檔案電子化“三步法”微創(chuàng)新實踐及其隱性價值

文/上海中心大廈商務(wù)運營有限公司 唐志穎

一、檔案電子化“三步法”微創(chuàng)新實踐

電子檔案日常利用中方便快捷的優(yōu)勢被越來越多的單位認可，有條件的單位會購置一款專業(yè)檔案管理軟件對電子檔案進行系統(tǒng)化管理。單位在生產(chǎn)活動、日常管理中難免還會形成許多紙質(zhì)文件，其中不乏具有保存價值的應(yīng)該被作為檔案長期或永久保存的文件材料。如果單位想要做到檔案電子化管理的統(tǒng)一性、完整性，從長遠考慮，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也應(yīng)一并進行系統(tǒng)化管理。所以，對于日后購置檔案管理軟件進行檔案系統(tǒng)化管理的單位，前期做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化工作是相當必要的。本文將我公司檔案電子化管理的實踐經(jīng)驗進行總結(jié)分享。

我公司運營初期（2014～2018年），OA等辦公自動化管理系統(tǒng)和文檔管理系統(tǒng)尚未實施運用，公司檔案以紙質(zhì)檔案為主，輔以光盤、U盤為載體的數(shù)碼照片、圖片、多媒體影像檔案資料和證書、獎狀、牌匾等榮譽類實物檔案。在這些形式各異的檔案中，紙質(zhì)文書類檔案日常查閱利用的頻率最高。為了提高和改善傳統(tǒng)檔案利用效率和便捷度，公司檔案管理部門制定紙質(zhì)檔案電子化的實施方案和管理細則，通過“三步法”微創(chuàng)新的實踐，因時制宜地完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，有效地解決利用矛盾，為電子檔案系統(tǒng)化管理夯實基礎(chǔ)。

第一步：推行檔案“雙套制”管理模式。公司管理及經(jīng)營中形成的各類文件材料中具有檔案保存價值的（即屬于公司歸檔范圍的）文件，需要被移交至公司檔案室進行專業(yè)化管理。在文件材料移交之前會有較長一段時間留在主辦部門，文件能被隨取隨用，方便其履行文件內(nèi)相關(guān)事宜，這段時期內(nèi)檔案管理處于管理的盲段、乏力段，文件可能發(fā)生實體遺失的風險較大。為盡可能縮短待歸檔文件材料在各部門內(nèi)的保管時間，又要讓各部門在移交文件材料后能方便快捷地查詢利用，檔案管理部門在公司內(nèi)全面推行檔案“雙套制”管理模式。檔案“雙套制”管理模式是隨著各種軟件系統(tǒng)在辦公中運用形成無紙化辦公模式（比如OA系統(tǒng)）并產(chǎn)生大量電子檔案而被提出的一種檔案管理概念。在無紙化辦公環(huán)境中，“雙套制”歸檔是對同一份內(nèi)容的文件，在保存它的電子版本的同時，依舊同步歸檔保存同版本紙質(zhì)文件一份，“雙套制”解決了電子文件缺乏唯一性的短板。反之，將“雙套制”管理模式運用到紙質(zhì)檔案管理中，方式就是：將紙質(zhì)檔案電子化，即運用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成PDF固化格式的電子版。主辦部門在文件形成后盡早向檔案室移交紙質(zhì)原件，部門留存與紙質(zhì)對應(yīng)PDF電子版本材料，用于日常查詢利用。對紙質(zhì)檔案推行雙套制管理模式，最大程度上保證檔案原件的安全性、完整性，在盡量減少調(diào)閱紙質(zhì)原件的前提下，也能提高查檔利用率，解決了紙質(zhì)原件唯一性、孤本性帶來的查詢利用方面的不便。如此這般，“雙套制”管理模式就是公司在檔案電子化利用服務(wù)中邁出的微創(chuàng)新實踐第一步。

