìn)而對當(dāng)前的合同管理制度進(jìn)行完善，提高事業(yè)單位的合同管理水平，加強(qiáng)資金的利用效率，幫助事業(yè)單位能夠更好地為社會公眾服務(wù)。