第二步：搭建文件共享服務(wù)器電子檔案查詢系統(tǒng)平臺。隨著各部門留存?zhèn)洳榈碾娮踊瘷n案數(shù)量翻倍式驟增，給部門自助查詢利用帶來了新挑戰(zhàn)，所以檔案室自主設(shè)計和搭建了一款電子檔案查詢系統(tǒng)，該查詢系統(tǒng)是以公司現(xiàn)有的文件共享服務(wù)器為空間平臺，檔案室將各部門所有電子化檔案上傳至該服務(wù)器指定地址（一塊固定的物理空間），將它們按照“部門—年份—文件類型”三級分類整理，編制索引目錄，著錄各類文件目錄，且對每條文件目錄掛接超鏈接，能點擊到指定電子檔案。按照以上邏輯方式作系統(tǒng)化整理后，再對電子檔案查詢利用權(quán)限按部門設(shè)置，并符合公司檔案借閱規(guī)定，確保服務(wù)器平臺內(nèi)電子檔案的安全性、相對保密與相對共享性。檔案室擁有該查詢系統(tǒng)的管理員權(quán)限，可及時對目錄及電子檔案更新操作，確保準確性。各部門人員則可通過用戶名及密碼登錄該文件共享服務(wù)器平臺，根據(jù)既定權(quán)限可查范圍，自助查詢各自部門移交歸檔的電子檔案，做到查檔不求人。搭建文件共享服務(wù)器電子檔案查詢系統(tǒng)平臺是公司檔案電子化利用服務(wù)微創(chuàng)新實踐的第二步。

第三步：微創(chuàng)新開發(fā)虛擬立卷方式。各部門自主的日常查詢利用已不再成問題，但當遇到外部審計通常需按項目調(diào)檔時，這就對調(diào)檔利用提出了更高的要求。項目文件形成于各主辦、協(xié)辦部門，分別由各部門各自歸檔，檔案類別多樣，文件零散、分散、且未經(jīng)整合，檔案室從各部門收集后，需按項目進行合并整理，歸檔立卷的時間周期會較長。有的項目還在文件收集階段，有的雖已基本收齊但還未整合，可能就會面臨被審計調(diào)檔利用的需求。這是檔案室在配合重大項目審計時在檔案利用服務(wù)上面臨的新挑戰(zhàn)。當時想到了檔案管理實務(wù)方面老專家講的“開中藥方子”的點子，頓時有了啟發(fā)：文件共享服務(wù)器查詢系統(tǒng)內(nèi)的那些電子檔案就是“藥材”。項目檔案雖然物理上分散在各部門內(nèi)，但我們可以通過某根“線”將它們聯(lián)系捆綁起來。當時公司已經(jīng)有了較為規(guī)范的文件管理模式，各類文件有規(guī)范的文件編號作為唯一的關(guān)鍵識別信息，可以作為同一事項文件相互串聯(lián)起來的“線”，我們給它起了個專用名詞叫“關(guān)聯(lián)號”，比如：合同編號、簽報編號、采購申請文件編號、比選審批文件編號等等。在電子檔案查詢系統(tǒng)的文件級目錄中增加“關(guān)聯(lián)號”這一列項，同一事項電子檔案便可在邏輯上被關(guān)聯(lián)起來，就算紙質(zhì)檔案尚未完成移交，或未進行整理立卷，也不用擔心提供利用的問題，這其實就是電子檔案虛擬立卷的方式。虛擬立卷方式是公司檔案電子化利用服務(wù)上微創(chuàng)新實踐的第三步。公司檔案電子化管理工作從零起步，從建章立制，到搭建一套適用于公司的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化、電子化管理的操作規(guī)范和流程，為公司電子檔案系統(tǒng)管理夯實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，讓檔案從部門中來，又回歸利用部門，不死搬教條，因時制宜，突破創(chuàng)新，靈活應(yīng)用現(xiàn)有資源，轉(zhuǎn)變方式方法，真正活化利用檔案信息資源。以上就是檔案電子化“三步法”微創(chuàng)新實踐總結(jié)分享。

二、檔案電子化“三步法”微創(chuàng)新實踐的隱性價值

隨著公司OA等辦公自動化系統(tǒng)以及檔案管理軟件實施并完成接口技術(shù)對接，電子文件按照預(yù)設(shè)歸檔要求被推送到檔案系統(tǒng)內(nèi)，歸檔形成電子檔案，實現(xiàn)文檔一體化管理，以前的那些數(shù)字化轉(zhuǎn)化而來的存量電子檔案，則可以通過人工方式導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。檔案電子化“三步法”微創(chuàng)新實踐工作的意義就在于此，前期日常所做的數(shù)字化、電子化管理工作為公司后來的檔案系統(tǒng)實施運用打數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，而且，這項工作為公司創(chuàng)造了非常大的隱性價值，接下去跟我一道來做做加減乘除，用數(shù)據(jù)分析說明。

按照一般常規(guī)操作，如果單位沒有或者幾年之內(nèi)暫不考慮使用專業(yè)檔案管理軟件的話，單位檔案管理人員在日常檔案收集工作環(huán)節(jié)，在接收移交部門紙質(zhì)文件時，通常不會要求同時收集電子化掃描件，通常會等到公司使用檔案管理軟件時，才會想到對庫存紙質(zhì)檔案作統(tǒng)一數(shù)字化轉(zhuǎn)化，但到那時，工作量是巨大的，而那時檔案管理人員不可能放下手上日常工作全力去做這項工作，所以只有花錢請專業(yè)資質(zhì)的外包服務(wù)公司來完成這項數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作主要分兩大工序，一是掃描質(zhì)檢，二是條目著錄和掛接。第一道工序是掃描。分A4幅面、A3幅面兩種紙張大小的掃描（A3幅面的數(shù)字轉(zhuǎn)化一般比A4的單價貴1倍）；如果單位是按“卷”而不是按“件”立卷，那掃描工作將變得復(fù)雜和辛苦，掃描前要進行拆卷，掃描后要進行裝訂、還原工序，所以掃描工序的人工單價相對比按“件”的稍貴點。第二道工序是條目著錄和掛接。條目包含案卷目錄與卷內(nèi)目錄；條目著錄（又叫條目錄入）就是將紙質(zhì)條目（或者稱臺賬）做成電子條目（就是EXCEL版本），把電子條目掛接到檔案系統(tǒng)內(nèi)，再把掃描好的每一份電子檔案掛接到對應(yīng)的每一條目下面。下面以按“卷”立卷檔案、A4幅面大小掃描為例做數(shù)據(jù)分析說明。

據(jù)不完全統(tǒng)計，我們單位從成立之初至2018年期間的庫存紙質(zhì)檔案，需要掃描的頁數(shù)合計約為20萬頁，需要著錄的文件條目約為2萬條，如果外包進行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，掃描每頁單價為0.5元計、條目著錄每條單價為0.5元計，經(jīng)計算，外包總價合計為人民幣11萬元，是一筆不菲的費用。

檔案管理人員站得高、望得遠、超前考慮、化整為零，日常已通過檔案電子化“三步法”微創(chuàng)新實踐在平時檔案收集整理環(huán)節(jié)就實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案100%的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并在文件共享服務(wù)器平臺內(nèi)著錄了案卷目錄、卷內(nèi)文件級目錄索引，且每條卷內(nèi)文件目錄都有電子檔案的超鏈接（即條目掛接）。如今公司上線了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，前期做的這些工作完全符合檔案系統(tǒng)對存量檔案導(dǎo)入的技術(shù)要求，直接拿來就可以導(dǎo)入，悄無聲息地為公司省下一大筆外包服務(wù)費用。這就是檔案電子化“三步法”微創(chuàng)新實踐為公司創(chuàng)造出的隱形價值。

目前公司的檔案系統(tǒng)化管理工作如沐春風，檔案人員能借助專業(yè)文檔一體化管理軟件對公司所有應(yīng)收盡收的電子檔案以及紙質(zhì)數(shù)字化檔案進行統(tǒng)一管理，公司檔案信息資源開發(fā)利用變得如魚得水，檔案信息利用將更好地為公司業(yè)務(wù)運營及管理服務(wù)。